Comment un système de prise de rendez-vous est votre porte d’entrée vers une expérience client exceptionnelle

This post is also available in:

Si vous êtes une entreprise qui a besoin que ses clients prennent des rendez-vous, vous avez probablement rencontré quelques problèmes au fil des ans. Qu’il s’agisse de rendez-vous égarés, de longs délais d’attente ou de personnes qui ne se présentent pas, la situation est plus frustrante que nécessaire.. Heureusement, il existe de nombreuses solutions numériques à ces problèmes – et si elles sont utilisées correctement, elles peuvent contribuer à rendre vos clients beaucoup plus heureux. Cela signifie qu’ils seront plus enclins à faire affaire avec vous à l’avenir. Toujours sur la barrière ? Nous vous présentons ici les principes de base – et les avantages – des systèmes de prise de rendez-vous pour votre entreprise.

Qu’est-ce qu’un système de prise de rendez-vous ?

Un système de prise de rendez-vous permet à vos clients de prendre rapidement et facilement rendez-vous avec vous. Il prend généralement la forme d’un logiciel intégré à un site web ou à une application existante.

De nombreuses entreprises différentes utilisent de plus en plus ces systèmes dans les secteurs basés sur les services. Ils sont également souvent populaires auprès des jeunes clients. Parmi les meilleurs services de prise de rendez-vous, citons Calendly, Vcita et SimplyBook.me.

Les systèmes de planification dédiés éliminent le stress lié à la prise de rendez-vous, principalement en réduisant le temps nécessaire à cette opération. Plutôt que de devoir faire de longues files d’attente pour parler à quelqu’un, vous pouvez prendre en main le processus de prise de rendez-vous. Vous pouvez également le faire à une plus grande variété d’heures que ne le permettent les systèmes de réservation traditionnels.

Toutefois, ces systèmes ne se contentent pas de rationaliser le processus de prise de rendez-vous. Ils peuvent également offrir d’autres avantages à vos clients. Il peut s’agir de notifications de l’échéance d’un rendez-vous ou même de l’envoi d’une récompense (comme un coupon ou une carte cadeau) pour avoir fait affaire avec vous.

Ce type d’avantages peut également contribuer à améliorer la fidélisation des clients. C’est une préoccupation cruciale pour toute entreprise, car il est souvent moins souhaitable d’acquérir de nouveaux clients que de conserver ceux que vous avez déjà.

Qu’est-ce que l’expérience client ?

L’expérience client désigne la façon dont vos clients réagissent après avoir interagi avec votre entreprise, que ce soit directement ou indirectement.

Les interactions directes se produisent lorsqu’un client vous cherche délibérément et fait des choses comme acheter votre produit ou parler à vos employés. Les interactions indirectes se produisent lorsque les clients vous croisent sans le vouloir. Cela peut être le fait de voir une publicité ou une critique, par exemple.

Comme cela devrait le clarifier, l’expérience client peut être façonnée par différents facteurs. Mais quoi qu’il en soit, il est essentiel que vous vous efforciez d’offrir de bonnes expériences dans le plus grand nombre de situations possible. En effet, une seule mauvaise expérience peut aliéner définitivement une partie de votre public.

La puissance des systèmes de prise de rendez-vous

Si vos clients ont besoin de prendre rendez-vous avec vous, il est bon d’avoir un système dédié et de haute qualité pour cela. Elle peut améliorer l’expérience du client de plusieurs façons, que j’ai soulignées ci-dessous.

1. Une excellente première impression

Dans le monde des affaires, la première impression compte pour beaucoup. Grâce à l’internet, il est très facile de trouver une alternative à votre entreprise. C’est pourquoi vous ne pouvez littéralement pas vous permettre de donner aux gens une raison idiote de vous rejeter, surtout si vous essayez d’attirer des clients en tant que petite entreprise.

Les clients feront probablement au moins quelques recherches sur vous avant de prendre rendez-vous. Votre site web, vos comptes de médias sociaux et les avis des clients peuvent tous contribuer à donner aux clients une impression de votre entreprise avant qu’ils ne vous contactent. Mais un mauvais système de rendez-vous peut aigrir même si l’impression est positive.

Un système de rendez-vous intuitif et facile à trouver permettra à votre relation entreprise-client de démarrer du bon pied. N’oubliez pas que vous pouvez également créer un lien vers votre page de réservation à divers endroits, comme des messages sur les médias sociaux et (si vous trouvez des affiliés) d’autres sites web. Tous ces éléments enverront un message important aux clients, à savoir non seulement que vous existez, mais aussi qu’il n’y a pas d’obstacle à faire affaire avec vous.

2. La facilité d’utilisation

Naturellement, votre système de rendez-vous ne doit pas seulement être facile à trouver, il doit aussi être facile à utiliser. Proposer un système que tout le monde peut comprendre renforcera la première impression positive que les gens ont de vous. Il est également important que le processus de prise de rendez-vous ne soit pas trop long.

N’ayez pas peur de faire un essai avec un système de rendez-vous avant de le déployer auprès de vos clients. Si vous avez du mal à vous y retrouver (en tout ou en partie), cela peut signifier qu’il faut en modifier une partie.

