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Lorsque vous décidez que vous avez besoin d’un système de planification et de réservation pour votre entreprise de services, vous avez une idée de ce que vous voulez pour votre entreprise. Cependant, savez-vous tout ce dont votre système de réservation a besoin pour répondre à toutes vos exigences commerciales ?

Donc, ici, je vais parler des éléments dont vous avez besoin pour votre système de réservation, et de quelques éléments qu’il serait agréable d’avoir.

Les indispensables du système de réservation

1. Calendrier

Vous ne pouvez pas avoir de système de réservation sans horaire ; ça ne marche pas. Vous avez besoin d’un calendrier que vous pouvez vérifier du côté de l’entreprise et modifier en fonction des besoins de l’entreprise. Cependant, vous avez également besoin d’un horaire que vous pouvez montrer à vos clients, afin qu’ils puissent voir quand vous êtes disponible pour le service dont ils ont besoin. Si vous êtes une personne seule, vous n’avez besoin que d’un seul calendrier. Cependant, si vous dirigez une coopérative ou gérez une équipe de prestataires de services, chaque prestataire a besoin d’un calendrier distinct sur lequel planifier ses services.

 

2. Réservation en temps réel

 

Si un utilisateur souhaite réserver un service en ligne, il le souhaite instantanément. Fini le temps où la prise de rendez-vous en ligne envoyait un e-mail ou un message instantané. Désormais, les utilisateurs veulent savoir que lorsqu’ils prennent un rendez-vous à 23h (quand ils s’en souviennent), ils n’ont pas à attendre que quelqu’un le confirme.

3. Notifications automatisées

Après la prise de rendez-vous en temps réel, vos clients souhaitent également la confirmation de leurs rendez-vous. Si vous n’êtes pas en mesure de confirmer une session sans être activement disponible pour approuver la date et l’heure demandées, cet utilisateur ira ailleurs.

Dans le même temps, les confirmations automatisées jouent également en votre faveur. Lorsqu’un client planifie un rendez-vous, des messages automatisés au client et au fournisseur de services permettent aux deux de rester informés de leurs horaires de rendez-vous.

Automatisez les rappels pour avertir vos clients lorsque leur rendez-vous est imminent ou lorsqu’ils doivent en prendre un autre. C’est une chose de moins que vous devez intégrer dans votre journée. Pour une entreprise active, l’automatisation des messages, qu’il s’agisse d’e-mails ou de SMS, est une nécessité plus qu’un luxe.

 

4. Gestion omnicanal

L’omnicanal est le terme du moment. Les gens trouvent votre entreprise via de nombreux canaux différents, et vous devez vous assurer que tous vos contacts en ligne sont compilés dans un seul système. Sinon, vous vous retrouverez avec des doubles réservations et une mauvaise expérience client, et vous ne le souhaitez pas. Si vos clients vous trouvent via Facebook, vous souhaitez les envoyer vers votre site de réservation. S’ils vous localisent via votre site Web, vous souhaitez intégrer votre site de réservation dans votre page Web. De même, si vos utilisateurs vous trouvent via Google, vous souhaitez donner la possibilité de réserver sur-le-champ.

Chaque canal doit filtrer dans le même système de réservation pour s’assurer que chaque rendez-vous est planifié sur un calendrier en direct.

5. Accès multi-appareils

 

Une application est idéale si vous souhaitez uniquement accéder à votre système de réservation via votre tablette Android (ou Apple) ou votre téléphone, mais peut-être pas si bien pour un PC. De même, les logiciels PC ou Mac ne sont pas pratiques ou très portables pour vérifier les choses en cours de route. Vous voulez un système logiciel qui peut fonctionner sur tous vos appareils, en fonction de vos besoins immédiats.

6. Canaux de paiement

Le paiement anticipé pour de nombreux services gagne du terrain. Non seulement la sécurisation du paiement anticipé élimine pratiquement les absences, mais elle améliore également l’expérience client. Cela est particulièrement vrai dans les établissements axés sur les soins personnels tels que les salons, les spas, le fitness et les cliniques de thérapie spécifiques, en supprimant le point douloureux du paiement. Avoir une sélection de canaux de paiement disponibles permet à vos clients de choisir leur mode de paiement. En donnant des choix, vos clients se sentent valorisés dans leur droit de choisir.

7. Options de langue

Cela dépend entièrement de l’endroit où votre entreprise habite. Que vous proposiez des services en ligne ou entièrement basés sur la localisation physique. Cela dépend également des langues que vous pouvez utiliser pour les services et l’assistance. Cependant, si vous basez votre entreprise dans une ville ou un pays avec une population multilingue ou multinationale, fournir leur langue maternelle pourrait vous aider à gagner plus de clients.

 

8. Images

Vous avez besoin de photos. Quel que soit le service que vous proposez, les personnes qui le souhaitent veulent savoir ce qu’elles obtiennent. Si vous louez nos bateaux ou nos salles de réunion, vos clients veulent savoir quelle est leur taille, à quoi ils ressemblent et décider en conséquence. Si vous fournissez des soins de beauté cosmétiques, tels que des soins du visage, la mise en forme des sourcils ou l’épilation à la cire, un teint impeccable ou une paire de sourcils habilement sculptés sont des techniques de vente utiles. Vous devez montrer ce que vous fournissez.

