Top 6 des planificateurs de réunions – Réduisez la difficulté de planifier des réunions

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Ne serait-ce pas fantastique si vous pouviez demander un rendez-vous et que tout le monde soit libre au bon moment ? En réalité, c’est très rarement le cas. Quelqu’un est en vacances, un autre a une réunion de travail et un autre peut ne travailler qu’à temps partiel. Si vous utilisez la méthode traditionnelle consistant à demander à chacun de déterminer une heure de réunion, il faut beaucoup de va-et-vient avant de fixer une heure et une date. Parfois, vous avez l’impression d’avoir besoin de personnel supplémentaire en tant que « planificateurs de réunions », car cela prend beaucoup de temps.

Malheureusement, vous ne pouvez pas éviter les réunions. Peu importe qu’il s’agisse de conférences téléphoniques, de réunions vidéo ou de réunions où vous vous réunissez tous autour d’une table pour débattre de nouveaux développements. Les réunions internes, les réunions avec les clients ou même celles avec des sous-traitants externes doivent toutes s’adapter à l’horaire de chacun.

Oui, il y a toujours des réunions qui auraient dû être un e-mail. Cependant, il serait préférable d’éviter d’en avoir plutôt que de les programmer.

Planificateurs de réunions

Les applications de planification de réunions et les services logiciels permettent d’éliminer la douleur et la répétition de la planification des réunions. Plutôt que de demander à quelqu’un de jouer au messager et à l’organisateur pour s’assurer que tout le monde peut y assister, la synchronisation du calendrier et les attributs de disponibilité font le travail pour vous.

Vous vous demandez peut-être si les planificateurs de réunions en valent la peine, et la seule réponse à cette question est une autre : que pourriez-vous faire pendant le temps que vous passez à rassembler les participants à la réunion, à vérifier les calendriers et à prendre d’autres dispositions ?

Imaginez un instant que vous venez de passer la dernière heure à vous assurer que tout le monde peut assister à une réunion en même temps. Pour les besoins de cet exemple, nous supposerons qu’il s’agit d’un élément important qui nécessite que tout le monde soit là. Vous avez enfin fixé la date et l’heure, mais la salle de conférence dont vous avez besoin pour la réunion/présentation/argumentaire de vente n’est plus disponible pour l’heure que vous avez convenue. Vous seriez assez ennuyé et devrez soit demander aux personnes qui l’ont réservé d’échanger des horaires avec vous, soit recommencer le processus. Vous ne voulez pas faire ça.

Les meilleurs planificateurs de réunions vous permettent de synchroniser plusieurs calendriers pour assurer la compatibilité de la disponibilité des réunions. Ils permettent plusieurs types de réunions différents, une liaison directe et de nombreuses autres fonctionnalités dont vous avez besoin pour gérer sans effort les exigences de planification de vos réunions.

Alors, quels sont les meilleurs planificateurs de réunions pour vos besoins ?

Planificateurs de réunions vs systèmes de prise de rendez-vous

Il existe une différence subtile entre les deux, et il est essentiel de comprendre la différence pour apprécier nos choix pour le top 6 que nous avons sélectionné.

Les systèmes de prise de rendez-vous fonctionnent mieux pour les interactions avec les clients et les réunions. Toute entreprise de services qui fournit des individus ou des groupes qui viennent directement à vous pour leurs besoins prendra leurs rendez-vous dans vos temps disponibles. Vous pouvez également les utiliser pour les réservations internes de l’entreprise, qui ne sont pas contestées. Cependant, ils sont également beaucoup plus personnalisables pour les besoins de rendez-vous des clients, la gestion des ressources, l’acceptation des paiements et des dizaines d’autres fonctionnalités qui rendent la gestion d’une entreprise de services beaucoup plus simple à gérer.

Les planificateurs de réunion sont plus largement utiles car vous pouvez les utiliser pour n’importe quelle réunion. Interne, externe ou pour les clients. Ces applications font exactement ce qu’elles disent. Ils vous aident à planifier des réunions.

Certaines entreprises de services (et toute autre entreprise nécessitant une prise de rendez-vous) ont besoin de ressources supplémentaires pour fournir leurs services. D’autres, comme les consultants et les conseillers, ne le font pas. Dans le même temps, certaines entreprises peuvent proposer des consultations et des évaluations gratuites car elles facturent un produit final – cuisinistes, décorateurs, etc.

