Slik godkjenner du kundebestillinger før de bekreftes i SimplyBook.me

This post is also available in:

Ikke alle bestillinger fortjener en umiddelbar plass i kalenderen din.

Noen ganger trenger du et øyeblikk til å gå gjennom, bekrefte og bestemme deg – før en kunde låser tiden din. Enten du driver en klinikk med høy etterspørsel, en eksklusiv salong eller et konsulentselskap med begrenset åpningstid, er det avgjørende å ha kontroll over timebekreftelser.

Det er her SimplyBook.me kommer inn i bildet.

Med den egendefinerte funksjonen Godkjenn bestillinger kan du angi at avtaler skal være i ventetilstand til du gir grønt lys. Det er et enkelt, men kraftig verktøy som hjelper deg med å godkjenne kundebestillinger manuelt, slik at du kan holde timeplanen stram, fokusert og i tråd med prioriteringene dine.

Og ja – kundene holdes oppdatert med automatiske varsler, slik at alle er informert uten at du trenger å løfte en finger.

I denne veiledningen går vi gjennom hvordan funksjonen fungerer, hvordan du aktiverer den, og hvordan ulike virksomheter allerede bruker den for å filtrere bort støyen og beholde kontrollen.

I. Hva er den egendefinerte funksjonen «Godkjenn bestillinger»?

Med funksjonen Approve Bookings i SimplyBook.me kan du bestemme hvilke avtaler som skal bekreftes – og hvilke som ikke blir det.

I stedet for å la alle bookingforespørsler fylle opp kalenderen din umiddelbart, setter denne funksjonen nye avtaler i en avventende tilstand. Derfra kan du manuelt godkjenne eller avslå hver enkelt forespørsel basert på dine egne kriterier – om kunden passer, tilgjengelig tid eller interne retningslinjer.

Når bookingen er godkjent, blir den offisiell og synlig i kalenderen din. Hvis du avslår, frigjøres tiden, og kunden mottar en høflig melding.

Denne funksjonen er ideell for tjenestebaserte virksomheter som:

• Behov for å screene eller kvalifisere kunder
• Tilby tidsbegrensede eller eksklusive tjenester
• Ønsker å legge til et lag med menneskelig tilsyn i planleggingsprosessen

💡 Viktig: For å bruke denne funksjonaliteten må du aktivere den egendefinerte funksjonen «Godkjenn bestillinger» fra SimplyBook.me-administratorpanelet.

🔐 Og husk: SimplyBook.me er HIPAA-kompatibel og ISO 27001-sertifisert, noe som sikrer at kundedataene dine håndteres sikkert i hvert trinn – inkludert under godkjenninger av bestillinger.

II. Når og hvorfor du bør bruke bestillingsgodkjenning

Å godkjenne bestillinger manuelt høres kanskje ut som et ekstra steg – men for den rette virksomheten kan det være en game-changer.

Funksjonen Approve Bookings gjør det mulig for tjenesteleverandører å kontrollere avtalebekreftelser, redusere antallet uteblivelser og optimalisere kalenderen rundt verdifulle kunder eller tidssensitive tjenester. Det er her den virkelig briljerer:

Helse- og velværeklinikker

Trenger du å screene pasienter før inntak? Har du tidsbegrensede vaksinasjonstider eller spesialistkonsultasjoner?

Bruksområde: Godkjenn kun verifiserte eller henviste pasienter for å unngå uteblivelser eller feilbookinger.

💡 Bonus: Kombiner med medisinske inntaksskjemaer for en sømløs triageprosess.

Konsulenter, coacher og juridiske tjenester

Tid er penger – og ikke alle henvendelser er verdt det.

Bruksområde: Gå gjennom hver bestillingsforespørsel for å bekrefte budsjett, omfang eller hensikt før du bruker tiden din.

Veiledning og utdanningsprogrammer

Gruppeverkstedet ditt har 10 plasser. Bare studenter som oppfyller visse kriterier, kommer inn.

Brukstilfelle: Godkjenn studentøkter basert på erfaringsnivå, forkunnskaper eller kurstilgjengelighet.

Skjønnhets-, spa- og velværevirksomheter

Ikke alle avtaler er standard.

Bruksområde: Legg til bestillingsgodkjenning for avanserte behandlinger, tjenester etter stengetid eller avtaler som krever tilpassede forberedelser.

Felttjenester og konsultasjoner på stedet

Det er ikke sikkert at teamet ditt er tilgjengelig i alle områder til enhver tid.

