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Que vous possédiez une petite entreprise ou que vous dirigiez une grande entreprise, la répartition des tâches entre les employés est une nécessité. Cela implique de créer un horaire et de le mettre à jour avec de nouvelles informations, en particulier lorsqu’il y a des travailleurs sur un horaire de travail posté. Si un responsable décide d’effectuer cette tâche manuellement, il passera des heures, voire des jours, à essayer de faire avancer les choses. Une petite erreur dans l’horaire peut causer des problèmes majeurs à toute l’entreprise. Heureusement, il existe une solution valable : un système moderne de planification des horaires des employés qui peut faire gagner beaucoup de temps et permettre aux managers de se concentrer sur des aspects plus importants de leur travail.
Qu’est-ce qu’une solution logicielle de planification du personnel ?
Un système de planification des employés est une plate-forme multifonctionnelle qui aide les gestionnaires à naviguer dans le flux de travail. Une grande variété d’outils représentés dans ce système rend l’entreprise plus efficace. Parmi ces outils, citons un calendrier automatisé, un système de notification et un outil de suivi du temps. Le rôle clé d’un système de planification des employés est de mettre à niveau le processus de planification, libérant du temps pour des tâches plus complexes.
Le principal avantage d’un système de planification des employés est l’automatisation des processus, qu’il s’agisse d’affecter des travailleurs horaires aux tâches, de contrôler la réalisation globale ou de mettre en place des mises à jour quotidiennes. En conséquence, vous créerez une atmosphère productive où les ressources sont allouées efficacement et où les erreurs humaines sont réduites.
Cet article vous guidera à travers les cinq principaux avantages de l’utilisation d’un système de planification des employés qui changera à jamais votre façon de penser à la gestion de la main-d’œuvre.
5 avantages clés d’un logiciel de planification du personnel
Si vous vous demandez pourquoi vous devriez utiliser un logiciel de planification du personnel, il existe plusieurs raisons de l’intégrer à votre flux de travail actuel. Les moyens d’utilisation de ces logiciels dépendent des objectifs fondamentaux de chaque entreprise. Voici quelques-uns des principaux avantages d’un logiciel de planification du personnel qui vous donnera une idée de ce qu’il aidera votre entreprise à accomplir.
Des indicateurs cruciaux sur lesquels s’appuyer
Métriques axées sur les objectifs. Un objectif important pour toute entreprise est de suivre le nombre d’objectifs commerciaux atteints à la fin de la semaine ou du mois. Cela peut être fait en évaluant le revenu par travailleur ou le nombre de lignes de code écrites . L’examen hebdomadaire ou mensuel des objectifs conduit à une planification plus efficace et permet aux responsables de traduire les principaux objectifs en tâches personnalisées pour chaque travailleur.
Mesures de la qualité du travail. Outre les facteurs quantitatifs, vous devez également tenir compte de la qualité du travail, car elle affecte l’expérience client et la productivité des autres employés. Une telle évaluation peut être basée sur les commentaires de diverses parties. En plus de cela, les mesures de qualité aident à identifier les faiblesses de chaque employé qui empêchent l’entreprise d’une croissance stable.
Développement et formation. Répartir les coûts de formation afin que les employés améliorent leurs performances en acquérant de nouvelles compétences est toujours une bonne idée. Cependant, vous devez considérer attentivement le type de formation. En d’autres termes, vous pouvez utiliser des métriques pour voir si de nouvelles connaissances ont contribué à augmenter la productivité ou non.
Suivi du temps
Automatisation. Une système de planification des employés rend l’enregistrement du temps beaucoup plus facile. En tant que manager, vous n’aurez plus à gérer l’enregistrement manuel des heures passées au travail par chaque employé. Cela permettra d’éliminer les incohérences et de garantir un suivi équitable du temps de travail.
Comptabilité juste. Un autre problème que l’enregistrement automatisé des temps résout est l’amélioration de la précision de la paie. Le système de planification des employés suit les heures d’arrivée et de départ de chaque travailleur. Par conséquent, tout le monde sera payé pour un nombre exact d’heures et il y aura moins de cas de surpaiement/sous-paiement.
