Las mejores herramientas de gestión de proyectos en 2024

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Sea cual sea su negocio, siempre hay momentos en los que necesita asistencia técnica para mantenerse al día. Ya sea que se trate de una modificación menor de su modelo comercial o de una gran expansión, las herramientas de gestión de proyectos pueden ayudarlo a mantenerse organizado, a tiempo, dentro del presupuesto y, con suerte, a obtener un resultado óptimo.

Es importante darse cuenta de que, si bien algunas herramientas de gestión empresarial pueden duplicarse como herramientas de gestión de proyectos, las herramientas de gestión de proyectos no siempre son útiles para la gestión empresarial. Los proyectos, por su naturaleza, tienen una duración finita y eventualmente tienen un punto final. Este artículo trata sobre las herramientas de gestión de proyectos y cómo pueden ayudarlo durante los períodos de ajuste y estrés cuando intenta alcanzar un objetivo específico.

¿Qué son las herramientas de gestión de proyectos?

Si nunca las ha usado antes, las herramientas de administración de proyectos son software de computadora que ayudan a los gerentes o propietarios de equipos y negocios a planificar, rastrear y administrar proyectos de principio a fin. La mayoría del software de gestión de proyectos incluye características y recursos que ayudan a definir objetivos, realizar un seguimiento del tiempo, asignar recursos, facilitar la comunicación y dividir los proyectos en tareas discretas.

¿Por qué necesita herramientas de gestión de proyectos?

Tendrás proyectos que gestionar, ya sea un único operador o una empresa en crecimiento. Y quizás se pregunte por qué necesitaría herramientas de gestión de proyectos. La verdad es que, incluso como emprendedor independiente en ciernes, probablemente utilice algún tipo de herramienta de gestión de proyectos, incluso si se trata de una lluvia de ideas y un mapa mental de lo que necesita hacer en una hoja de papel. Eso quizás sea aceptable si usted es la única persona involucrada, pero tan pronto como alguien más se involucra, incluso si es un contratista fuera del negocio, las cosas se complican muy rápidamente.

Puede ejecutar su operación de recorrido turístico por sí mismo. Sin embargo, tan pronto como agregue una secretaria para que se ocupe del papeleo o un limpiador de autobuses/automóviles para arreglar su viaje después de cada sesión, tendrá muchas más cosas que administrar. Cuando agrega un nuevo recorrido, es posible que necesite una nueva campaña de marketing, lo que significa nuevos diseños y anuncios. Los elementos que necesita para hacer malabarismos aumentan, y solo tiene tantas manos.

Ahí es donde entra la gestión de proyectos. No es necesario que tenga todo en la cabeza para garantizar un resultado del proyecto fluido y óptimo.

Las 8 mejores herramientas de gestión de proyectos en 2024

La herramienta de gestión de proyectos que elijas dependerá de tu metodología y de lo que quieras lograr.

Trello

Trello es una plataforma en línea predominante que ayuda a administrar proyectos mediante la creación de tableros, tarjetas y listas. Puede usar Trello para realizar un seguimiento de las tareas, asignar tareas a los miembros del equipo y realizar un seguimiento de los plazos.

Un sistema flexible ofrece flexibilidad y estructura para mantener un cronograma y agilidad para trabajar bien bajo los parámetros cambiantes del proyecto y la mejora continua.

• Fácil de usar por cualquier persona con conocimientos básicos de informática.
• Disponible para dispositivos móviles y de escritorio.
• Una interfaz visual facilita ver lo que está sucediendo en sus proyectos.
• Le permite realizar un seguimiento del progreso, asignar tareas y realizar un seguimiento de los plazos.
• Compartir proyectos con otros miembros del equipo para una comunicación y colaboración accesibles.
• Diferentes vistas para seguir el progreso del proyecto desde múltiples perspectivas

Campamento base

Basecamp es una de las soluciones de gestión de proyectos más antiguas, lo que la convierte en una veterana en el ámbito de la gestión de proyectos. Con más de diez años para afinar y perfeccionar el sistema, Basecamp ha construido una reputación creíble para su uso con grandes proyectos y dentro de grandes organizaciones.

Hay algunas características realmente geniales para tratar con los clientes. Por ejemplo, puede guardar fácilmente y realizar un seguimiento de los comentarios y aprobaciones de los clientes y obtener informes sobre el progreso de los proyectos. Además, puede crear discusiones grupales cuando desee colaborar con otros.

Hay una versión gratuita que te permite trabajar en tres proyectos con un máximo de 20 personas, lo que te permite probar realmente la plataforma. Después de eso, hay un único plan de pago ($99/m), que incluye todas las funciones y un número ilimitado de usuarios, lo que lo convierte en una excelente oferta para equipos y empresas más grandes. Sin embargo, es un poco elevado para individuos y pequeñas empresas con más de tres proyectos para administrar.

