Los 6 mejores programadores de reuniones: reduzca el dolor de programar reuniones

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¿No sería fantástico si pudieras pedir una reunión y todos estuvieran libres en el momento adecuado? En realidad, ese es muy raramente el caso. Alguien está de vacaciones, otro tiene una reunión de negocios y otro podría trabajar solo a tiempo parcial. Si usa la ruta tradicional de pedirles a todos que acuerden una hora de reunión, se necesita mucho de ida y vuelta antes de establecer una hora y una fecha. A veces parece que necesita personal adicional como «programadores de reuniones» porque requiere mucho tiempo.

Desafortunadamente, no puedes evitar las reuniones. No importa si son conferencias telefónicas, videoconferencias o aquellas en las que todos se sientan alrededor de una mesa para discutir nuevos desarrollos. Las reuniones internas, las reuniones con clientes o incluso aquellas con contratistas externos deben adaptarse al horario de todos.

Sí, siempre hay reuniones que deberían haber sido un correo electrónico. Sin embargo, sería mejor evitar tenerlos en lugar de programarlos.

Programadores de reuniones

Las aplicaciones de programación de reuniones y los servicios de software funcionan para eliminar el dolor y la repetición de la programación de reuniones. En lugar de hacer que alguien juegue como mensajero y organizador para asegurarse de que todos puedan asistir, la sincronización del calendario y los atributos de disponibilidad hacen el trabajo por usted.

Quizás se pregunte si los programadores de reuniones valen la pena, y la única respuesta a esa pregunta es otra: ¿Qué podría hacer en el tiempo que dedica a acorralar a los asistentes a la reunión, consultar calendarios y hacer arreglos alternativos?

Imagine por un momento que acaba de pasar la última hora asegurándose de que todos puedan asistir a una reunión al mismo tiempo. Por el bien de este ejemplo, supondremos que es importante y requiere que todos estén presentes. Finalmente fijó la fecha y la hora, pero la sala de conferencias que necesita para la reunión/presentación/discurso de venta ya no está disponible a la hora que programó. Estaría bastante molesto y tendría que pedirles a las personas que lo tienen reservado que intercambien horarios con usted o comenzar el proceso nuevamente. No quieres hacer eso.

Los mejores planificadores de reuniones le permiten sincronizar varios calendarios para garantizar la compatibilidad de la disponibilidad de reuniones. Habilitan varios tipos de reuniones diferentes, enlaces directos y muchas otras características que necesita para administrar sus requisitos de programación de reuniones sin esfuerzo.

Entonces, ¿cuáles son los mejores programadores de reuniones para sus necesidades?

Programadores de reuniones frente a sistemas de reserva de citas

Hay una diferencia sutil entre los dos, y es esencial comprender la diferencia para apreciar nuestras selecciones para los 6 principales que hemos seleccionado.

Los sistemas de reserva de citas funcionan mejor para la interacción con el cliente y las reuniones. Cualquier empresa de servicios que preste servicios a personas o grupos que acudan directamente a usted para satisfacer sus necesidades, programará sus citas en los horarios disponibles. También puede usarlos para reservas internas de la empresa, eso no está en disputa. Sin embargo, también son significativamente más personalizables para las necesidades de citas de los clientes, la gestión de recursos, la aceptación de pagos y docenas de funciones más que hacen que administrar un negocio de servicios sea mucho más sencillo de administrar.

Los planificadores de reuniones son más útiles en términos generales porque puede usarlos para cualquier reunión. Internos, externos o para clientes. Estas aplicaciones hacen exactamente lo que dicen. Te ayudan a programar reuniones.

Algunas empresas de servicios (y cualquier otra empresa que requiera reservar una cita) requieren recursos adicionales para brindar sus servicios. Otros, como consultores y asesores, no lo hacen. Al mismo tiempo, algunas empresas pueden ofrecer consultas y tasaciones de forma gratuita porque cobran por un producto final: diseñadores de cocinas, decoradores, etc.