Paiements décents. Du point de vue de l’employé, le suivi du temps transformera le travail supplémentaire non rémunéré effectué pour terminer le projet en travail rémunéré. Savoir que vos efforts sont valorisés permettra aux employés de se concentrer sur la qualité plutôt que sur la quantité.
Les rendements les plus élevés possibles
Pour la plupart des entreprises, la main-d’œuvre est le facteur de production le plus coûteux. C’est pourquoi vous devez vous assurer que la courbe d’offre rencontre la courbe de demande. S’il y a un manque de main-d’œuvre, vous ne tirerez pas le meilleur parti du marché. Par conséquent, un trop grand nombre de travailleurs entraînera des coûts supplémentaires lorsque la demande est faible. Une planification intelligente vous aidera à éviter les sureffectifs et la rotation des horaires de travail peut également vous aider.
Grâce aux diverses fonctionnalités fournies par le logiciel de planification des employés, vous pouvez facilement prévoir la demande future et ajuster le nombre d’employés nécessaires. L’utilisation de technologies modernes, telles que l’intelligence artificielle et l’apprentissage automatique, pour prédire les modèles de demande conduira à des résultats plus précis que les méthodes de prédiction conventionnelles. Cela vous fera économiser 5 à 10 % des coûts de main-d’œuvre.
Un autre facteur coûteux est le temps. Au lieu de rechercher constamment de nouveaux talents pour s’adapter aux demandes, les managers pourraient investir leur professionnalisme dans des tâches plus importantes pendant que le logiciel effectue des évaluations précises de la demande.
Gestion des compétences et des performances
Les professionnels des ressources humaines s’intéressent à l’allocation efficace des ressources. Cela nécessite d’analyser les performances de chaque employé. La meilleure façon de recevoir des informations sur les performances de votre travailleur consiste à utiliser des données quantitatives, qui peuvent être dérivées du système de planification des horaires des employés.
Les données sur les réalisations personnelles et les rapports de productivité peuvent être transformés en commentaires de l’entreprise. Cela donnera aux employés une meilleure idée de la façon dont ils font leur travail et de ce qui doit être amélioré. De plus, la création et la publication d’évaluations d’employés peuvent susciter la motivation pour obtenir de meilleurs résultats.
Satisfaction et rétention des employés
La loyauté des employés joue un rôle important dans les réalisations globales de l’entreprise. Voici les facteurs qui peuvent rendre vos employés plus heureux :
- Équilibre entre travail et temps libre. Les employés peuvent avoir d’autres préoccupations en dehors de leur travail, comme la famille ou l’éducation. À ce stade, une occasion de gérer la charge de travail serait d’une grande aide.
- Planification à votre rythme. Compte tenu des spécificités du système de planification des employés, les travailleurs peuvent introduire des préférences individuelles dans l’horaire. Cela les empêchera d’obtenir des affectations à l’improviste. La création d’un horaire personnel ajoute plus de flexibilité et conduira à une plus grande satisfaction au travail.
- Adaptation rapide et fluide aux changements . En utilisant les fonctionnalités du système de notification, les responsables peuvent fournir des mises à jour rapides sur tout changement dans le processus de travail. Il n’est pas nécessaire de passer plus de temps à lire de longs e-mails. Les notifications personnalisées au sein de la plateforme feront gagner du temps aux employés et aux managers.
Dernières pensées
Un système de planification des employés peut vous aider à réduire les coûts de production, à augmenter la productivité de la main-d’œuvre et à allouer efficacement les ressources, le tout en un seul endroit. Avec la demande croissante de services et d’événements en ligne, la gestion manuelle de tous les processus de votre entreprise peut devenir le cauchemar d’un gestionnaire. Dans ce cas, un tel système de planification est un gain de temps réel. L’utilité d’un système de planification pour les employés ne réside pas seulement dans la gestion simplifiée des tâches. C’est aussi un investissement à long terme qui peut améliorer les stratégies de l’entreprise pour gagner en efficacité.
Biographie de l’auteur invité – Alexey Kutsenko
Alexey Kutsenko est directeur marketing de la société DDI Development , qui fournit des services Web et de développement personnalisés à des clients du monde entier. Alexey possède une vaste expérience dans l’élaboration de stratégies de marketing pour divers clients, la définition des besoins du client et la direction de stratégies de marketing numérique au sein de l’entreprise.