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Quelle que soit votre entreprise, il y a toujours des moments où vous avez besoin d’une assistance technique pour rester sur la bonne voie. Qu’il s’agisse d’une modification mineure de votre modèle d’entreprise ou d’une expansion majeure, les outils de gestion de projet peuvent vous aider à rester organisé, à respecter les délais, le budget et, espérons-le, à obtenir un résultat optimal.
Il est important de réaliser que si certains outils de gestion d’entreprise peuvent également servir d’outils de gestion de projet, les outils de gestion de projet ne sont pas toujours utiles pour la gestion d’entreprise. Les projets, de par leur nature, ont une durée finie, et il y a éventuellement un point final. Cet article porte sur les outils de gestion de projet et sur la manière dont ils peuvent vous aider à traverser les périodes d’ajustement et de stress lorsque vous essayez d’atteindre un objectif spécifique.
Que sont les outils de gestion de projet ?
Si vous ne les avez jamais utilisés auparavant, les outils de gestion de projet sont des logiciels informatiques qui aident les chefs d’entreprise et d’équipe ou les propriétaires à planifier, suivre et gérer les projets du début à la fin. La plupart des logiciels de gestion de projet incluent des fonctionnalités et des ressources qui aident à définir des objectifs, à suivre le temps, à allouer des ressources, à faciliter la communication et à décomposer les projets en tâches discrètes.
Pourquoi avez-vous besoin d’outils de gestion de projet ?
Vous aurez des projets à gérer, que vous soyez un exploitant unique ou une entreprise en croissance. Et vous pourriez vous demander pourquoi vous auriez besoin d’outils de gestion de projet. La vérité est que même en tant que jeune entrepreneur solo, vous utilisez probablement une forme d’outil de gestion de projet, même s’il s’agit de brainstorming et de cartographie mentale de ce que vous devez faire sur un morceau de papier. C’est peut-être acceptable si vous êtes la seule personne impliquée, mais dès que quelqu’un d’autre s’en mêle, même s’il s’agit d’un entrepreneur extérieur à l’entreprise, les choses se compliquent très rapidement.
Vous pouvez gérer vous-même votre circuit touristique. Cependant, dès que vous ajoutez une secrétaire pour s’occuper de la paperasse ou un nettoyeur de bus/voiture pour embellir votre trajet après chaque session, vous avez beaucoup plus de choses à gérer. Lorsque vous ajoutez une nouvelle visite, vous aurez peut-être besoin d’une nouvelle campagne marketing, ce qui signifie de nouveaux designs et publicités. Les éléments dont vous avez besoin pour jongler augmentent et vous n’avez qu’un nombre limité de mains.
C’est là qu’intervient la gestion de projet. Vous n’avez pas besoin de tout garder en tête pour assurer un résultat de projet fluide et optimal.
Top 8 des outils de gestion de projet en 2022
L’outil de gestion de projet que vous choisirez dépendra de votre méthodologie et de ce que vous voulez réaliser.
Trello
Trello est une plate-forme en ligne répandue qui aide à gérer des projets en créant des tableaux, des cartes et des listes. Vous pouvez utiliser Trello pour suivre les tâches, attribuer des tâches aux membres de l’équipe et suivre les délais.
Un système flexible offre flexibilité et structure pour maintenir un calendrier et une agilité pour bien fonctionner dans des paramètres de projet changeants et une amélioration continue.
- Facile à utiliser par toute personne ayant des compétences informatiques de base.
- Disponible pour les appareils mobiles et de bureau.
- Une interface visuelle permet de voir facilement ce qui se passe dans vos projets.
- Vous permet de suivre les progrès, d’attribuer des tâches et de suivre les délais.
- Partager des projets avec d’autres membres de l’équipe pour une communication et une collaboration accessibles.
- Différentes vues pour suivre la progression du projet sous plusieurs angles
Camp de base
Basecamp est l’une des plus anciennes solutions de gestion de projet, ce qui en fait un vétéran dans le domaine de la gestion de projet. Avec plus de dix ans pour affiner et perfectionner le système, Basecamp s’est bâti une réputation crédible pour une utilisation avec de grands projets et au sein de grandes organisations.
Il existe des fonctionnalités vraiment intéressantes pour traiter avec les clients. Par exemple, vous pouvez facilement enregistrer et suivre les commentaires et les approbations des clients et obtenir des rapports sur l’avancement des projets. De plus, vous pouvez créer des discussions de groupe lorsque vous souhaitez collaborer avec d’autres.
Il existe une version gratuite qui vous permet de travailler sur trois projets avec un maximum de 20 personnes, ce qui vous permet de vraiment tester la plateforme. Après cela, il y a un seul plan payant (99 $/m), qui comprend toutes les fonctionnalités et un nombre illimité d’utilisateurs, ce qui en fait une excellente affaire pour les équipes et les grandes entreprises. Cependant, il est un peu raide pour les particuliers et les petites entreprises ayant plus de trois projets à gérer.
