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Para los extraños, administrar y ser dueño de un negocio de belleza o bienestar parece uno de los trabajos más informales del mundo. Pero todos sabemos que eso está lejos de la verdad. Mientras sus clientes buscan relajarse, su presión para hacer crecer su negocio siempre está activa, desde mejorar la eficiencia hasta reducir costos y mantener un alto nivel de servicio. Afortunadamente, los procesos sin papel y los flujos de trabajo de documentos pueden ayudarlo a hacer esto.
¿Quieres aprender cómo?
Aquí hay 8 beneficios de dejar de usar papel para las empresas de belleza y bienestar:
La digitalización lo protege de demandas (y documentos perdidos)
Si ha estado en la industria de la belleza y el bienestar por un tiempo, ya conoce el papeleo requerido para administrar el negocio. Desde consultas hasta formularios de admisión , planes de tratamiento y, lo más importante, formularios de consentimiento.
Hablando de esto último, necesita consentimiento, ya sea que esté ofreciendo extensiones de pestañas, clases de gimnasia, coloración del cabello o tratamientos para la piel. Sus clientes deben firmar estos formularios de consentimiento antes de comenzar su tratamiento. Los formularios de consentimiento también aseguran que su cliente comprenda el tratamiento en sí y los riesgos asociados. Lo crea o no, muchas empresas de belleza y bienestar aún completan sus formularios de consentimiento con lápiz y papel tradicionales. Y aunque este método funciona, existen posibles inconvenientes asociados con él, por ejemplo:
- La escritura a mano puede hacer ilegible el formulario de consentimiento
- Puede que se le acaben los formularios (o los cartuchos de tinta)
- Los formularios pueden estar incompletos
- Los formularios pueden perderse en el archivador o en cualquier otro sitio (a todos nos ha pasado).
Y, por cierto, almacenar documentos esenciales en su archivador no es lo más seguro de todos modos, solo digo.
Afortunadamente, los procesos sin papel pueden ayudarlo de muchas maneras:
En primer lugar, la tecnología ha facilitado la eliminación del papel sin grandes inversiones de dinero y tiempo. Tener formularios de consentimiento digitales le permite recopilar información de sus clientes en cualquier dispositivo, en cualquier momento y en cualquier lugar. Las firmas legalmente vinculantes hacen que esos formularios cuenten en la corte. Y una vez completados, se pueden almacenar y archivar fácilmente en la nube.
Los procesos sin papel impresionan a sus clientes
No es nuevo en esto, y ya lo sabe: la experiencia del cliente y el servicio son fundamentales para cualquier propietario de un negocio de belleza y bienestar. Sus clientes no buscan experiencias que comiencen y terminen en la puerta de sus salas de tratamiento. La experiencia ya comienza en el momento en que te contactan o reservan tus servicios en línea.
Dicho esto, los portapapeles y bolígrafos para la entrada de clientes ya no son apropiados. Especialmente con la tentación de Covid, las empresas y los clientes buscan formas sin contacto de completar su papeleo.
Afortunadamente, con la tecnología digital, sus clientes pueden completar formularios en cualquier lugar y en cualquier momento. Esto podría ser cuando ingresan por primera vez a su salón, salón o gimnasio o semanas antes cuando reservan en línea. Ser independiente de la ubicación permite a los clientes evitar retrasos en el día y concentrarse en su tratamiento. Para usted, evita el estrés y el ajetreo: todos ganan.
Las firmas electrónicas hacen que sus documentos sean válidos en los tribunales
Pero capturar información a través de formularios no es lo único que puede hacer con la tecnología moderna. El software de flujo de trabajo de documentos también le permite capturar firmas legalmente vinculantes de sus clientes en cualquier dispositivo. Estas firmas pueden tener un sello de tiempo con fecha y ubicación para su validez. Además, los registros de auditoría brindan la autenticidad necesaria requerida por los tribunales.
Los clientes pueden abrir formularios y documentos mientras están de viaje, en su iPad, tableta o dispositivo móvil. Además, pueden completarlo, firmarlo electrónicamente y enviarlo en cuestión de segundos, no de minutos.
¿Alguna vez ha recibido documentos que están incompletos al usar papel? No te preocupes. El software moderno le permite hacer que los campos de formulario sean obligatorios. Esto garantiza que solo capture información completa cuando sea necesario. Especialmente importante con los formularios de consentimiento.
