Cómo un sistema de programación de citas es su puerta de entrada a una experiencia de cliente excepcional

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Si tiene un negocio que necesita que los clientes concierten citas, es probable que haya tenido algunos problemas a lo largo de los años. Tanto si se trata de citas extraviadas, como de largos tiempos de espera o de personas que no se presentan, resulta más frustrante de lo necesario. Por suerte, hay muchas soluciones digitales para estos problemas y, si se utilizan correctamente, pueden ayudar a que sus clientes estén mucho más contentos. Esto, a su vez, significa que es más probable que hagan negocios con usted en el futuro. ¿Todavía está indeciso? Siga leyendo mientras le explicamos los aspectos básicos -y las ventajas- de los sistemas de programación de citas para su empresa.

¿Qué es un sistema de programación de citas?

Un sistema de programación de citas permite a sus clientes concertar citas con usted de forma rápida y sencilla. Suele adoptar la forma de un programa informático que se integra en un sitio web o una aplicación existente.

Muchas empresas diferentes utilizan cada vez más estos sistemas dentro de las industrias basadas en los servicios. También suelen ser populares entre los clientes más jóvenes. Algunos de los mejores servicios de programación de citas son Calendly, Vcita y SimplyBook.me.

Los sistemas de programación dedicados eliminan el estrés de las citas, sobre todo porque reducen el tiempo necesario para hacerlo. En lugar de tener que esperar largas colas para hablar con alguien, puede encargarse usted mismo de reservar una cita. También puede hacerlo en una mayor variedad de horarios de lo que permiten los sistemas de reserva convencionales.

Sin embargo, estos sistemas no sólo agilizan el proceso de reserva de citas. También pueden ofrecer otras ventajas a sus clientes. Estos pueden incluir notificaciones de cuándo hay que concertar una cita o incluso enviar una recompensa (como un cupón o una tarjeta de regalo) por hacer negocios con usted específicamente.

Este tipo de beneficios también puede ayudar a mejorar la retención de clientes. Se trata de una preocupación crucial para cualquier empresa, ya que adquirir nuevos clientes suele ser menos deseable que conservar los que ya se tienen.

¿Qué es la experiencia del cliente?

La experiencia del cliente se refiere a cómo responden sus clientes después de interactuar con su empresa, ya sea directa o indirectamente.

Las interacciones directas se producen cuando un cliente le busca a propósito y hace cosas como comprar su producto o hablar con sus empleados. Las interacciones indirectas se producen cuando los clientes se cruzan con usted sin querer. Por ejemplo, al ver un anuncio o una reseña.

Como debe aclararse, la experiencia del cliente puede estar determinada por varios factores. Pero sea como sea, es fundamental que te esfuerces por ofrecer buenas experiencias en el mayor número de situaciones posible. Esto se debe a que incluso una mala experiencia puede alejar a una parte de su público para siempre.

El poder de los sistemas de programación de citas

Si sus clientes necesitan concertar una cita con usted, disponer de un sistema dedicado y de alta calidad para ello es un gran paso. Puede mejorar la experiencia del cliente de varias maneras, que he destacado a continuación.

1. Una gran primera impresión

En el mundo de los negocios, la primera impresión cuenta mucho. Gracias a Internet, encontrar una alternativa a su negocio es muy fácil. Por eso, literalmente, no puedes permitirte dar a la gente una razón tonta para que te rechace, especialmente si intentas atraer clientes como pequeña empresa.

Es probable que los clientes investiguen al menos un poco sobre usted antes de concertar una cita. Su sitio web, sus cuentas en las redes sociales y las opiniones de los clientes pueden ayudar a que éstos se hagan una idea de su empresa antes de ponerse en contacto con usted. Pero un mal sistema de citas puede agriar incluso si la impresión es positiva.

Un sistema de citas intuitivo y fácil de encontrar hará que la relación entre su empresa y sus clientes comience con buen pie. Recuerde que también puede enlazar su página de reservas en varios lugares, como publicaciones en las redes sociales y (si puede encontrar afiliados) otros sitios web. Todo esto enviará un importante mensaje a los clientes, es decir, no sólo que usted existe, sino que no hay obstáculos para hacer negocios con usted.

2. Facilidad de uso

Naturalmente, su sistema de citas no sólo debe ser fácil de encontrar, sino también de utilizar. Ofrecer un sistema que cualquier persona pueda entender reforzará la primera impresión positiva que la gente tenga de usted. También es importante que el proceso de reserva de la cita no sea demasiado largo.

No tenga miedo de probar un sistema de citas antes de ponerlo a disposición de sus clientes. Si te cuesta navegar por él (en todo o en parte), puede significar que alguna parte necesita ser modificada.

Si puede encontrar un sistema de programación de citas que le satisfaga (con características que sus clientes aprecien), tendrá una ventaja significativa sobre sus competidores. Reservar, reprogramar o cancelar una cita puede ser una experiencia estresante para los clientes. Esto es especialmente cierto si tienen que hacerlo por teléfono. Los largos tiempos de espera y las malas conexiones agravan estos problemas. Esto reduce drásticamente las posibilidades de que los clientes se comprometan con usted.