- Messagerie directe au sein de la plateforme
- Babillards électroniques, listes de tâches, horaires
- Fichiers et autres stockages de documents
- Interface simple et facile à utiliser
- Identifiez facilement les membres de l’équipe
Projets Zoho
Zoho Projects est un outil de gestion de projet qui permet aux utilisateurs de planifier, d’organiser et de collaborer sur des projets tout en utilisant des diagrammes de Gantt pour des visuels détaillés de l’avancement et des calendriers du projet. Dans le cadre de Zoho, il existe également de nombreuses intégrations natives et facilitées. Il existe également des options pour la gestion des documents, le chronométrage, le suivi et la correction des erreurs.
Une gamme d’intégrations externes sont disponibles, telles que Slack, Google, Dropbox,
Le prix dépend du nombre d’utilisateurs, du nombre de projets et du nombre de fonctionnalités nécessaires. Les plans de niveau supérieur offrent des projets illimités et des limites plus élevées en fonction du plan d’abonnement choisi.
Un plan gratuit est disponible, vous permettant d’explorer les caractéristiques et fonctionnalités du logiciel, permettant deux projets et jusqu’à 3 utilisateurs. Pour les plans payants, il y a un essai gratuit de 10 jours, et c’est un prix très raisonnable à seulement 5 $ ou 10 $ par utilisateur pour Premium et Enterprise, respectivement.
- Excellent rapport qualité/prix
- Généralement facile à configurer et à naviguer
- Plusieurs canaux de communication dans l’application
- Options de configuration complètes
- Outils de suivi du temps robustes
Wrike
Wrike est un outil de gestion de projet SaaS avec une interface utilisateur à plusieurs volets et aide les équipes dans la gestion de projet et la collaboration.
Ce qui distingue Wrike, c’est la vaste gamme de fonctionnalités qui aideront toute organisation ou équipe de projet, avec des outils de communication, un suivi de la visualisation, un suivi de la disponibilité des employés et l’identification des projets jugés « risquant » d’échouer. Oui, vous pouvez définir des paramètres pour vous aider à les surveiller.
Avec des tableaux de bord de sprint d’équipe personnalisables, les collaborateurs peuvent voir les projets nouveaux, en cours et terminés au même endroit. Les équipes peuvent également planifier et partager des rapports interactifs personnalisés pour prendre des décisions plus rapides et plus éclairées.
Une demande cruciale pour un outil de gestion de projet idéal doit être compatible avec les personnes et les appareils qu’une entreprise utilise. Wrike est disponible en plusieurs langues et est compatible avec iOS et Android – particulièrement utile pour les personnes en déplacement.
- Suivi visuel de l’affichage
- Priorisation facile des tâches
- Éditeur simple par glisser-déposer
- Interface intuitive et conviviale
- Intégrations avec divers outils, y compris les applications CRM, les outils de marketing par e-mail, etc.
Planificateur liquide
Liquid Planner dispose d’un ensemble de fonctionnalités solides et étendues qui l’ont rendu particulièrement utile pour les grandes entreprises et les entreprises clientes.
L’une des fonctionnalités uniques incluses est le « Smart Schedule » qui aide à hiérarchiser les tâches, à affecter les ressources du personnel, puis à estimer les heures nécessaires à l’achèvement. Une fonctionnalité complète, qui permet ensuite de tracer le projet compte tenu des heures qui y sont consacrées par la main-d’œuvre affectée.
À l’inverse, la fonction de gestion des ressources peut afficher les heures consacrées par chaque travailleur et savoir qui est disponible pour être affecté au projet suivant. Ces données alimentent ensuite des tableaux de bord faciles à lire qui peuvent être intégrés aux métriques et tendances financières.
Notez qu’il existe un essai gratuit de 14 jours pour tester Liquid Planner avant de vous engager, ce qui n’est que juste puisque les plans de paiement sont assez élevés et plus appropriés pour les grandes entreprises.
- Planification automatisée et intelligente
- Évalue les meilleurs et les pires scénarios pour les résultats des projets et des tâches
- Outils complets de gestion et d’analyse pour diverses ressources
- Excellent suivi du temps inclus dans les forfaits Professional et Ultimate
Asana
Pour la gestion de projet, Asana est une autre plate-forme en ligne populaire qui vous aide à gérer des projets en suivant les tâches, les délais, les ressources et les détails de communication. Asana est très similaire à Trello, ce qui explique probablement sa popularité comparable.
Vous pouvez également utiliser Asana pour créer des rapports et des tableaux de bord personnalisés afin de suivre votre progression tout au long du projet.
Bien qu’il existe des plans payants pour Asana, pour la petite entreprise qui grandit et se développe, le plan gratuit a plus qu’assez de fonctionnalités et de capacité de stockage.
- Il vous permet de créer, de modifier et de suivre efficacement des tâches.
- Attribuez des tâches aux membres de l’équipe ou aux collaborateurs.
- Ajoutez des commentaires aux tâches pour une compréhension complète
- Fixez des délais pour les tâches à accomplir dans les délais
- Partagez les tâches avec les autres membres de l’équipe.
- Suivez la progression de toutes vos tâches en même temps.