Adelante.
Dejar de usar papel te ayuda a construir tu marca (y proteger la naturaleza)
Cambiar el papel por tabletas o teléfonos inteligentes le brinda un nuevo panorama de marca. Puede personalizar sus formularios y documentos con los colores, las fuentes y el logotipo de su empresa, manteniendo su marca al frente y al centro en la mente de sus clientes.
Hablando de lo que está en la mente del cliente, probablemente haya notado un cambio en la cultura actual. Las preocupaciones sobre el cambio climático han aumentado desde 2013. Esto también significa que las personas están a favor de las prácticas comerciales sostenibles.
Al aumentar sus esfuerzos sin papel y adoptar un enfoque ecológico, también puede mejorar la imagen de su marca. Sus clientes no solo valorarán su visión de futuro, sino que incluso pueden recompensarlo con su lealtad. Y todos sabemos que la lealtad significa ganancias.
Sobre el tema de las ganancias, hay más beneficios de dejar de usar papel.
Ir sin papel le ahorra dinero ganado con tanto esfuerzo
Dirigir un salón de belleza o un negocio de bienestar no es barato. Desde el alquiler del espacio hasta los productos de bienestar, los permisos y los gastos de personal, ¡es caro! No desea agregar a la lista los costos de impresión, escaneo, papel, tinta y mantenimiento, ¿verdad?
Ir sin papel mediante el uso de la tecnología lo ayudará a ahorrar estos costos. Esto significa que tiene más efectivo para invertir en buenos productos o en un mejor servicio. Y eso es lo que finalmente hará que su negocio se destaque entre la multitud.
Los documentos sin papel no ocupan espacio físico
Pasar por un archivador grande para encontrar o almacenar un documento simplemente no es la forma más eficiente de hacer el trabajo hoy en día. E incluso si ya tiene sus registros localmente en su computadora, hay desventajas. Los documentos almacenados en un dispositivo real son propensos a sufrir daños físicos o robos. Además, la colaboración en documentos o ediciones rápidas es difícil de hacer y lo ralentiza.
Guardar documentos en la nube, sin embargo, es algo que todos ya hacemos en nuestra vida privada. Piense en iCloud, GDrive & Co; es hora de adoptar esto también para su negocio. Sobre todo porque el espacio de almacenamiento en la nube es cada vez más asequible.
Alternativamente, el software moderno de flujo de trabajo de documentos tiene almacenamiento en la nube y funciones de colaboración ya integradas.
Los documentos sin papel se conectan a otras aplicaciones
Escanear manualmente documentos en papel no es divertido, ¿verdad? Escribir información en el software de tu salón a mano tampoco lo es. Consume mucho tiempo y es propenso a errores. En cambio, la tecnología ya le permite integrarse con aplicaciones y soluciones existentes.
Supongamos que ya está utilizando un software de reserva en línea . Con integraciones nativas o mediante el uso de herramientas como Zapier , puede conectar aplicaciones para diferentes casos de uso. Suponga que desea enviar automáticamente un formulario de consentimiento a su cliente cuando reserva en línea; usted puede hacer eso hoy.
Por último, dejar de usar papel te dará tranquilidad
Trabajar en la vertiginosa industria de la belleza y el bienestar es emocionante; también puede ser muy estresante. La disminución del desorden, la reducción del trabajo ocupado, el acceso sin problemas a los documentos y la seguridad hacen que la mente esté tranquila. Puedes dejar de lado el miedo a perder algo importante, eliminar errores y reducir el caos.
Terminando
Cambiar de procesos basados en papel a procesos sin papel no tiene por qué ser intimidante. En primer lugar, no es necesario implementarlo todo a la vez. El uso de software para sus formularios de consentimiento y firmas puede ser un primer paso en la dirección correcta. No se limite a considerar los beneficios que le brindan los procesos sin papel. Además, considere el valor en términos de una mejor experiencia del cliente.
Biografía del autor invitado: Carsten Pleiser @ Paperless.io
Carsten Pleiser es cofundador y jefe de crecimiento de la startup alemana Paperless.io . Tiene más de 12 años de experiencia en negocios, emprendimiento, marketing y todo lo relacionado con el crecimiento. También es mentor, ha hablado en varios eventos y dado conferencias en universidades. En su tiempo libre, a Carsten le gusta pasar tiempo con su familia, navegar o jugar al golf.