File Uploader – Google Drive (simplifiant la collecte de documents) VIDEO

This post is also available in:

La semaine dernière, SimplyBook.me a publié une autre nouvelle fonctionnalité personnalisée pour ses utilisateurs, la fonctionnalité File Uploader – Google Drive.

Avez-vous déjà souhaité pouvoir demander à vos clients de télécharger des détails importants et pertinents sur votre système afin que vous puissiez fournir un meilleur service ?

Lorsque vous fournissez des services aux gens, il y a toujours une sorte de « contrat » impliqué, que ce soit un contrat social ou un contrat qui doit être juridiquement défendable. Parfois, vous pouvez couvrir vos arrières avec l’acceptation des termes et conditions par les clients (bien que nous sachions combien peu de personnes les lisent réellement ), mais d’autres nécessitent une compréhension et une approbation actives.

La vidéo de cette semaine se concentrera sur la façon dont vous pouvez utiliser le téléchargeur de fichiers sur SimplyBook.me pour connecter votre Google Drive à vos formulaires d’admission et aux champs de vos clients afin de permettre le téléchargement de documents et de fichiers.

Alors, pourquoi avez-vous besoin de télécharger des fichiers, des images et des documents dans les détails de réservation de vos clients ?

De quels fichiers avez-vous besoin ?

Il existe quelques limitations sur les types de fichiers que vous pouvez demander. Vous ne pouvez pas demander aux clients de télécharger des archives ou des fichiers exécutables. En dehors de ces restrictions, vous pouvez demander à vos clients des documents, des fichiers et des images tant qu’ils ne dépassent pas 5 Mo.

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles vous devez demander à un client de télécharger des pièces justificatives. Une auto-école peut avoir besoin d’une preuve de permis provisoire avant d’attribuer une voiture et un instructeur. Un cabinet médical peut exiger une preuve d’assurance médicale avant de vous prendre rendez-vous avec le médecin.

Alternativement, si vous fournissez des services et des consultations en ligne, vous pourriez avoir besoin de pièces justificatives pour les besoins de votre client.

Pourquoi en avez-vous besoin ?

Un exemple ici pourrait être la fourniture de tâches de comptabilité et d’audit pour les entreprises et les particuliers. Vous pourriez avoir besoin d’un consentement écrit pour accéder aux données fiscales des autorités compétentes, et vous pourriez également avoir besoin de documents de déclaration de revenus signés à soumettre au nom de vos clients.

Il peut également y avoir des fichiers de support pour un processus. Il y a plusieurs raisons.

Pour une entreprise de beauté ou un spa, vous devrez peut-être demander à vos clients s’ils ont des allergies ou s’ils reçoivent un traitement médical que vos services pourraient affecter négativement. Certains spas refusent les traitements de pédicure pour les personnes atteintes de diabète. Les personnes subissant une radiothérapie et une chimiothérapie peuvent être gravement affectées par l’aromathérapie et les huiles essentielles présentes dans de nombreux produits de beauté et de bien-être. Malheureusement, certaines personnes sont tentées de mentir si elles pensent que cela pourrait les empêcher d’obtenir ce qu’elles veulent.

Si vous avez besoin de savoir pour vous couvrir contre une action en justice, il peut être préférable de demander un document signé et daté détaillant les conditions ou les médicaments contre-indiqués.

Qu’est-ce que hé! Un salon de coiffure pourrait demander une photo de vos cheveux actuels et une image de ce que vous aimeriez réaliser.

Les utilisations de cette fonctionnalité sont nombreuses, et cela dépend des informations dont vous avez besoin de votre client sur la façon dont vous l’utilisez. Vous n’aurez peut-être pas besoin de fichiers de vos clients. Cependant, les avoir vous faciliterait la vie et vous permettrait de mieux préparer votre rendez-vous.

Utilisation des formulaires d’admission et des champs client

La fonctionnalité File Uploader ne fonctionnera que si vous utilisez les formulaires d’admission ou les fonctionnalités des champs client . Il est peu probable que vous ayez besoin de documents supplémentaires si vous ne collectez pas également d’autres données auprès de vos clients.

Par exemple, supposons qu’un nouveau conducteur souhaite s’inscrire à des cours de conduite ou qu’un conducteur existant souhaite s’inscrire auprès de vous pour des compétences de conduite avancées ; les deux exigeraient la preuve d’une licence (provisoire ou complète). Dans ce cas, il serait préférable de demander les documents à l’inscription et de joindre le dossier à la fiche client via les champs client.

À l’inverse, si vous louez de la machinerie lourde ou des outils, vous devrez peut-être demander le permis d’exploitation pour un chariot élévateur, mais vous n’en aurez pas besoin pour une ponceuse à plancher. Dans ce cas, il est préférable de demander le document à chaque réservation de bail sur les formulaires d’admission.

Comme pour les autres questions des formulaires d’admission et des champs client, il est possible de rendre le champ de téléchargement de fichier facultatif ou obligatoire. Donc, si vous avez besoin du document, vous devez rendre le champ obligatoire. Si vous voulez simplement plus d’informations ou pour vous assurer d’avoir la bonne ressource pour les jolis ongles que le client veut, vous pouvez le rendre facultatif.

Essentiellement, la possibilité de télécharger des fichiers est une option sur le type de fichier. Cependant, avant de sélectionner le type de fichier = File Uploader Google Drive , vous devrez vous assurer que votre Google Drive est configuré pour se connecter à SimplyBook.me.

Activez simplement la fonctionnalité et autorisez son accès à votre Google Drive pour le téléchargeur de fichiers.

Accéder aux documents

Vous pouvez facilement accéder aux documents et photos téléchargés à partir des informations sur les détails de la réservation pour les demandes effectuées sur les formulaires d’admission ou des informations sur le client pour les téléchargements effectués pendant le processus d’inscription.

Alternativement, si vous souhaitez accéder à tous les documents téléchargés dans le lecteur, vous pouvez les trouver ici à partir des informations sur les fonctionnalités personnalisées de votre interface.

Ou, si vous souhaitez accéder au fichier pendant que vous êtes dans votre lecteur Google, vous trouverez un dossier intitulé Simplybook .

Connaissez votre client et protégez-vous

Le File Uploader est un outil idéal pour vous aider à mieux comprendre et préparer votre rendez-vous avec votre client. Non seulement c’est un excellent outil de préparation, mais il permet également de se prémunir contre les erreurs et les éventuelles poursuites judiciaires.