• Mensajería directa dentro de la plataforma
• Tableros de mensajes, listas de tareas pendientes, horarios
• Archivos y otro almacenamiento de documentos
• Interfaz simple y fácil de usar
• Etiquete fácilmente a los miembros del equipo

Proyectos Zoho

Zoho Projects es una herramienta de administración de proyectos que permite a los usuarios planificar, organizar y colaborar en proyectos mientras usan diagramas de Gantt para obtener imágenes detalladas del progreso y los cronogramas del proyecto. Como parte de Zoho, también hay muchas integraciones nativas y facilitadas. También hay opciones para la gestión de documentos, cronometraje y seguimiento y corrección de errores.

Hay disponible una variedad de integraciones externas, como Slack, Google, Dropbox,

El precio depende de la cantidad de usuarios, la cantidad de proyectos y la cantidad de funciones necesarias. Los planes de nivel superior ofrecen proyectos ilimitados y límites más altos según el plan de suscripción elegido.

Hay disponible un plan gratuito que le permite explorar las características y la funcionalidad del software, lo que permite dos proyectos y hasta 3 usuarios. Para los planes pagos, hay una prueba gratuita de 10 días y es un precio muy razonable de solo $ 5 o $ 10 por usuario para Premium y Enterprise, respectivamente.

• Valor excelente
• Generalmente fácil de configurar y navegar
• Múltiples canales de comunicación dentro de la aplicación
• Amplias opciones de configuración
• Herramientas sólidas de seguimiento del tiempo

wrike

Wrike es una herramienta de gestión de proyectos SaaS con una interfaz de usuario de múltiples paneles y ayuda a los equipos con la gestión y colaboración de proyectos.

Lo que hace que Wrike se destaque es la amplia gama de funciones que ayudarán a cualquier organización o equipo de proyecto, con herramientas de comunicación, seguimiento de visualización, seguimiento de la disponibilidad de los empleados e identificación de proyectos considerados «en riesgo» de fallar. Sí, puede definir parámetros que le ayuden a vigilarlos.

Con paneles personalizables de sprint de equipo, los colaboradores pueden ver proyectos nuevos, en curso y completados, todo en un solo lugar. Los equipos también pueden programar y compartir informes interactivos personalizados para tomar decisiones más rápidas e informadas.

Una demanda crucial de una herramienta de gestión de proyectos ideal debe ser compatible con las personas y los dispositivos que utiliza una empresa. Wrike está disponible en varios idiomas y es compatible con iOS y Android, lo que resulta especialmente útil para quienes están en movimiento.

• Seguimiento de pantallas visuales
• Fácil priorización de tareas
• Editor simple de arrastrar y soltar
• Interfaz intuitiva y fácil de usar
• Integraciones con varias herramientas, incluidas aplicaciones de CRM, herramientas de marketing por correo electrónico, etc.

Planificador líquido

Liquid Planner tiene un conjunto sólido y amplio de características que lo han hecho particularmente útil para corporaciones más grandes y clientes empresariales.

Una de las características únicas incluidas es el ‘Programa inteligente’ que ayuda a priorizar tareas, asignar recursos de personal y luego estimar las horas necesarias para completarlas. Una funcionalidad completa, que luego permite realizar un seguimiento del proyecto en función de las horas dedicadas al mismo por parte de la mano de obra asignada.

Por el contrario, la función de gestión de recursos puede mostrar las horas dedicadas por cada trabajador y realizar un seguimiento de quién está disponible para asignar al próximo proyecto. Estos datos luego se alimentan en tableros fáciles de leer que se pueden integrar en métricas y tendencias financieras.

Tenga en cuenta que hay una prueba gratuita de 14 días para probar Liquid Planner antes de comprometerse, lo cual es justo ya que los planes de pago son bastante elevados y más apropiados para grandes empresas.

• Programación automatizada e inteligente
• Evalúa los mejores y peores escenarios para los resultados de proyectos y tareas
• Herramientas integrales de gestión y conocimiento para diversos recursos.
• Excelente seguimiento del tiempo incluido en los planes Professional y Ultimate

ásana

Para la gestión de proyectos, Asana es otra plataforma en línea popular que te ayuda a gestionar proyectos mediante el seguimiento de tareas, plazos, recursos y detalles de comunicación. Asana es muy similar a Trello, lo que probablemente explica su popularidad comparable.

También puedes usar Asana para crear informes y paneles personalizados para monitorear tu progreso a lo largo del proyecto.

Si bien existen planes pagos para Asana, para la pequeña empresa que está creciendo y expandiéndose, el plan gratuito tiene funciones y capacidad de almacenamiento más que suficientes.

