5 razones por las que el sector servicios necesita la gestión de inventarios

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Puede que la gestión de inventarios no sea lo primero que le venga a la mente cuando se habla del sector servicios. Aunque no tenga la misma importancia que para un minorista, la forma de gestionarlo sigue influyendo significativamente en el éxito de su empresa de servicios. La razón es que la calidad de sus servicios también depende de los productos/materiales que utilice para realizar el trabajo. Si no hace un seguimiento de lo que tiene almacenado o sólo lo hace con lápiz y papel, ¿cómo puede prometer un servicio satisfactorio?

En este artículo, profundizaremos en las características especiales que aporta el sector servicios, en qué se diferencia la gestión de inventarios de otros sectores y en las principales razones por las que debería utilizar un sistema para gestionarlo.

Características de la industria de servicios

El término servicio describe cualquier actividad que una persona pueda ofrecer a otra y que no esté vinculada a un producto físico. Esa condición previa viene acompañada de algunas características inconfundibles que definen el sector como

• Perecederos: El servicio en sí no puede almacenarse (obviamente) y depende al 100% del tiempo.
• Demanda fluctuante: La demanda puede variar entre las distintas empresas de servicios. Puede que una clienta de un electricista sólo necesite sus servicios dos veces al año, pero las clientas de un salón de manicura van cada dos semanas.
• Intangibilidad: A diferencia de un producto, un servicio no se puede tocar ni probar antes de consumirlo.
• Inseparabilidad: El servicio no puede separarse del ser humano que lo crea.
• Heterogeneidad: El nivel de calidad del servicio no puede estandarizarse. Siempre será ligeramente diferente a la del día anterior, aunque la ejecute la misma persona. Esto dificulta enormemente la medición de la calidad del servicio.

La gestión del inventario en pocas palabras

En general, la gestión de inventarios se refiere al proceso de gestionar el flujo de mercancías a lo largo de toda la cadena de suministro. Esto incluye desde el control de los niveles de existencias, los pedidos de compra y venta, las relaciones con proveedores y clientes, hasta la toma de decisiones empresariales basadas en informes. Para el sector minorista, por ejemplo, los productos son su actividad principal. Otra actividad vinculada a la gestión de existencias es el control de existencias, que es el proceso diario de supervisión de los niveles de existencias. Esto también puede ser importante para una empresa de servicios, como una peluquería, que necesita asegurarse de que tiene champú en stock antes de ofrecer un lavado a sus clientes.

La gestión de inventarios en el sector servicios va más allá de simplemente saber qué productos tiene a mano; se trata de gestionar eficazmente sus recursos para garantizar que siempre pueda ofrecer un servicio de primera categoría. Esto incluye aprovechar el mejor software de órdenes de compra para agilizar su proceso de aprovisionamiento. Al automatizar los pedidos de compra, no sólo ahorrará tiempo, sino que también garantizará la precisión y coherencia de su proceso de pedidos, algo esencial para mantener la calidad de servicio que esperan sus clientes.

¿En qué se diferencia la gestión de inventarios del sector servicios?

Tradicionalmente, se piensa en grandes almacenes, contenedores y minoristas en relación con la gestión de inventarios. Pero aunque el servicio sea intangible, tener los productos adecuados para acompañarlo puede marcar una gran diferencia para el consumidor. Como ya se ha mencionado, la gestión de inventarios incluye actividades a lo largo de toda la cadena de suministro. Este gráfico muestra la diferencia entre la cadena de suministro normal y la cadena de suministro de servicios.

Además, la utilización de servicios profesionales de gestión de inventarios puede perfeccionar aún más los procesos de la cadena de suministro en un entorno orientado al servicio, garantizando que los productos adecuados estén siempre disponibles para complementar la prestación del servicio.

Como puede ver, una empresa de servicios no empieza con materias primas ni incluye una parte de fabricación. Incluso podríamos decir que una empresa de servicios es el cliente de la cadena de suministro habitual, ya que compra productos para acompañar los servicios ofrecidos.

¿Cuáles son los distintos tipos de inventario en las empresas de servicios?

Permítame darle algunos ejemplos por si aún no tiene claro qué inventario pueden tener las empresas de servicios.

Una de las subcategorías más destacadas y conocidas de la industria de servicios es la de alimentación y bebidas. Como su nombre indica, los alimentos y las bebidas representan la mayor parte del inventario. Además, todo lo que acompañe o sea necesario para prepararlo cuenta como inventario. Pueden ser platos, vasos, manteles, pero también maquinaria de cocina, ollas y sartenes, etc.

Otra importante industria basada en los servicios es la hostelería. ¿Sabía que las habitaciones de hotel cuentan por sí mismas como inventario del hotel? Cuando quedan habitaciones libres, ese inventario no se ha vendido, u, otro ejemplo, si alquila un piso de dos dormitorios a una sola persona, se considera medio vendido. El inventario no tiene por qué ser siempre tangible. También puede ser intangible.

