Datei-Uploader – Google Drive (macht das Sammeln von Dokumenten einfach) VIDEO

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Letzte Woche hat SimplyBook.me eine weitere neue benutzerdefinierte Funktion für seine Nutzer veröffentlicht: den Dateiuploader – Google Drive.

Haben Sie sich jemals gewünscht, dass Sie Ihre Kunden bitten könnten, wichtige und relevante Details in Ihr System hochzuladen, damit Sie einen besseren Service bieten können?

Wenn Sie Dienstleistungen für Menschen erbringen, geht es immer um eine Art „Vertrag“, sei es ein Gesellschaftsvertrag oder ein Vertrag, der rechtlich haltbar sein muss. Manchmal kann man sich damit absichern, dass die Kunden die Allgemeinen Geschäftsbedingungen akzeptieren (obwohl wir wissen, wie wenige Menschen tatsächlich lesen), aber andere erfordern aktives Verständnis und Zustimmung.

Im Video dieser Woche geht es darum, wie Sie den File Uploader auf SimplyBook.me nutzen können, um Ihr Google Drive mit Ihren Aufnahmeformularen und Kundenfeldern zu verbinden, um den Upload von Dokumenten und Dateien zu ermöglichen.

Warum müssen Sie also Dateien, Bilder und Dokumente zu den Buchungsdaten Ihrer Kunden hochladen?

Welche Dateien benötigen Sie?

Es gibt eine Reihe von Beschränkungen für die Arten von Dateien, die Sie anfordern können. Sie können Kunden nicht auffordern, Archivdateien oder ausführbare Dateien hochzuladen. Abgesehen von diesen Einschränkungen können Sie Ihre Kunden um Dokumente, Dateien und Bilder bitten, solange sie nicht größer als 5 MB sind.

Es gibt viele Gründe, warum Sie einen Kunden auffordern müssen, Belegdokumente hochzuladen. Eine Fahrschule kann den Nachweis eines vorläufigen Führerscheins verlangen, bevor sie ein Fahrzeug und einen Fahrlehrer zuweist. Eine Arztpraxis kann einen Nachweis über den Krankenversicherungsschutz verlangen, bevor sie Ihnen einen Termin beim Arzt gibt.

Wenn Sie Online-Dienste und -Beratungen anbieten, benötigen Sie möglicherweise unterstützende Dokumente für die Bedürfnisse Ihrer Kunden.

Warum brauchen Sie sie?

Ein Beispiel hierfür wäre die Erbringung von Buchführungs- und Rechnungsprüfungsaufgaben für Unternehmen und Privatpersonen. Möglicherweise benötigen Sie eine schriftliche Genehmigung der zuständigen Behörden für den Zugriff auf Steuerdaten, und Sie benötigen möglicherweise auch unterschriebene Steuererklärungen, die Sie im Namen Ihrer Kunden einreichen.

Es könnten auch unterstützende Dateien für einen Prozess vorhanden sein. Dafür gibt es viele Gründe.

In einem Schönheits- oder Wellnessbetrieb müssen Sie Ihre Kunden möglicherweise fragen, ob sie Allergien haben oder sich in medizinischer Behandlung befinden, die Ihre Dienstleistungen beeinträchtigen könnten. Einige Spas lehnen Pediküre-Behandlungen für Menschen mit Diabetes ab. Menschen, die sich einer Strahlen- und Chemotherapie unterziehen, können durch Aromatherapie und ätherische Öle, die in zahlreichen Schönheits- und Verwöhnprodukten enthalten sind, stark beeinträchtigt werden. Leider sind manche Menschen versucht, zu lügen, wenn sie glauben, dass sie dadurch nicht bekommen, was sie wollen.

Wenn Sie wissen wollen, wie Sie sich gegen rechtliche Schritte absichern können, lassen Sie sich am besten ein unterschriebenes und datiertes Dokument geben, in dem alle Kontraindikationen oder Medikamente aufgeführt sind.

