12 maneiras de dar as boas-vindas a novos membros da equipe na empresa

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Imagine-se começando um novo emprego em uma nova empresa. É emocionante, mas estressante, certo? Você adoraria ser recebido e recebido calorosamente em seu primeiro dia, sem momentos embaraçosos ou empecilhos. A forma como você recebe os novos membros da equipe é vital, mas algumas empresas tendem a gastar mais tempo e dinheiro em uma festa de despedida do que em receber novos membros na empresa.

Se você deseja receber novos membros da maneira certa, criar um processo de boas-vindas e integração matador é crucial. Certifique-se de que toda a sua organização esteja envolvida para que o novato se sinta apreciado, bem-vindo e esperado.

Vamos dar uma olhada em algumas maneiras criativas de dar as boas-vindas aos novos membros da equipe da empresa:

1. Informe sua equipe

Imagine entrar em seu novo local de trabalho e receber vários olhares intrigantes de outros funcionários e rostos vazios cumprimentando-o com ” Umm … posso ajudá-lo? “

Realmente estranho, certo?

Não é assim que seu novo funcionário quer se lembrar de seu primeiro dia de trabalho.

Portanto, comunique-se com sua equipe e informe-os de que um novo membro da equipe virá para que eles estejam preparados para ver um novo rosto no prédio.

Envie um e-mail para sua equipe alguns dias antes e deixe-os animados para dar as boas-vindas ao novo funcionário. Se você é uma corporação maior ou uma equipe remota espalhada por vários fusos horários, considere usar ferramentas de marketing por e-mail para facilitar seu trabalho.

2. Deixe-os começar mais tarde do que o habitual

Eles estão começando seu primeiro dia atrasado? Sim, parece estranho, mas é uma ótima ideia.

É provável que os novos funcionários apareçam mais cedo, e você não quer que eles fiquem esperando, se perguntando desajeitadamente o que devem fazer ou para onde devem ir enquanto você se prepara para a indução.

Iniciar novos membros mais tarde permite que você se prepare um pouco mais. Você não quer que eles esperem que você termine de verificar seus e-mails ou feche os briefings da equipe.

Então, deixe os novos funcionários chegarem mais tarde e dê a si mesmo algum tempo para estar totalmente preparado para eles.

3. Coloque sua mesa ou espaço de trabalho em ordem

O escritório ou a mesa designada provavelmente será a primeira parada do novo funcionário na chegada. Melhor torná-lo acolhedor. Pode fazer uma grande diferença entrar em um espaço de trabalho bem preparado.

Certifique-se de remover todos os pertences do antigo funcionário antes que o novo chegue, para que eles não se sintam estranhos como se fossem apenas mais um substituto.

Não espere a equipe chegar antes de começar a configurar o espaço de trabalho e organizar os sistemas; pode ser muito frustrante estar sentado na mesa de outro colega enquanto seu espaço de trabalho está sendo preparado.

Configure e atualize seus equipamentos antes que eles cheguem. Você pode precisar de ajuda do departamento de TI com quaisquer logins ou cartões de acesso.

Contas de e-mail, sistemas internos de bate-papo e programas de trabalho específicos são outras coisas vitais a serem feitas com antecedência.

Além disso, certifique-se de colocar o espaço de trabalho virtual do funcionário em ordem. Isso pode incluir coisas como

• Use seu construtor de sites para atualizar as informações do novo funcionário na página de funcionários da empresa.
• Criar uma conta de e-mail para o funcionário e enviar as credenciais antes de iniciar o primeiro dia
• Garantir que todo o material de integração digital seja facilmente acessível
• Atribuir uma conta em comunicações, gerenciamento de conteúdo, LMS e outras plataformas usadas pela empresa

4. Tenha um Kit de Boas-Vindas Impressionante

Um kit de boas-vindas é uma ótima maneira de mostrar a um novo membro da equipe que você está feliz em tê-lo e ansioso para começar a trabalhar em conjunto. É uma ótima maneira de mostrar que sua empresa valoriza seus funcionários.