• Le permite crear, editar y rastrear tareas de manera eficiente.
• Asigna tareas a miembros del equipo o colaboradores.
• Agregue comentarios a las tareas para una comprensión completa
• Establezca plazos para las tareas para completarlas a tiempo
• Comparte tareas con otros miembros del equipo.
• Sigue el progreso de todas tus tareas a la vez.
• Ofrece >100 integraciones (Gmail, Outlook, Google Drive, Zapier, OneLogin y muchas más)
• Una amplia gama de opciones de visualización, incluida la vista de lista, la vista de tablero y la vista de calendario.
• Ofrece >50 plantillas para elegir.
• Campos personalizados para realizar un seguimiento de las métricas críticas
• Recibe actualizaciones automáticas en los correos electrónicos
• Proporciona un importador de CSV para cargar datos comerciales en la aplicación

lunes.com

Monday.com comenzó inicialmente como un calendario digital que ayuda a las empresas a gestionar sus compromisos profesionales. Ayuda a las empresas a planificar y gestionar su semana laboral. Sin embargo, en los últimos años, el desarrollo de la plataforma Monday.com ha permitido una gestión de proyectos mucho más integral, colaboración y, por supuesto, mantenerlos a tiempo y programados.

Monday.com es una de las pocas herramientas de gestión de proyectos que incorpora seguimiento y registro de tiempo, así como otras herramientas cruciales. Obviamente, el seguimiento del tiempo es esencial cuando se tiene en cuenta el costo de las horas de trabajo y la duración del proyecto.

Monday.com tiene plantillas, flujos de trabajo y soluciones para muchas operaciones y proyectos comerciales, desde proyectos creativos y de diseño hasta operaciones y marketing.

• Creación de proyectos y tareas asociadas para ayudarlo a mantenerse organizado.
• Agregar notas y recordatorios a las tareas del proyecto para referencia más adelante en el proyecto
• Compartir calendarios con otras personas en su equipo de proyecto u organización.
• Un calendario que muestra qué tareas deben completarse cada día y los plazos para esas tareas.
• Una lista de tareas pendientes que le permite agregar elementos y realizar un seguimiento de su progreso.
• Cree informes personalizados que muestren el rendimiento de su proyecto.
• Conéctese con otras empresas en su industria para colaborar en proyectos.
• Líneas de tiempo codificadas por colores y opciones para sincronizar líneas de tiempo con un calendario
• Proporciona un portal para partes interesadas y clientes externos.

Metodologías de Gestión de Proyectos

Hay muchos métodos diferentes de gestión de proyectos que sirven de apoyo a distintos tipos de proyectos, desde el desarrollo de software hasta la gestión del cambio e incluso los proyectos de construcción. Sin embargo, la mayoría caerá en los cinco métodos más populares.

• Agile – agilidad y flexibilidad en el marco del proyecto
• Lean : literalmente significa «sin desperdicio», eliminando procesos y exceso de equipaje
• Cascada : estructura estricta de un paso al siguiente
• Kanban : parte de Agile pero generalmente clasificado como su método
• Six Sigma – Herramientas de control de calidad de procesos y proyectos.

Hay docenas de otros métodos híbridos, derivados y menos conocidos, pero estos cinco son los más utilizados. A veces verá Agile/Scrum o Lean Six Sigma, lo que significa una forma particular de hacer las cosas. Scrum es un derivado de la metodología Agile, y Lean Six Sigma combina los principios de «no desperdicio» y «control de calidad» de los dos métodos.

Independientemente de la metodología que elija para sus proyectos, debe utilizar herramientas de gestión de proyectos que se ajusten a sus métodos.

¿Cómo elegir el software de gestión de proyectos?

Hay muchas herramientas de gestión de proyectos disponibles, pero no todas son iguales. Si bien algunos pueden funcionar perfectamente para el desarrollo de software o la gestión de cambios, pueden ser terribles para proyectos operativos o de recursos humanos. Algunos destacan en la gestión de tareas, otros en la colaboración, otros en la gestión del flujo de trabajo, etc. Comparar herramientas de gestión de proyectos como Asana frente a Productive puede ayudarte a determinar cuál se adapta mejor a tus necesidades específicas.

Algunas herramientas de gestión de proyectos se enfocan en apoyar a los equipos que utilizan una metodología de gestión de proyectos específica, y otras pueden atender a industrias particulares. Seleccionar el mejor software de gestión de proyectos para sus proyectos o negocios, en general, dependerá de diferentes factores, entre ellos estos:

• Metodologías de proyecto
• Tipo de proyecto y complejidad.
• Objetivos y estrategias comerciales.
• Necesidades de los equipos, organización o clientes (remoto, presencial, organización externa, etc.)
• Tamaño de la empresa
• Industria
• Alcance del proyecto
• roles de colaborador

Todas las herramientas de administración de proyectos enumeradas anteriormente tienen alguna forma de versión gratuita para que pueda comenzar y permitirle probarlas según sus necesidades. Ya sea un período de prueba gratuito o una versión gratuita para siempre con funciones limitadas, puede probarlas con sus proyectos y sus métodos de gestión de proyectos.

Es posible que descubra que necesita una plataforma que le permita trabajar con múltiples metodologías (Agile para el desarrollo de software y Lean Six Sigma para la gestión del cambio operativo). Es por eso que necesita probarlos con sus proyectos más comunes y apremiantes.

Si tiene alguna herramienta de gestión de proyectos que cree que merece un lugar entre nuestras mejores opciones; Estaría muy interesado en saber de ellos en los comentarios.