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Hemos recorrido un largo camino en la adaptación a la tecnología en nuestra vida profesional, y la contabilidad es uno de ellos. La contabilidad financiera es una tarea tediosa y que requiere mucho tiempo, por lo que los dueños de negocios confían en su software de contabilidad para responder preguntas críticas, como:
- ¿Tenemos un negocio rentable? ¿Por qué o por qué no?
- ¿Podemos hacer los pagos de impuestos requeridos antes de la fecha límite?
- ¿Tenemos presupuesto para invertir en nuevos equipos?
- ¿Necesitamos explorar la financiación desde una perspectiva diferente?
- ¿Llegaremos a las cifras de nuestro presupuesto este trimestre financiero?
- ¿Dónde y cómo podemos recortar gastos innecesarios?
- ¿Pueden los miembros del equipo acceder a todos nuestros datos contables en línea cuando trabajan desde casa?
Un buen software de contabilidad para pequeñas empresas puede responder las preguntas anteriores en segundos según la entrada. Proporcionan herramientas de búsqueda instantánea e informes personalizables para rastrear todos los detalles minuciosos.
Cada software de contabilidad en el mercado hace dulces promesas con respecto a las características y la funcionalidad. Pero no todos son adecuados para su negocio. Lo ayudaremos a comprender cómo elegir el mejor producto de la multitud y llevar su negocio al siguiente nivel.
Preguntas para hacer al evaluar el software de contabilidad
Sabemos que está interesado en las características del mejor software de contabilidad. La mayoría de los propietarios de pequeñas empresas comienzan a buscar directamente un software ERP (Enterprise Resource Planning) complejo, aunque es posible que no se adapte al tamaño actual de su negocio.
Queremos que comprenda los conceptos básicos de la tecnología contable antes de tomar una decisión de compra. Así que aquí hay algunas preguntas preliminares que puede usar para seleccionar algunos de los mejores sistemas de contabilidad:
- ¿Es su software adecuado para mi industria?
- ¿Ofrecen soluciones a la medida que se ajusten a las necesidades de mi negocio?
- ¿A cuántos empleados y clientes puede servir su software en un momento dado?
- ¿Cómo puede su software ayudarme a cumplir con varias leyes fiscales y regulaciones financieras de mi país?
- ¿Mis datos están respaldados de forma segura? ¿Se puede restaurar el acceso de inmediato si hay una interrupción?
- ¿Qué medidas de seguridad utilizan para garantizar la privacidad de los datos de mi empresa y de mis clientes?
- ¿Cúal es el costo total? ¿Hay alguna tarifa de instalación o almacenamiento en la nube?
- ¿Qué tipos de soporte técnico y servicio al cliente puede proporcionar? ¿Puedo interactuar con su equipo de soporte solo por correo electrónico o incluso de guardia?
Obtendrá respuestas a la mayoría de las preguntas anteriores en el sitio web del proveedor de software o en un mercado dedicado. Además, puede ampliar su conocimiento sobre algunos de los aspectos anteriores en la siguiente sección de este artículo.
16 factores a considerar al elegir un software de contabilidad
1. Cuentas por cobrar y cuentas por pagar
Todo buen software de contabilidad le permite registrar tanto el dinero que sus clientes le deben (cuentas por cobrar) como el dinero que le debe a sus proveedores (cuentas por pagar). Su software de contabilidad debería ayudarlo a administrar ambos aspectos de manera eficiente. Incluye la creación de facturas profesionales, el envío de recordatorios de pago y el cobro de pagos en línea. También debería ayudarlo a controlar las facturas de sus proveedores y los gastos operativos y ofrecer recordatorios para que los pague a tiempo.
2. Pasarelas de pago.
Las pasarelas de pago son un medio seguro para que sus clientes o proveedores le paguen en línea. Al integrar el software de contabilidad con las pasarelas de pago, puede ofrecer múltiples opciones de pago convenientes.
Una vez que se complete el pago a través de la pasarela, el estado de la factura correspondiente se actualizará automáticamente en su sistema. Existen diferentes pasarelas de pago con diferentes tarifas de transacción. Una vez que haya decidido su puerta de enlace preferida, asegúrese de que el software de contabilidad pueda conectarse a ella.
