A mensagem de lembrete perfeita: dicas para mensagens que os clientes desejam ler

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Você já notou que seus e-mails de lembrete de compromisso não são lidos ou as dicas de que a próxima sessão está agendada são ignoradas? Quando você tem uma agenda cheia de reuniões com clientes e um negócio que depende de seus clientes para;

• mostrar-se,
• na hora,
• e preparados para a sua nomeação.

Você precisa de um sistema de lembrete automatizado eficaz. Você também precisa criar uma mensagem de lembrete perfeita que seus clientes desejam ler.

O que você envia para seus clientes?

Para qualquer empresa que tenha um elenco regular de clientes recorrentes, as chances são de que você envie uma ou todas as mensagens a seguir;

1. Confirmação de reserva
2. Lembrete de compromisso
3. Solicitação de revisão
4. Próximo compromisso devido

Essas quatro mensagens comuns do cliente são divididas por sua intenção. Os dois primeiros são para lembrar seus clientes de comparecer ao seu compromisso. Eles já fizeram sua reserva, comprometeram seu tempo e talvez até seu dinheiro se você usar um sistema de depósito. Você não precisa pedir mais nada a eles. O conteúdo destes é informativo, não de marketing.

A terceira e quarta mensagens têm um elemento de marketing, e você quer que seus clientes as leiam e tomem medidas. Por esse motivo, você deseja que seus clientes leiam suas mensagens de lembrete perfeitas.

Elementos-chave para criar mensagens de lembrete perfeitas

Existem alguns elementos críticos em cada e-mail que você envia aos clientes, sejam eles lembretes de que eles marcaram um horário ou se você está pedindo algo.

1 – Linha de assunto

Nunca ignore a linha de assunto do seu e-mail! Não apenas irá para uma pasta de spam, mas sua linha de assunto precisa transmitir o conteúdo do e-mail e sua importância.

Dicas :

• Por favor, vá direto ao ponto, mas não tenha medo de ser criativo. Em vez de “Confirmação de Nomeação para[service] com[provider] em…” Tente algo um pouco diferente como “Confirmado![Service] com[provider] “
• As confirmações de agendamento devem ter “confirmação” e o “[service name] ” no mínimo

2 – Saudação / Saudação

Dependendo do tipo de compromisso que seus clientes exigem, você precisará decidir como deseja que a mensagem soe. Formal, neutro ou informal determinará como você aborda seus clientes. Um agente funerário provavelmente se dirigirá a seus clientes com “Prezado Sr/Sra…”, enquanto um salão de manicure ou cabeleireiro pode usar algo mais informal, como “Oi, primeiro nome”,

Dicas :

• Mantenha suas saudações e saudações de acordo com o serviço que você presta. O tom e a formalidade também devem estar em conformidade.
• Use a personalização quando puder – é útil ter um CRM e login de cliente por esse motivo.

3 – Conteúdo

O conteúdo é todo o ponto da mensagem. Você precisa listar os detalhes da reserva e lembrá-los sobre o agendamento com antecedência suficiente para se adequar à sua política de cancelamento. Você precisa ser informativo e conciso, além de garantir que eles tenham todas as informações de que precisam.

Dicas :

• Liste os detalhes essenciais claramente
• Certifique-se de que os links para reagendamento e cancelamento sejam fáceis de encontrar
• Todas as informações necessárias estão lá para os clientes consultarem.
  • Tempo
  • Encontro
  • Lugar
  • Fornecedor
  • Preparação necessária, como uma lista de perguntas/sintomas, roupas apropriadas e qualquer outra informação crítica.

3a – Call to Action (CTA)

Com lembretes informativos, você não precisa solicitar nada de seus clientes, além de fazer com que eles adicionem ao calendário (ou, na pior das hipóteses, deixe-os cancelar). No entanto, com pedidos de feedback e lembretes para marcar a próxima consulta, você precisa fazer com que seus clientes tomem medidas. Seu Call to Action ou CTA provavelmente envolverá um link para sua página de reserva ou para a página onde eles podem deixar uma avaliação.

