12 Wege, um neue Teammitglieder im Unternehmen willkommen zu heißen

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Stellen Sie sich vor, Sie beginnen eine neue Stelle in einem neuen Unternehmen. Es ist aufregend, aber auch nervenaufreibend, oder? Sie möchten an Ihrem ersten Tag herzlich begrüßt und willkommen geheißen werden, ohne peinliche Momente oder Schwierigkeiten. Die Art und Weise, wie Sie neue Mitglieder im Team willkommen heißen, ist von entscheidender Bedeutung, aber einige Unternehmen neigen dazu, mehr Zeit und Geld für eine Abschiedsfeier auszugeben als für die Begrüßung neuer Mitglieder im Unternehmen.

Wenn Sie neue Mitglieder auf die richtige Weise willkommen heißen wollen, ist es wichtig, einen überzeugenden Willkommens- und Einführungsprozess zu entwickeln. Stellen Sie sicher, dass Ihr gesamtes Unternehmen daran beteiligt ist, damit der Neuling sich geschätzt, willkommen und erwartet fühlt.

Werfen wir einen Blick auf einige kreative Möglichkeiten, neue Mitglieder im Unternehmensteam willkommen zu heißen:

1. Informieren Sie Ihr Personal

Stellen Sie sich vor, Sie betreten Ihren neuen Arbeitsplatz und ernten einige verwirrte Blicke von anderen Mitarbeitern und leere Gesichter, die Sie mit„Ähm… kann ich Ihnen helfen?„

Wirklich peinlich, oder?

So möchte sich Ihr neuer Mitarbeiter nicht an seinen ersten Arbeitstag erinnern.

Kommunizieren Sie also mit Ihren Mitarbeitern und lassen Sie sie wissen, dass ein neues Teammitglied kommen wird, damit sie darauf vorbereitet sind, ein neues Gesicht im Gebäude zu sehen.

Schicken Sie Ihrem Team ein paar Tage vorher eine E-Mail, um es zu motivieren, den neuen Mitarbeiter herzlich willkommen zu heißen. Wenn Sie ein größeres Unternehmen oder ein über verschiedene Zeitzonen verteiltes Team sind, können Sie den Einsatz von E-Mail-Marketing-Tools in Betracht ziehen, um Ihre Arbeit zu erleichtern.

2. Lassen Sie sie später als gewöhnlich anfangen

Beginnen sie ihren ersten Tag verspätet? Ja, es klingt seltsam, aber es ist eine tolle Idee.

Neue Mitarbeiter kommen wahrscheinlich früh, und Sie möchten nicht, dass sie warten und sich fragen, was sie tun sollen oder wohin sie gehen sollen, während Sie ihre Einweisung vorbereiten.

Wenn Sie neue Mitglieder erst später aufnehmen, können Sie sich etwas besser vorbereiten. Sie möchten nicht, dass sie warten, bis Sie Ihre E-Mails gecheckt oder die Besprechungen abgeschlossen haben.

Lassen Sie also die neuen Mitarbeiter später kommen und geben Sie sich etwas Zeit, um sich voll und ganz auf sie einzustellen.

3. Ordnung auf dem Schreibtisch oder am Arbeitsplatz schaffen

Das Büro oder der zugewiesene Schreibtisch ist wahrscheinlich die erste Station des neuen Mitarbeiters bei seiner Ankunft. Machen Sie es am besten einladend. Es kann einen großen Unterschied machen, wenn man einen gut vorbereiteten Arbeitsbereich betritt.

Vergewissern Sie sich, dass alle Sachen des alten Mitarbeiters entfernt werden, bevor der neue Mitarbeiter kommt, damit er sich nicht unwohl fühlt, als wäre er nur ein weiterer Ersatz.

Warten Sie nicht, bis die Mitarbeiter eintreffen, bevor Sie mit dem Einrichten ihres Arbeitsplatzes und der Organisation ihrer Systeme beginnen; es kann ziemlich frustrierend sein, am Schreibtisch eines anderen Kollegen zu sitzen, während Ihr Arbeitsplatz vorbereitet wird.

Sorgen Sie dafür, dass die Ausrüstung vor der Ankunft der Teilnehmer eingerichtet und auf dem neuesten Stand ist. Möglicherweise benötigen Sie die Hilfe der IT-Abteilung, wenn Sie sich anmelden oder Zugangskarten benötigen.