3. Contabilidad basada en caja y en valores devengados
Puedes llevar la contabilidad de dos formas, el método de caja y el método de devengo . Si posee una pequeña empresa y registra transacciones basadas en entradas y salidas de efectivo, el método de contabilidad de efectivo es adecuado. Pero si usted es una gran empresa que compra y vende a crédito, el método de acumulación es el que mejor se adapta a sus necesidades. La imagen de abajo distingue entre los dos.
La mayoría de las empresas comienzan con el método de efectivo. Luego cambian al método de acumulación debido al crecimiento del negocio. Su software de contabilidad debe ser flexible con ambos métodos de contabilidad.
4. Proyectos y seguimiento del tiempo
Si tiene una empresa que trabaja en proyectos para clientes, necesitará encontrar los tipos de software de facturación que puedan manejar dicho proceso de facturación. Puede facturar a sus clientes en función de las horas dedicadas a una tarea de proyecto en particular o establecer un costo fijo para cada proyecto. Si desea facturar a sus clientes en función del tiempo, busque un software de contabilidad que le permita realizar un seguimiento del tiempo dedicado a tareas individuales. El software también debería permitirle convertir las hojas de tiempo en facturas automáticamente. Además, debería poder aprobar registros de tiempo antes de que el sistema cree facturas a partir de ellos.
5. Preparación fiscal
El cálculo de los impuestos a pagar es uno de los beneficios del software de contabilidad para las pequeñas empresas. Calcula su obligación tributaria, trabaja con múltiples tasas impositivas y genera informes de impuestos para ayudarlo a cumplir con las leyes impositivas establecidas por su gobierno.
6. Conciliación bancaria.
No podemos pasar por alto la conciliación bancaria al comprar un buen software de contabilidad. El software debe buscar y compilar sus estados de cuenta bancarios automáticamente. También debería poder configurar criterios personalizados y reglas bancarias que categoricen y hagan coincidir automáticamente sus transacciones bancarias importadas. Le permitirá conciliar todas las transacciones rápidamente y mantener su negocio listo para las auditorías.
7. Automatización.
La automatización es una bendición de la tecnología moderna y agrega capacidades ilimitadas a la contabilidad en línea . Puede automatizar transacciones recurrentes, enviar recordatorios de pago a los clientes y cargar pagos recurrentes en las tarjetas de crédito de los clientes.
El escaneo automático es otra característica de la automatización que lo ayuda a capturar datos de recibos y convertirlos en transacciones con un esfuerzo mínimo.
Las siguientes imágenes le brindan más información sobre cómo la automatización puede facilitarle la vida:
La automatización redujo el número total de pasos involucrados en la contabilidad de seis a tres. ¡Así que redujo su carga de trabajo en un 50 por ciento! Por lo tanto, el software de contabilidad automatizado le permite concentrarse más en sus procesos comerciales centrales y reduce la intervención manual en las tareas de contabilidad.
8. Integraciones.
Las integraciones de aplicaciones de terceros hacen que su software de contabilidad sea más flexible. Le permiten aprovechar los beneficios de diferentes aplicaciones sin salir de su plataforma de contabilidad. Los cambios que realiza en una aplicación integrada se capturan y actualizan automáticamente en su plataforma de contabilidad. Por lo tanto, no hay necesidad de repetir la entrada de datos.
Por ejemplo, la integración del software CRM vinculará la información de sus clientes con su sistema de contabilidad. Cualquier actualización que realice en CRM será visible en el panel de su aplicación de contabilidad. Ahora, todos sus equipos están al tanto de los desarrollos recientes.
Hable con el proveedor de software sobre las integraciones del sistema de contabilidad CRM, las herramientas de gestión de proyectos y los ERP.
9. Informes
Analytics le ayuda a monitorear la salud de su negocio. Su software de contabilidad debe generar informes de estados financieros, como declaraciones de ingresos, balances y estados de flujo de efectivo. También debe crear informes para diferentes departamentos de contabilidad, como cuentas por pagar y por cobrar, proyectos, inventario e impuestos. Estos informes reflejan su desempeño en áreas específicas de su negocio. Puede cambiar su enfoque a las áreas que necesitan mejorar. Por ejemplo, el seguimiento de la facturación de tus cuentas por cobrar puede ayudarte a comprender la eficacia con la que tu empresa está cobrando los pagos de los clientes.
10. Seguridad de datos
Los datos financieros son sensibles. El software de contabilidad debe proporcionar altos niveles de seguridad para salvaguardar la privacidad de sus datos.