Les réunions internes à l’entreprise nécessitent rarement l’acceptation d’un paiement, pas plus qu’elles n’exigent généralement des rapports détaillés ou une gestion efficace des ressources.

Certaines entreprises chevauchent la clôture. Ils ont à la fois des exigences importantes en matière de réunions internes et le besoin de réunions et de rendez-vous avec les clients.

L’essentiel à comprendre est que les planificateurs de réunions sont principalement utilisés pour réserver des réunions. Ils ont quelques fonctionnalités supplémentaires pour vous faciliter la vie ; Cependant, il leur manque certaines fonctionnalités étendues et étendues que les systèmes de prise de rendez -vous utilisent, car les utilisateurs n’en ont tout simplement pas besoin.

Nos 6 meilleurs choix pour les applications de planification de réunions

Griffonnage

Rassembler les personnes occupées et les groupes aux meilleurs moments.

Doodle est excellent pour réunir des groupes de personnes pour leurs réunions. C’était une rareté dans l’espace d’affaires de réunion en raison de l’option de sondage; cependant, d’autres commencent à comprendre ce créneau du marché. Vous pouvez inviter un groupe de personnes à indiquer leur disponibilité à différents moments choisis. Lorsque tout le monde a répondu avec sa disponibilité, vous pouvez définir l’heure de la réunion et envoyer vos invitations – également ajouter aux calendriers.

Le scrutin n’est pas strictement pour le temps de réunion ; vous pouvez également interroger les préférences alimentaires, les emplacements et plus encore pour tout faire correctement. Il pourrait également être utilisé pour les organisations d’événements internes tels que les célébrations d’anniversaire, les fêtes de Noël et d’autres types de réunions.

Besoin de rencontrer

Trouvez une heure qui convient à tout le monde, un planificateur de réunion autonome.

Un autre planificateur de réunion qui permet de réunir facilement des groupes de personnes ou même deux personnes pour une réunion.

Need to Meet est un système peu coûteux qui commence à partir de 12 $/an/utilisateur plutôt que les abonnements mensuels les plus courants. L’utilisation standard est gratuite, mais elle limite le nombre d’options de créneaux horaires et d’invités au sondage (4 et 4). Cependant, vous bénéficiez d’un essai gratuit de 14 jours qui vous permet d’accéder à l’abonnement Premium, vous savez donc ce que vous obtenez.

SimplyMeet.me

Planification gratuite pour toujours pour les particuliers et intégration complète de la langue et du calendrier.

Parfait pour la planification de réunions internes avec les clients, ce planificateur de réunions vous permet de synchroniser jusqu’à 8 calendriers par utilisateur. Cela permet d’intégrer la disponibilité des ressources de planification telles que les salles de conférence et les logiciels de présentation si nécessaire et de faire référence aux autres participants requis.

Le forfait gratuit pour toujours permet aux personnes qui démarrent leur propre entreprise de synchroniser jusqu’à 3 calendriers et 500 réunions par mois. Supposons que vous ayez besoin d’intégrer de nombreuses personnes dans une équipe ou que vous souhaitiez simplement plus de fonctionnalités pour la planification de vos réunions. Dans ce cas, il est de 9,99 €/mois/utilisateur avec planification circulaire, branding amovible et gestion de l’organisation jusqu’à 30 personnes.

C’est l’un des rares planificateurs de réunions avec une large gamme d’intégrations de calendrier, y compris la compatibilité Outlook, Google, Zoho, Zimbra, NextCloud et CalDav.

Planifier une fois

Planifier des services professionnels et des équipes de vente avec un excellent engagement des prospects.

Dans le cadre d’OnceHub, ScheduleOnce est un excellent outil pour les services professionnels et l’engagement des responsables pour les équipes de vente. Il vous permet de créer plusieurs types de réunions – la valeur par défaut est des intervalles de 15, 30 et 60 minutes – et de partager un lien que les clients utilisent pour organiser une réunion avec vous.
Vous pouvez intégrer les calendriers Outlook (365 et Exchange), Google et iCloud.

Pour un maximum de 25 utilisateurs, ScheduleOnce est gratuit avec un nombre illimité de types de réunions et d’événements, la disponibilité d’équipes regroupées, la disponibilité de vidéoconférences, etc. Au-delà de 25 utilisateurs, c’est 10$/utilisateur/mois.

