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Lorsque vous vous inscrivez sur SimplyBook.me, ce n’est que le début de ce qui pourrait être une relation fabuleusement bénéfique. En vous inscrivant, vous créez automatiquement la structure de base du système de gestion des réservations de votre entreprise. Cependant, avant de pouvoir commencer à utiliser votre site de réservation, vous devez configurer les services que vous proposez et les prestataires qui le réalisent. Aujourd’hui, la vidéo présentée vous montrera comment configurer les services et les fournisseurs dans votre système de réservation.
Définition des services et des fournisseurs
Cela peut sembler évident, mais si vous avez un service qui présente une certaine ambiguïté entre un service et un fournisseur, cela pourrait être un peu déroutant.
Il est tout à fait normal que dans un salon de coiffure, le styliste soit le prestataire et toutes les activités liées aux cheveux soient les services. Il en va de même pour les avocats et les services juridiques, les femmes de ménage et le nettoyage, etc.
Mais qu’en est-il des autres types d’entreprises ? Il peut s’agir d’événements, de restaurants et de location de salles et d’équipements, entre autres choses. Ces types d’entreprises n’ont pas la même définition simple des services et des fournisseurs.
Par exemple, si vous dirigez une entreprise de salle d’évasion, le « service » que vous fournissez est l’expérience passionnante de la salle d’évasion, mais le « fournisseur » est la salle physique requise pour l’occasion. Dans le même ordre d’idées, si votre entreprise est dans le secteur de l’équipement ou de la location de salles, il pourrait y avoir une certaine confusion quant à la manière dont vous organiseriez cela en tant que service et fournisseur sur votre site de réservation.
Il y a aussi la possibilité d’avoir une combinaison d’horaires de classe et de groupe définis ainsi que des services individuels.
Dans le cas des locations, l’espace que vous louez ou l’article que les gens pourraient vouloir louer sera le « fournisseur », et les « services » seraient de durées différentes, que ce soit des heures, des jours ou des semaines.
La même chose peut également s’appliquer aux salles de quête et d’évasion , où la salle est le fournisseur et la durée est un service particulier.
Que devez-vous faire en premier, services ou fournisseurs ?
Il n’y a pas d’idéal prédéfini pour configurer d’abord les services ou les fournisseurs. Vous pouvez choisir celui qui vous convient en premier ou vous pouvez combiner la mise en place de services spécifiques avec un fournisseur particulier ; ça n’a pas d’importance.
Dans certains cas, il peut être plus facile de configurer d’abord vos fournisseurs, en particulier dans le cas des locations et des expériences. Vous trouverez peut-être plus facile de saisir d’abord vos services et d’attribuer des fournisseurs plus tard.
Dans les deux cas, vous pouvez affecter des fournisseurs aux services et vice versa.
Configuration des fournisseurs
Si vous débutez en tant que solopreneur, vous serez le seul fournisseur. Si tel est le cas, alors vous installer en premier pourrait être le choix le plus judicieux pour vous.
La vidéo a fait un travail fabuleux en vous guidant tout au long du processus de configuration du service, mais si vous souhaitez configurer un fournisseur, je donnerai un peu plus de détails.
Si vos fournisseurs sont des personnes fournissant un service, vous voudrez probablement leur donner des noms (qu’il s’agisse d’identités réelles ou professionnelles). Cependant, vous ne voudrez peut-être pas répertorier les noms complets sur votre site Web de réservation, pour des raisons de confidentialité.
Ainsi, la configuration des fournisseurs signifie que vous commencez à partir du menu à gauche de votre interface et que vous choisissez Gérer>> Fournisseurs de services . Pour ajouter un nouveau fournisseur à partir de zéro, vous cliquez sur le bouton « + ».
Et nous commençons par donner un nom au fournisseur.
Configuration du fournisseur
Mon fournisseur d’exemple est une personne appelée Maria P, mais vous pourriez avoir « Table 4 » sur un système de réservation de restaurant. Alternativement, vous pouvez également avoir « Escape the Asylum » pour une salle d’évasion ou « Treble/Alto Recorder » si vous louez des instruments de musique. Que votre fournisseur soit une personne, un lieu ou un objet, vous devez vous assurer qu’il est facilement reconnaissable, afin d’éviter tout malentendu. Si vous n’avez pas l’intention d’autoriser les clients à réserver auprès d’un fournisseur spécifique, vous pouvez toujours les appeler simplement « Fournisseur 1/2/3/4 »
Pour plus de clarté, vous pouvez également donner une description détaillée. Pour une personne, vous voudrez peut-être donner des détails explicites sur son expérience pertinente, ses qualifications et ses années dans l’entreprise. Accompagnés de quelques anecdotes personnelles et amusantes, le cas échéant, pour humaniser votre prestataire.
