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Le dicton « Le temps, c’est de l’or » pèse lourd dans le monde des affaires. Comment pourrait-il en être autrement lorsque le temps perdu est un manque à gagner pour les entreprises ? La gestion de projet est donc essentielle pour toute équipe, tout individu ou toute entreprise. Il y a beaucoup à déballer lorsqu’on aborde un tel sujet. Pour l’instant, nous allons donc nous concentrer sur les tactiques de gestion du calendrier et des horaires pour améliorer votre productivité.
Cela peut sembler simple, mais de nombreuses personnes font des erreurs lorsqu’il s’agit d’établir un calendrier approprié pour la productivité. Dans le même temps, la gestion efficace de leur temps et des tâches liées aux projets est une seconde nature pour certaines personnes. Ainsi, certains font plus de choses en une journée, tandis que d’autres connaissent des baisses de productivité.
Cet article vous donnera un aperçu de la gestion des horaires et de son importance. En outre, vous trouverez une liste de méthodes éprouvées que vous pouvez appliquer en tant qu’entrepreneur pour rester maître de la situation. En fin de compte, vous pouvez disposer d’un système homogène et être sur la voie d’un état d’esprit différent pour vous aider à naviguer dans la journée.
Qu’est-ce que l’ordonnancement dans la gestion de projet ?
L’ordonnancement est l’un des aspects les plus cruciaux de la gestion de projet. Cela permet de garder le cap et de prévoir d’éventuels retards ou problèmes en cours de route. Il détermine les tâches qui doivent être accomplies à une date précise pour que le projet soit terminé à temps et dans le respect du budget.
De plus, c’est la façon dont vous vous assurez que votre équipe dispose de suffisamment de temps pour accomplir son travail sans être débordée ou stressée en lui donnant trop de choses à faire en même temps. Il s’agit également de déterminer et d’organiser les tâches individuelles, leurs dépendances et les ressources nécessaires à leur réalisation.
Sans calendrier, il est facile de perdre de vue ce qui doit être fait et quand cela doit être fait. Cela peut entraîner des problèmes en cours de route et empêcher d’atteindre les objectifs du projet.
Cela étant, il est temps de connaître l’importance de la gestion des horaires.
L’importance de la gestion des calendriers et des horaires
La gestion efficace de votre calendrier ou de votre agenda requiert un certain niveau de compétence. Et soyons honnêtes, ce n’est pas pour tout le monde. Cela peut prendre beaucoup de temps, car vous devez tout suivre, des délais aux disponibilités des personnes pour travailler sur des tâches spécifiques.
Son importance ne peut toutefois être sous-estimée pour les particuliers, les gestionnaires de projets, les entrepreneurs et les entreprises. Voici les raisons pour lesquelles il est crucial de tenir un calendrier détaillé du projet :
En tant qu’employé individuel :
- Augmente la productivité
- Respecter constamment les délais
- Améliore le processus à long terme
- Clarté concernant les tâches individuelles
- Améliorer le moral en terminant les tâches à temps
En tant qu’entreprise, chef de projet et entrepreneur :
- Mieux gérer les équipes de projet
- L’ordonnancement contribue au bon déroulement des projets
- Mieux allouer les ressources pour chaque projet
- Pratiquer la responsabilisation des employés et des équipes
- Définissez des attentes claires concernant les personnes et les dates des étapes du projet.
- Clarifier les exigences nécessaires pour lancer et terminer un projet avec succès.
Non seulement la gestion du calendrier et des horaires est primordiale pour mener à bien les tâches et les projets, mais elle concerne également tous les membres de l’entreprise. Vous ne voulez pas perdre de temps sur des choses qui n’ont pas besoin d’être faites, surtout si vous avez des contraintes de temps.
Ne vous inquiétez pas, l’aide est en route. Nous vous proposons plusieurs tactiques pour améliorer la gestion de votre calendrier et de vos horaires en un rien de temps.
7 façons de mieux gérer votre calendrier et votre agenda
Maintenant que vous avez une idée du rôle de l’ordonnancement dans la gestion de projet ainsi que de son importance, il est temps de répondre aux questions suivantes :
- Que pouvez-vous faire en tant qu’entrepreneur pour garantir le bon déroulement des projets dans le respect des délais et du budget impartis ?
- Quel est l’impact de votre gestion des horaires et du calendrier sur les projets de votre entreprise ?
