El mensaje recordatorio perfecto: consejos para los mensajes que los clientes quieren leer

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¿Alguna vez ha notado que los correos electrónicos de recordatorio de su cita no se leen, o que se ignoran las sugerencias de que su próxima sesión vence? Cuando tiene una agenda llena de reuniones con clientes y un negocio que depende de sus clientes para;

• aparecer,
• a tiempo,
• y preparado para su cita.

Necesita un sistema de recordatorio automatizado eficaz. También debe crear un mensaje de recordatorio perfecto que sus clientes quieran leer.

¿Qué envías a tus clientes?

Para cualquier negocio que tenga un elenco regular de clientes recurrentes, lo más probable es que envíe uno o todos los siguientes mensajes;

1. Confirmación de reserva
2. Recordatorio de cita
3. Solicitud de revisión
4. Próxima cita vencida

Estos cuatro mensajes de clientes comunes están divididos por su intención. Los dos primeros son para recordar a sus clientes que se presenten a su cita. Ya hicieron su reserva, comprometieron su tiempo y tal vez incluso su dinero si utiliza un sistema de depósito. No es necesario que les preguntes más. El contenido de estos es informativo, no de marketing.

Los mensajes tercero y cuarto tienen un elemento de marketing, y desea que sus clientes los lean y tomen medidas. Por esta razón, desea que sus clientes lean sus mensajes de recordatorio perfectos.

Elementos clave para crear mensajes recordatorios perfectos

Hay algunos elementos críticos en cada correo electrónico que envía a los clientes, ya sean recordatorios de que han reservado una cita o si está pidiendo algo.

1 – Línea de asunto

¡Nunca ignore la línea de asunto de su correo electrónico! No solo lo más probable es que vaya a una carpeta de correo no deseado, sino que su línea de asunto debe transmitir el contenido del correo electrónico y su importancia.

Consejos :

• Por favor, manténgalo al grano, pero no tenga miedo de ser creativo. En lugar de «Confirmación de cita para[service] con[provider] en…» Prueba algo un poco diferente como «¡Confirmado![Service] con[provider] «
• Las confirmaciones de citas deben tener «confirmación» y «[service name] «como mínimo

2 – Saludo/ Saludo

Dependiendo del tipo de cita que requieran sus clientes, deberá decidir cómo desea que suene el mensaje. Formal, neutral o informal determinará cómo te acercas a tus clientes. Un director de funeraria probablemente se dirigirá a sus clientes con «Estimado señor/señora…», mientras que un salón de manicura o peluquería podría usar algo más informal, como «Hola, primer nombre».

Consejos :

• Mantén tus saludos y saludos acordes con el servicio que brindas. El tono y la formalidad también deben conformarse.
• Use la personalización cuando pueda; es útil tener un CRM y un inicio de sesión de cliente por este motivo.

3 – Contenido

El contenido es todo el punto del mensaje. Debe enumerar los detalles de la reserva y recordarles su cita con la suficiente antelación para que se ajuste a su política de cancelación. Debe ser informativo y conciso, al mismo tiempo que se asegura de que tengan toda la información que necesitan.

Consejos :

• Enumere los detalles esenciales claramente
• Asegúrese de que los enlaces a la reprogramación y la cancelación sean fáciles de encontrar
• Toda la información necesaria está ahí para que los clientes la consulten.
  • Hora
  • Fecha
  • Lugar
  • Proveedor
  • Preparación necesaria, como una lista de preguntas/síntomas, ropa adecuada y cualquier otra información crítica.

3a – Llamada a la acción (CTA)

Con los recordatorios informativos, no necesita solicitar nada a sus clientes, aparte de tal vez hacer que lo agreguen a su calendario (o en el peor de los casos, dejar que lo cancelen). Sin embargo, con las solicitudes de comentarios y recordatorios para reservar su próxima cita, debe hacer que sus clientes tomen medidas. Su llamada a la acción o CTA probablemente incluirá un enlace a su página de reserva o a la página donde pueden dejar una reseña.