Las reuniones internas de la empresa rara vez requieren la necesidad de aceptar pagos, ni suelen requerir informes detallados o una gestión eficaz de los recursos.

Algunas empresas se encuentran a horcajadas sobre la cerca. Tienen importantes requisitos de reuniones internas y la necesidad de reuniones y citas con los clientes.

La clave para entender es que los programadores de reuniones se utilizan principalmente para programar reuniones. Tienen algunas características más para hacer la vida más fácil; sin embargo, carecen de algunas características expansivas y de gran alcance que emplean los sistemas de reserva de citas porque los usuarios simplemente no las necesitan.

Nuestras 6 mejores opciones para aplicaciones de programación de reuniones

Garabatear

Reuniendo gente ocupada y grupos en los mejores momentos.

Doodle es excelente para reunir a grupos de personas para sus reuniones. Era una rareza en el espacio empresarial de reuniones debido a la opción de votación; sin embargo, otros están comenzando a comprender este nicho en el mercado. Puede invitar a un grupo de personas para indicar su disponibilidad en diferentes horarios seleccionados. Cuando todos hayan respondido con su disponibilidad, puede definir la hora de la reunión y enviar sus invitaciones, también agregarlas a los calendarios.

La votación no es estrictamente para la hora de la reunión; también puede sondear preferencias de alimentos, ubicaciones y más para hacer todo bien. También podría usarse para organizaciones de eventos internos, como celebraciones de aniversario, fiestas de Navidad y otros tipos de reuniones.

Necesidad de conocer

Encuentre un horario que funcione para todos, un programador de reuniones independiente.

Otro planificador de reuniones que facilita reunir a grupos de personas o incluso a dos personas para una reunión.

Need to Meet es un sistema económico que comienza desde $12/año/usuario en lugar de las suscripciones mensuales más habituales. Hay un uso estándar gratuito, pero limita el número de opciones de franjas horarias e invitados en la votación (4 y 4). Sin embargo, obtiene una prueba gratuita de 14 días que le permite acceder a la suscripción Premium, para que sepa lo que está obteniendo.

SimplyMeet.me

Programación gratuita para siempre para individuos e integración completa de idioma y calendario.

Perfecto tanto para la programación de reuniones orientadas al cliente interno, este programador de reuniones le permite sincronizar hasta 8 calendarios por usuario. Esto permite la integración de la disponibilidad de recursos de programación, como salas de conferencias y software de presentación, si es necesario, y la referencia cruzada con otros asistentes requeridos.

El paquete gratuito para siempre permite a las personas que recién comienzan su propio negocio sincronizar hasta 3 calendarios y 500 reuniones por mes. Suponga que necesita integrar a muchas personas en un equipo o simplemente desea más funciones para la programación de reuniones. En ese caso, es de 9,99 €/mes/usuario con programación por turnos, marca extraíble y gestión de organización para hasta 30 personas.

Este es uno de los pocos programadores de reuniones con una amplia gama de integraciones de calendario, incluida la compatibilidad con Outlook, Google, Zoho, Zimbra, NextCloud y CalDav.

Programar una vez

Programación de servicios profesionales y equipos de ventas con excelente participación de clientes potenciales.

Como parte de OnceHub, ScheduleOnce es una excelente herramienta para los servicios profesionales y el compromiso de liderazgo para los equipos de ventas. Le permite crear múltiples tipos de reuniones (el valor predeterminado es intervalos de 15, 30 y 60 minutos) y compartir un enlace que los clientes usan para programar una reunión con usted.
Puede integrarse con los calendarios de Outlook (365 y Exchange), Google e iCloud.

Para hasta 25 usuarios, ScheduleOnce es gratuito con tipos ilimitados de reuniones y eventos, disponibilidad de equipos agrupados, disponibilidad de videoconferencias y más. Más allá de 25 usuarios, cuesta $10/usuario/mes.