Eh bien, voici les sept tactiques, accompagnées d’exemples, qui vous aideront à répondre à ces questions :
1. Classez vos tâches par ordre de priorité
Il est essentiel de hiérarchiser vos tâches pour éviter de consacrer du temps à des activités sans intérêt. Il aide à structurer de manière productive votre projet et votre entreprise.
Alors, comment faire une liste de priorités ?
Vous pouvez dresser la liste de toutes les tâches que vous devez accomplir. À partir de là, vous pouvez séparer les tâches urgentes et vitales de celles qui ne le sont pas. Par exemple, si vous vendez des masques pour le visage, qui sont des articles sensibles à la saison, et que l’objectif est d’augmenter les ventes de 15 % au cours du mois, vous pouvez placer les tâches liées au marketing en priorité.
Au lieu de remplir votre agenda d’un ensemble de tâches sans rapport les unes avec les autres, vous pouvez vous concentrer sur la création d’une stratégie avec l’équipe marketing pour amener les clients sur le site web et acheter les masques rapidement. Vous pouvez discuter des points suivants pour élaborer la stratégie :
- Allez-vous utiliser les médias sociaux ?
- Quel type de contenu allez-vous diffuser ?
- Pouvez-vous proposer des options de vente en gros pour attirer les acheteurs de masques faciaux ?
- Quelles sont les meilleures façons d’améliorer l’engagement des clients en utilisant les canaux numériques ?
- Un programme de fidélisation des clients est-il bénéfique pour la marque à l’heure actuelle ?
- Devriez-vous mener des enquêtes de satisfaction auprès des clients afin d’améliorer votre site web pour des transactions plus fluides lorsqu’ils naviguent et achètent les masques ? Si oui, comment allez-vous vous y prendre ?
Une fois que vous disposez d’une stratégie solide pour augmenter vos ventes de masques, la séparation des tâches en fonction de leur importance peut commencer, ainsi que la création d’un calendrier. Ainsi, le processus de programmation du projet est accéléré et les retards sont évités.
2. Effectuer une vérification du temps
En tant que chef d’entreprise, vous avez des dizaines de tâches quotidiennes, qui peuvent devenir trépidantes et entraîner une perte de temps considérable. Il est donc essentiel de savoir où va votre temps. Le moyen d’y parvenir est de procéder à un audit du temps, et il existe plusieurs outils de gestion de projet pour vous y aider. Toutefois, avant d’utiliser ces outils, il est important de savoir comment fonctionne l’audit de temps.
Il s’agit de suivre votre temps pour savoir combien de temps vous passez à accomplir chaque tâche. Il vous permet de planifier efficacement votre journée en disposant d’une heure fixe pour la plupart de vos devoirs. De plus, cela vous permettra d’identifier les problèmes spécifiques de votre programmation.
Par exemple, en effectuant un audit du temps, vous vous rendez compte que vous passez plus de 2 heures à vider votre boîte aux lettres électronique. Vous pouvez trouver des moyens de résoudre ce problème car vous pouvez consacrer une grande partie de ce temps à des tâches plus urgentes, surtout si la plupart des courriels ne sont pas critiques.
En outre, les audits de temps ont également un impact sur les projets de votre entreprise. Par exemple, si un élément livrable d’un projet nécessite votre contribution ou votre approbation dans un délai précis, vous pouvez le planifier à l’avance puisque vous savez maintenant comment et où utiliser votre temps. Vous n’aurez plus à deviner quand vous pourrez vous consacrer à une tâche spécifique, ce qui réduit les risques de retard.
3. Utiliser les outils de gestion de projet
La technologie est votre amie, même pour créer votre emploi du temps ou remplir vos calendriers de projets. En tant que grand patron, il ne fait aucun doute qu’il est parfois difficile de suivre tous les projets, stratégies, tâches et employés.
Heureusement, il existe de nombreux outils et logiciels de planification de projet que vous pouvez utiliser, non seulement pour vos tâches, mais aussi pour tous les services de l’entreprise lorsqu’ils réalisent un projet. Ces outils vous aideront à garder la trace de tout et de tous sans effort.
Prenons l’exemple d’une entreprise réelle. Julbie est une entreprise de lingerie, ce qui signifie qu’elle a un processus de conception de produits. Cela comprendra de nombreuses réunions et tâches pour préparer une collection avec succès.
Pour éviter de vous submerger et réduire le risque de manquer des tâches, un outil ou un logiciel de gestion de projet peut vous aider à décomposer chaque partie du processus en tâches plus petites, en particulier pour les projets complexes comme celui-ci. La répartition peut ressembler à ceci :
- Créer une collection de lingerie féminine à thème
- Organiser une réunion avec l’équipe de conception
- Discutez de l’orientation des dessins et du thème autour duquel ils tourneront.