Seu kit deve estar pronto para seu novo funcionário assim que ele passar pelas portas.

Um kit de boas-vindas bem organizado vai além dos itens necessários, adicionando um toque único, como ter ótimas coisas funcionais para trabalho e diversão.

Presentes de marca podem dobrar como publicidade da empresa, como bonés de beisebol, pen drives e lancheiras. Não se esqueça de criar um logotipo e adicioná-lo aos presentes como parte da marca.

Algumas ideias que podem se enquadrar na categoria divertida para presentes de boas-vindas podem ser cupons de jantar, moletons com capuz ou alguns doces.

Vivemos em uma era digital, então não há nada tão encantador quanto um cartão manuscrito assinado por colegas. Faça com que sua equipe personalize uma mensagem no cartão e mostre ao seu novo funcionário que você se importa o suficiente para enviar algo mais atencioso do que um e-mail genérico de boas-vindas.

Você pode até tornar o processo de criação de cartões mais interessante para todos abrindo um concurso para sua equipe. O design de cartão de boas-vindas mais criativo ganha um prêmio divertido.

E, como o trabalho remoto é tão comum hoje em dia, por que não enviar um kit de boas-vindas para seus novos funcionários remotos também?

5. Tenha os documentos de integração prontos

Este é talvez o passo mais importante quando você contrata um novo funcionário. Eles usarão esses documentos como seu bote salva-vidas até que se estabeleçam em seu papel.

Além de ter documentos de saúde e segurança ou de treinamento, alguns exemplos de outras documentações podem ser:

• Objetivos da empresa para eles alcançarem
• Descreva as tarefas que eles devem possuir
• Reuniões para as quais eles devem comparecer
• Nomes e informações de contato dos membros da equipe com quem se envolverão
• Uma lista de verificação de treinamento para eles completarem
• Glossário de termos, siglas, recursos e ferramentas internas para se familiarizar com

Quanto mais documentação você entregar, mais eles entenderão sua organização e resolverão mais rapidamente com menos perguntas.

Envolva sua equipe e permita que eles coloquem quaisquer documentos adicionais que considerem necessários para que sua equipe funcione de maneira ideal.

Se sua empresa tiver contas de mídia social (o que deveria), envie convites para o novo membro da equipe. Dependendo de sua função na empresa, você pode considerar torná-lo um administrador de contas de mídia social ou um nanoinfluenciador de nicho , envolvendo-o ativamente.

Tenha em mente que ninguém gosta de sentar e ler dezenas de páginas de documentação. Considere converter esses documentos em vídeos curtos e informativos.

Outra ótima ideia é criar material de eLearning interativo que exija mais do que apenas sentar e ler um documento ou assistir a um vídeo longo e chato.

Em vez disso, você pode optar por criar um diretório interno de cursos on-line projetados para o local de trabalho e a educação dos funcionários.

E lembre-se de garantir que todas as suas informações sejam mantidas atualizadas antes de distribuí-las.

6. Atribua um colega de escritório

Parece um pouco infantil, mas ter um colega de trabalho ajuda os novatos a encontrar o caminho em um novo ambiente e se encaixar muito mais rápido do que se eles tivessem que descobrir tudo sozinhos.

Atribua a alguém uma função, idade ou personalidade semelhante, para que não haja constrangimento. Um colega de escritório ajudará a responder a quaisquer perguntas sobre regras de escritório escritas e não escritas.

O que são regras de escritório não escritas? Coisas como o que não colocar no micro-ondas comunitário, melhores lugares para almoçar nas proximidades ou truques para lidar com a impressora congestionada.

Ter um amigo permite que seu novo membro tenha a oportunidade de fazer perguntas que, de outra forma, eles são tímidos para fazer à sua gerência, permitindo que eles tenham a mente aberta e perguntem mais sobre a cultura da empresa.

Apenas certifique-se de escolher um mentor que esteja disposto, disponível e experiente.

Nada é mais angustiante do que ter um mentor que se sente forçado a isso e acaba prejudicando mais o moral dos novatos.