E-Mail-Konten, interne Chat-Systeme und spezielle Arbeitsprogramme sind weitere wichtige Dinge, die im Vorfeld erledigt werden sollten.

Sorgen Sie auch dafür, dass der virtuelle Arbeitsbereich des Mitarbeiters in Ordnung ist. Dies könnte Dinge beinhalten wie

• Verwenden Sie Ihren Website-Builder, um die Informationen des neuen Mitarbeiters auf der Mitarbeiterseite des Unternehmens zu aktualisieren.
• Einrichtung eines E-Mail-Kontos für den Mitarbeiter und Zusendung der Zugangsdaten vor seinem ersten Arbeitstag
• Sicherstellung, dass alle digitalen Einführungsunterlagen leicht zugänglich sind
• Zuweisung eines Kontos auf Kommunikations-, Content-Management-, LMS- und anderen vom Unternehmen genutzten Plattformen

4. Ein eindrucksvolles Willkommenspaket

Ein Willkommenspaket ist eine gute Möglichkeit, einem neuen Mitarbeiter zu zeigen, dass Sie sich über ihn freuen und gerne mit ihm zusammenarbeiten möchten. Auf diese Weise können Sie zeigen, dass Ihr Unternehmen seine Mitarbeiter schätzt.

Ihr Kit sollte für Ihren neuen Mitarbeiter bereitstehen, sobald er durch die Tür kommt.

Ein gut zusammengestelltes Willkommenspaket geht über die erforderlichen Dinge hinaus, indem es ein einzigartiges Flair vermittelt, wie z. B. tolle funktionelle Dinge für Arbeit und Spaß.

Markengeschenke wie Baseballkappen, USB-Sticks und Lunchbags können auch als Werbung für das Unternehmen dienen. Vergessen Sie nicht, ein Logo zu erstellen und es als Teil des Brandings auf Geschenken anzubringen.

Einige Ideen, die in die Kategorie der lustigen Willkommensgeschenke fallen könnten, wären Essensgutscheine, Werbegeschenke oder Süßigkeiten.

Wir leben in einem digitalen Zeitalter, daher gibt es nichts Schöneres als eine handgeschriebene und von Kollegen unterschriebene Karte. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter eine persönliche Nachricht auf der Karte verfassen und zeigen Sie Ihrem neuen Mitarbeiter, dass Ihnen etwas mehr am Herzen liegt als eine allgemeine Willkommens-E-Mail.

Sie können den Prozess der Kartenerstellung sogar noch interessanter gestalten, indem Sie einen Wettbewerb für Ihre Mitarbeiter ausschreiben. Der kreativste Entwurf einer Willkommenskarte gewinnt einen lustigen Preis.

Und da Fernarbeit heutzutage so alltäglich ist, warum schicken Sie Ihren neuen Fernarbeitern nicht auch ein Willkommenspaket?

5. Onboarding-Dokumente bereithalten

Dies ist vielleicht der wichtigste Schritt, wenn Sie einen neuen Mitarbeiter einstellen. Sie werden diese Dokumente als Rettungsinsel benutzen, bis sie sich in ihrer Rolle etabliert haben.

Neben Gesundheits- und Sicherheitsdokumenten oder Schulungsunterlagen können auch andere Dokumente als Beispiel dienen:

• Unternehmensziele, die sie erreichen sollen
• Skizzieren Sie die Aufgaben, die sie übernehmen sollten
• Sitzungen, zu denen sie erscheinen müssen
• Namen und Kontaktinformationen der Teammitglieder, mit denen sie zusammenarbeiten werden
• Eine Checkliste für die Ausbildung, die sie ausfüllen müssen
• Glossar mit Begriffen, Akronymen, Ressourcen und internen Tools zum Kennenlernen

Je mehr Unterlagen Sie ihnen aushändigen, desto besser werden sie Ihr Unternehmen verstehen und sich schneller und mit weniger Fragen zurechtfinden.

Beziehen Sie das Team mit ein und geben Sie ihm die Möglichkeit, alle zusätzlichen Dokumente zu platzieren, die seiner Meinung nach für ein optimales Funktionieren des Teams erforderlich sind.

Wenn Ihr Unternehmen über Konten in den sozialen Medien verfügt (was es tun sollte), senden Sie Einladungen an Ihr neues Teammitglied. Je nach ihrer Rolle im Unternehmen können Sie sie zu Administratoren von Konten in den sozialen Medien oder zu Nano-Influencern machen und sie aktiv einbinden.

