Como automatizar o agendamento de compromissos e lembretes

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Como proprietário de uma pequena empresa, você está sempre ocupado. Trocar e-mails com os clientes para sincronizar calendários consome muito tempo. Em vez disso, é muito mais eficiente – para todos os envolvidos – automatizar o processo, permitindo que os clientes verifiquem a sua disponibilidade, escolham um horário que lhes seja conveniente e recebam um lembrete prático antes do compromisso.

Com quase 84% dos empreendedores trabalhando mais de 40 horas por semana, de acordo com a Hubspot, a promessa de menos confusão de e-mails, mais eficiência e menor risco de esgotamento é um ótimo negócio. Então, como isso funciona e quais opções existem para pequenas empresas quando se trata de software de agendamento de compromissos? Vamos ao que interessa.

O que é um software de agendamento de consultas e por que ele é vantajoso?

Você está tentando evitar ser sugado por um vórtice de tarefas rotineiras? O mesmo acontece com 92% dos proprietários de pequenas empresas que se apóiam em ferramentas digitais, como o software de agendamento de compromissos, para otimizar seus fluxos de trabalho.

O software de agendamento de compromissos é como um concierge digital que permite que os clientes agendem facilmente compromissos on-line e evitem conflitos de agendamento, ao mesmo tempo em que ajuda você a gerenciar as agendas lotadas da sua equipe com eficiência. Veja o que as pequenas empresas podem fazer com o software de agendamento de compromissos:

• Reduza o número de não comparecimentos e cancelamentos de última hora.
• Oferece disponibilidade de reserva 24 horas por dia.
• Melhorar a experiência do cliente.
• Aumente a eficiência e a produtividade.

Enquanto você se concentra em outras metas, o software de agendamento de compromissos faz o trabalho pesado – verificando os horários disponíveis, agendando compromissos e mantendo seu calendário organizado. Você tem um cliente com tendência a mudar de ideia? Sem problemas. Eles podem cancelar ou remarcar quando lhes for conveniente (sem a conversa constrangedora).

Muitas ferramentas de software de agendamento de consultas podem lidar com pagamentos on-line e até mesmo depósitos no momento da reserva. Isso significa que você não precisará correr atrás do pagamento ou lidar com papelada e comunicação adicionais posteriormente.

O que torna um software de agendamento de compromissos excelente?

Vamos mudar de marcha e falar sobre o que faz com que ter um software de agendamento de compromissos seja como ter um assistente virtual a seu serviço. Aqui estão os recursos que você deve procurar em um software de agendamento de compromissos indispensável:

• Sistema de reservas on-line 24 horas por dia, 7 dias por semana: Permite que os clientes façam reservas a qualquer hora e em qualquer lugar.
• Flexibilidade e facilidade de uso: Adapta-se a diferentes setores e é fácil de usar.
• Sincronização de calendário: Evita reservas duplicadas ao sincronizar com seus aplicativos de calendário.
• Lembretes automatizados: Evita que você não compareça com notificações de texto e e-mail.
• Processamento de pagamentos: Aceita pagamentos on-line ou depósitos durante a reserva.
• Insights: Fornece dados sobre tendências de reservas e serviços profissionais populares.
• Acessível: Oferece uma ampla gama de recursos sem prejudicar seu orçamento.
• Personalização: Permite que você crie páginas de reserva sob medida para refletir sua marca.
• Acessibilidade móvel: Permite que você gerencie os compromissos em qualquer lugar.
• Integração: Funciona perfeitamente com suas outras ferramentas de negócios.
• Suporte a várias equipes: Gerencia o agendamento de toda a equipe.

Na verdade, um ótimo software de agendamento de compromissos não apenas facilita a sua vida, mas também melhora a experiência dos seus clientes ao tornar o agendamento sem complicações.

