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Tout administrateur d’école ou chef d’établissement connaît le casse-tête lié à la planification d’un horaire de classe pour toute une école. C’est un réseau complexe d’enseignants disponibles et de salles de classe appropriées pour les matières. Ensuite, il faut couvrir le temps de supervision parascolaire et laisser suffisamment de temps pour la préparation des cours et la notation des élèves. Cela ne couvre même pas les exigences supplémentaires liées aux entretiens d’admission, aux réunions parents-enseignants et aux conseils d’orientation. La mise en ligne d’horaires scolaires supplémentaires, avec la coopération de toutes les parties, signifie un système plus efficace pour tout le monde.
Ensuite, il y a les « extras » tels que les événements saisonniers, les activités parascolaires et même l’adhésion à la PTA. Comment garder le contrôle de tout ?
Planification en ligne dans les écoles
Pour les besoins de cet article, je m’en tiendrai à l’utilisation de la planification en ligne pour les collèges et lycées. Entre autres choses, les élèves de ce niveau auront plus d’interaction avec leur développement scolaire et la direction qu’il prend. De plus, à ce stade, vous aurez également plus d’interaction avec les parents qui s’intéressent (et peut-être vous guident) à la progression de leur enfant.
C’est au collège et au lycée que la réflexion sur les études futures et l’orientation professionnelle commencent à prendre forme et nécessitent un certain accompagnement pour atteindre ces objectifs.
Planifier des leçons sans conflit
Un horaire de cours est crucial. Vos élèves ont besoin d’un large accès à toutes les matières. Lorsque vous créez un plan de cours, vous devez savoir que tous vos élèves ont accès à la plupart, sinon à tous, des sujets. Une fois que vous avez un emploi du temps, vous ne voulez pas que quoi que ce soit le gâche avec des demandes de modification.
L’affichage d’un horaire de cours en ligne, afin que les étudiants et les enseignants puissent facilement voir les informations, signifie que les étudiants qui choisissent des matières optionnelles peuvent sélectionner les dates et heures de cours appropriées pour les matières qu’ils ont choisies. Cela leur donne également un avant-goût de ce que c’est que d’équilibrer leur temps et leurs routines.
Entretiens d’admission et réunions de parents
Il y a des moments où seul un entretien avec le chef, le principal ou l’administrateur suffira. Quelques exemples pourraient être des étudiants boursiers universitaires ou sportifs, des transferts à mi-parcours, des programmes surdoués. Alternativement, les élèves en difficulté ou perturbateurs pourraient justifier un rendez-vous entre les parents et l’équipe administrative de l’école.
Plutôt que d’envoyer une heure précise pour une réunion, le membre du personnel approprié peut envoyer un lien vers sa page de réservation et demander au parent de planifier un rendez-vous qui lui convient. Les créneaux disponibles sur le calendrier sont définis par l’enseignant ou le membre du personnel en question comme acceptables, il appartient simplement au parent de sélectionner un créneau horaire disponible. Cela élimine les tracas d’organiser des visites entre le travail et de pouvoir trouver une garderie si le parent réserve son espace préféré.
Planification du déjeuner et de la supervision des pauses
Bien qu’ils puissent devenir des êtres humains fonctionnels, on ne peut pas faire confiance aux 11-16 ans pour autoréguler leur comportement, surtout en masse. Il est donc toujours nécessaire d’avoir des membres du personnel autour pour assurer une action appropriée entre les cours et pendant les pauses.
Lorsque votre système affiche la disponibilité de vos professeurs et où ils se trouvent – bâtiment scientifique, laboratoires de langues, etc. – vous pouvez attribuer plus efficacement une couverture de surveillance des temps de pause.
Conférences parents-enseignants
Cela se produit au moins une fois par an. Il y a toujours des problèmes pour programmer tous les parents à une heure qui leur convient et permet de faire entrer chacun pendant ses cinq minutes avec des enseignants appropriés. Et vous obtenez toujours ceux qui veulent voir TOUS les enseignants, même s’ils n’ont qu’un maximum de 8 autorisés. Ne parlons même pas des enfants qui ramènent la lettre à la maison et elle reste au fond d’un sac d’école jusqu’à la dernière minute…
En envoyant une invitation directement aux parents pour prendre rendez-vous – Soyons justes, tout le monde avec un smartphone a accès au courrier électronique ces jours-ci – vous obtenez l’attention immédiate des parents et vous leur faites savoir que la possibilité d’organiser leur parent- réunions d’enseignants pour discuter des résultats scolaires de leurs enfants.
La fonction « jour spécial » permet aux services d’avoir lieu un seul jour. L’utilisation de la soirée spéciale des parents pour une journée spéciale permet de limiter facilement les réservations parents-enseignants à cette date. Pour des groupes d’âge et des classes spécifiques, organiser un événement ponctuel dans le calendrier scolaire n’est pas plus difficile que d’organiser tout autre type de rendez-vous.
Activités après l’école
L’école n’est pas seulement académique. Le sport, la forme physique, le débat, la stratégie font depuis longtemps l’objet d’études parascolaires qui améliorent la réussite scolaire de beaucoup de ceux qui les traversent.