Denken Sie daran, dass sich niemand gerne durch Dutzende von Dokumentationsseiten liest. Erwägen Sie, diese Dokumente in kurze und informative Videos umzuwandeln.

Eine weitere gute Idee ist es, interaktives eLearning-Material zu erstellen, das mehr erfordert, als sich hinzusetzen und ein Dokument zu lesen oder ein langes, langweiliges Video anzusehen.

Stattdessen können Sie ein internes Verzeichnis von Online-Kursen erstellen, die für den Arbeitsplatz und die Weiterbildung der Mitarbeiter bestimmt sind.

Und denken Sie daran, dass alle Ihre Informationen auf dem neuesten Stand sind, bevor Sie sie weitergeben.

6. Einen Office Buddy zuweisen

Es klingt ein bisschen kindisch, aber ein Arbeitskollege hilft Neulingen, sich in einer neuen Umgebung zurechtzufinden und sich schneller einzuleben, als wenn sie alles allein herausfinden müssen.

Weisen Sie jemandem eine ähnliche Rolle, ein ähnliches Alter oder eine ähnliche Persönlichkeit zu, damit es nicht zu Unannehmlichkeiten kommt. Ein Office Buddy hilft bei der Beantwortung von Fragen zu geschriebenen und ungeschriebenen Regeln im Büro.

Was sind ungeschriebene Büroregeln? Zum Beispiel, was man nicht in die Gemeinschaftsmikrowelle tun sollte, wo man am besten in der Nähe zu Mittag isst, oder wie man mit einem verstopften Drucker umgeht.

Mit einem Buddy hat Ihr neues Mitglied die Möglichkeit, Fragen zu stellen, die es sich sonst nicht trauen würde, der Unternehmensleitung zu stellen, und kann so offen sein und mehr über die Unternehmenskultur erfahren.

Achten Sie nur darauf, einen Mentor zu wählen, der bereit, verfügbar und erfahren ist.

Nichts ist quälender als ein Mentor, der sich dazu gezwungen fühlt und am Ende der Moral der Neulinge noch mehr schadet.

7. Die ersten Tage sind Einführungstage

Die meisten neuen Mitarbeiter sind an ihrem ersten Tag an ihrem neuen Arbeitsplatz ziemlich nervös. Versuchen Sie, es ihnen so angenehm wie möglich zu machen, indem Sie die ersten ein bis zwei Stunden einigermaßen informell gestalten.

Führen Sie sie durch das Büro und stellen Sie ihnen dabei Kollegen vor.

Wenn möglich, laden Sie sie zur nächsten Betriebsversammlung ein und gewähren Sie ihnen ein paar Minuten, um sich vorzustellen und ein wenig mit anderen Mitarbeitern zu plaudern.

Vergessen Sie nicht, sie in die Personalabteilung zu begleiten, um sich mit dem Team vertraut zu machen, das sich um alle ihre Personalangelegenheiten kümmert, wie z. B. Gehaltszahlungen, Ausgaben und Abzüge, Urlaub und Streitigkeiten.

Zeigen Sie Ihren Bewerbern, dass Ihr Unternehmen eine Politik der offenen Tür verfolgt und dass ihre Meinung für das Unternehmen wichtig ist.

Ein weiteres kleines Detail während der Einführungstage ist die Planung eines Videoanrufs mit den Fernarbeitern. Gehen Sie einen Schritt weiter – schicken Sie nicht nur eine Einführungs-E-Mail. Vereinbaren Sie einen Videoanruf, damit sie sich gegenseitig kennenlernen können.

Thalita Ferraz, die Inhaberin des beliebten Modeblogs HerBones.com, erklärt;

„Als ich anfing, Mitarbeiter einzustellen, war eines meiner größten Probleme, sie richtig einzuarbeiten. Meine ersten Mitarbeiter blieben nicht länger als sechs Monate, aber nachdem ich einen standardisierten Onboarding-Prozess eingeführt hatte, lag die Mitarbeiterbindung in den letzten drei Jahren bei 100 %.“

Je nach Verfügbarkeit anderer Mitarbeiter und der Größe Ihres Unternehmens können die Einführungstage nur wenige Tage dauern oder sich über einige Wochen erstrecken.

8. Veranstalten Sie eine Schnitzeljagd

Das ist wie eine Ostereiersuche, nur für Erwachsene, in einem Büro.

