Rappels de rendez-vous : pourquoi l’automatisation est votre meilleur ami

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Il peut parfois sembler que nos vies deviennent plus occupées chaque jour. Conférences d’affaires, réunions d’équipe, appels Zoom ; nos agendas deviennent de plus en plus remplis. Certains de ces rendez-vous peuvent être cruciaux, et les oublier ou les manquer peut signifier une perte de revenu ou même une atteinte à votre réputation et à celle de votre entreprise. Alors que de nombreuses entreprises adoptent l’accélération numérique, elles se tournent de plus en plus vers des solutions automatisées pour bon nombre de leurs tâches et processus. Qu’est-ce que l’accélération numérique ? A-t-il sa place dans le concept des rappels de rendez-vous ?

Bien que les agendas de bureau à l’ancienne puissent toujours être utiles, vous oubliez souvent de les consulter lorsque cela est nécessaire et vous pourriez manquer un autre rendez-vous. Comme pour de nombreux autres aspects de l’entreprise moderne, il s’agit d’un domaine où l’automatisation peut offrir d’énormes avantages. Comment fonctionnent les rappels de rendez-vous automatisés et comment peuvent-ils vous être utiles ? Découvrons-le.

Que sont les rappels de rendez-vous automatisés ?

Un rappel de rendez-vous automatisé est un moyen de vous rappeler, ainsi qu’aux autres participants, si nécessaire, un rendez-vous, une réunion ou un appel imminent. Vous pouvez les configurer de plusieurs manières, notamment par SMS, alerte de bureau et e-mail.

Solution entièrement intégrée

Certains de vos outils standard, tels que Microsoft Outlook ou Gmail, contiennent des options de base pour vous rappeler les réunions et autres dates importantes. Cependant, leur portée peut être assez limitée et il s’agit d’une rue à sens unique à laquelle vous seul avez accès. Avec autant d’affaires effectuées via divers canaux en ligne, vous souhaitez également une solution qui vous connecte mieux avec les autres participants à la réunion ou à l’appel.

Idéalement, vous souhaitez une solution entièrement intégrée telle que SimplyBook qui non seulement planifie des réunions internes à tous les niveaux, mais permet également à vos clients et clients potentiels de demander des réunions et des rendez-vous avec vous ou vos équipes de vente.

L’un des avantages importants du choix d’une solution tout-en-un est l’ajout d’intégrations en fonction de votre modèle d’entreprise. Certaines de ces intégrations peuvent inclure :

• Système de réservation . Si votre entreprise propose des services (par exemple, vendre des billets ou proposer des réparations nationales), vous pouvez intégrer une API de réservation dans votre système afin que les clients voient les heures et les dates disponibles, puissent les réserver, puis reçoivent un rappel du système.
• Zapier . L’intégration de Zapier vous permet de lier votre système à de nombreux autres outils tels que GMail, Slack et Mailchimp. Cela signifie que des rappels et des informations peuvent être envoyés à tous les membres de votre équipe sur une ou plusieurs plateformes. Cela peut vous tenir au courant, vous et votre personnel, des nouveaux rendez-vous, des rendez-vous annulés et bien plus encore.
• Paiements . Si vous collectez des paiements de tout type, une solution tout-en-un est idéale. Non seulement les clients peuvent effectuer un paiement, mais vous pouvez automatiser les rappels de paiement et de facturation afin que les paiements ne soient jamais en retard.
• Multiplateforme . Bien sûr, les réservations et les rendez-vous ne concernent pas que les bases. Les intégrations multiplateformes, avec des plateformes telles qu’Instagram, signifient que vous pouvez laisser les consommateurs voir ce qu’ils réservent. Vous pouvez également étendre votre portée avec Google Ads et Google Analytics peut vous donner des informations en temps réel sur différentes mesures de performance.

Les avantages de l’automatisation

L’automatisation joue désormais un rôle dans pratiquement tous les aspects de l’entreprise moderne, du commerce électronique à la logistique. En attribuant des tâches régulières et répétitives à des systèmes automatisés, vous libérez vos équipes pour qu’elles se concentrent sur d’autres tâches qui peuvent aider votre entreprise à se développer.

L’automatisation est désormais un aspect crucial de presque tous les systèmes et processus, de la chaîne de production dans la fabrication au remarketing par e-mail dans le commerce électronique. Mais l’automatisation ne consiste pas seulement à gagner du temps ; cela peut vraiment améliorer l’efficacité et la productivité et générer de réelles économies ainsi qu’une augmentation des ventes et des revenus.

Considérez un instant un centre de contact très fréquenté. Bien sûr, il s’appuie sur les chiffres de vente pour la rentabilité, mais les informations aident à générer ces chiffres de vente. Sans connaissances, les agents commerciaux travaillent à partir d’une toile vierge, et c’est là que des outils comme l’automatisation CRM entrent en jeu.

Qu’est-ce que l’automatisation CRM ? Il s’agit d’une forme d’automatisation qui prend en charge de nombreuses tâches répétitives associées à la gestion de la relation client. Cela peut inclure l’historique du client (comme l’historique des achats antérieurs et les contacts avec le centre). Il fournit également une gestion du calendrier pour rappeler aux agents tous les rendez-vous convenus, tels que les appels commerciaux.

En plus de travailler sur les liens entre les agents et les clients, cela peut faciliter les conversations et les réunions en ligne entre différentes équipes, ce qui peut être essentiel pour maintenir l’efficacité et une bonne planification .

