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Ces dernières années ont vu un battage médiatique apparemment sans limites à propos de la révolution technologique et de la façon dont elle change le visage des affaires. Certes, nous assistons déjà à des changements spectaculaires à la suite de nouvelles innovations technologiques. L’ IA , en particulier, remodèle rapidement le fonctionnement de toutes sortes d’organisations. Cela affecte des secteurs aussi divers que le commerce de détail (en aidant les entreprises à mieux comprendre leurs clients) et la santé. Parallèlement à l’essor des mégadonnées, l’ IA dans le domaine de la santé contribue non seulement à rationaliser la prestation des soins de santé, mais également à obtenir de meilleurs résultats pour les patients.
Cependant, les grandes entreprises ne sont pas les seules à récolter les fruits de la tendance à une plus grande automatisation. Les petites entreprises aussi sautent à bord du train de l’automatisation. Les gens ont souvent une image des petites entreprises comme étant quelque peu somnolente et ancrée dans leurs habitudes, mais cela ne pourrait pas être plus éloigné de la vérité.
La réalité est que ces petites entreprises comptent parmi les entreprises les plus avant-gardistes. En masse, ils profitent pleinement des opportunités que l’automatisation a présentées. Des startups de pointe aux détaillants familiaux très appréciés, la révolution silencieuse de l’automatisation a radicalement remodelé les petites entreprises .
Si vous dirigez une petite entreprise et que vous cherchez à vous moderniser, vous devez vraiment savoir ce que l’automatisation pourrait faire pour vous. Vous ne l’avez peut-être pas encore réalisé, mais de nombreux processus commerciaux quotidiens pourraient être automatisés, libérant ainsi des ressources (financières et autres) que vous pourriez utiliser plus efficacement ailleurs.
Les avantages pour votre entreprise pourraient être énormes, et plus précisément : si vous ne tirez pas parti de l’automatisation, vous pouvez être assuré que vos concurrents le feront.
Donc, pour vous aider à avoir une meilleure idée de la façon dont vous pouvez faire fonctionner l’automatisation pour votre entreprise, nous avons produit cette liste de huit processus que les petites entreprises devraient automatiser. Après tout, cela peut améliorer l’efficacité, la productivité et, surtout, la rentabilité.
1. Comptabilisation des revenus
La comptabilisation des revenus est un processus qui prend du temps et qui est lourd en main-d’œuvre et en ressources humaines. Il oblige les gens à effectuer des calculs complexes à l’aide de feuilles de calcul et, avec la meilleure volonté du monde, les gens sont enclins à faire des erreurs, ce qui peut prendre encore plus de temps à résoudre. Les logiciels de reconnaissance des revenus éliminent donc ce problème en automatisant l’ensemble du cycle de vie des revenus. Cela permet à vos employés de consacrer leur temps et leur énergie à autre chose.
2. Répartition des appels
Lorsque vous dirigez une petite entreprise, il est extrêmement important que vous soyez accessible et facile à joindre pour vos clients. Mais peu de petites entreprises peuvent se permettre d’avoir des équipes uniquement dédiées à la réception et au tri des appels. C’est un problème, car les clients et les clients dont les appels ne sont pas répondus rapidement iront probablement ailleurs.
Le logiciel de distribution automatique des appels gère les files d’attente d’appels et dirige les appels vers l’agent le plus approprié en fonction des données CRM, du numéro composé, etc. Cela peut économiser des ressources considérables et simplifier la planification du centre d’appels .
3. Paiement automatique des factures
Vous êtes probablement déjà habitué à payer vos factures automatiquement dans votre vie personnelle. Les prélèvements automatiques, après tout, sont utilisés pour payer une grande variété de dépenses. Ils évitent aux consommateurs d’avoir à envoyer des paiements manuellement tous les mois (ce qui, quand on y pense, serait un vrai casse-tête).
