Cómo los sistemas de reservas online pueden mejorar la tesorería de las pequeñas empresas

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Hace décadas, la gente tenía que depender de agentes externos, utilizar canales de comunicación por fax y correo, o conformarse con llamar directamente al servicio de atención al cliente para reservar un servicio, comprobar si había plazas libres y hacer reservas, lo que a menudo afectaba al flujo de caja debido a la ineficacia de los procesos.

Este enfoque tradicional de la reserva es largo y a menudo da lugar a un resultado poco satisfactorio. La mayoría de los clientes abandonan a mitad de camino y buscan alternativas más sencillas para obtener el mismo servicio. Por lo que respecta a la empresa, perder clientes debido a complicados procesos de reserva supone una ganancia inesperada.

Avance rápido hasta hoy. Ahora disponemos de sistemas de reservas online, como Simplybook, diseñados para resolver estos problemas, mejorar la experiencia de reserva de los clientes y aumentar los ingresos.

En este artículo, te explicaremos qué es un sistema de reservas online y cómo pueden utilizarlo las pequeñas empresas para mejorar estratégicamente el flujo de caja.

¿Qué son los sistemas de reservas online?

Un sistema de reservas online es una solución digital -un software web o una aplicación para dispositivos- desarrollada para ayudar a los usuarios a reservar servicios como plazas hoteleras, spa, eventos, restaurantes, vuelos, visitas y excursiones, y muchos otros, desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Estos sistemas agilizan intuitivamente la interacción del cliente con el servicio de una empresa y facilitan la acción «guárdame eso» con un solo clic, aprovechando funciones como:

• Disponibilidad del servicio en tiempo real
• Interfaz de usuario de autoservicio con adopción sin fricciones
• Pasarelas de procesamiento de pagos, por ejemplo, transferencia bancaria, PayPal y otras accesibles.
• Gestión de entradas y reservas
• Integraciones de aplicaciones con otros productos, por ejemplo, Google Calendar, cuentas sociales como LinkedIn, CRM como Hubspot, e integraciones complementarias con programas ERP como RealSteel.

Algunos otros sistemas de reservas también ofrecen funciones de programación para ayudar a los servicios que no requieren compromisos económicos definitivos en todos los casos, como las consultas sanitarias, las citas de negocios y las sesiones de formación.

7 formas en que los sistemas de reservas online aumentan la tesorería de las pequeñas empresas

El flujo de caja tiene que ver con el dinero que entra -y sale- del monedero de tu empresa. Un sistema eficaz de reservas online puede ayudarte a aumentar las entradas y reducir las salidas de la siguiente manera:

1. Pago inmediato

Brooke Webber, Jefa de Marketing de Ninja Patches, plantea un escenario entre los sistemas de reserva tradicionales y los online. «Imagina que diriges un hotel y un cliente del otro lado de la frontera quiere reservar una habitación antes de su visita. Tradicionalmente, este proceso implica comprobar la disponibilidad de habitaciones a través de terceros agentes o canales de comunicación y obtener un billete o código para pagar a la llegada.»

«Pago a la llegada» significa que sólo cobras por esa reserva en el momento del registro físico. Lo mismo se aplica a las pequeñas empresas, protegidas por la LLC o no, como los salones de belleza y los gabinetes de consulta, en los que predomina el «pagaré» después del «servicio». Esto provoca un desfase entre la prestación del servicio y el pago, que puede afectar a tus costes operativos y provocar ineficacia organizativa», continúa.

Los sistemas de reserva online resuelven este problema ofreciendo opciones de pago instantáneo cuando los clientes reservan un servicio.

• ¿Necesitas una habitación de hotel? Evalúa la disponibilidad, elige tu fecha y paga una plaza.
• ¿Necesitas visitar una peluquería durante el fin de semana? Asegúrate un código de reserva por adelantado con pago directo.

Es más o menos un planteamiento de pago-validación-pedido, que permite el acceso inmediato a los fondos antes de la entrega.