Calendario

Una herramienta de programación integral para uso personal y profesional con clientes y colegas.

La plataforma de reservas Calendly se integra con los calendarios de Office 365 y Google, lo que le permite definir su disponibilidad para reuniones específicas. Puedes crear una URL personalizada con la que clientes y compañeros puedan comprobar tu disponibilidad y programar una cita contigo.

Los espacios para reuniones tienen una duración de 15, 30 o 60 minutos y puede crear tipos de reuniones personalizados. También es posible personalizar aún más cada tipo de reunión con preguntas de admisión específicas para el tipo de reunión. Puede agregar enlaces de documentos para reuniones centradas en clientes y colegas para que las personas las revisen de antemano.

clara

Un empleado de programación virtual que programa reuniones por usted.

¿No sería maravilloso tener un asistente virtual que se encargara de la programación de reuniones? Bueno, Clara hace precisamente eso. Utilizando el aprendizaje automático y la inteligencia, puede programar reuniones y conocer sus patrones de reserva.

Clara entiende el lenguaje natural y los comandos y solicitudes humanos como algunos de los mejores chatbots en vivo.

Durante el proceso de registro, indicas tu disponibilidad y ubicación. Si copia la dirección de correo electrónico de Clara cuando alguien solicita una cita, la herramienta definirá todos los detalles relevantes de la reunión. Esto incluye el tiempo, la duración, la ubicación y los participantes.

Elegir un programador de reuniones para sus necesidades

Nuestras mejores selecciones incluyen ejemplos de programadores de reuniones con especificaciones que se adaptan a cada negocio que necesita programar reuniones. Sus reuniones pueden ser entre colegas. Es posible que sea un emprendedor que necesita programar citas con clientes, pero solo tiene su propio calendario para organizar. Alternativamente, puede tener una empresa grande o en crecimiento con demandas crecientes de organización de reuniones interdepartamentales. O tal vez usted es una pequeña empresa nueva que navega por cada posición entre un equipo pequeño, y es un desafío establecer tiempos en los que todos puedan reunirse.

Cuando elige su programador de reuniones, hay algunas cosas en las que quizás desee pensar:

• ¿Quién programará las reuniones? ¿Clientes, colegas o ambos?
• ¿Cuántas personas deben estar en el circuito? ¿Reuniones grandes o pequeñas?
• ¿Tiene otros recursos que administrar además de las reuniones?
• ¿Qué calendarios usas? ¿Se puede integrar con un programador de reuniones en particular?
• ¿Cual es tu presupuesto?
• ¿Qué características adicionales necesita para que funcione para usted? Si hay alguno.
• ¿Necesita funcionalidad de reunión remota e integración de videollamadas?
• ¿Qué otros sistemas necesita integrar?
• ¿Necesita aceptar pagos para sus reuniones?
• ¿Necesita escalar con el desarrollo de su negocio?

¿Cómo elegir el correcto?

Los programadores de reuniones pueden diferir en características, diseño y usuarios objetivo. Antes de comprometerse con uno y quizás darse cuenta de que no es para usted, le recomiendo explorar una lista de 3 o 4 que parezcan ser los mejores para usted (al menos en papel). Pruébelos al mismo tiempo y determine cuál se adapta mejor a sus necesidades en comparación con sus otros nominados.

Programar reuniones a través de métodos tradicionales es tedioso e innecesario. Alternativamente, encontrar un programador de reuniones que funcione de manera silenciosa y sin problemas como parte de sus procesos comerciales es

Al igual que los teléfonos inteligentes y las compras en línea, los programadores de reuniones han pasado de ser un lujo agradable a tener un requisito en la vida y los negocios de las personas productivas. Mientras explora las opciones disponibles, considere su marca y las herramientas que han funcionado bien y que aún necesita. Encuentre un programador de reuniones que funcione bien con el negocio y el entorno que ha creado, y que lo lleve adelante.