Brukssak: Godkjenn avtaler basert på sted, tilgjengelighet eller reisekostnader før de bekreftes.

Hvorfor det er viktig

• Filtrer bestillinger før de kommer inn i kalenderen din
• Reduser antall uteblivelser og irrelevante forespørsler
• Tilby eksklusivitet for tjenester med høy etterspørsel
• Kontroll av belastning i rushtiden og personalallokering

Med SimplyBook.me sitt system for bookinggodkjenning bestemmer du hvem som skal bekreftes – og når. Det er den smarte måten å kjøre en mer fokusert og lønnsom timeplan på.

III. Trinn-for-trinn: Slik aktiverer du funksjonen Godkjenn bestillinger

Aktivering av forhåndsgodkjenning av booking i SimplyBook.me er et raskt oppsett som gir deg full kontroll over kalenderen din.

Følg disse trinnene for å slå på den egendefinerte funksjonen Godkjenn bestillinger og begynne å gå gjennom avtaleforespørsler manuelt før de bekreftes:

• Logg deg på SimplyBook.me-administratorgrensesnittet
• Aktiver den egendefinerte funksjonen Godkjenn bestillinger i delen Egendefinerte funksjoner.

• Gå til Kalender//Ventende bestillinger for å se hvilke bestillinger som venter på godkjenning, og godta eller avvise dem.
• Kunden vil motta bekreftelses-e-posten først etter at du har godkjent den.
• Hvis du avslår bestillingen, vil kunden ikke bli varslet om dette.

📌 Viktig:

Forhåndsbetalte bestillinger vil bli godkjent automatisk. Bare gratis tjenester og bestillinger med «Betal senere»-alternativet kan godkjennes/avvises.

Hvis kunden har bestilt ved hjelp av den egendefinerte funksjonen Flere bestillinger (eller andre batch-bestillinger), blir alle avtaler fra pakken med flere bestillinger godkjent hvis én økt er godkjent. Løsningen er å redigere reservasjoner du vil flytte og avbestille reservasjoner du vil avvise først, og deretter godkjenne pakken.

IV. Kundens opplevelse: Hva kundene ser

Selv om forhåndsgodkjenning gir deg full kontroll, er det like viktig at kundens opplevelse forblir smidig og profesjonell – og SimplyBook.me leverer akkurat det.

Når en kunde bestiller en tjeneste som krever godkjenning av administratoren, går de gjennom den vanlige bestillingsprosessen – de velger en tjeneste, velger et tidspunkt og legger inn opplysningene sine. Men i stedet for å motta en umiddelbar bekreftelse, vil de se en melding som gir dem beskjed:

🕓 «Takk for forespørselen din. Bestillingen din venter på godkjenning. Du vil bli varslet når den er bekreftet.»

Hva skjer nå?

Hvis den blir godkjent: Kunden får en bekreftelse på e-post (eller SMS) med alle avtaledetaljene, akkurat som ved en vanlig bestilling.

Hvis du avslår bestillingen, vil kunden ikke bli varslet om dette.

Disse varslene er helautomatiske – det er ikke nødvendig med manuell oppfølging fra din side (med mindre du ønsker det).

Selv om bestillinger ikke bekreftes umiddelbart, forblir kundeopplevelsen sømløs, gjennomsiktig og pålitelig – alt sammen drevet av SimplyBook.me’s smarte automatisering.

V. Oppsummering: De viktigste fordelene med forhåndsgodkjenning

La oss zoome ut og se på det store bildet. Hvorfor bruke bookinggodkjenning i det hele tatt?

For det handler ikke bare om å avvise noen få ubeleilige forespørsler – det handler om å eie timeplanen din.

De største fordelene med å godkjenne kundebestillinger manuelt:

• Full kontroll over kalenderen din
• Ingen flere overraskende avtaler – du velger selv hvem som skal få komme inn.
• Smartere ressursforvaltning
• Prioriter kunder med høy verdi eller som haster. Unngå overbookinger.
• Færre uteblivelser og feilbestillinger
• Undersøk kundene før de tar opp verdifull tid.
• Tilpasset tjenesteflyt
• Bruk godkjenning bare der det er nødvendig – for VIP-er, konsultasjoner eller nisjetilbud.
• Tydelighet og profesjonalitet for kunden
• Automatiske oppdateringer sørger for at kommunikasjonen er polert og i tråd med merkevaren.

📌 Enten du driver en klinikk, coacher klienter eller administrerer et travelt studio, hjelper SimplyBook.me’s system for bookinggodkjenning deg med å holde deg organisert, bevisst og i full kontroll.