- Offre plus de 100 intégrations (Gmail, Outlook, Google Drive, Zapier, OneLogin et bien d’autres)
- Une large gamme d’options d’affichage, y compris l’affichage de la liste, l’affichage du tableau et l’affichage du calendrier.
- Offre plus de 50 modèles au choix.
- Champs personnalisés pour suivre les métriques critiques
- Recevez des mises à jour automatiques dans les e-mails
- Fournit un importateur CSV pour télécharger des données commerciales dans l’application
lundi.com
Monday.com a d’abord été un calendrier numérique qui aide les entreprises à gérer leurs engagements professionnels. Il aide les entreprises à planifier et à gérer leur semaine de travail. Cependant, au cours des dernières années, le développement de la plate-forme Monday.com a permis une gestion de projet beaucoup plus complète, une collaboration et, bien sûr, le respect des délais et du calendrier.
Monday.com est l’un des rares outils de gestion de projet qui intègre le suivi et la journalisation du temps ainsi que d’autres outils cruciaux. Évidemment, le suivi du temps est essentiel lorsque l’on tient compte du coût des heures de travail et de la durée du projet.
Monday.com propose des modèles, des flux de travail et des solutions pour de nombreuses opérations et projets commerciaux, des projets de création et de conception aux opérations et au marketing.
- Créer des projets et des tâches associées pour vous aider à rester organisé.
- Ajout de notes et de rappels aux tâches du projet pour référence plus loin dans le projet
- Partager des calendriers avec d’autres personnes de votre équipe de projet ou de votre organisation.
- Un calendrier indiquant les tâches à accomplir chaque jour et les délais pour ces tâches.
- Une liste de tâches qui vous permet d’ajouter des éléments et de suivre leur progression.
- Créez des rapports personnalisés montrant les performances de votre projet.
- Connectez-vous avec d’autres entreprises de votre secteur pour collaborer sur des projets.
- Chronologies à code couleur et options pour synchroniser les chronologies avec un calendrier
- Fournit un portail pour les parties prenantes externes et les clients
Méthodologies de gestion de projet
Il existe de nombreuses méthodes différentes de gestion de projet qui prennent en charge différents types de projets, du développement de logiciels à la gestion du changement et même à la construction de projets. Cependant, la plupart tomberont dans les cinq méthodes les plus populaires.
- Agile – agilité et flexibilité dans le cadre du projet
- Lean – signifie littéralement « pas de gaspillage », en supprimant les processus et les excédents de bagages
- Cascade – Structure stricte d’une étape à l’autre
- Kanban – Partie d’Agile mais généralement classé comme sa méthode
- Six Sigma – Outils de contrôle de la qualité des processus et des projets.
Il existe des dizaines d’autres méthodes hybrides et dérivées et moins connues, mais ces cinq sont les plus couramment utilisées. Parfois, vous verrez Agile/Scrum ou Lean Six Sigma, ce qui signifie une façon particulière de faire les choses. Scrum est un dérivé de la méthodologie Agile, et Lean Six Sigma combine les principes « pas de gaspillage » et « contrôle qualité » des deux méthodes.
Quelle que soit la méthodologie que vous choisissez pour vos projets, vous devez utiliser des outils de gestion de projet adaptés à vos méthodes.
Comment choisir un logiciel de gestion de projet ?
De nombreux outils de gestion de projet sont disponibles, mais ils ne sont pas tous créés égaux. Alors que certains peuvent parfaitement fonctionner pour le développement de logiciels ou la gestion du changement, ils peuvent être terribles pour les projets RH ou opérationnels. Certains excellent dans la gestion des tâches, d’autres dans la collaboration, d’autres dans la gestion des workflows, etc.
Certains outils de gestion de projet se concentrent sur le soutien des équipes utilisant une méthodologie de gestion de projet spécifique, et d’autres peuvent répondre à des industries particulières. La sélection du meilleur logiciel de gestion de projet pour vos projets ou votre entreprise, en général, dépendra de différents facteurs, notamment ceux-ci :
- Méthodologies de projet
- Type de projet et complexité
- Objectifs et stratégies d’affaires
- Besoins des équipes, de l’organisation ou des clients (à distance, sur site, organisation extérieure, etc.)
- Taille de l’entreprise
- Industrie
- Portée du projet
- Rôles de contributeur
Tous les outils de gestion de projet répertoriés ci-dessus ont une forme de version gratuite pour vous aider à démarrer et vous permettent de les essayer selon vos besoins. Qu’il s’agisse d’une période d’essai gratuite ou d’une version gratuite pour toujours avec des fonctionnalités limitées, vous pouvez les essayer avec vos projets et vos méthodes de gestion de projet.
Vous pourriez trouver que vous avez besoin d’une plateforme qui vous permet de travailler avec plusieurs méthodologies (Agile pour le développement de logiciels et Lean Six Sigma pour la gestion du changement opérationnel). C’est pourquoi vous devez les tester avec vos projets les plus courants et les plus urgents.
Si vous avez des outils de gestion de projet qui, selon vous, méritent une place dans nos meilleurs choix ; Je serais très intéressé d’en entendre parler dans les commentaires.