Avantages des rappels automatisés

Imaginons un instant que vous soyez un agent commercial occupé. Vous pouvez vous connecter avec des clients et des clients potentiels, en face à face, par appel téléphonique, par appel vidéo ou lors de l’échange d’informations, simplement par e-mail. Si vous teniez un journal à l’ancienne, vous rempliriez probablement chaque page de notes griffonnées indiquant qui vous devez appeler ou rencontrer et quand.

Si vous vous appuyiez uniquement sur cette méthode à l’ancienne, il serait inévitable que vous fassiez parfois une erreur. Et les dérapages peuvent vous coûter, à vous et à votre entreprise, des revenus importants. C’est pourquoi les rappels automatisés sont si importants dans les entreprises modernes.

Mais quels sont les principaux avantages ? Nous sommes heureux que vous ayez demandé.

Ne manquez pas les rendez-vous

Que ce soit vous, un client ou d’autres membres de l’équipe qui doivent assister à une réunion (dans la vie réelle ou virtuelle), les gens sont plus susceptibles de se souvenir de ces rendez -vous s’ils ont reçu un rappel. Vous pouvez envoyer ces rappels par SMS ou e-mail ou même un appel vocal automatisé. Cela évite non seulement de manquer une réunion organisée, mais peut également garantir la ponctualité.

Planification

Pour en revenir à cet agent commercial occupé, il ne s’agit pas seulement d’assister (ou d’être à l’heure) aux réunions ; il s’agit également de l’impact de chaque réunion sur celles qui suivent.

Si une réunion dure plus longtemps que l’horaire ne le permet, cela affectera le reste des rendez-vous de la journée. Un rappel automatisé peut vous inviter à conclure ou à prendre un rendez-vous de suivi si vous n’avez pas réussi à tout couvrir.

Différentes options

Si vous choisissez un seul canal pour les rappels automatisés, vous risquez de rencontrer des problèmes. Peut-être que vous êtes sur la route et que vous n’avez pas accès à Internet. Un rappel par e-mail serait donc de peu d’utilité.

La personnalisation du type de rappel envoyé, ou même l’envoi de plusieurs types, signifie que vous savez que le destinataire recevra le message. Vous pouvez également demander aux clients et aux autres membres de l’équipe quel type de rappel ils préfèrent.

Bon service client

Offrir un bon service ne consiste pas seulement à assister à des rendez-vous convenus ou à passer des appels. Il s’agit également de donner un élément de « pouvoir » aux clients eux-mêmes.

Non seulement les clients peuvent sélectionner différentes langues pour les rappels, mais ils peuvent annuler ou confirmer leur présence via le système automatisé ou même choisir de ne plus recevoir de rappels (si vous êtes un vendeur trop persistant, par exemple !)

Soins de santé et rappels automatisés

En dehors des affaires, la santé est un secteur qui peut bénéficier de manière significative de l’utilisation de rappels automatisés. Lorsque certains rendez-vous avec votre fournisseur de soins de santé sont pris des mois à l’avance, il peut être trop facile que ce rendez-vous échappe au patient, et un rappel (ou deux) avant la date peut aider à assurer la présence.

Cependant, les soins de santé sont un domaine soumis à des exigences réglementaires strictes, en particulier HIPAA (la loi sur la portabilité et la responsabilité de l’assurance maladie), alors où se situent les rappels de rendez-vous dans le contexte des réglementations HIPAA ?

En termes de HIPAA, un rappel de rendez-vous est ePHI (informations électroniques protégées sur la santé).

En vertu des règles HIPAA, vous pouvez envoyer des rappels de rendez-vous, mais vous devez tenir compte de deux facteurs (ou garanties). Vous devez d’abord vous conformer au TCPA et avoir obtenu l’autorisation du patient pour envoyer un rappel. La seconde est l’information que vous incluez dans le message de rappel :

Permis:

• Le nom du patient
• Date et heure du rendez-vous
• Nom et adresse de l’hôpital ou du cabinet ou de la clinique
• Votre numéro de contact (au cas où le patient devrait annuler ou reporter).

Non autorisé :

• Tous les détails concernant l’état ou la maladie du patient.
• Tous les détails du traitement ou des plans de traitement.
• Résultats des tests de tout type.

La vente à emporter

L’automatisation devient de plus en plus précieuse pour toute entreprise et dans presque tous les aspects de son fonctionnement. Cela peut augmenter la productivité et l’efficacité, réduire les coûts et laisser les membres de votre équipe se concentrer sur d’autres parties de l’entreprise. Cela peut aider votre entreprise à se développer et à augmenter ses revenus.

Vous pouvez choisir un système de rappel simple comme celui proposé par des outils comme Outlook. Cependant, en fonction de votre activité et de vos tâches quotidiennes, vous pouvez envisager une solution tout-en-un offrant flexibilité et intégrations. Ces solutions améliorent l’efficacité et rationalisent les opérations commerciales.

Votre entreprise et votre horaire de travail quotidien sont de plus en plus occupés chaque semaine. Avec plus de rendez-vous, d’appels et de réunions à retenir, les rappels de rendez-vous automatisés peuvent vraiment être votre meilleur ami.

Biographie de l’auteur invité : Tammy Wood – Directrice du référencement technique mondial

Tammy Wood travaille dans le référencement depuis deux décennies. Son rôle actuel est directeur du référencement technique pour Automation Anywhere, un écosystème d’automatisation intelligent. Sans rechercher des mots-clés, Tammy aime lire, acheter des chaussures et écrire des articles sur la formation RPA et le référencement. Voici son LinkedIn.