Eficiencia y productividad de las reuniones a distancia – Una guía completa

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Introducción

En los últimos dos años, se ha producido un cambio en la forma en que los trabajos tradicionales de oficina se han trasladado al trabajo a distancia con la pandemia mundial. Desde que la pandemia ha remitido, muchas empresas han mantenido el trabajo a distancia o el trabajo híbrido como parte de su cultura. Teniendo esto en cuenta, puede ser que toda tu oficina trabaje desde casa, o que algunos estén en la oficina y otros en casa, por lo que es esencial tenerlo en cuenta a la hora de organizar una reunión.

Uno de los conceptos erróneos más comunes sobre el trabajo a distancia es que las reuniones a distancia son menos productivas que las presenciales. Aunque esto tiene algo de cierto, siempre existe la posibilidad de mejorar las cosas así. ¿Cómo conseguir que las reuniones a distancia sean más productivas y eficaces?

Un consejo general para gestionar equipos remotos

Uno de los retos del trabajo a distancia suele ser la cohesión del equipo. Puede ser bastante difícil conocerse personalmente estando sólo en línea, por lo que es esencial dedicar tiempo y esfuerzo a esto.

Un consejo que se sabe que ayuda es tener una reunión diaria con el equipo. Suelen tener lugar a primera hora de la mañana, cuando el equipo se toma el café, y generalmente se trata de ponerse al día sobre cómo están las cosas en casa, qué hay en la agenda del día y si alguien necesita ayuda con algo. La celebración de una reunión diaria puede reforzar las relaciones laborales y el trabajo en equipo.

Planificación de la reunión a distancia

La planificación de la reunión es fundamental para que las reuniones a distancia sean lo más eficaces y eficientes posible. Organizar una reunión puede suponer mucho trabajo, pero cuanto más lo haga, más fácil y ágil será. El primer paso es hacerse algunas preguntas sencillas: véase más abajo.

¿Es necesaria una reunión?

La mayoría de las reuniones podrían ser una conversación por correo electrónico en la mayoría de los casos, así que no hay que perder el tiempo ni el de los demás. Celebrar una reunión para algo que podría hacerse por correo electrónico es en parte la razón por la que las reuniones pueden considerarse improductivas. Sin embargo, si su equipo es totalmente remoto, puede ser más beneficioso celebrar una reunión que el correo electrónico, así que considere ambos.

¿Quién debe participar?

La siguiente parte es considerar quién debe asistir a la reunión. Debe tratarse de personas relacionadas con el tema o el proyecto y que puedan aportar una valiosa visión o tener una opinión al respecto. No hay nada peor que sentarse en una reunión y preguntarse por qué se está allí, así que invite sólo a personas relevantes que vayan a contribuir positivamente a la reunión.

Elección del momento adecuado

Cuando se celebra cualquier tipo de reunión, a distancia o presencial, siempre es bueno ser cortés. Esto es especialmente cierto a la hora de elegir la hora de la reunión. Reconozcámoslo: nadie quiere levantarse a las 6 de la mañana para una reunión, ¿verdad? Bueno, al menos no mucha gente lo hace.

Por lo tanto, tenga siempre en cuenta las diferentes zonas horarias de los participantes y sea cortés. También es mejor fijar la reunión en un momento en que los niveles de productividad sean altos, ya que esto ayudará a que la reunión fluya sin problemas y a obtener los resultados más productivos posibles.

A la hora de fijar la hora de una reunión, ten en cuenta todo lo que hay que discutir. ¿La reunión debe durar media hora, cuarenta minutos o una hora? Lo mejor es elegir una duración que te permita hablar de todo, pero no demasiado tiempo como para que la reunión se alargue más de lo necesario.

Un excelente consejo al respecto es intentar, en la medida de lo posible, mantenerse dentro de la duración de la reunión. Microsoft Teams tiene una gran función que te recuerda cuando faltan cinco minutos para que termine la reunión, recordándote que debes concluirla.