3 Empresas que precisam de software de agendamento

Agora, vamos analisar três tipos de empresas em que o software de agendamento de compromissos pode realmente se destacar: empresas de serviços, empresas com equipe de turnos e aquelas com espaço ou equipamento compartilhado.

Empresas de serviços

Se você tem uma empresa baseada em serviços, sabe que ela vive e morre por seus compromissos. Todo o seu modelo de receita gira em torno do agendamento e do cumprimento dos compromissos.

Para tornar isso rápido e fácil, as ferramentas de software de agendamento de compromissos automatizam o trabalho pesado, liberando os prestadores de serviços para fazer o que fazem de melhor. É como se você tivesse um assistente pessoal supereficiente que está sempre de plantão, fazendo malabarismos com os calendários, eliminando reservas duplas e garantindo que nenhum compromisso seja esquecido.

Portanto, se você é cabeleireiro, encanador ou personal trainer, seu software de agendamento de reservas mantém sua empresa funcionando sem problemas (e não liga para ficar doente).

Empresas com equipe de turno

As empresas com equipes de turnos, como hospitais, lojas de varejo e restaurantes, têm muito com o que lidar. Estamos falando de alocação de turnos, presença, solicitações de folga e leis trabalhistas. Pode ser difícil manter as coisas funcionando.

Portanto, o software de agendamento que oferece programação de arrastar e soltar e atribuições automáticas facilita o gerenciamento de turnos. Ele também monitora a presença em tempo real e envia confirmações e lembretes para ajudar os funcionários a se lembrarem dos compromissos e a chegarem no horário.

Além disso, alguns softwares de agendamento de consultas também podem ajudar a controlar os custos de mão de obra, acompanhando as horas de trabalho, calculando as horas extras e sincronizando com os sistemas de folha de pagamento.

Empresas com espaço ou equipamento compartilhado

As empresas com espaço ou equipamentos compartilhados, como centros de coworking, academias ou estúdios de fotografia, podem ser uma dor de cabeça para gerenciar. Portanto, um bom software de agendamento de compromissos é a solução.

Evite a sobreposição de reservas com uma ferramenta de reservas que tenha um sistema de reservas centralizado que ofereça disponibilidade em tempo real. Porque quem quer ter aquela sensação incômoda de “Desculpe, estou atrapalhando você”? Ela também pode ajudar você a controlar o uso do equipamento e a programar a manutenção.

As 7 principais ferramentas e aplicativos de software de agendamento de compromissos

Quando seu dia está repleto de tarefas, você precisa de um software de agendamento que transforme o agitado em gerenciável. Portanto, vamos detalhar os principais recursos, prós, contras e preços dos sete principais softwares e aplicativos de agendamento. Então, você estará pronto para escolher o que melhor se adapta à sua empresa.

1. SimplyBook.me

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O SimplyBook.me é uma ferramenta de agendamento automatizado on-line para todas as empresas baseadas em serviços. Ele oferece uma grande variedade de recursos essenciais que permitem que as empresas e seus clientes se conectem e façam negócios de forma conveniente e profissional.

Recursos:

• Enviar e receber notificações de lembrete por SMS e e-mail
• Aplicativo personalizado para clientes (e administradores)
• Toneladas de recursos personalizados adicionais
• Receber pagamentos on-line
• Aceitar reservas on-line
• Integração e API

Prós:

• As principais medidas de segurança, incluindo HIPAA, GDPR, ISO e SSL
• Aceitar reservas de vários canais
• Suporte por bate-papo ao vivo

Cons:

• Interface de usuário um pouco complexa
• Recursos personalizados limitados

Preços:

• Grátis: US$ 0 – Até 50 reservas
• Básico: US$ 8,25/mês – Até 100 reservas
• Padrão: US$ 24,90/mês – Até 500 reservas
• Premium: US$ 49,90/mês – Até 2.000 reservas

2. Google Agenda

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O Google Agenda é uma ferramenta de gerenciamento de tempo e agendamento projetada para ajudar os usuários a criar, editar e compartilhar eventos, definir lembretes para compromissos futuros, gerenciar calendários e integrar-se a outros serviços do Google. É uma ferramenta popular para organizações pessoais e profissionais para uso em vários dispositivos.

