Por que o agendamento on-line é essencial para o sucesso do seu negócio de planejamento de eventos?

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“Você precisa usar o agendamento on-line para o seu negócio.” Se você trabalha com planejamento de eventos, provavelmente já ouviu esse conselho mais vezes do que pode contar.

Vamos encarar os fatos: O planejamento de eventos geralmente significa fazer malabarismos com inúmeras ligações telefônicas, reuniões sobrepostas e compromissos perdidos. Mas e se você pudesse transferir algumas dessas tarefas para um sistema de agendamento on-line que pudesse lidar com elas antes que um ser humano de verdade o fizesse?

Portanto, depois de dias de pesquisa, de assistir ao YouTube e de estudos de caso aprofundados, chegou a hora de compartilhar nossos principais motivos pelos quais o agendamento on-line pode ser um divisor de águas para sua empresa de planejamento de eventos.

Pegue uma pipoca, seu suco favorito e prepare-se para mergulhar de cabeça!

Quais são as funções do agendamento on-line na empresa moderna de planejamento de eventos?

Tempo é dinheiro, assim como recursos como agentes de suporte e treinamento, e é aí que a programação on-line entra em ação. Um sistema de agendamento on-line pode reduzir significativamente esses custos planejados, mas como exatamente isso funciona, você pergunta? Aqui está o resumo:

As ferramentas de agendamento on-line farão com que os participantes não precisem se preocupar em reservar seu lugar e, portanto, reduzirão as reservas duplas e os compromissos perdidos. E como os softwares de agendamento on-line são projetados especificamente para o gerenciamento de agendamentos, eles facilitam a vida de suas equipes, que podem reunir tudo o que é importante, inclusive o espaço do evento, em uma única plataforma e atualizar e trabalhar com os dados sem problemas.

No entanto, o uso do agendamento on-line no planejamento de eventos não se refere apenas às suas equipes internas. Seus clientes vão adorar a facilidade com que os participantes podem marcar seus compromissos com apenas alguns cliques!

E se você achava que isso era tudo, prepare-se! A maioria dos softwares de agendamento de compromissos pode se integrar a plataformas de mensagens de terceiros, como WhatsApp, Telegram e Signal. O que você pode aprender com tudo isso? Os hóspedes podem confirmar e reagendar seus compromissos diretamente de seu aplicativo de mensagens favorito, eliminando as dores de cabeça de aprender novos sistemas. Você pode até mesmo integrar-se a um software de alerta de texto para que possa entrar em contato com as pessoas diretamente por SMS.

Será que o agendamento on-line pode ser melhor do que isso? E a resposta é: sim, você pode! E é sobre isso que falaremos em nosso próximo ponto.

Por que o agendamento on-line é essencial para o sucesso do seu negócio de planejamento de eventos?

Agora que já estabelecemos como o agendamento on-line está revolucionando o setor de planejamento de eventos, vamos explorar mais alguns motivos pelos quais ele é essencial para o sucesso do seu negócio de planejamento de eventos.

Gera mais tráfego do Google

O Google percebeu rapidamente que as pessoas preferem se envolver com empresas locais. Portanto, se você criar uma forte presença local, os mecanismos de pesquisa provavelmente o recompensarão com um valioso tráfego orgânico.

A classificação nos resultados de pesquisa local é mais fácil de falar do que de fazer. Mas uma coisa é certa: o uso de uma agenda de compromissos de primeira linha pode dar a você uma vantagem significativa nas SERPs.

Para aqueles que estão fora de contexto, um software de agendamento de alta qualidade pode se integrar ao Reserve with Google (RwG) para permitir que os clientes em potencial encontrem e reservem eventos (ou organizadores de eventos) nas proximidades, diretamente dos resultados da pesquisa, de forma fácil para eles e para você!

É seguro dizer que, sem um software de agendamento robusto, o gerenciamento das reservas desses participantes teria levado horas e horas.

Diminui a taxa de não comparecimento

Haverá não comparecimento e cancelamentos nos eventos que você planeja? Sem dúvida. E isso acontece literalmente em qualquer evento, o que é um desafio difícil, porque você programa a equipe com base no número de compromissos, e os não comparecimentos podem atrapalhar completamente seus planos.

Mas se você deseja reduzir o número de não comparecimentos nos eventos que organiza, um sistema de reservas on-line ainda é sua melhor aposta! Ferramentas como o SimplyBook.me vêm com recursos de lembrete em tempo real que notificam automaticamente os clientes sobre o horário e o local do evento.

Você não precisará se preocupar em enviar esses lembretes por conta própria. E, embora isso possa não eliminar todos os não comparecimentos, com certeza ajudará a reduzir a taxa.

Melhor ainda, os sistemas de reservas on-line permitem que os clientes cancelem ou reagendem suas reservas por conta própria (sim, você ouviu direito!). Isso facilita um pouco a vida da sua equipe, permitindo que ela se concentre em tarefas mais importantes em vez de lidar com esses detalhes que consomem muito tempo.

Reduz os erros humanos

Detesto dizer isso, mas se você ainda estiver gerenciando as marcações de consultas manualmente, com certeza está ficando para trás. Isso não apenas deixa espaço para erros humanos, mas também pode causar experiências ruins para o cliente, o que pode prejudicar seriamente a reputação da sua empresa – e não estamos exagerando.

Agendamento on-line para você!