🔐 Og med SimplyBook.me’s HIPAA-samsvar og ISO 27001-sertifisering forblir bestillingsprosessen din sikker, profesjonell og i tråd med bransjestandarder.

VI. Avsluttende tanker: Godkjenninger gjort enkelt

Å gi kundene en fantastisk opplevelse betyr ikke at du må gi slipp på kontrollen over timeplanen din.

Med SimplyBook.mes tilpassede funksjon Godkjenn bestillinger kan du gå gjennom hver enkelt forespørsel, filtrere bort uoverensstemmelser og bare bekrefte de avtalene som passer med din tid og dine prioriteringer – alt uten å ofre automatisering, hastighet eller klarhet.

Fra helseklinikker til skjønnhetssalonger, fra konsulenter til lærere – muligheten til å kontrollere avtalebekreftelser gir deg ansvaret for kundereisen – fra første klikk til siste oppfølging.

Ta kontroll i dag

Hvis du er klar til det:

Godkjenn kundebestillinger på dine vilkår

Reduser kaoset i planleggingen

Og levere en strømlinjeformet, personlig tilpasset opplevelse

Da er det på tide å prøve SimplyBook.me sitt forhåndsgodkjennelsessystem.

🎯 Din timeplan – dine regler

🔗 Start nå med SimplyBook.me – hvor hver bestilling begynner med din godkjenning.

VANLIGE SPØRSMÅL: Godkjenning av kundebestillinger i SimplyBook.me

Hva er funksjonen Godkjenn bestillinger i SimplyBook.me?

Med funksjonen Godkjenn bestillinger kan tjenesteleverandører manuelt gå gjennom hver nye bestillingsforespørsel før den bekreftes og legges til i kalenderen. Når funksjonen er aktivert, blir innkommende avtaler plassert i en «Avventer»-status. Deretter bestemmer du om du vil godkjenne eller avslå hver forespørsel. Denne funksjonen er spesielt nyttig for virksomheter som ønsker å skjerme kunder, kontrollere overbooking eller administrere tjenester med begrenset tilgjengelighet med større presisjon og fleksibilitet.

Hvordan aktiverer jeg systemet for godkjenning av bestillinger?

For å aktivere bestillingsgodkjenning, logg inn på SimplyBook.me-administratorgrensesnittet og gå til Administrer → Egendefinerte funksjoner. Finn og aktiver funksjonen «Godkjenn bestillinger». Når den er aktivert, vil alle innkommende bestillinger i systemet ditt kreve manuell godkjenning før de blir bekreftet. Kundene vil motta et varsel om at forespørselen deres er under behandling, og du vil kunne godkjenne eller avslå den fra Rapporter → Detaljer om bestillinger under fanen Venter.

Hvor kan jeg administrere ventende bestillinger?

Ventende bestillinger kan administreres fra Rapporter → Bestillingsdetaljer → Ventende bestillinger i administratorpanelet på SimplyBook.me. Bare klikk på fanen Venter for å se alle avtaleforespørsler som venter på godkjenning. Du kan klikke deg inn på hver bestilling for å se gjennom klientdetaljer, og deretter velge å godkjenne eller avslå med ett enkelt klikk. Godkjente bestillinger bekreftes og legges til i timeplanen din, mens avviste bestillinger kanselleres.

Vil kundene bli varslet om bestillingen deres blir godkjent eller avslått?

Ja. SimplyBook.me sender automatisk et varsel til klienten når du godkjenner bestillingen deres. Disse meldingene kan leveres via e-post eller SMS, avhengig av systeminnstillingene dine. Du har også muligheten til å tilpasse meldingsteksten ved hjelp av egendefinerte oversettelser, noe som hjelper deg med å opprettholde en konsekvent tone og sikre at kundene dine tydelig forstår statusen for bestillingsforespørselen og neste trinn.

Kan jeg forhåndsgodkjenne noen tjenester, men ikke andre?

Nei. Funksjonen Godkjenn bestillinger i SimplyBook.me gjelder for hele systemet – noe som betyr at den påvirker alle tjenester når den er aktivert. Du kan ikke bruke bestillingsgodkjenning på bare noen få tjenester mens du lar andre bli automatisk bekreftet. Hvis du trenger mer detaljert kontroll, kan du vurdere å bruke egendefinerte bestillingsflyter eller duplisere systemoppsettet ditt for å skille godkjenningsbaserte tjenester fra vanlige tjenester.