9. Options de rapport

En fin de compte, vous dirigez une entreprise; vous devez savoir comment ça se passe. Le reporting est essentiel pour vous permettre de suivre l’évolution de votre activité. Vous devez comprendre comment vos services fonctionnent, combien de clients vous voyez, quels sont vos moments les plus calmes, et la liste continue.

Si tous vos rendez-vous passent par votre système de réservation (revenez voir la gestion omnicanale), tout ce dont vous avez besoin pour analyser les performances commerciales est là. Ensuite, vous pouvez agir sur l’information.

10. Intégration tierce

Personne n’a le monopole de fournir tous les aspects de la gestion d’une entreprise. Même s’ils l’avaient fait, il y a de fortes chances que vous ayez déjà quelque chose que vous préférez. Alternativement, vous pouvez conserver certaines informations de données dans un endroit séparé pour des raisons de sécurité. Quelles que soient vos raisons, il est nécessaire de pouvoir s’intégrer à d’autres logiciels .

Des fonctions telles que la synchronisation de votre agenda professionnel avec votre agenda personnel, et l’envoi de vos données clients vers un CRM externe sont des besoins du quotidien. Vous avez besoin d’intégrations logicielles spécifiques, d’une assistance tierce (comme Zapier ) ou d’une bonne API.

11. Flexibilité

Il n’y a pas deux entreprises de services identiques, ni deux salons, cliniques, gymnases, studios de yoga, etc. Vous avez donc besoin d’un système de réservation suffisamment flexible pour s’adapter aux besoins de votre entreprise, refléter le cœur de votre entreprise et avoir l’air professionnel. Un appel difficile, mais la flexibilité qui permettra au même logiciel de fonctionner pour vous, même lorsque vous traversez des périodes d’ajustement, d’expansion ou même de changement de direction. Si vous souhaitez supprimer toute marque tierce et que seule votre marque soit visible, vous aimerez peut-être un système doté d’une option de marque blanche.

• NB. Un petit plus dans les incontournables c’est Mises à jour régulières et corrections de bugs. Cela peut ne pas sembler si important par rapport à d’autres facteurs dont vous avez besoin pour votre entreprise. Cependant, il est essentiel de maintenir votre logiciel à jour, pertinent et de le mettre à jour en permanence pour s’assurer qu’il reste au top de sa forme.

 

Bonus de réservation

Évolutivité –

Si vous souhaitez développer votre entreprise, par exemple en créant de nouvelles succursales, de nouveaux emplacements ou en diversifiant votre offre de services, vous avez besoin d’un système de réservation qui évoluera avec votre entreprise. Si vous souhaitez vous développer dans de nouveaux domaines et succursales, la possibilité d’accéder à chaque site de localisation à partir d’un seul tableau de bord est un outil pratique.

GRC –

Le suivi de vos clients peut être important pour plusieurs raisons. Selon le type de service que vous fournissez, vous devrez peut-être conserver des dossiers financiers ou des informations KYC. De même, si vous avez une clinique médicale, il est essentiel de garder une trace des informations vitales sur les clients.

Plusieurs niveaux d’accès –

Si vous avez une entreprise avec de nombreux fournisseurs de services, avec différents niveaux ou domaines d’expertise ou même différents niveaux d’autorité, vous souhaitez leur donner un accès approprié au système. Oui, vous voulez qu’ils maintiennent leurs calendriers et leurs clients, mais peut-être ne voulez-vous pas qu’ils puissent modifier les détails au niveau de l’entreprise. La possibilité de s’adapter à des paramètres de service/personnel complexes serait très intéressante.

Fonctions Marketing –

Suivre les visiteurs du site Web et le comparer au nombre de réservations que vous obtenez. Utilisation de CRM et de campagnes par e-mail pour le marketing par e-mail. Pouvez-vous utiliser Google Analytics et Tag Manager pour suivre le succès des campagnes marketing ? Si vous pouvez gérer votre marketing depuis votre système de réservation, c’est une chose de moins qui vous préoccupe.

Lancement du site Web –

De nombreux entrepreneurs commencent par utiliser une plateforme de médias sociaux pour leur donner une visibilité en ligne. Et si vous pouviez avoir un système de réservation en ligne qui fonctionne également comme votre site Web professionnel ?

Réductions, Bons Cadeaux & Forfaits –

Que vous aimiez l’idée de réduire vos services ou non, à un moment donné, cela arrive. Il peut s’agir d’une offre unique pour un client fidèle ou d’un programme de récompense pour les nouveaux parrainages. Cependant, la possibilité de créer des bons de réduction, de regrouper une gamme de services ou même de laisser vos clients offrir vos services en cadeau, c’est un outil utile à avoir.

Réceptionniste virtuelle –

Si la réservation en ligne ne vous suffit pas, vous pouvez ajouter des robots conversationnels par téléphone et SMS. Un système qui peut offrir les deux et agir efficacement en tant que réceptionniste virtuel serait incroyable, sans parler de moins cher que d’employer une réceptionniste.

 

Si vous savez ce que vous attendez de votre système de réservation, vous avez peut-être besoin de quelques extras pour vraiment faire décoller votre entreprise. Jetez un coup d’œil au système SimplyBook.me et voyez à quel point il se comporte bien. Alternativement, vous pouvez voir ce que les autres pensent de nous chez Capterra.