Consejos :

• Que sea sencillo de llevar a cabo
• Comience su solicitud de comentarios (u otra reserva) atractiva y amigable
• NO preguntes mucho, como encuestas complejas o navegación con varios clics.

4 – Cerrar sesión

Asegúrate de firmar tus mensajes con información valiosa. Si el mensaje es de la empresa, proporcione a su empresa un portavoz real, muy probablemente usted u otro proveedor de servicios. No tiene mucho sentido utilizar un enfoque personalizado para el cliente si sus mensajes automatizados provienen de una entidad corporativa sin rostro. Nuevamente, se aplican las mismas reglas para cerrar la sesión que las que usaría para el saludo.

Consejos :

• Mantenga la firma cortés y amigable
• No olvides los enlaces a las páginas de tu empresa.
• Asegúrese de que el mensaje provenga de una persona o incluso del proveedor específico para la confirmación/recordatorio de la reserva

Un mensaje de recordatorio perfecto utilizando plantillas automatizadas

Cuando utiliza un sistema de reserva de citas, puede pensar que no tiene la flexibilidad para escribir un mensaje de recordatorio perfecto. Si usa SimplyBook.me, ese no es el caso. Si bien proporcionamos recordatorios básicos de reserva por correo electrónico y SMS, confirmaciones y mucho más, también puede modificarlos para que se ajusten a sus necesidades.

El correo electrónico es ampliamente considerado como el método más profesional para contactar a sus clientes y es el método predeterminado para enviar mensajes desde su sistema de programación SimplyBook.me. También puede usar SMS para enviar mensajes de texto a los clientes; sin embargo, el tamaño de la pantalla y la longitud del texto pueden ser restrictivos si necesita enviar mucha información.

Configuración de correo electrónico y SMS

Si desea personalizar y personalizar sus plantillas de mensajes, puede hacerlo desde su interfaz de SimplyBook.me. Configuración -> Configuración general -> Configuración de correos electrónicos y SMS

El sistema incluye notificaciones estándar por correo electrónico para el contacto con el cliente.

• Confirmación de reserva
• Recordatorio de cita
• Confirmación de cancelación
• Alteración de cita
• Solicitar una revisión

Y varios otros, puramente a los proveedores por las mismas situaciones.

La tabla en la parte superior le permite cambiar los mensajes estándar que desea enviar, como correo electrónico y/o SMS, marque la casilla para enviar y desmárquela para evitar.

Una plantilla que puede personalizar es una común, la confirmación de la reserva.

Hay campos ‘ variables’ que se completan automáticamente con información aplicable a la reserva (detalles como hora, servicio y proveedor). La línea de asunto se puede personalizar para incluir la información que desee (usando el campo de variables en el extremo derecho) y modificar el texto.

Además de las variables, todo el texto se puede personalizar según sus requisitos.

Configuración de notificaciones flexibles

Ahora, si ha configurado sus ajustes de mensajería, pero tiene algunos servicios que requieren información más específica y detallada, utilice la función de notificaciones flexibles.

Si bien puede personalizar sus mensajes de contacto estándar para reflejar su negocio, esa información se enviará a TODOS sus clientes sobre CADA servicio y proveedor. Necesita la flexibilidad para individualizar los mensajes de proveedores específicos sobre servicios particulares.

Habilite la función de notificación flexible desde la interfaz de la función personalizada y haga clic en «administrar» para crear mensajes individuales y personalizados para sus servicios y proveedores.

Las plantillas básicas están disponibles en el sistema estándar como base para sus mensajes personalizados. Y nuevamente, tiene todas las mismas variables de reserva que puede incluir en sus mensajes.

¿Puedes crear el recordatorio perfecto en SimplyBook.me?

¡Darle una oportunidad! Cree un mensaje de recordatorio perfecto utilizando los cuatro elementos clave del contacto automatizado con el cliente. Y luego ahorre tiempo haciendo que el sistema los envíe por usted.

Lo mejor es que puede probarlos e intentarlo de nuevo si no obtiene las respuestas que desea.