Diese Suche besteht aus Übungen, die der Neuling durchführen muss, z. B. den Weg zum nächsten Notausgang zeichnen.

Es ist eine freundliche Abwechslung zu einem allgemeinen Organigramm oder einer Mappe mit Unternehmensinformationen, die der Mitarbeiter lernen muss.

Wenn Sie möchten, dass neue Teammitglieder Namen, Gesichter und Funktionen kennen, erstellen Sie eine Collage mit Mitarbeiterfotos und lassen Sie sie die Bilder mit den Namen und Positionen vergleichen. Sie können sie auch bitten, für jede Person einzigartige Persönlichkeitsmerkmale auszufüllen.

Eine Schnitzeljagd regt sie dazu an, sich mit den Menschen in ihrem Team und im Unternehmen vertraut zu machen und den Aufbau des Büros kennenzulernen.

Es hilft auch den anderen Mitarbeitern, den neuen Mitarbeiter kennenzulernen und sich kurz mit ihm auszutauschen, während sie Informationen über Hobbys, Haustiere, Familie oder Lieblingsorte sammeln.

Wenn Sie diese Daten zur Hand haben, wird Ihr neuer Mitarbeiter entlastet, denn Sie können sich eine Vielzahl von Gesichtern und lustigen Fakten zu jedem einzelnen von ihnen merken. Am Ende dieser unterhaltsamen Übung haben die Mitarbeiter ein kurzes, aber praktisches Nachschlagewerk, das sie selbst behalten dürfen.

9. Rookie“-Tage haben

Wir wissen, dass der erste Eindruck zählt, nicht nur der Eindruck des neuen Mitarbeiters vom Unternehmen, sondern auch der Eindruck der Mitarbeiter von ihrem neuen Mitglied.

Ein Neuling könnte beschließen, etwas für sein Team zum Teilen und Genießen mitzubringen, wie Donuts oder Kekse.

Stellen Sie sie an ihrem Schreibtisch auf, damit andere Mitarbeiter sie treffen, sich mit ihnen unterhalten und einander kennen lernen können.

In einigen Unternehmen gibt es Freitage, an denen das Unternehmen für seine Mitarbeiter Leckereien besorgt und ein neues Teammitglied ernennt, das diese verteilt, damit es aktiv mit anderen Mitarbeitern in Kontakt treten kann.

Als Unternehmen könnten Sie auch ein Willkommensgeschenk oder köstliche Leckereien an die Familie des neuen Mitarbeiters schicken, die innerhalb der ersten Tage nach dessen Eintritt eintreffen sollen.

10. Veranstalten Sie eine „100-Tage“-Feier

Es ist charmant, wenn man glamourös im Unternehmen willkommen geheißen wird, aber dann fügt man sich in das System ein, und plötzlich ist man nicht mehr das neue Teammitglied, sondern hat sich in die Masse eingefügt.

Die ersten drei Monate nach der Ankunft Ihrer neuen Mitarbeiter sind heikel, und Sie sollten sich regelmäßig, wenn möglich täglich, bei ihnen melden.

Versuchen Sie, regelmäßige persönliche Treffen mit ihnen zu vereinbaren, um Feedback zu erhalten, ihre Fortschritte zu analysieren und ihnen das Gefühl zu geben, wahrgenommen zu werden.

Wenn sie 100 Tage im Unternehmen verbracht haben, sollten sie gut eingearbeitet, etabliert und mit ihrer Ausbildung fertig sein. Dies ist ein hervorragender Zeitpunkt, um eine Feier zu veranstalten, und Sie können jetzt ein Fest am Arbeitsplatz veranstalten, um diesen Meilenstein zu feiern.

Diese Art von Party ist eine fantastische Möglichkeit, neuen Mitarbeitern zu zeigen, dass Sie sie schätzen, ihre Bemühungen anerkennen und ihre Position in Ihrem Team wertschätzen.

Wir hoffen, dass dies ihren Enthusiasmus wieder anfacht und sie motiviert, weiterhin ihr Bestes zu geben.

Achten Sie darauf, dass Sie sich nach weiteren sechs Monaten wieder bei ihnen melden und nicht vergessen, nach dem ersten Jahr, dem zweiten Jahr usw. eine größere Feier zu veranstalten. Dadurch wird verhindert, dass sie das Gefühl haben, in der Masse unterzugehen und nicht mehr wertgeschätzt zu werden.