Si votre « fournisseur » n’est pas une personne, assurez-vous de donner suffisamment de description pour que les gens sachent ce qu’ils obtiennent lorsqu’ils réservent.
Si votre « fournisseur » n’est pas une personne, assurez-vous de donner une description suffisante pour que les gens sachent ce qu’ils obtiennent lorsqu’ils réservent. En utilisant l’exemple du restaurant, vous pourriez décrire la « Table 4 » comme : « Une table circulaire pouvant accueillir jusqu’à 6 convives. Située près des portes-fenêtres, donnant sur des jardins paysagers. » Une excellente description et les clients de réservation savent exactement à quoi s’attendre.
Et enfin, si vous avez une image de l’expérience, de la personne ou de l’article que votre client a réservé, montrez-la. Une photo de la personne qui offre son massage, une image de l’article qu’elle souhaite louer ou de l’activité qu’elle souhaite expérimenter sont tous d’excellents outils ou engagent les gens dans le service que vous offrez.
Détails du contact
Les coordonnées sont une exigence pour tous les fournisseurs, qu’ils soient humains ou non. Personne ne s’attend à ce que les tables ou les instruments de musique aient des e-mails, mais le personnel qui gère l’horaire devrait le faire.
Si le fournisseur est une personne, il doit être pleinement informé de ses nouvelles réservations, annulations et rendez-vous reportés.
Configuration des services
La vidéo ci-dessus était très détaillée sur la façon de configurer de nouveaux services et de modifier ceux qui existent déjà. Pour la plupart, il est très similaire à celui du fournisseur mis en place. Dans le menu de gauche, accédez à Gérer>> Services et pour ajouter un nouveau service, cliquez sur le bouton « + ». Après cela, il suffit de donner au service un nom, une description et une image. La même chose que nous avons fait pour les fournisseurs.
De la même manière que la définition du fournisseur diffère entre les différents types de service, il en va de même pour la définition du service.
Alors qu’un coiffeur peut fournir une gamme étonnante de services liés aux cheveux, un restaurant ne propose qu’une expérience culinaire et un magasin de location ne propose que des durées variables de location d’équipement. Ainsi, alors qu’un salon peut nécessiter la mise en place d’une douzaine de services différents avec des noms et des descriptions très différents, un restaurant ou un magasin de location peut efficacement dupliquer ses « séances » et ses périodes de location, en ne modifiant que les détails pertinents tels que la durée et le prix.
En standard, sans l’inclusion de fonctionnalités personnalisées, vous souhaiterez remplir les onglets suivants :
- Détails des services
- Détails de l’heure
- Les fournisseurs de services
- Horaire des services
Les détails de temps vous permettront de définir la durée prévue du service et d’ajouter du temps tampon pour voyager ou configurer le service. Les fournisseurs de services vous permettront d’affecter des fournisseurs particuliers à des services spécifiques. L’onglet horaire des services vous permet de spécifier la disponibilité des services à leur horaire particulier. Ce n’est pas parce que vos locaux sont ouverts que tout est disponible à tout moment.
Configuration de service personnalisée
La configuration des services dépendra très fortement des fonctionnalités personnalisées que vous choisissez d’utiliser pour votre service de réservation. Si vous envisagez d’accepter les paiements en ligne, vous devrez saisir un prix et éventuellement même des montants de taxe de vente. De même, vous devrez également saisir les montants des arrhes si vous souhaitez effectuer un paiement de confirmation pour la réservation.
D’autres options vous permettront d’ajouter des add-ons de produit à un service particulier, et de même avec des add-ons de service.
Si vous avez une large gamme de services ou même d’articles à offrir à vos clients, il peut être plus facile de regrouper les choses en catégories. Un salon de beauté peut séparer les soins capillaires du visage et du corps. Alternativement, un centre de location d’instruments peut séparer les cordes, les cuivres, les percussions et les vents.
Et il y a tellement plus d’options, y compris les réunions vidéo, les adhésions, les ressources connexes, les billets, les formulaires d’admission et les réservations de groupe (pour n’en nommer que quelques-unes).