- Considérer le type de matériaux à utiliser
- Avoir une réunion avec le département des finances
- Considérer le budget pour la création d’une nouvelle collection
- Discutez des différentes ressources nécessaires et des coûts qui les accompagnent.
Bien entendu, la répartition des tâches ci-dessus n’est qu’un exemple. Les outils de gestion de projet disposent de modèles ou de conceptions différentes que vous pouvez personnaliser pour répondre à vos besoins. De plus, cela peut vous guider dans la planification de chacune de vos tâches sur votre calendrier, vous permettant ainsi de gérer votre temps plus efficacement et à l’avance.
4. Optimiser les fonctionnalités des calendriers intelligents
Oui, cela peut faire partie des outils de gestion de projet. Cependant, étant donné les caractéristiques étonnantes des calendriers intelligents, ils méritent un coup de projecteur. Les utilisateurs de ces applications ont tendance à ne connaître que les options par défaut, ce qui n’est pas idéal puisqu’ils les utiliseront probablement comme des calendriers ordinaires.
Vous devez creuser plus profondément que les caractéristiques de surface. Ces calendriers intelligents peuvent être personnalisés pour répondre à vos besoins en tant qu’entrepreneur. Ils ont de nombreux attributs que vous pouvez utiliser à votre avantage. Voici quelques exemples :
4.1 Google Agenda
Vous utilisez probablement déjà celui-ci. Mais savez-vous qu’il prend en charge les intégrations avec d’autres plateformes et applications Google ? Vous pouvez l’utiliser sur votre ordinateur portable et votre téléphone mobile pour votre confort.
4.2 Calendrier nTask
Cette application riche en fonctionnalités vous simplifiera la vie. Il peut se synchroniser avec vos autres calendriers, définir des actions de suivi, partager facilement les comptes rendus de réunions avec n’importe quel membre de votre équipe, et bien plus encore. Il dispose même d’un minuteur de tâches intégré, ce qui vous permet d’effectuer un contrôle du temps en toute transparence.
4.3 Réunions HubSpot
C’est plus qu’un simple planificateur/calendrier. Par exemple, cela peut être un outil d’apprentissage puisque vous aurez accès à l’Académie HubSpot, où vous trouverez l’un des meilleurs cours de marketing numérique. Vous disposerez également d’autres outils qui couvrent des éléments tels que le marketing et le service à la clientèle.
Ces exemples ne font qu’effleurer la surface de ces applications. Vous pouvez utiliser de nombreuses autres fonctionnalités pour vous assurer que vous restez en tête des calendriers de vos projets et que vous effectuez vos tâches selon les besoins.
Ce n’est pas tout. Si votre agenda intelligent sert également d’outil de prise de rendez-vous pour les clients, vous devez protéger leurs données pour faciliter la confiance. Vous pouvez intégrer une plateforme de gestion des consentements pour leur garantir que leurs données, leurs coordonnées et leur « empreinte numérique » laissée sur votre application ou votre site web seront sécurisées et protégées. Ainsi, ils seront plus enclins à poursuivre.
5. Déléguez vos tâches
Parfois, il est normal d’admettre que vous avez besoin d’aide. Dans le monde des affaires, il ne faut pas faire cavalier seul si l’on veut se développer. Par exemple, vous pouvez engager un assistant virtuel pour gérer une partie de vos tâches, en particulier celles qui vous prennent plus de temps. Ainsi, vous ne devez pas prendre plus que ce que vous pouvez supporter.
Et si vous pensez que le processus de recrutement prend du temps, ce n’est pas forcément le cas, grâce à de nombreux outils de recrutement qui vous aideront à choisir le meilleur assistant pour le poste. Ces dispositifs peuvent vous donner votre assistant virtuel idéal en quelques étapes seulement.
De plus, le fait d’avoir un coup de main a un impact significatif sur le respect du calendrier de votre projet. Les tâches mineures étant libérées de vos mains et de votre calendrier, vous pouvez consacrer du temps au suivi de l’état d’avancement des projets et des plannings de chaque service. Vous pouvez donc prévoir d’autres réunions avec vos chefs de projet, si nécessaire, pour vous assurer que tout se passe bien.
