Signaler et surveiller les réservations et les clients avec SimplyBook.me – Partie 1 : rapports de base

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L’une des responsabilités de la gestion de votre propre entreprise est d’être responsable de toutes les tâches banales et administratives qui font partie de la transaction. Vous voulez que ce soit aussi simple que possible. L’une des tâches administratives les plus courantes consiste à signaler et à surveiller vos activités commerciales. Cela signifie que vous devez surveiller les réservations et bien plus encore.

À un certain moment de l’année, probablement à plusieurs moments, vous devrez déclarer et surveiller vos réservations. Qu’elle soit hebdomadaire, mensuelle ou annuelle, vous devrez enregistrer votre activité commerciale. Vous devrez examiner les revenus générés, la rentabilité, la popularité et les coûts. Vous devrez également nettoyer vos listes de clients et vérifier les heures de travail des membres de votre personnel.

Quel est l’intérêt d’avoir un système de réservation complet si vous ne pouvez pas rendre compte de vos rendez-vous ?

Rapports de base de SimplyBook.me

Ignorant toutes les fonctionnalités personnalisées, il existe des rapports de base disponibles dans SimplyBook.me dès le début que vous pouvez utiliser pour signaler et surveiller vos réservations, l’activité des clients et les données de l’entreprise.

Le menu ci-dessus provient de mon exemple de site de réservation avec toutes les fonctionnalités personnalisées désactivées. Ces variables de rapport sont disponibles depuis la version gratuite de SimplyBook.me jusqu’à Premium.

Nous allons donc commencer par le haut avec les détails de la réservation.

Surveiller les détails de la réservation

Vous pouvez trouver la liste de toutes vos réservations dans le rapport sur les détails de la réservation.

Dans ce rapport, vous pouvez filtrer les réservations par :

• date du rendez-vous,
• date de la réservation,
• service,
• fournisseur de services,
• client,
• code de réservation unique,
• statut (actif, annulé, reporté, etc.)

Cliquez sur le bouton « Afficher » pour voir les détails de chaque réservation spécifique.

Si vous souhaitez envoyer des notifications à vos clients réservés, vous pouvez même utiliser certaines des variables mentionnées dans les modèles spécifiques. Exportez les réservations au format Excel en utilisant les filtres pour sélectionner des fournisseurs, des dates ou même des lieux spécifiques. Cela pourrait être particulièrement utile si vous avez un fournisseur malade pour lequel vous ne pouvez pas organiser de couverture ou une urgence.

Surveiller les réservations par client

Vous pouvez trouver la liste de tous vos clients et des réservations effectuées par eux dans le rapport client.

Dans ce rapport, vous pouvez filtrer les réservations par

• date de la réservation ;
• service;
• fournisseur de services;
• client.

Cliquez sur « Voir » pour voir les réservations liées à un client particulier.

Vous pouvez envoyer des e-mails ou des SMS à vos clients à l’aide des modèles de notification personnalisés. Vous pouvez également déterminer comment vous regrouperez votre client, que ce soit par courriel, par téléphone ou les deux. Il vous est également possible de fusionner des enregistrements de clients en double en faisant correspondre des points de données.

Vous pouvez également exporter les détails de la réservation du client vers Excel avec la possibilité d’utiliser des filtres pour sélectionner les informations pertinentes.

Gardez les notes de calendrier de surveillance

Le rapport des notes de calendrier vous permettra de suivre et de surveiller toutes les réservations pour lesquelles vous avez inclus des notes supplémentaires.

Dans ce rapport, vous pouvez filtrer les réservations par :

• Heure de début
• Heure de fin
• Type de note
• Noter
• Un service
• Fournisseur de services;
• Le temps est bloqué ou disponible.

Si vous sélectionnez des notes spécifiques, vous pouvez soit afficher une note particulière, soit supprimer des multiples qui ont été vus ou qui ne sont plus pertinents. Il est avantageux pour les prestataires individuels lorsqu’ils ont besoin de savoir comment leur journée se déroulera et toute considération particulière pour leurs clients.

Surveiller les dépenses et l’utilisation des SMS via le rapport SMS

Bien que les crédits SMS soient un coût supplémentaire pour tous les abonnements, vous n’avez pas besoin d’avoir un compte payant pour utiliser le système de messagerie SMS. Par conséquent, ce rapport est disponible à partir de l’abonnement gratuit à SimplyBook.me.

L’élément clé à retenir à propos du système de crédit SMS (si vous n’utilisez pas de fournisseur de SMS) est que différents pays exigeront des crédits variables par SMS, en fonction des frais de SMS régionaux. Vous devrez vérifier cela dans votre devise locale et votre région. Cela aura également un impact sur les coûts en fonction du numéro de téléphone mobile du destinataire – par exemple, un numéro de mobile britannique à Chypre entraînera des frais de crédit différents d’un mobile britannique au Royaume-Uni.

Heureusement, vous pouvez suivre ces détails dans le rapport SMS.

Dans le rapport SMS, vous pouvez filtrer par :

• date à laquelle le message a été envoyé ;
• numéro de téléphone;
• Nom du client;
• nom du fournisseur;
• texte du message.