Was soll’s! Ein Friseursalon könnte Sie um ein Foto Ihres aktuellen Haars und ein Bild von dem, was Sie erreichen möchten, bitten.

Die Verwendungsmöglichkeiten für diese Funktion sind vielfältig und hängen von den Informationen ab, die Sie von Ihrem Kunden benötigen. Möglicherweise benötigen Sie keine Dateien von Ihren Kunden. Sie zu haben, würde Ihnen jedoch das Leben erleichtern und es Ihnen ermöglichen, sich besser auf Ihren Termin vorzubereiten.

Arbeiten mit Erfassungsformularen und Kundenfeldern

Die Funktion Datei-Uploader funktioniert nur, wenn Sie die Funktionen Aufnahmeformulare oder Kundenfelder verwenden. Es ist unwahrscheinlich, dass Sie zusätzliche Dokumente benötigen, wenn Sie nicht auch andere Daten von Ihren Kunden erheben.

Angenommen, ein Fahranfänger möchte sich für Fahrstunden anmelden oder ein bestehender Fahrer möchte sich bei Ihnen für fortgeschrittene Fahrkenntnisse registrieren lassen; in beiden Fällen ist der Nachweis einer (vorläufigen oder vollständigen) Fahrerlaubnis erforderlich. In diesem Fall wäre es am besten, die Dokumente bei der Registrierung anzufordern und die Datei über die Kundenfelder an den Kundendatensatz anzuhängen.

Wenn Sie hingegen schwere Maschinen oder Werkzeuge leasen, müssen Sie vielleicht die Betriebserlaubnis für einen Gabelstapler beantragen, aber nicht für eine Bodenschleifmaschine. In diesem Fall ist es besser, das Dokument bei jeder Mietvertragsbuchung auf den Aufnahmeformularen zu verlangen.

Wie bei anderen Fragen in den Aufnahmeformularen und Kundenfeldern ist es möglich, das Feld für den Datei-Uploader optional oder obligatorisch zu gestalten. Wenn Sie das Dokument also benötigen, sollten Sie das Feld obligatorisch machen. Wenn Sie einfach nur weitere Informationen wünschen oder sicherstellen wollen, dass Sie die richtige Ressource für die von der Kundin gewünschten hübschen Nägel haben, können Sie dies optional machen.

Die Möglichkeit, Dateien hochzuladen, ist im Wesentlichen eine Option für den Dateityp. Bevor Sie jedoch den Dateityp = File Uploader Google Drive auswählen, müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Google Drive für die Verbindung mit SimplyBook.me eingerichtet ist.

Aktivieren Sie einfach die Funktion und autorisieren Sie den Zugriff auf Ihr Google Drive für den Dateiuploader.

Zugang zu Dokumenten

Sie können auf hochgeladene Dokumente und Bilder ganz einfach über die Buchungsdetails bei Anfragen, die über die Aufnahmeformulare gestellt werden, oder über die Kundeninformationen bei Uploads, die während des Registrierungsprozesses vorgenommen werden, zugreifen.

Wenn Sie auf alle hochgeladenen Dokumente im Laufwerk zugreifen möchten, können Sie sie auch hier über die Informationen zu den benutzerdefinierten Funktionen auf Ihrer Benutzeroberfläche finden.

Wenn Sie in Ihrem Google Drive auf die Datei zugreifen möchten, finden Sie dort einen Ordner mit dem Namen Simplybook.

Kennen Sie Ihren Kunden und schützen Sie sich selbst

Der Datei-Uploader ist ein ideales Werkzeug, das Ihnen hilft, das Gespräch mit Ihrem Kunden besser zu verstehen und vorzubereiten. Es ist nicht nur ein hervorragendes Vorbereitungsinstrument, sondern ermöglicht es Ihnen auch, sich vor Fehlern und möglichen Gerichtsverfahren zu schützen.