Informar y monitorear reservas y clientes con SimplyBook.me – Parte 1: Informes básicos

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Una de las responsabilidades de administrar su propio negocio es ser responsable de todas las tareas mundanas y administrativas que forman parte del trato. Quieres que sea lo más simple posible. Una de las tareas administrativas más comunes es informar y monitorear sus actividades comerciales. Eso significa que tienes que controlar las reservas y mucho más.

En algún momento del año, probablemente varios, deberá informar y controlar sus reservas. Ya sea semanal, mensual o anual, deberá registrar su actividad comercial. Deberá analizar los ingresos generados, la rentabilidad, la popularidad y los costos. También deberá limpiar sus listas de clientes y verificar las horas de trabajo de los miembros de su personal.

¿De qué sirve tener un sistema completo de reservas si no puede informar sobre sus citas?

Informes básicos de SimplyBook.me

Ignorando cualquiera de las funciones personalizadas, hay algunos informes básicos disponibles en SimplyBook.me desde el principio que puede usar para informar y monitorear sus reservas, la actividad del cliente y los datos de la empresa.

El menú de arriba es de mi sitio de reserva de ejemplo con todas las funciones personalizadas deshabilitadas. Estas variables de informes están disponibles desde la versión gratuita de SimplyBook.me hasta Premium.

Entonces, comenzaremos desde arriba con los detalles de la reserva.

Supervisar los detalles de la reserva

Puede encontrar la lista de todas sus reservas en el Informe de detalles de la reserva.

En este informe, puede filtrar las reservas por:

• fecha de la cita,
• fecha de la reserva,
• Servicio,
• proveedor de servicio,
• cliente,
• código de reserva único,
• estado (activo, cancelado, reprogramado, etc.)

Haga clic en el botón «Ver» para ver los detalles de cada reserva específica.

Si desea enviar notificaciones a sus clientes reservados, puede incluso utilizar algunas de las variables mencionadas en las plantillas específicas. Exporte reservas a formato Excel utilizando los filtros para seleccionar proveedores, fechas o incluso ubicaciones específicas. Esto podría ser especialmente útil si tiene un proveedor enfermo para el que no puede obtener cobertura o si se trata de una emergencia.

Seguimiento de reservas por cliente

Puede encontrar la lista de todos sus clientes y las reservas realizadas por ellos en el Informe de clientes.

En este informe, puede filtrar las reservas por

• fecha de la reserva;
• Servicio;
• proveedor de servicio;
• cliente.

Haga clic en «Ver» para ver las reservas relacionadas con un cliente en particular.

Puede enviar correos electrónicos o SMS a sus clientes utilizando las plantillas de notificación personalizadas. También puede determinar cómo agrupará a su cliente, ya sea por correo electrónico, teléfono o ambos. También es posible fusionar registros de clientes duplicados haciendo coincidir los puntos de datos.

También puede exportar los detalles de la reserva del cliente a Excel con la opción de usar filtros para seleccionar qué información es relevante.

Seguir monitoreando las notas del calendario

El informe de notas del calendario le permitirá realizar un seguimiento y controlar todas las reservas en las que ha incluido notas adicionales.

En este informe, puede filtrar las reservas por:

• Hora de inicio
• Hora de finalización
• Tipo de nota
• Nota
• Servicio
• Proveedor de servicio;
• El tiempo está bloqueado o disponible.

Si selecciona notas específicas, puede ver una nota en particular o eliminar múltiplos que se hayan visto o que ya no sean relevantes. Es ventajoso para los proveedores individuales cuando necesitan saber cómo progresará su día y cualquier consideración especial para sus clientes.

Supervise el gasto y el uso de SMS a través del informe de SMS

Si bien los créditos de SMS tienen un costo adicional para todas las suscripciones, no necesita tener una cuenta paga para usar el sistema de mensajería SMS. En consecuencia, este informe está disponible mediante la suscripción gratuita a SimplyBook.me.

Lo más importante que debe recordar sobre el sistema de crédito de SMS (si no utiliza un proveedor de SMS) es que los diferentes países requerirán diferentes créditos por SMS, según los cargos de texto regionales. Deberá verificar esto en su moneda local y región. También afectará los costos según el número de teléfono móvil del destinatario; por ejemplo, un número de teléfono móvil del Reino Unido en Chipre tendrá un cargo de crédito diferente al de un teléfono móvil del Reino Unido en el Reino Unido.

Afortunadamente, puede rastrear estos detalles en el informe de SMS.

En el Informe de SMS, puede filtrar por:

• fecha en que se envió el mensaje;
• número de teléfono;
• nombre del cliente;
• nombre del proveedor;
• mensaje de texto.