Cependant, vous pouvez voir beaucoup plus que cela. Vous pouvez toujours exporter le rapport SMS vers Excel si vous le souhaitez.

Assurez-vous de vérifier le nombre de SMS requis par la notification – pour cette raison, il est préférable de garder vos notifications par SMS courtes. Vous pouvez également surveiller le nombre de crédits utilisés pour chaque SMS que vous avez envoyé au cours d’une période donnée. Le suivi de votre utilisation de SMS sur une période donnée peut vous aider à déterminer le nombre de crédits dont vous pourriez avoir besoin à l’avenir pour une période spécifique.

Votre rapport SMS vous aidera également à suivre les messages promotionnels et vous permettra de surveiller les messages ayant échoué. Il vous permettra même de réessayer les messages ayant échoué.

Suivez les avis

Vous pouvez trouver une liste de tous les commentaires laissés par vos clients dans le rapport sur les avis. Dans ce rapport, vous pouvez filtrer les avis par :

• Client,
• Sujet,
• Un message,
• Plage de dates d’ajout de l’avis,
• Notation.

Il est également possible d’exporter les avis vers Excel, et vous pouvez même utiliser les filtres pour sélectionner toutes les colonnes à exporter – Si vous n’en avez pas toutes besoin. Vous pouvez répondre aux commentaires des clients et, si nécessaire, vous pouvez supprimer les commentaires. Bien que personne n’aime les critiques négatives, il est bon de répondre aux critiques constructives. Cependant, il peut être préférable de supprimer les avis injustifiés et vindicatifs de votre système.

Rapport sur les données personnelles

Les rapports sur les données personnelles sont importants car les utilisateurs ont entièrement le droit de vous demander de supprimer toutes les informations les concernant. Bien que la suppression des données privées ne soit pas une obligation légale à l’échelle mondiale, il est préférable d’avoir cette capacité que non.

Rapport client

Le rapport est préparé séparément pour chaque client et contient les données personnelles du client sélectionné. Le client peut recevoir indépendamment les mêmes informations du site de réservation après l’avoir autorisé avec son e-mail ou son téléphone, ses réseaux sociaux ou sa fonction personnalisée de connexion client.

Si vous insistez pour que vos clients aient un identifiant client pour leurs transactions avec vous, vous devrez leur faire savoir que la suppression les empêchera de prendre d’autres rendez-vous.

Si vous ouvrez le rapport complet, vous verrez toutes les interactions que ce client a eues avec vous et votre système de réservation, y compris ses données personnelles, toutes les réservations et la notification que vous lui avez envoyée. Heureusement, si tout ce que vous faites est de supprimer un enregistrement client de toutes les données personnelles, il existe un bouton pratique « Supprimer toutes les données personnelles » à cette fin. Vous n’avez pas à parcourir toutes les transactions qu’ils ont eues avec vous.

Rapport d’utilisateur

Accédez à la section de votre liste d’utilisateurs ou cliquez sur le bouton « Rapport d’utilisateurs » pour créer un rapport d’utilisateur. Cliquez ensuite sur le bouton « signaler » à côté de l’utilisateur spécifique. Le rapport est préparé séparément pour chaque utilisateur et contient leurs données personnelles pertinentes. Vous devrez avoir la possibilité de supprimer ces informations si un utilisateur quitte votre emploi et demande la suppression de ses coordonnées. En fin de compte, vous devrez peut-être supprimer des utilisateurs même s’ils n’en ont pas besoin si vous avez un abonnement limitant le nombre d’utilisateurs que vous pouvez avoir sur votre compte.

Pour voir le rapport complet pour chaque utilisateur, vous allez générer un rapport séparé pour chaque individu. Cliquez sur le bouton « Signaler » à droite de chaque utilisateur pour générer son rapport.

Le rapport de l’utilisateur comprendra des informations personnelles telles que les numéros de téléphone, les adresses e-mail et les calendriers connectés. Cependant, le rapport d’utilisateur contiendra également des données spécifiques à l’entreprise sur les informations de connexion, les factures générées, les fournisseurs associés et les réservations.

Il répertorie ensuite toutes les interactions d’un utilisateur avec le système, y compris quand et à partir de quel navigateur il s’est connecté.

Rapport d’entreprise

Le rapport de l’entreprise affiche des informations sur l’intégralité de l’entreprise. Cela inclut les paramètres de l’entreprise et les données telles que la description, l’adresse de l’entreprise et la date à laquelle le système a été créé pour votre entreprise, jusqu’aux données personnelles de tous les clients et utilisateurs de l’entreprise, l’historique des paiements et les notifications envoyées.

Si je devais mettre des images pour le tout, il y aurait cinq captures d’écran différentes que vous pouvez vérifier vous-même depuis votre interface.

Voilà donc le rapport de base.

Ce sont les rapports de base disponibles pour tous les utilisateurs de SimplyBook.me. Restez en contact pour connaître les informations disponibles pour suivre et surveiller votre utilisation des rapports disponibles pour vos fonctionnalités personnalisées.

Peut-être souhaitez-vous surveiller les réservations d’adhésions, les achats de forfaits ou extrapoler les données de vos formulaires d’admission et de vos champs clients. Ne manquez pas le prochain lot d’outils de création de rapports disponibles chez nous – vous le trouverez ici .