Un sistema de citas online elimina de un plumazo estos problemas de las citas telefónicas, sobre todo porque el acceso no está restringido al horario laboral habitual. Este nivel de accesibilidad puede mejorar enormemente la experiencia de sus clientes. También ayuda a explicar por qué otras tecnologías (como el soporte de chatbot) son tan populares.

3. Reducción de la posibilidad de no acudir a las citas

La naturaleza digital de los sistemas de programación de citas también ayuda a las personas a asistir realmente a sus citas. Puede enviar fácilmente recordatorios automáticos o notificaciones de una cita a las personas. Dado que faltar a una cita es una fuente de estrés, sus esfuerzos por resolver este problema serán sin duda apreciados por sus clientes y sus empleados.

Los sistemas de programación de citas suelen ofrecer diferentes opciones para el envío de recordatorios. Puede elegir enviarlos en momentos específicos (por ejemplo, un día, una hora o unos minutos) antes de que comience una cita.

También puede cobrar a los clientes una pequeña cuota por concertar una cita. Evidentemente, esto puede ser una excelente motivación para acudir a una cita, ya que la gente odia malgastar su propio dinero.

Sin embargo, esto también puede disuadir a los clientes de pedir una cita. Considere la posibilidad de devolver la cuota si los clientes se presentan o de ofrecer un descuento si conciertan más citas con usted más adelante.

4. Mejor uso del tiempo

La programación de citas en línea agiliza las cosas para los clientes, para usted y para sus empleados. Esto se debe a que elimina los problemas que puede experimentar al registrar una cita para un cliente.

Registrar las citas sin una herramienta específica puede resultar un dolor de cabeza administrativo. Si utilizas una agenda convencional, puede ser fácil perderla. Si se utiliza un sistema fuera de línea en un ordenador, éste puede ser presa de un mal funcionamiento del hardware. Estos problemas consumen su tiempo y el de sus clientes, afectando a la experiencia de estos últimos.

Permitir que los clientes gestionen ellos mismos las citas (al menos hasta cierto punto) libera tiempo para otras tareas esenciales. Muchos de ellos benefician directamente a los propios clientes. Esto incluye cosas como la planificación de reuniones y la realización de investigaciones. Esto significa que, cuando llegue la cita, estará más preparado que nunca para manejarla, y su reputación también mejorará.

5. Más información sobre los clientes

Otros beneficios para los clientes provienen de la información que proporciona un sistema de programación de citas. Estos sistemas pueden informarle -con antelación- de quién ha concertado la cita, cuándo le va a ver y cuáles son sus requisitos.

Todo esto ayuda a que sus citas sean más productivas y le permite asignar los recursos de forma más eficaz. Esto es especialmente cierto si un cliente (o clientes) tiene requisitos únicos. Incluso puede establecer preguntas de entrada para que las citas sean más fructíferas.

Sin embargo, los sistemas de programación de citas también pueden recopilar rápidamente datos sobre las interacciones con los clientes. Entre ellos se incluyen aspectos como el tiempo medio de espera y el porcentaje de inasistencias. El análisis de este tipo de datos puede ayudarle a mejorar las operaciones de su empresa.

Si le preocupa su sistema de citas, no tenga miedo de pedir a los clientes su opinión sobre su experiencia. Mostrar este nivel de atención puede ayudarle a causar una impresión positiva, incluso si todavía hay un problema que resolver. También puede ayudarle a identificar los puntos ciegos culturales y otras actividades como la diversidad en las pruebas de software.

Terminando

Los sistemas de programación de citas son imprescindibles para las empresas de servicios. Reflejan las tendencias continuas hacia la comodidad y la digitalización en nuestra vida diaria, eliminando el estrés de esta tarea específica. También pueden ayudarle a entender mejor a sus clientes en el proceso y a mantener o ampliar su número de clientes.

En Dialpad, estamos orgullosos de ofrecer muchos servicios diferentes para estas empresas. Trabajamos con los sectores sanitario, jurídico e inmobiliario para ayudarles a comunicarse adecuadamente con sus clientes. Si quiere saber más sobre nosotros, visite el sitio web de Dialpad hoy mismo.

biografía:

Jessica Day – Directora Senior de Estrategia de Marketing, Dialpad

Jessica Day es la Directora Senior de Estrategia de Marketing de Dialpad, una moderna plataforma de comunicación empresarial que lleva todo tipo de conversaciones al siguiente nivel, convirtiendo las conversaciones en oportunidades. Es experta en colaborar con equipos multifuncionales para ejecutar y optimizar los esfuerzos de marketing de las campañas de la empresa y de los clientes. Jessica también ha escrito contenidos para Kanbanize y Designlike. Aquí está su LinkedIn .