Le paiement automatique des factures fonctionne selon le même principe. Il s’agit d’un paiement récurrent programmé pour sortir automatiquement à une date particulière (généralement mensuelle, mais peut-être aussi trimestrielle, par exemple). Assurez-vous cependant de garder un œil sur vos paiements de factures automatiques sortants, afin de ne pas payer quoi que ce soit que vous ne devriez pas payer. Même si vous devrez toujours remplir un modèle de facture vierge pour le remettre à vos clients, le paiement automatique des factures vous fera gagner du temps à d’autres égards.
4. Recrutement et RH
Les logiciels RH sont déjà largement utilisés par les entreprises. Il permet aux responsables des ressources humaines de suivre plus facilement les dossiers des individus. Par exemple, en ce qui concerne la formation et le perfectionnement, et les dossiers disciplinaires, le cas échéant.
Cela a permis de réduire considérablement la paperasserie et les heures de travail consacrées aux tâches RH subalternes ou administratives. Les logiciels de recrutement aident également à automatiser les processus de recrutement. Seul un logiciel de recrutement à haut volume permet de gérer les candidatures en grand nombre et de prendre des décisions de recrutement plus objectives et fondées sur des données.
5. Ventes et marketing
L’automatisation peut vous aider à rationaliser vos processus de vente et à les rendre plus efficaces. Un gestionnaire automatisé de la relation client, par exemple, peut rester en contact avec les clients potentiels et les clients fidèles, en suivant où ils se trouvent le long de l’entonnoir de vente.
Cela permet de s’assurer que les prospects potentiels reçoivent le bon contenu pour les faire progresser le long de cet entonnoir. De même, les outils de marketing par SMS peuvent mettre votre entreprise devant un vaste public de consommateurs, y compris des publics segmentés.
6. Organisation des reçus
Si vous dépendez toujours des reçus papier, il est définitivement temps d’automatiser. Tout homme d’affaires expérimenté dans la recherche de reçus physiques sait à quel point cela prend du temps.
Il existe des applications qui simplifient grandement le processus de suivi des dépenses et des recettes (y compris les dépenses générées par les déplacements du personnel pour rencontrer des clients et assister à des réunions). Cela réduit également le risque d’égarement des documents, car il est beaucoup plus simple de saisir les données au fur et à mesure à l’aide d’un logiciel de comptabilité pour petites entreprises qu’avec un livre de comptes physique.
7. Commande de stocks
L’un des premiers processus commerciaux à être automatisé a été celui des commandes de stock, et pour cause. C’est fondamental pour le nombre de petites entreprises, surtout dans le secteur de la vente au détail, qui fonctionnent.
Grâce à l’automatisation, le stock peut être réapprovisionné au fur et à mesure que les articles sont vendus, ce qui réduit considérablement le risque de manquer de produits et de décevoir les consommateurs. Les fournisseurs sont généralement heureux d’accueillir la commande automatique des stocks, non seulement parce qu’elle est si largement utilisée, mais parce qu’elle leur offre également une certitude supplémentaire.
8. Gestion de la main-d’œuvre et planification
Une autre tâche fastidieuse est la planification de la main-d’œuvre. Garder une trace des membres du personnel qui devraient travailler à quel moment particulier peut être une véritable ponction sur les ressources. Et, comme nous en avons déjà discuté, nous ne sommes qu’humains et il est facile de faire des erreurs lors de l’élaboration manuelle d’une rotation du personnel.
Un logiciel de gestion de la main-d’œuvre vous permet de créer des horaires pour votre personnel afin qu’il sache où il en est et que vous sachiez quand il doit être au travail et ce qu’il doit faire.
John Allen – RingCentral États-Unis
John Allen, directeur, Global SEO chez RingCentral, un fournisseur mondial de logiciels UCaaS, VoIP et centre de contact . Il a plus de 14 ans d’expérience et une vaste expérience dans la création et l’optimisation de programmes de marketing numérique. Il a écrit pour des sites Web tels que Vault et BigCommerce .