Dicas :

• Facilite a execução
• Inicie o seu pedido de feedback (ou outra reserva) envolvente e amigável
• NÃO pergunte muito – como pesquisas complexas ou navegação com vários cliques.

4 – Desconectando

Certifique-se de assinar suas mensagens com informações valiosas. Se a mensagem for da empresa, dê à sua empresa um porta-voz real – provavelmente você ou outro provedor de serviços. Não adianta usar uma abordagem personalizada para o cliente se suas mensagens automatizadas vierem de uma entidade corporativa sem rosto. Novamente, as mesmas regras se aplicam à aprovação que você usaria para a saudação.

Dicas :

• Mantenha a saída educada e amigável
• Não se esqueça dos links para as páginas da sua empresa
• Certifique-se de que a mensagem vem de uma pessoa ou mesmo do provedor específico para a confirmação/lembrete da reserva

Uma mensagem de lembrete perfeita usando modelos automatizados

Quando você usa um sistema de agendamento de consultas, pode pensar que não tem flexibilidade para escrever uma mensagem de lembrete perfeita. Se você usa o SimplyBook.me, esse não é o caso. Embora forneçamos lembretes básicos de reserva por e-mail e SMS, confirmações e muito mais, você também pode alterá-los para atender às suas necessidades.

O e-mail é amplamente considerado como o método mais profissional de contatar seus clientes e é o método padrão para enviar mensagens do seu sistema de agendamento SimplyBook.me. Você também pode usar SMS para enviar mensagens de texto para clientes, no entanto, o tamanho da tela e o comprimento do texto podem ser restritivos se você precisar enviar muitas informações.

Configurações de e-mail e SMS

Se você deseja personalizar e personalizar seus modelos de mensagens, você pode fazer isso na interface do SimplyBook.me. Configurações -> Configurações gerais -> Configurações de e-mails e SMS

O sistema inclui notificações de e-mail padrão para contato do cliente

• Confirmação de reserva
• Lembrete de compromisso
• Confirmação de cancelamento
• Alteração de nomeação
• Solicite uma revisão

E vários outros, exclusivamente aos provedores para as mesmas situações.

A tabela na parte superior permite que você altere as mensagens padrão que deseja enviar, como e-mail e/ou SMS, marque a caixa para enviar e desmarque para evitar.

Um modelo que você pode personalizar é comum, a confirmação da reserva.

Existem campos ‘variáveis’ que são preenchidos automaticamente com informações aplicáveis à reserva (detalhes como horário, serviço e provedor). A linha Assunto é personalizável para incluir as informações desejadas (usando o campo de variáveis na extrema direita) e alterar o texto.

Além das variáveis, todo o texto pode ser personalizado de acordo com suas necessidades.

Configurações de notificação flexíveis

Agora, se você configurou suas configurações de mensagens, mas possui alguns serviços que exigem informações mais específicas e detalhadas, use o recurso de notificações flexíveis.

Embora você possa personalizar suas mensagens de contato padrão para refletir sua empresa, essas informações serão enviadas a TODOS os seus clientes sobre TODOS os serviços e provedores. Você precisa de flexibilidade para individualizar mensagens de provedores específicos sobre serviços específicos.

Habilite o recurso de notificação flexível na interface do recurso personalizado e clique em “gerenciar” para criar mensagens individuais e personalizadas para seus serviços e provedores.

Os modelos básicos estão disponíveis no sistema padrão como uma linha de base para suas mensagens personalizadas. E, novamente, você tem as mesmas variáveis de reserva que pode incluir em suas mensagens.

Você consegue criar o lembrete perfeito no SimplyBook.me?

De uma chance! Crie uma mensagem de lembrete perfeita usando os quatro elementos-chave do contato automatizado com o cliente. E então economize seu tempo fazendo com que o sistema os envie para você.

A melhor coisa é que você pode testá-los e tentar novamente se não obtiver as respostas desejadas.