Recursos:

• Reserva dinâmica para evitar excesso de agendamento
• Página de agendamento profissional para compromissos
• Visualização lado a lado de vários calendários
• Bloqueio de tempo para tempo de foco
• Fornece informações sobre o tempo

Prós:

• Integração perfeita com outros softwares do Google Workplace
• Confirmações e notificações de eventos
• Várias exibições de calendário

Cons:

• Integração complicada
• Interface de usuário desordenada

Preços:

• Personal: $0/mês – Página de reserva única com reservas ilimitadas
• Business Standard: US$ 9,99/mês – Reservas ilimitadas e recursos adicionais

3. Calendly

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O Calendly é uma ferramenta de agendamento que pode ajudar as pequenas empresas a automatizar seus processos de agendamento. Ele elimina a necessidade de troca de e-mails, permitindo que os clientes marquem compromissos diretamente em seu calendário.

Recursos:

• Links de agendamento e páginas de agendamento de compromissos
• Confirmações e lembretes automatizados
• Integração com vários calendários
• Programação colaborativa
• Aplicativos para iOS e Android
• Integração e API

Prós:

• Extensas opções de integração
• Suporte por bate-papo ao vivo 24 horas por dia, 7 dias por semana
• Fácil de usar

Cons:

• O plano gratuito oferece apenas um tipo de compromisso e calendário sincronizado
• Opções de personalização limitadas

Preços:

• Gratuito: $0/usuário/mês – Reservas ilimitadas de um tipo de reunião
• Standard: US$ 10/usuário/mês – Reservas e tipos de eventos ilimitados com seis calendários/usuário e recursos avançados
• Teams: US$ 16/usuário/mês – Reservas e tipos de eventos ilimitados com seis calendários/usuário, além de recursos mais avançados
• Enterprise: a partir de US$ 15 mil/ano – Reservas e tipos de eventos ilimitados com seis calendários/usuário, além de recursos mais avançados

4. Compromissos com a praça

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O Square Appointments é um sistema de agendamento adaptável para pequenas empresas que também serve como uma ferramenta de reserva fácil de usar para os clientes. Essa plataforma oferece uma solução integrada para ajudar você a configurar, gerenciar e automatizar o processo de agendamento de compromissos.

Recursos:

• Site de reservas personalizado e integrações de mídia social
• Integra-se com o sistema operacional da Square
• Lembretes automáticos de texto e e-mail
• Perfis de clientes criados automaticamente
• Contratos automatizados com clientes
• Pagamentos integrados

Prós:

• O Square Assistant auxilia os clientes com opções de agendamento
• Contas ilimitadas de funcionários
• Calendários ilimitados

Cons:

• A sincronização do Google Agenda requer um plano pago
• Taxas de processamento de pagamentos

Preços:

• Gratuito: $0/mês – Reservas e usuários ilimitados em um único local
• Plus: US$ 29/locação/mês – Reservas e usuários ilimitados
• Premium: $69/locação/mês – Reservas e usuários ilimitados, além de recursos extras

5. Agendamento de acuidade

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O Acuity Scheduling é um assistente de agendamento que simplifica os processos comerciais, como reservas, pagamentos e automatização de tarefas. Ele é usado por empresas que exigem tipos de agendamentos predefinidos, como estúdios de ioga, serviços de massagem e salões de beleza e cabelo. Como parte da família Squarespace, ele funciona bem com aplicativos externos de primeira linha.