6. Optimiser les notifications
Parfois, le bip de votre téléphone pendant les réunions peut vous distraire, surtout lorsqu’il s’agit de quelque chose d’insignifiant. Mais ça n’a pas à être comme ça. Il suffit de bien connaître les outils que vous utilisez.
Par exemple, si vous modifiez les paramètres de votre application de calendrier, vous verrez que vous pouvez personnaliser la façon dont vous recevez vos rappels automatiques. Vous pouvez définir une heure et un jour précis ainsi que la fréquence de ces rappels.
Ça a l’air facile, non ? Certaines personnes ne savent pas comment optimiser leurs paramètres à leur avantage. Ainsi, les rappels apparaissent de manière aléatoire car aucune date et heure n’ont été définies.
Alors, comment l’utiliser pour votre confort ? Par exemple, si vous avez une réunion avec vos chefs de projet à 11h30, vous pouvez configurer votre application de calendrier pour qu’elle vous prévienne 24 heures à l’avance et une heure avant. En optimisant vos rappels, vous ne manquerez jamais une réunion parce que vous avez simplement oublié.
De plus, vous pouvez vous préparer adéquatement à la réunion et ne pas oublier les points de discussion. Ainsi, vous ne risquez pas de négliger des détails essentiels pour mener à bien un projet.
7. Faites de petites pauses
Inspirez, expirez. Chaque minute de la journée ne peut être remplie de tâches. Vous devez libérer de l’espace sur votre calendrier pour faire une pause. Ça n’a pas besoin d’être long. Cela peut être juste une pause de 15 minutes. Si vous ne le faites pas, vous serez débordé et vous risquez de vous fatiguer.
Parfois, les entrepreneurs ne veulent pas de pauses parce qu’elles sont considérées comme une perte de temps. Sinon, ils pensent que ne pas travailler chaque minute peut avoir des conséquences désastreuses. Ce n’est tout simplement pas vrai.
En fait, votre surmenage aura des conséquences plus importantes puisqu’il peut avoir un impact sur votre santé. Et le résultat ? Sans vous, les projets pourraient être interrompus jusqu’à votre retour, et d’autres opérations commerciales affectées pourraient nuire à votre entreprise. Ainsi, des ressources précieuses seront gaspillées et les coûts augmenteront.
Ainsi, cette pause quotidienne de 15 minutes peut contribuer à garantir que vous et l’entreprise fonctionnent sans accroc. Vous pouvez faire ce que vous voulez pendant cette période, à condition que ce ne soit pas lié au travail et que vous puissiez vous détendre.
Par exemple, vous pouvez utiliser ce temps pour planifier des vacances. Vous pouvez commencer à chercher des villes spécifiques que vous aimeriez visiter. Puis, le lendemain, avec un autre quart d’heure, vous pourrez commencer à vérifier les hôtels de luxe et voir si leurs équipements sont à la hauteur de vos attentes. Vous pouvez utiliser ces temps de pause quotidiens pour organiser vos plans de voyage. Sinon, vous pouvez toujours vous asseoir, vous détendre et faire le vide dans votre esprit.
Conclusion
Le thème de la gestion de projet est complexe, mais vous pouvez exceller dans la gestion des calendriers et des horaires. Si vous parvenez à mieux gérer votre emploi du temps en tant que chef d’entreprise, cela aura un effet positif sur tout ce qui vous entoure.
En tant que grand patron, vous ne serez pas impliqué dans les petites tâches prévues dans le calendrier du projet. Cependant, votre contribution, vos réactions et votre approbation sont toujours nécessaires pour les grandes décisions à prendre dans chaque projet. En tant que tel, la gestion de votre propre calendrier est cruciale pour éviter les retards et le gaspillage des ressources.
Sera-t-il facile de changer vos habitudes en matière de gestion du temps ? Pas du tout.
Il vous faudra beaucoup de patience et l’aide de vos chefs d’équipe, de vos chefs de projet et d’une technologie fiable pour passer la journée sans problème. En outre, vous pouvez compter sur SimplyBook.me pour vous aider à gérer votre emploi du temps en gérant les réservations et les rendez-vous. Apprenez-en plus sur nous, et n’oubliez pas de vous inscrire.
Biographie de l’auteur
Burkhard Berger est le fondateur de Novum™. Il aide les entreprises B2B innovantes à mettre en œuvre des stratégies de référencement axées sur les revenus afin de faire passer leur trafic organique à plus de 1 000 000 de visiteurs par mois. Curieux de savoir ce que votre véritable potentiel de trafic est ?