11. Planen Sie ein partyähnliches Team-Mittagessen

Das wird sicherlich ein Hit für alle Ihre Mitarbeiter sein!

Versammeln Sie Ihre Teammitglieder zu einem feierähnlichen Mittagessen oder Kaffeeklatsch, der am Ende der ersten Woche der neuen Mitarbeiter stattfinden sollte.

Sie können sogar noch eine Schippe drauflegen, indem Sie das Büro an diesem Tag früher schließen, damit sich der Neuling besonders wohl fühlt. Ich bin sicher, dass sich alle Mitarbeiter über diese kleine Vergünstigung freuen würden und sie jedem neuen Mitarbeiter zukommen lassen wollen.

Vielleicht sollten Sie eine zweite Verabredung zum Mittagessen in Erwägung ziehen, die jedoch auf das Kernteam der neuen Mitarbeiter beschränkt bleibt.

Diese wirkungsvolle Geste lässt den neuen Mitarbeiter wissen, dass Ihr Unternehmen freundlich ist und eine soziale Kultur pflegt, während es gleichzeitig dazu beiträgt, dass der gesamte Arbeitsplatz einen tieferen Sinn für die Gemeinschaft entwickelt.

Sie können auch daran denken, Teammitglieder damit zu beauftragen, häufig mit dem neuen Mitglied zu Mittag zu essen, vor allem im ersten Monat, denn kein neuer Mitarbeiter möchte beim Mittagessen allein sitzen oder nach ein paar Monaten vergessen werden.

12. Andere Mitarbeiter fragen

Irgendwann war jeder Mitarbeiter ein neues Teammitglied und durchlief auch einen Willkommensprozess.

Fragen Sie die Mitarbeiter individuell, wie sie im Unternehmen willkommen sind. Wie haben sie sich an ihrem ersten Tag oder in ihrer ersten Woche gefühlt, was hat ihnen gefallen oder was könnten Sie anders machen, um diese Erfahrung für die nächste Person besser zu machen?

Diese Informationen sind wichtig und helfen Ihnen, den Empfang in Ihrem Unternehmen proaktiv zu analysieren.

Rückmeldungen aus erster Hand sind auch wichtig, um notwendige Änderungen zur Verbesserung der derzeitigen Verfahren vorzunehmen.

Und wenn Sie andere Mitarbeiter mit einbeziehen, erinnert es sie daran, dass ihre Meinung wichtig ist. Dies zeigt, dass Ihr Unternehmen eine Politik der offenen Tür verfolgt und der Beitrag aller Mitarbeiter geschätzt wird.

Überprüfen Sie Ihr Begrüßungsprogramm regelmäßig, um sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter eine warme Umgebung vorfinden, in der sie sich gut einleben und wohlfühlen.

Schlussfolgerung

Die Auswahl des richtigen Teammitglieds ist zeitaufwändig und kann Ihr Unternehmen Geld kosten. Wenn Sie also die richtige Person gefunden haben, sorgen Sie dafür, dass Sie neue Teammitglieder gut willkommen heißen und integrieren, und vermeiden Sie, sie aufgrund eines schlechten ersten Eindrucks zu verlieren.

Sie mit den Unternehmensrichtlinien und der Unternehmenskultur vertraut zu machen, ist ein wesentlicher Bestandteil des Onboarding-Prozesses, den Ihr Unternehmen beherrschen und mit jedem neuen Mitarbeiter verbessern sollte.

So wichtig es auch ist, dem neuen Mitarbeiter am ersten Tag oder in der ersten Woche alle notwendigen Informationen zukommen zu lassen, so sollten Sie ihn nicht mit Unterlagen und Informationen überhäufen und überfordern.

Und schließlich sollten Sie nicht aufhören, sich um den Neuankömmling zu kümmern, wenn er zu einem langjährigen Mitarbeiter wird. Sorgen Sie dafür, dass sie sich weiterhin engagieren und zeigen Sie ihnen während ihrer Zeit in Ihrem Unternehmen Wertschätzung.

Sie sind dran. Welche anderen Erfahrungen haben Sie gemacht, als Sie in einem neuen Unternehmen willkommen geheißen wurden? Teilen Sie es uns unten mit!

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BYLINE:

Ron Stefanski ist ein Experte für Online-Geschäfte und Inhaber von OneHourProfessor.com, das über 100.000 monatliche Besucher hat und anderen dabei hilft, ihr Online-Geschäft aufzubauen und zu erweitern.

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