7. Os primeiros dias são dias de introdução

A maioria dos novos funcionários está bastante nervosa com o primeiro dia em seu novo emprego. Tente deixá-los o mais confortável possível, tornando sua primeira hora ou duas razoavelmente informais.

Dê a eles um tour pelo escritório, apresentando-os aos colegas ao longo do caminho.

Se possível, convide-os para a próxima reunião geral e dê-lhes alguns minutos de apresentação e uma pequena conversa com outros funcionários.

Não se esqueça de levá-los ao departamento de RH para conhecer a equipe que cuida de todos os seus assuntos de RH, como períodos de pagamento, despesas e deduções, férias e disputas.

Mostre ao seu recruta que sua empresa tem uma política de portas abertas e sua voz é importante para a empresa.

Durante os dias de introdução, outro pequeno detalhe é agendar uma videochamada com os trabalhadores remotos. Vá além – não basta enviar um e-mail de apresentação. Organize uma videochamada para que eles possam se conhecer.

Thalita Ferraz, proprietária do popular blog de moda HerBones.com , explica;

“Uma das minhas maiores dificuldades quando comecei a contratar funcionários foi integrá-los corretamente. Minhas primeiras contratações não duraram mais de seis meses, mas depois de criar um processo de integração padrão, minha retenção de funcionários foi de 100% nos últimos três anos.”

Seus dias de apresentação podem ser tão curtos quanto alguns dias ou espalhados por algumas semanas, dependendo da disponibilidade de outros funcionários e do tamanho da sua organização.

8. Faça uma caça ao tesouro

Isso é como uma caça aos ovos de Páscoa, mas para adultos, em um escritório.

Essa busca consistirá em exercícios que o novato deve realizar, como traçar direções para a saída de emergência mais próxima.

É uma reviravolta amigável em um organograma genérico ou pasta de informações da empresa para o funcionário aprender.

Se você quiser que os novos membros da equipe sejam informados sobre nomes, rostos e funções, faça uma colagem de fotos de funcionários e deixe-os combinar as fotos com nomes e cargos. Você também pode pedir que preencham traços de personalidade únicos com cada pessoa.

Uma caça ao tesouro os incentiva a se familiarizar, conhecer e aprender sobre as pessoas dentro de sua equipe e da organização e entender o layout do escritório.

Também ajuda os outros funcionários a conhecer o novo recruta e interagir brevemente com ele enquanto coleta informações sobre hobbies, animais de estimação, família ou destinos favoritos.

Ter esses dados em mãos tira muita pressão do seu novo funcionário, lembrando dezenas de rostos e curiosidades sobre cada um deles. No final deste divertido exercício, o funcionário terá um guia de referência curto, mas útil, que será guardado por ele.

9. Tenha Dias de “Rookie”

Sabemos que as primeiras impressões contam, não apenas a impressão do novo funcionário sobre a empresa, mas também a impressão da equipe sobre seu novo membro.

Um novato pode decidir trazer algo para sua equipe compartilhar e desfrutar, como rosquinhas ou biscoitos.

Configure-o em sua mesa para que outros funcionários possam conhecê-los, compartilhar pequenos bate-papos e conhecer uns aos outros.

Algumas empresas têm sextas-feiras casuais em que a empresa recebe guloseimas para seus funcionários e nomeia um novo membro da equipe para distribuí-los, para que possam interagir ativamente com outros funcionários.

Como empresa, você também pode enviar um presente surpresa de boas-vindas ou guloseimas deliciosas para a família do novo funcionário, programada para chegar nos primeiros dias após a entrada.

10. Faça uma Celebração do “100º Dia”

É encantador ter uma recepção glamorosa na empresa, mas então você se mistura ao sistema e, de repente, não é mais o novo membro da equipe, você se misturou à multidão.

Os primeiros três meses da chegada de seus novos funcionários são delicados e você deve verificar com eles regularmente, se possível, diariamente.

Tente agendar reuniões presenciais regulares com eles para obter feedback, analisar seu progresso e mantê-los notados.