Sin embargo, puedes ver mucho más que eso. Todavía puede exportar el informe de SMS a Excel si lo desea.

Asegúrese de verificar cuántos SMS requiere la notificación; por esta razón, es mejor que sus notificaciones de texto sean breves. También puede controlar cuántos créditos se utilizan para cada SMS que ha enviado en un período determinado. El seguimiento de su uso de SMS durante un período determinado puede ayudarlo a determinar cuántos créditos podría necesitar en el futuro para un período de tiempo específico.

Su informe de SMS también lo ayudará a rastrear mensajes promocionales y le permitirá monitorear mensajes fallidos. Incluso le permitirá volver a intentar los mensajes fallidos.

Manténgase al día con las revisiones

Puede encontrar una lista de todas las publicaciones de comentarios que dejaron sus clientes en el Informe de revisiones. En este informe, puede filtrar las reseñas por:

• Cliente,
• Tema,
• Mensaje,
• Intervalo de fechas de adición de revisión,
• Clasificación.

También es posible exportar las revisiones a Excel, e incluso puede usar los filtros para seleccionar las columnas para exportar, si no las necesita todas. Puede responder a los comentarios de los clientes y, si es necesario, puede eliminar cualquier comentario. Si bien a nadie le gustan las críticas negativas, es bueno responder a las críticas constructivas. Sin embargo, podría ser mejor eliminar las revisiones injustificadas y vengativas de su sistema.

Informe de datos personales

Los informes de datos personales son importantes porque los usuarios tienen todo el derecho de solicitar que elimine toda la información sobre ellos. Si bien la eliminación de datos privados no es un requisito legal a nivel mundial, es mejor tener esta capacidad que no tenerla.

Informe del cliente

El informe se prepara por separado para cada cliente y contiene los datos personales del cliente seleccionado. El cliente puede recibir de forma independiente la misma información desde el sitio de reserva después de autorizar con su correo electrónico o teléfono, redes sociales o la función personalizada de inicio de sesión del cliente.

Si insiste en que sus clientes tengan un inicio de sesión de cliente para sus transacciones con usted, deberá informarles que la eliminación les impedirá hacer más citas.

Si abre el informe completo, verá todas las interacciones que este cliente ha tenido con usted y su sistema de reservas, incluidos sus datos personales, todas las reservas y la notificación que le ha enviado. Afortunadamente, si todo lo que está haciendo es eliminar el registro de un cliente de todos los datos personales, hay un práctico botón «Eliminar todos los datos personales» para ese propósito. No tiene que leer todas las transacciones que han tenido con usted.

Informe de usuario

Vaya a la sección de su lista de usuarios o haga clic en el botón ‘Informe de usuarios’ para crear un informe de usuario. Luego haga clic en el botón ‘informar’ al lado del usuario específico. El informe se prepara por separado para cada usuario y contiene sus datos personales relevantes. Deberá tener la capacidad de eliminar esta información si un usuario deja su empleo y solicita la eliminación de sus datos. En última instancia, es posible que deba eliminar usuarios incluso si no lo requieren si tiene una suscripción que limita la cantidad de usuarios que puede tener en su cuenta.

Para ver el informe completo de cada usuario, generará un informe separado para cada individuo. Haga clic en el botón «Informe» a la derecha de cada usuario para generar su informe.

El informe del usuario incluirá información personal como números de teléfono, direcciones de correo electrónico y calendarios conectados. Sin embargo, el informe de usuario también contendrá datos específicos de la empresa sobre detalles de inicio de sesión, facturas generadas, proveedores relacionados y reservas.

Continúa enumerando todas las interacciones que un usuario tiene con el sistema, incluso cuándo y desde qué navegador iniciaron sesión.

Informe de la empresa

El informe de la empresa muestra información sobre la totalidad de la empresa. Esto incluye la configuración y los datos de la empresa, como la descripción, la dirección de la empresa y la fecha en que se creó el sistema para su negocio, hasta los datos personales de todos los clientes y usuarios de la empresa, el historial de pagos y las notificaciones enviadas.

Si tuviera que poner imágenes para todo, habría cinco capturas de pantalla diferentes que puede ver usted mismo desde su interfaz.

Así que ese es el informe básico.

Estos son los informes básicos disponibles para todos los usuarios de SimplyBook.me. Manténgase en contacto para conocer la información disponible para rastrear y monitorear su uso de los informes disponibles para sus funciones personalizadas.

Tal vez desee monitorear las reservas de membresías, compras de paquetes o extrapolar datos de sus formularios de admisión y campos de clientes. No se pierda la próxima gran cantidad de herramientas de generación de informes disponibles con nosotros; las encontrará aquí .