Creación de una agenda

La creación de un orden del día ayuda a organizar la reunión para garantizar que se cubran todos los aspectos necesarios. El orden del día debe incluir: los temas que deben tratarse y un registro de los asistentes.

Todo debe figurar en el orden del día para que todos puedan ver de qué son responsables y por qué son necesarios en la reunión. También debe haber un espacio para las notas y decisiones importantes tomadas durante la sesión y un lugar para los próximos pasos. Lo más importante es anotar quién es responsable de hacer qué. Es útil compartir el orden del día con todos antes de la reunión y tenerlo abierto para actualizarlo y compartirlo con todos después de la reunión.

En el caso de las reuniones más largas, es bueno añadir pausas cortas para que todos puedan tomar un café y usar el baño. A veces, si se trata de una reunión increíblemente larga, es bueno planificar una pausa para el almuerzo y compartirla de antemano para que sean conscientes y puedan prepararse.

Envío de la invitación

Naturalmente, el siguiente paso sería enviar la invitación a los participantes. Ahora que ha decidido quién debe asistir y por qué debe hacerlo, es el momento de enviar la solicitud de reunión. En la solicitud, asegúrate de añadir el orden del día para que todos puedan echarle un vistazo antes de la reunión.

La reunión

Al principio de la reunión, es esencial dejar tiempo para que todos se unan y esperar algunos problemas técnicos; suele ocurrir, así que es mejor planearlo. Una vez que todo el mundo se haya unido, procura que todo el mundo tenga la cámara encendida; aunque es innecesario, hace que la conversación sea más personal.

Para empezar, es bueno hacer una ronda inicial si se trata de personas que se reúnen por primera vez o hacer una ronda de puesta al día si todos se conocen. De este modo, todos se sienten cómodos y se rompe un poco el hielo.

Durante la reunión, asegúrate de tener el programa en una pantalla compartida y mantenerlo actualizado con nueva información. De este modo, todos se centran en el tema que se está tratando y se reducen las distracciones. Es esencial dejar claro cuáles son los siguientes pasos y quién es responsable de hacer qué, al añadir estos detalles al plan, hace que todos sean responsables.

Para lograr la máxima participación en las reuniones a distancia, utilice las herramientas disponibles. Ya sea que utilices Zoom, Skype, Microsoft Teams o cualquier otra cosa, todos tienen características para ayudar a que las reuniones remotas se desarrollen sin problemas. Funciones como los emojis para levantar la mano, los pulgares arriba, etc., y otras funciones como la pizarra y las encuestas. Cada software tiene características diferentes, así que explore sus opciones para encontrar el que mejor se adapte a usted.

La participación en las reuniones es crucial, pero ¿cómo conseguir que la gente participe?

En primer lugar, hay que asegurarse de que la reunión sea facilitada, ya que esto ayuda a que la reunión fluya en la dirección correcta. En segundo lugar, haga preguntas a los participantes. ¿Qué piensan? ¿Pueden ver algún problema con esta idea? Es importante que todos se sientan libres de participar.

Después de la reunión

Una vez terminada la reunión, comprueba el orden del día para asegurarte de que está actualizado con toda la información nueva. Es una buena idea hacer esto justo después de la reunión, cuando todo está todavía fresco en tu cabeza. Una vez que todo esté actualizado, envíe la versión actualizada a todos los participantes. Esto permite que todos sepan y recuerden sus responsabilidades para la próxima reunión. Si hay que hacer algo, es un suave recordatorio para ellos.

Conclusión

Garantizar que las reuniones a distancia sean eficientes y productivas puede ser una gran tarea, pero el uso de la guía y los consejos anteriores ayudará a que sus reuniones se desarrollen sin problemas. En general, cuantas más reuniones a distancia realice, más consejos y trucos podrá recoger de los demás, y tendrá su propia manera de asegurarse de que sus reuniones sean lo más productivas y eficientes posible.