Recomendamos instalar aplicaciones en su software de contabilidad de proveedores reconocidos que brinden autenticación avanzada de dos factores . Además, infórmese sobre los conceptos básicos de la comunicación segura y el cifrado. Lo colocará en una mejor posición para hacer preguntas relacionadas con la seguridad al proveedor.
11. Microservicios contables
Es una tendencia emergente en el software de contabilidad moderno. Los microservicios de contabilidad incluyen procesamiento de pagos y servicios de nómina. Facilitan la aceptación de pagos en línea y también pagan a sus empleados. Dichos servicios pueden tener un costo adicional, pero también ofrecen comodidad. Recomendamos utilizar este enfoque para mezclar y combinar servicios y crear una solución de contabilidad adaptada a sus necesidades específicas.
12. Interfaz fácil de usar
Los procedimientos contables son complicados y no todo el mundo está capacitado para trabajar con números. El software que elija debería simplificar el trabajo con sus datos financieros.
Una interfaz de usuario (IU) ordenada y despejada lo ayuda a detectar aspectos significativos de su contabilidad al tiempo que facilita la vida de su personal de cuentas. El software también debe ser fácil de navegar y permitirle completar tareas con unos pocos clics. ¡Una funcionalidad de arrastrar y soltar sería la guinda del pastel!
13. Acceso móvil
Las versiones móviles de las aplicaciones de contabilidad basadas en la nube son flexibles y puede acceder a los números mientras se desplaza. Puede usar aplicaciones móviles para ejecutar todo su proceso de contabilidad comercial de forma remota. Además, si su trabajo implica viajar con frecuencia, no compre un software de contabilidad que no ofrezca una aplicación móvil.
14. Acceso basado en roles
No todos los miembros del departamento de contabilidad necesitan acceso a los datos completos. El líder del equipo debe decidir quién tiene acceso a qué tipo de datos. Las mejores aplicaciones de contabilidad del mercado brindan a los empleados acceso basado en roles a módulos de contabilidad específicos. La siguiente imagen muestra los tres componentes del control de acceso basado en roles (RBAC):
Por ejemplo, puede proporcionar al personal de hojas de horas acceso a las hojas de horas para registrar el tiempo de sus tareas. Y al mismo tiempo, excluya a dichos empleados de todas las demás áreas de su negocio. Cuando compre un software de contabilidad, asegúrese de que pueda limitar sus datos financieros al personal autorizado.
15. Precios
La mayoría del software de contabilidad viene incluido como un paquete con diferentes puntos de precio según las características. Sugerimos comenzar con un plan general que incluya la mayoría de las funciones y atención al cliente. Puede pagar extra por funciones adicionales solo si las necesita en este momento.
El software de contabilidad también debe proporcionar una prueba gratuita. Le permite explorar el software correctamente antes de la compra.
16. Soporte postventa
La mayoría de los dueños de negocios tienden a pasar por alto la atención al cliente cuando eligen un software de contabilidad. La calidad del software no importa. Necesitará soporte técnico en algún momento después de comprar el software.
Tenga cuidado al comprar programas más baratos. Dichos proveedores no incluyen la atención al cliente en sus precios. Creemos que brindar atención al cliente es una obligación para cualquier proveedor de servicios tecnológicos. Por lo tanto, no debería haber ningún cargo adicional por el mismo.
Existe una forma sencilla de verificar la calidad de la atención al cliente para el software de contabilidad. Publique un mensaje o llame al equipo de soporte del proveedor. Vea cuánto tiempo se tarda en proporcionarle una respuesta. Un tiempo de respuesta retrasado generalmente indica un equipo de atención al cliente deficiente.
Una palabra final
Sabemos que no es fácil acertar en todo cuando se compra un software de contabilidad por primera vez. Pero no podemos pasar por alto la necesidad de un software de contabilidad en el siglo XXI.
Nuestro consejo final es que evalúe todas sus necesidades contables y priorice las funciones en función de ellas. Finalmente, puede seleccionar un software de contabilidad que proporcione tales características y ofrezca la mejor experiencia de contabilidad.
Biografía del autor invitado: Rahul Jade
A Rahul Jade le apasiona ayudar a las organizaciones a elegir la solución tecnológica adecuada para el crecimiento empresarial. Escribe extensamente sobre software de contabilidad, CRM, ERP, computación en la nube e inteligencia artificial. Cuando no está escribiendo, lee ficción y vuela a destinos exóticos.