En el sector del fitness, un entrenador personal puede formar parte del inventario tanto como una mancuerna. Siempre depende de lo que ofrezca tu negocio, muchos gimnasios, por ejemplo, ofrecen productos de marca o máquinas expendedoras para obtener un beneficio adicional. Si lo hacen, tienen que tener en cuenta los costes de mantenimiento de inventario (si no realizan muchas ventas) y garantizar la seguridad de los productos.

Cuando se trata de empresas de servicios basadas en el sector de la construcción, como fontaneros y electricistas, se ocupan sobre todo de inventarios MRO. Incluye los artículos necesarios para las actividades de mantenimiento y reparación.

5 razones por las que el sector servicios necesita la gestión de inventarios

Ahora que hemos establecido lo que las empresas de servicios de inventario poseen, veamos por qué el sector necesita gestionarlo de forma profesional. Estos beneficios cuentan para la gestión de productos tangibles. Para asegurarse de que el inventario intangible, como el mencionado entrenador personal, tiene capacidad, las empresas deben utilizar software de programación con fines organizativos.

Más productividad y control

Con el sistema de gestión de inventario adecuado, puede ahorrar tiempo buscando los productos que necesita o tener problemas por no tener algo disponible. La automatización suele ser la mejor forma de aumentar la productividad en una empresa, ya que minimiza los errores humanos y aumenta la visibilidad. Además, controlar el inventario con regularidad le ahorrará tiempo a final de año, cuando tenga que hacer el recuento anual.

Evitar el despilfarro

Especialmente en el sector de la restauración, el desperdicio de alimentos es un gran problema. Controlar el flujo de mercancías que entran y salen del almacén puede ayudar a determinar la fluctuación de la demanda en las empresas. Planificar lo que necesita a diario basándose en patrones comunes optimizará el proceso de reposición. Además, puedes formar parte de empresas como Too Good To Go para vender tus productos por un precio menor al final del día.

Ahorro de costes

Revisando sus costes de mantenimiento de inventario, costes de transporte, etc., puede ajustar la cantidad de inventario que necesita comprar para ser rentable. Una empresa de fitness podría determinar qué suplementos van bien y cuáles pueden eliminarse para ahorrar costes.

Satisfacción del cliente

Los métodos de previsión le permitirán cumplir mejor las expectativas de sus clientes y saber si tiene sus productos favoritos listos para usar.

Mantener la competitividad

Estar al tanto de la gestión de su inventario le dará una ventaja competitiva frente a otras empresas de servicios. Sobre todo porque muchas empresas del sector pueden pensar que no es importante que usted sea uno de los organizados. Recuerda, el conocimiento es poder. Saber lo que tiene y lo que necesita, además de tener un sistema detrás, hace que el trabajo sea más agradable para sus empleados y simplifica también los procesos de pedido.

Cómo gestionar con éxito el inventario de su empresa de servicios

Estos son algunos consejos para empezar a gestionar el inventario de su empresa de servicios.

Audite y organice sus productos

Cuando aún esté en los comienzos, empiece por hacer una auditoría inicial de su inventario y organícelo por productos. De este modo, será más fácil configurar un sistema con éxito desde el principio y, si decide obtener ayuda, facilitará al servicio de asistencia del programa la importación de sus datos.

Controle los niveles de existencias con un software de inventario basado en la nube

Familiarícese usted y su equipo con el nuevo software. No dudes en ponerte en contacto con el equipo de asistencia si tienes algún problema. La mayoría de los proveedores ofrecen un servicio 24 horas al día, 7 días a la semana, para resolver los problemas cuando surgen. Y el consejo más importante: utilice realmente el software. Muchas empresas adquieren el software y, por falta de tiempo y porque es fácil seguir con los viejos hábitos, no sacan el máximo partido a lo que están pagando.

Realización de informes sobre el consumo de productos y los niveles de disponibilidad

Los informes de consumo y disponibilidad de productos son los más útiles a la hora de gestionar su inventario. Un buen sistema debe mostrarle de forma sencilla lo que necesita saber para optimizar los procesos.

Examine sus relaciones con los proveedores

Si tiene tiempo, reconsidere de dónde obtiene sus productos. Si lleva mucho tiempo utilizando el mismo proveedor, quizá merezca la pena buscar ahora alternativas mejores (y más baratas).

Terminando

Implantar un software de gestión de inventarios puede ayudar a las empresas a adelantarse a la competencia y hacer un seguimiento de lo que sus clientes quieren tener en stock. Si se hace bien, también puede facilitar la vida de sus empleados y liberarles un tiempo valioso que pueden emplear en otras cosas.

Biografía del autor

Svea Schüler es responsable de marketing online en Megaventory, una empresa SaaS de gestión de inventarios para pequeñas y medianas empresas. Cree que el marketing de contenidos y en las redes sociales es la mejor forma que tiene una marca de dar a conocer su marca y garantizar la satisfacción del cliente a largo plazo. Fuera del trabajo, se la puede encontrar levantando pesas en el gimnasio o cocinando con los amigos.