Ao completar 100 dias na empresa, eles devem estar bem absorvidos, estabelecidos e concluídos com seu treinamento. Este é um excelente momento para organizar uma celebração, e agora você pode fazer uma festa no trabalho para comemorar esse marco.

Esse tipo de festa é uma maneira fantástica de mostrar aos novos funcionários que você os aprecia, reconhece seus esforços e valoriza sua posição em sua equipe.

Espero que isso reacenda seu entusiasmo e os motive a continuar trabalhando melhor.

Certifique-se de verificar com eles depois de mais seis meses no trabalho, não esquecendo de fazer uma comemoração maior após o primeiro ano, o segundo ano, etc. Isso os impedirá de sentir que se misturaram à multidão e não são mais valorizados.

11. Agende um almoço de equipe no estilo Party-Esque

Este com certeza será um sucesso com todos os seus colaboradores!

Reúna os membros da sua equipe para um almoço ou café em estilo de festa e organize isso para que isso aconteça no final da primeira semana dos novos iniciantes.

Você pode até aumentar um pouco fechando o escritório mais cedo naquele dia, fazendo com que o novato se sinta especial. Tenho certeza de que todos os funcionários gostariam desse pequeno privilégio e gostariam de fazê-lo para cada novo recruta.

Talvez pense em ter um segundo encontro para o almoço, mas mantenha-o íntimo apenas da equipe principal dos novos funcionários.

Esse gesto poderoso permite que o novo funcionário saiba que sua empresa é amigável e mantém uma cultura social, ao mesmo tempo em que ajuda todo o local de trabalho a desenvolver um senso de comunidade mais profundo .

Você também pode pensar em designar membros da equipe para agendar datas de almoço com o novo membro com frequência, especialmente no primeiro mês, porque nenhuma pessoa nova quer sentar sozinha durante o almoço ou ser esquecida depois de alguns meses.

12. Pergunte a outros funcionários

Em algum momento, cada funcionário era um novo membro da equipe e também passava por um processo de boas-vindas.

Pergunte às pessoas individualmente sobre suas boas-vindas à empresa. Como eles se sentiram no primeiro dia ou na primeira semana, o que eles gostaram ou o que você poderia fazer de diferente para tornar essa experiência melhor para a próxima pessoa?

Essas informações são importantes e ajudam você a analisar proativamente a experiência de boas-vindas da sua empresa.

O feedback em primeira mão também é vital para fazer as mudanças necessárias para aprimorar os procedimentos atuais.

E, quando você envolve outros funcionários, isso os lembra de que a opinião deles é importante. Isso mostra que sua empresa tem uma política de portas abertas e todas as contribuições dos funcionários são valorizadas.

Revise seu programa de boas-vindas regularmente para garantir que a nova equipe entre em um ambiente acolhedor para se estabelecer bem e prosperar.

Conclusão

Conseguir o membro certo da equipe é oportuno e pode custar dinheiro à sua empresa. Portanto, quando você encontrar o ajuste certo, certifique-se de receber e integrar bem os novos membros da equipe e evite perdê-los devido a uma primeira impressão ruim.

Torná-los confortáveis com as políticas e a cultura da empresa é parte integrante do processo de integração que sua empresa deve dominar e melhorar a cada recruta.

Por mais importante que seja fornecer todas as informações necessárias ao novo recruta em seu primeiro dia ou primeira semana, não os bombardeie e sobrecarregue com documentação e informações.

Por fim, não deixe de se importar com o recém-chegado quando ele se tornar um funcionário de longa data. Certifique-se de que eles se mantenham engajados e demonstrem apreço durante seu tempo na sua empresa.

Sua vez. Que outras maneiras você experimentou ao ser recebido em uma nova empresa? Deixe-nos saber abaixo!

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POR LINHA:

Ron Stefanski é um especialista em negócios online e proprietário do OneHourProfessor.com , que tem mais de 100.000 visitantes mensais e ajuda outras pessoas a criar e expandir seus negócios online.

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