Calendement

Un outil de planification complet pour une utilisation personnelle et professionnelle avec des clients et des collègues.

La plateforme de réservation Calendly s’intègre aux calendriers Office 365 et Google, vous permettant de définir votre disponibilité pour des réunions spécifiques. Vous pouvez créer une URL personnalisée avec laquelle les clients et les collègues peuvent vérifier votre disponibilité et planifier un rendez-vous avec vous.

Les créneaux de réunion durent 15, 30 ou 60 minutes et vous pouvez créer des types de réunion personnalisés. Il est également possible de personnaliser davantage chaque type de réunion avec des questions d’admission spécifiques au type de réunion. Vous pouvez ajouter des liens de documents pour les réunions axées sur les clients et les collègues afin que les personnes puissent les consulter au préalable.

Claire

Un employé de planification virtuelle qui planifie des réunions pour vous.

Ne serait-il pas merveilleux d’avoir un assistant virtuel pour vous décharger de la planification des réunions ? Eh bien, Clara fait précisément cela. Grâce à l’apprentissage automatique et à l’intelligence, il peut planifier des réunions et en savoir plus sur vos habitudes de réservation.

Clara comprend le langage naturel et les commandes et demandes humaines comme certains des meilleurs chatbots en direct.

Au cours du processus d’inscription, vous indiquez votre disponibilité et votre emplacement. Si vous mettez en copie l’adresse e-mail de Clara lorsque quelqu’un demande un rendez-vous, l’outil définira tous les détails pertinents de la réunion. Cela inclut l’heure, la durée, le lieu et les participants.

Choisir un planificateur de réunion pour vos besoins

Nos meilleurs choix incluent des exemples de planificateurs de réunions avec des spécifications adaptées à chaque entreprise ayant besoin de planifier des réunions. Vos réunions peuvent être entre collègues. Vous êtes peut-être un entrepreneur indépendant qui a besoin de planifier des rendez-vous avec des clients, mais vous n’avez que votre propre calendrier à organiser. Alternativement, vous pourriez avoir une grande entreprise ou une entreprise en pleine croissance avec des demandes croissantes d’organisation de réunions interdépartementales. Ou peut-être êtes-vous une petite startup naviguant dans tous les postes d’une petite équipe, et il est difficile de fixer des moments où vous pouvez tous vous réunir.

Lorsque vous choisissez votre planificateur de réunion, vous voudrez peut-être penser à quelques éléments :

• Qui réservera les réunions ? Clients, collègues ou les deux ?
• Combien de personnes doivent être au courant ? Grandes ou petites réunions ?
• Avez-vous d’autres ressources à gérer en plus des réunions ?
• Quels calendriers utilisez-vous ? Pouvez-vous intégrer un planificateur de réunion particulier ?
• Quel est votre budget?
• De quelles fonctionnalités supplémentaires avez-vous besoin pour que cela fonctionne pour vous ? Le cas échéant.
• Avez-vous besoin d’une fonctionnalité de réunion à distance et d’une intégration d’appel vidéo ?
• Quels autres systèmes devez-vous intégrer ?
• Avez-vous besoin d’accepter des paiements pour vos réunions ?
• En avez-vous besoin pour évoluer avec le développement de votre entreprise ?

Comment choisir le bon?

Les planificateurs de réunions peuvent différer en termes de fonctionnalités, de conception et d’utilisateurs cibles. Avant de vous en engager et de réaliser que ce n’est peut-être pas pour vous, je vous recommande d’explorer une liste restreinte de 3-4 qui vous semblent les mieux adaptés (sur papier, du moins). Essayez-les simultanément et déterminez lequel correspond le mieux à vos besoins par rapport à vos autres candidats.

Planifier des réunions via des méthodes traditionnelles est fastidieux et inutile. Alternativement, trouver un planificateur de réunion qui fonctionne silencieusement et de manière transparente dans le cadre de vos processus métier est

Comme les smartphones et les achats en ligne, les planificateurs de réunions sont passés d’un luxe agréable à une exigence dans la vie et les entreprises des personnes productives. Lorsque vous explorez les options disponibles, tenez compte de votre marque et des outils qui ont bien fonctionné et dont vous avez encore besoin. Trouvez un planificateur de réunion qui fonctionne bien avec l’entreprise et l’environnement que vous avez construit, et qui vous fera avancer.