Si vous pouvez trouver un système de prise de rendez-vous qui vous convient (avec des fonctionnalités que vos clients apprécieront), vous aurez un avantage significatif sur vos concurrents. La prise, la reprogrammation ou l’annulation d’un rendez-vous peut être une expérience stressante pour les clients. C’est particulièrement vrai s’ils doivent le faire par téléphone. Les longs délais d’attente et les mauvaises connexions exacerbent ces problèmes. Cela réduit considérablement les chances que les clients s’engagent avec vous.

Un système de rendez-vous en ligne élimine d’un coup ces problèmes liés aux rendez-vous par téléphone, d’autant que l’accès n’est pas limité aux heures de travail habituelles. Ce niveau d’accessibilité est susceptible d’améliorer massivement l’expérience de vos clients. Cela permet également d’expliquer pourquoi d’autres technologies (comme l’assistance par chatbot) sont si populaires.

3. Réduction des risques de rendez-vous manqués

La nature numérique des systèmes de prise de rendez-vous aide également les gens à se rendre effectivement à leurs rendez-vous. Vous pouvez facilement envoyer des rappels automatiques ou des notifications de rendez-vous à des personnes. Puisque manquer un rendez-vous est en soi une source de stress, vos efforts pour résoudre ce problème seront sans aucun doute appréciés par vos clients – et vos employés.

Les systèmes de prise de rendez-vous vous offrent souvent plusieurs options différentes pour l’envoi de rappels. Vous pouvez choisir de les envoyer à des moments précis (par exemple, un jour, une heure ou quelques minutes) avant le début d’un rendez-vous.

Vous pouvez également demander aux clients de payer une petite somme pour prendre un rendez-vous. Cela peut évidemment être une excellente motivation pour respecter un rendez-vous, car les gens détestent gaspiller leur propre argent.

Toutefois, cela peut également dissuader les clients de prendre un rendez-vous. Envisagez de rembourser les frais si les clients se présentent ou d’offrir une remise s’ils prennent d’autres rendez-vous avec vous par la suite.

4. Meilleure utilisation du temps

La prise de rendez-vous en ligne simplifie les choses pour les clients, pour vous et pour vos employés. En effet, il élimine les problèmes que vous pouvez rencontrer lorsque vous enregistrez un rendez-vous pour un client.

L’enregistrement des rendez-vous sans outil dédié peut s’avérer un casse-tête administratif. Si vous utilisez un carnet de rendez-vous classique, il est facile de l’égarer. Si vous utilisez un système hors ligne sur un ordinateur, celui-ci peut être la proie de dysfonctionnements matériels. Ces problèmes vous font perdre du temps, à vous comme à vos clients, et affectent l’expérience de ces derniers.

Permettre aux clients de gérer eux-mêmes leurs rendez-vous (du moins jusqu’à un certain point) libère du temps pour d’autres tâches essentielles. Nombre d’entre elles profitent directement aux clients eux-mêmes. Il s’agit notamment de planifier des réunions et de mener des recherches. Ainsi, lorsque le rendez-vous arrive, vous êtes plus que jamais prêt à le gérer, et votre réputation s’améliore également.

5. Plus d’informations sur les clients

D’autres avantages pour les clients proviennent des informations fournies par un système de prise de rendez-vous. Ces systèmes peuvent vous permettre de savoir à l’avance qui a pris rendez-vous, quand il vous verra et quelles sont ses exigences.

Tout cela permet à vos rendez-vous d’être plus productifs et vous permet d’allouer les ressources plus efficacement. Cela est particulièrement vrai si un client (ou des clients) a des exigences uniques. Vous pouvez même poser des questions de départ pour que les rendez-vous soient plus fructueux.

Toutefois, les systèmes de prise de rendez-vous peuvent également recueillir rapidement des données sur les interactions avec les clients. Il s’agit notamment du temps d’attente moyen et du pourcentage de non-présentation. L’examen de ce type de données peut vous aider à améliorer vos opérations commerciales.

Si vous êtes préoccupé par votre système de rendez-vous, n’hésitez pas à demander aux clients de vous faire part de leur expérience. En faisant preuve de ce niveau d’attention, vous pouvez faire une impression positive, même s’il y a encore un problème à résoudre. Il peut également vous aider à identifier les angles morts culturels et d’autres activités telles que la diversité dans les essais de logiciels.

Emballer

Les systèmes de prise de rendez-vous sont indispensables pour les entreprises de services. Ils reflètent les tendances continues vers la commodité et la numérisation de notre vie quotidienne, en éliminant le stress de cette tâche spécifique. Ils peuvent également vous aider à mieux comprendre vos clients dans le processus et à maintenir ou à accroître le nombre de vos clients.

Chez Dialpad, nous sommes fiers d’offrir de nombreux services différents à ces entreprises. Nous travaillons avec les secteurs de la santé, du droit et de l’immobilier pour les aider à communiquer de manière appropriée avec leurs clients. Si vous souhaitez en savoir plus sur nous, consultez le site Web de Dialpad dès aujourd’hui.

Bio :

Jessica Day – Directrice principale, Stratégie marketing, Dialpad

Jessica Day est directrice principale de la stratégie marketing chez Dialpad, une plateforme moderne de communication d’entreprise qui fait passer tous les types de conversation au niveau supérieur, transformant les conversations en opportunités. Elle est experte dans la collaboration avec des équipes multifonctionnelles pour exécuter et optimiser les efforts de marketing pour les campagnes de l’entreprise et des clients. Jessica a également rédigé du contenu pour Kanbanize et Designlike. Voici son LinkedIn .