2. Minimización de las ausencias

«Para los clientes es bastante fácil deshacerse de una reserva si no hay un compromiso económico previo. Para ellos, eso apenas tiene importancia. Pero para tu empresa, las ausencias provocan una desorganización de la oferta de servicios y afectan a tu capacidad de asignar adecuadamente plazas para otros clientes», dice Tom Golubovich, Jefe de Marketing y Relaciones con los Medios de Ninja Transfers.

Toma como ejemplo la reserva de un restaurante.

• Un cliente influyente llama el martes para reservar todo tu restaurante durante diez horas el sábado.
• Cancelaste todas las demás reservas solicitadas para el fin de semana debido a esta reserva.
• El mismo cliente se puso en contacto contigo el viernes, canceló la reserva por varios motivos y se disculpó antes de colgar.
• El sábado es prácticamente sombrío, pues ya has cancelado otros pedidos. Eso hace que tus ingresos previstos para el fin de semana sean bajistas.

Los sistemas de reserva online cambian esta narrativa garantizando el pago inmediato al reservar, enviando notificaciones automáticas a los clientes que reservan y proporcionando políticas de reembolso justas.

Jarret Austin, Propietario de Bankruptcy Canada, comparte que «los pagos inmediatos reducen las posibilidades de que los clientes abandonen cuando ya han asumido un compromiso financiero, total o parcial. Las notificaciones automatizadas mantienen a tus clientes CEO informados de sus reservas. Las políticas de reembolso obligan a los clientes a pagar por cualquier interrupción o daño causado a tus servicios debido a cancelaciones indebidas.»

En conjunto, estas medidas minimizan las ausencias y mantienen tus ingresos al alza.

3. Facturación automatizada sin fisuras

La facturación manual es mucho trabajo. Tienes que redondear docenas de cifras y plazos, invertir en más recursos humanos y luchar contra los errores humanos. Además, el proceso es largo, lo que a menudo provoca un retraso en la presentación de la factura a tus clientes.

Un sistema de reservas online lo soluciona enviando facturas programadas, automatizadas y sin errores a los clientes tras su primera reserva y en caso de uso continuado del servicio, por ejemplo, en hoteles o consultas periódicas.

Esto no sólo reduce la necesidad de poder humano contable masivo, sino que también acelera el cobro, a veces antes de la fecha de vencimiento, evitando así los impagos.

4. Mejores oportunidades de venta

Thomas Medlin, cofundador de JumpMD, afirma: «A veces, un sistema de reservas online personalizado puede funcionar como un escaparate digital. Cuando los clientes reservan un servicio, estos sistemas pueden recomendar automáticamente oportunidades adicionales basándose en los datos de compras anteriores y en otra información crucial del cliente, incluidos sus datos demográficos.»

Por ejemplo, Delta Air, una compañía aérea, utiliza un sistema de reservas online para aumentar las oportunidades de venta:

• Sube de categoría a asientos premium como Delta Comfort+, Primera Clase o Delta One.
• Los clientes también pueden solicitar extras, como equipaje adicional, embarque prioritario y acceso Wi-Fi, durante la reserva o después.

O digamos que ofreces servicios de alquiler de eventos. Tu aplicación de reservas puede sugerir servicios mejorados como decoraciones premium, paquetes fotográficos o entretenimiento en directo como complementos antes del pago.

Esto aumenta los ingresos generados por cliente y garantiza que los clientes obtengan el máximo valor por su dinero.

5. Utilización optimizada de los recursos

Reservar, si se hace manualmente, implica mucho trabajo, como atender las consultas de los clientes, comprobar la disponibilidad, confirmar las reservas y registrar los detalles. Necesitas recursos humanos en cada punto, lo que significa que tienes que gastar más para contratar. Esto se traduce en un aumento de las salidas de efectivo, que pueden ser mayores o no que tus entradas.

Dale la vuelta a la moneda y utiliza una herramienta de automatización como un sistema de reservas online, como Simplybook. Estos sistemas se encargan de todos los procesos mundanos en cuestión de segundos. Y eso te ayuda a redirigir los recursos que de otro modo habrías gastado en contratar más manos a necesidades más básicas de tu negocio.

Los sistemas de reservas online también funcionan como una plataforma de inventario en la que tú y los clientes podéis comprobar cuánto de tu servicio hay disponible. Esta visión del inventario ayuda a gestionar eficazmente tus recursos para crear un flujo de caja sólido.