Vous pouvez organiser cela dans des catégories distinctes, affecter les enseignants et entraîneurs appropriés à chaque activité. Lorsque les étudiants s’inscrivent à ces clubs et associations, ils peuvent recevoir les mises à jour et les rappels pour eux.
Adhésions et présence à la PTA
Le PTA, les gouverneurs, selon votre emplacement, ils ont tous des noms différents, mais remplissent la même fonction. Les personnes doivent être membres pour assister aux réunions et aux événements qui sont à l’usage exclusif de la PTA.
Vous pouvez attribuer le statut de membre dans le système de réservation au membre associé de l’organe directeur de l’école ou de la PTA. Avec l’adhésion, ils peuvent réserver des types de réunions associés que les non-membres ne peuvent pas. Les membres de la PTA ou des gouverneurs d’école sont souvent des personnes occupées, avec plus que des engagements professionnels et des enfants. En mettant en ligne le calendrier scolaire, vous simplifiez le processus de réservation de votre présence à une réunion ou d’achat d’un billet pour une collecte de fonds.
Événements saisonniers – Fêtes d’été et productions d’hiver
Chaque école utilise ces événements pour mettre en valeur la croissance et les progrès des élèves, ainsi que comme une entreprise de collecte de fonds pour l’école. Les foires saisonnières à Noël et en été où les gens peuvent réserver un stand pour vendre des choses augmentent les revenus de l’école. Alternativement, d’autres événements peuvent nécessiter un prépaiement pour l’entrée.
Lorsque des représentations telles que des pièces de théâtre annuelles du club de théâtre ont lieu, c’est un moyen pour l’école de vendre des billets. La fonction de billetterie de SimplyBook.me est parfaite à cet effet. C’est un outil simple et efficace pour tout événement nécessitant un prépaiement ou un accès autorisé.
Orientation et orientation professionnelle
C’est vers 13 ans que les élèves commencent à s’intéresser à l’avenir de leur éducation. C’est à cette période qu’ils commenceront à avoir besoin de conseils supplémentaires sur leurs choix éducatifs. Lorsque les étudiants commencent à s’intéresser davantage à leur future carrière, ils veulent avoir plus de contrôle sur la façon dont ils la gèrent. Permettre aux étudiants de prendre eux-mêmes leurs rendez-vous avec un conseiller d’orientation fait partie de ce processus de croissance.
Alternativement, si vous avez une infirmière scolaire et/ou un agent de santé mentale, les étudiants qui ont besoin d’aide veulent prendre ces rendez-vous seuls. Il n’est pas rare que les adolescents se sentent mal à l’aise de partager leurs problèmes. S’ils doivent partager à plusieurs, simplement pour prendre rendez-vous, ils sont moins enclins à demander de l’aide.
La confidentialité des étudiants étant en jeu, il existe d’importantes fonctionnalités de sécurité des données inhérentes au système SimplyBook.me. Les améliorations de sécurité telles que l’authentification à 2 facteurs, les exigences de complexité du mot de passe et SOAP avec cryptage, fonctionnent toutes ensemble pour maximiser la sécurité des données de vos étudiants .
Popularité croissante de la planification scolaire en ligne
L’utilisation de la planification en ligne avec la réservation côté étudiant devient de plus en plus populaire dans de nombreuses écoles. Réduire la charge du personnel pour organiser et négocier des moments appropriés avec les autres enseignants, le personnel de soutien, les parents et les élèves.
La popularité croissante ne s’applique pas seulement aux enseignants et au personnel administratif des centres éducatifs. Les parents et les élèves adolescents apprécient également le potentiel de croissance de la programmation scolaire en ligne. À une époque où les adolescents se sentent particulièrement hors de contrôle, leur confier la prise de rendez-vous leur redonne du pouvoir. Pouvoir prendre des décisions concernant leur avenir est essentiel pour les aider à devenir des adultes efficaces.
Les parents apprécient la possibilité de prendre des rendez-vous en ligne car ils n’ont pas besoin de se battre pour prendre rendez-vous avec le directeur. Il peut s’agir d’une sorte de parcours du combattant : dépasser la secrétaire de l’école ; Temps de négociation ; Confirmation de rendez-vous. Et tout cela via des appels téléphoniques ou des e-mails. Difficile de s’y retrouver.
Une plateforme unique et une intégration efficace
Les systèmes logiciels scolaires sont souvent propriétaires ou déterminés par un comité au niveau du district ou même au niveau national. Dans cet esprit, nous avons une API efficace. Notre API permet la communication entre le système de planification et tout autre système requis pour gérer un environnement scolaire complexe.
En réduisant la planification quotidienne loin de l’administration de l’école, vous rationalisez le processus en éliminant les tâches inutiles. En incorporant des éléments supplémentaires, tels que des conseils, des événements saisonniers, etc., il existe un réseau de connexions entre les systèmes. D’un autre côté, certains systèmes n’interagissent jamais et doivent être séparés.
L’environnement scolaire est complexe et a besoin d’un système de rationalisation et de simplification pour réduire les conflits. En même temps, améliorer la facilité et encourager l’interaction entre les parents et les élèves. De plus, cela permet aux enseignants de disposer de plus de temps pour enseigner efficacement.