Recursos:

• Cupons, vouchers e complementos de check-out
• Processamento integrado de pagamentos
• Notificações por e-mail e SMS
• Lembretes automatizados
• Sincronização de vários calendários
• Conformidade com a HIPAA

Prós:

• Recursos “Make Me Look Busy” (Faça-me parecer ocupado) e “Minimize Gaps” (Minimize lacunas)
• Integra-se com QuickBooks e Freshbooks
• Aplicativos para iOS e Android

Cons:

• Teste gratuito de 7 dias em vez do plano básico gratuito
• Não oferece suporte telefônico

Preços:

• Emergente: US$ 16/mês – Serviços e reservas ilimitados para um usuário
• Crescente: US$ 27/mês – Serviços e reservas ilimitados para seis usuários
• Powerhouse: $49/mês – Serviços e reservas ilimitados para 36 usuários
• Empresa: Vendas de contatos – Serviços e reservas ilimitados para usuários ilimitados

6. Calendar.com

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Apelidando-se de “software de agendamento para equipes”, o Calendar.com tem como objetivo simplificar o planejamento e a coordenação de reuniões entre equipes. Ele torna a organização mais fácil devido à sua ampla gama de recursos, como a localização de horários livres e a facilitação de reuniões concentradas.

Recursos:

• Sincronização com o Google e o Microsoft Outlook
• Programação para várias pessoas
• Aplicativos para iOS e Android
• Agendamento com um clique
• Detecção de fuso horário
• Análise de calendário

Prós:

• Programação de equipes em rodízio
• Painel de controle de calendário unificado
• Lembretes de compromissos

Cons:

• Personalização limitada da marca
• Integrações limitadas

Preços:

• Básico: US$ 0/usuário/mês – Até 20 reservas, cinco eventos de agendamento, um calendário/usuário para dois usuários
• Padrão: US$ 10/usuário/mês – Reservas ilimitadas, 25 eventos de agendamento, três calendários/usuário
• Pro: US$ 12/usuário/mês – Reservas ilimitadas, agendamento ilimitado de eventos, dez calendários/usuário
• Empresa: Vendas de contatos – Reservas ilimitadas, eventos de agendamento ilimitados, 20 calendários/usuário

7. Zoho Bookings

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O Zoho Bookings é um software de agendamento de compromissos projetado para ajudar as equipes de vendas a vender mais, os recrutadores a colocar mais candidatos e as equipes de suporte a resolver mais problemas – tudo isso sem se preocupar com conflitos de agendamento.

Recursos:

• Relatórios de receita por serviço e equipe
• Painel de calendário da equipe com várias visualizações
• E-mails com marca e personalizados
• Página de reserva com a marca
• Pagamentos no aplicativo
• Lembretes por SMS

Prós:

• Páginas de reserva para espaço de trabalho, serviço ou membros da equipe
• Confirmações e lembretes de compromissos
• Conecte-se com os clientes por e-mail ou SMS

Cons:

• Aplicativo menos robusto que o site
• Personalização limitada

Preços:

• Forever Free: $0/mês – Reservas ilimitadas para um serviço com uma conexão de calendário
• Básico: $6/funcionário/mês – Reservas e serviços ilimitados com duas conexões de calendário
• Premium: $9/staff/mês – Reservas e serviços ilimitados com seis conexões de calendário

Ferramentas de agendamento de bônus

Ter sua agenda de compromissos organizada é ótimo, mas a eficiência pode ir além. Por exemplo, você pode conectar seu calendário a um aplicativo de atas de reunião para transcrever e centralizar os registros de suas reuniões.

Vamos dar uma olhada em outras ferramentas que, embora não se concentrem apenas em compromissos com clientes, oferecem recursos valiosos relacionados para otimizar ainda mais os fluxos de trabalho de sua empresa.

1. A bordo

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Em primeiro lugar, o OnBoard, um software para reuniões de diretoria, facilita as discussões e decisões cruciais frequentemente tomadas pelos diretores, administradores e executivos de uma organização. Ele simplifica os fluxos de trabalho após o agendamento de compromissos, permitindo a comunicação e a tomada de decisões seguras e em movimento.