Os sistemas de agendamento vêm com automações integradas que parecem mágicas! Clientes e funcionários podem compartilhar sua disponibilidade, e o sistema gerencia o resto – encontrando o melhor horário para ambos, enviando lembretes automáticos e registrando os detalhes do cliente. Você não precisa se preocupar com o trabalho pesado.

Oferece acessibilidade 24 horas por dia

Outro ponto positivo do agendamento on-line é a acessibilidade e a conveniência que ele oferece tanto para os clientes quanto para os planejadores.

As marcações de consultas podem ocorrer 24 horas por dia, sem que você precise esperar pelo horário comercial. Essa flexibilidade significa que eles podem garantir suas vagas quando for mais conveniente para eles. O resultado final de tudo isso? Uma melhor experiência do cliente e mais pessoas comparecendo aos seus eventos.

Para os planejadores, essa disponibilidade constante significa menos tempo gasto em intermináveis idas e vindas com clientes e fornecedores, o que evita que eles fiquem presos a seus telefones ou computadores durante o horário de trabalho.

Aumenta a receita

É claro que o aumento da receita merece um lugar nesta lista, e não é difícil entender por quê!

Os sistemas de agendamento oferecem soluções reais para a sua empresa, desde o momento em que você e seus clientes anunciam o evento até a coleta do feedback final do cliente. Eles gerenciam a confirmação de compromissos, listas de espera, lembretes, reagendamentos, cancelamentos, etc. Poderíamos continuar, mas você entendeu.

Algumas ferramentas de agendamento vão além, integrando-se aos gateways de pagamento, para que você nunca perca os pagamentos (para eventos pagos) e, como era de se esperar, quando os convidados pagam antecipadamente, é muito mais provável que compareçam e cumpram seus compromissos.

Mas a receita por si só não conta toda a história, e é por isso que vamos nos aprofundar e explorar algumas histórias de sucesso de empresas que usam o agendamento on-line em seu planejamento de eventos.

Histórias de sucesso de empresas de planejamento de eventos

Agora vem a parte divertida!

Poderíamos falar muito sobre os benefícios do agendamento on-line para o seu negócio de planejamento de eventos, mas nada supera os exemplos da vida real. É por isso que reunimos algumas histórias de sucesso para que você possa nos apoiar.

Chega de conversa. Vamos começar nossa exploração!

Diversified Communications ULC

Nossa primeira história de sucesso de hoje é da Diversified Communications ULC, uma empresa canadense de mídia global e o cérebro por trás de grandes conferências médicas como a Pri-Med Canada. Esse planejador de eventos de peso acertou ao adotar um aplicativo de eventos para simplificar os processos de registro e agendamento para clientes e fornecedores.

O sistema de agendamento on-line permitiu que a Diversified Communications ULC reunisse os dados de mais de 3.600 participantes e 200 empresas em uma plataforma central.

Agora, vamos aos números! Essa estratégia permitiu que a empresa economizasse US$ 8.000 em custos de impressão e envio, mas isso não é tudo. O aplicativo do evento também impulsionou o envolvimento dos participantes e aumentou as taxas de adoção em 155% (sim, 155%).

GetWellNetwork

Continuando com nossas histórias de saúde, a GetWellNetwork, uma conhecida empresa de tecnologia de saúde, também recorreu a um aplicativo de eventos para gerenciar a participação em sua conferência bienal GetConnected e evitar problemas técnicos ou erros de agendamento manual.

Usar o agendamento on-line para otimizar a experiência dos participantes no evento foi uma excelente ideia para a GetWellNetwork, pois essa medida levou a Conferência GetConnected a um nível totalmente novo em termos de envolvimento dos participantes, e os números não mentem: 73% dos participantes afirmaram ter usado o aplicativo para garantir sua vaga. Simplesmente alucinante!

Zoomtopia 2023 por Zoom

Deixamos o melhor para o final! O aplicativo gigante de videoconferência Zoom (sim, até o Zoom) usou um sistema de agendamento on-line para coordenar os participantes presenciais e virtuais em sua conferência anual Zoomtopia em 2023.

A integração entre o sistema de reservas e a eminente plataforma virtual permitiu que os participantes recebessem automaticamente todos os detalhes da sessão, como informações de registro e trilhas da sessão, diretamente em sua caixa de entrada de e-mail.

Se essas histórias de sucesso não forem uma dica para você começar a usar o agendamento on-line em sua empresa de planejamento de eventos hoje mesmo, não sabemos o que será.

Resumo

Isso é tudo por enquanto. Esperamos que você tenha recarregado sua bateria criativa!

Compartilhamos com você os benefícios do agendamento on-line e as histórias reais de sucesso de algumas marcas conhecidas. Mas a mera leitura não fará muito se você não tomar uma atitude e começar a implementar o agendamento on-line no planejamento do seu evento.

E se você estiver procurando por mais informações sobre esse tópico, muitos de nossos estudos de caso discutem o impacto do agendamento on-line. Dê uma olhada no blog do SimplyBook.

Biografia do autor:

Amine Boussassi é um redator de conteúdo de SEO que já apareceu em grandes nomes como ActiveCampaign, ClickUp e Flippa. Ele é entusiasta do mundo SaaS, de soluções sem código, de ferramentas de gerenciamento de projetos e de tudo o mais. Sua missão abrangente gira em torno de capacitar as empresas a obter classificações elevadas no Google.

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