6. Mayor retención de clientes

«Los sistemas de reserva minimizan la fricción entre el cliente y la empresa, proporcionando así una experiencia de compra única. Un cliente satisfecho es leal, y es más probable que esos clientes se queden en lugar de cambiarse a un competidor», añade Alan Parkes, Propietario de Denver Roofing & Colorado Springs Roofing.

Según Salesforce, es probable que el 88% de los clientes vuelvan a comprar un servicio tras una buena experiencia. Esto, a su vez, aumenta la puntuación del valor del ciclo de vida (CLV) de tus clientes mientras sigan utilizando tus servicios.

Además, los clientes satisfechos tienen un mayor índice de fidelidad y suelen convertirse en defensores de la marca. La defensa de la marca aporta nuevos clientes a tu empresa, lo que se traduce en más ventas y mejores entradas de dinero.

Fuente: Enerpize

7. Analítica y gestión financiera

Los sistemas de gestión online no son programas de contabilidad propiamente dichos, pero proporcionan una función analítica a vista de pájaro para controlar entradas como:

• Número de reservas
• Hora del día y fecha de la reserva
• Número de cancelaciones o tasa de cancelación.
• Canal de reserva (Web o móvil)

El número, la hora y la fecha de las reservas te ayudan a trazar las tendencias estacionales, indicando cuándo los clientes frecuentan más tu servicio y cuándo las cosas van cuesta abajo. Esta información es crucial para identificar los factores que amortiguan los ingresos y mejorar tu prestación.

También suelen estar disponibles funciones integradas de informes de pagos para hacer un seguimiento de todo el dinero que entra y el que sale (para devoluciones). Si los reembolsos son elevados, eso es un indicador de que algo va mal en alguna parte y necesita arreglo inmediato para mantener tu flujo de caja.

Integración de Simplybook para una experiencia de reserva sin fisuras

Aunque los sistemas de reservas online ofrecen muchas ventajas, elegir el equivocado puede dañar tu negocio protegido, interrumpiendo tu flujo de caja.

Por ejemplo, un sistema con retrasos, hostil a la interfaz y con funciones sobrevaloradas afectará a la experiencia de reserva de los clientes y provocará unos beneficios empresariales desproporcionados.

Para evitarlo, tienes que detectar algunas funcionalidades cruciales como:

• Páginas de reserva personalizables para diferentes negocios o servicios
• Integración con herramientas esenciales (por ejemplo, Google Calendar, Zoom, programas de correo electrónico)
• Opciones de procesamiento de pagos, incluyendo pasarelas locales y globales
• Informes y análisis avanzados para el registro financiero y el inventario
• Herramientas de marketing para promociones y captación de clientes
• Interfaz móvil fácil de usar
• Escalabilidad y flexibilidad de precios
• Recursos de atención al cliente y formación
• Experiencia fácil de usar tanto para las empresas como para los clientes

Es una larga lista de requisitos básicos que, afortunadamente, SimplyBook.me cumple. Nuestro sistema de reservas, repleto de funciones, está diseñado para empresas basadas en servicios, ya sean PYMES o grandes organizaciones, que buscan agilizar sus operaciones. Asegúrate una prueba gratuita.

Terminando

Agilizar el acceso de los clientes a tu negocio redirige tu flujo de caja de salida a entrada y les proporciona una experiencia única. Los sistemas de reservas online lo consiguen ayudando a la recaudación instantánea de ingresos, minimizando las ausencias y optimizando la utilización de los recursos.

Otros extras útiles

A la hora de elegir tu sistema de reservas preferido, ten en cuenta factores como la facilidad de uso, el tiempo de valor del producto, la adopción autónoma o autoservicio para tus clientes y el precio. Simplybook cumple todos estos criterios y más. Así que, ¡llámanos para empezar hoy mismo!

Biografía del autor

Brooke Webbe

Brooke Webber es una apasionada escritora de contenidos a la que le encanta contar historias. Brooke tiene 5 años de experiencia en la elaboración de narrativas convincentes que resuenan con el público en todos los sectores. Adicta total al café. En su tiempo libre, se sumerge en la literatura.