Recursos:

• Integrações de videoconferência
• Votações e aprovações no aplicativo
• Mensageiro seguro
• Criador de agenda
• Construtor de minutos

Prós:

• Mensagens seguras para comunicação de projetos e tomada de decisões
• Simplifica a preparação de reuniões e os fluxos de trabalho de projetos
• Aplicativos para iOS e Android

Cons:

• Para uso em conjunto com uma agenda de compromissos
• Não foi projetado especificamente para pequenas empresas

Preços:

• Entre em contato com o departamento de vendas da OnBoard para obter os preços dos níveis Essentials, Premium e Ultimate.

2. BambooHR

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O BambooHR foi projetado para automatizar seus processos de RH, permitindo que você se concentre no panorama geral. Essa ferramenta é uma solução interna para empresas que buscam otimizar seus fluxos de trabalho de RH e folha de pagamento.

Recursos:

• Integra-se com relatórios e aprovações da folha de pagamento
• Fluxos de trabalho automatizados de aprovação de folgas
• Registro de horas por autoatendimento para funcionários
• Lembretes automáticos incorporados
• Automação do acionador de eventos
• Relatórios e análises

Prós:

• Recursos abrangentes de RH
• Fluxos de trabalho personalizáveis
• Aplicativos para iOS e Android

Cons:

• Projetado para administradores de RH e folha de pagamento
• O controle de tempo é um recurso adicional pago
• Falta de recursos avançados de agendamento

Preços:

• Entre em contato com um executivo de contas da Bamboo HR para obter preços personalizados.

3. Equipe de conexão

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Automatizar o agendamento de compromissos e lembretes por meio de aplicativos de agendamento de funcionários pode simplificar significativamente os fluxos de trabalho da empresa. O Connecteam permite que as empresas automatizem o processo de agendamento, permitindo que os clientes agendem compromissos on-line com base na disponibilidade em tempo real.

Os funcionários podem se concentrar mais nas responsabilidades principais eliminando as tarefas manuais de agendamento, melhorando a eficiência geral. Os aplicativos de agendamento de funcionários também enviam lembretes automáticos aos clientes, reduzindo as taxas de não comparecimento e garantindo que os compromissos sejam cumpridos pontualmente.

Além disso, essa ferramenta se integra a calendários e plataformas de comunicação, facilitando a coordenação perfeita entre a equipe e os clientes.

Recursos:

• Integração do gerenciamento de tarefas
• Programação de vários locais
• Aplicativos para iOS e Android
• Modelos de agendamento
• Folha de pagamento com um clique
• Agendamento automático
• Geofencing

Prós:

• Os funcionários podem definir a disponibilidade e solicitar turnos
• Fácil criação e distribuição de programação
• Atualizações do progresso do trabalho em tempo real
• Gratuito para até 10 usuários

Cons:

• Recursos avançados restritos a planos de nível superior para equipes de mais de 10 pessoas
• Integrações limitadas

Preços:

• O plano para pequenas empresas: US$ 0/mês – Reservas ilimitadas para dez usuários em uma programação
• Básico: US$ 29/mês – Reservas ilimitadas para até 30 usuários em uma programação
• Avançado: US$ 49/mês – Reservas ilimitadas para até 30 usuários com três programações
• Expert: US$ 99/mês – Reservas ilimitadas para até 30 usuários com seis programações

Agendamento simplificado

O software certo de agendamento de compromissos pode ser a diferença entre o caos e a calma para as pequenas empresas. Não se trata apenas de agendar compromissos, mas de simplificar as operações, aprimorar a experiência do cliente e liberar tempo para que você se concentre no crescimento.

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Sobre o autor: Ryan Robinson

Ryan Robinson. Sou blogueiro, podcaster e viciado em projetos paralelos (em recuperação) que ensina 500.000 leitores mensais a iniciar um blog e desenvolver um negócio paralelo lucrativo em ryrob.com.