Comment automatiser la prise de rendez-vous et les rappels ?

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En tant que propriétaire d’une petite entreprise, vous avez toujours les mains pleines. Échanger des courriels avec vos clients pour synchroniser leurs calendriers vous fait perdre du temps. Il est bien plus efficace – pour toutes les parties concernées – d’automatiser le processus, ce qui permet aux clients de vérifier vos disponibilités, de choisir une plage horaire qui leur convient et d’obtenir un rappel pratique avant leur rendez-vous.

Avec près de 84 % des entrepreneurs qui travaillent plus de 40 heures par semaine, selon Hubspot, la promesse d’une réduction de l’encombrement des courriels, d’une plus grande efficacité et d’une diminution du risque d’épuisement professionnel est plutôt alléchante. Alors, comment cela fonctionne-t-il et quelles sont les options qui s’offrent aux petites entreprises en matière de logiciel de prise de rendez-vous ? Entrons dans le vif du sujet.

Qu’est-ce qu’un logiciel de prise de rendez-vous et pourquoi est-il utile ?

Vous essayez d’éviter d’être aspiré dans un tourbillon de tâches banales ? C’est le cas de 92 % des propriétaires de petites entreprises qui s’appuient sur des outils numériques, tels que les logiciels de prise de rendez-vous, pour rationaliser leurs flux de travail.

Un logiciel de prise de rendez-vous est une sorte de conciergerie numérique qui permet aux clients de prendre facilement rendez-vous en ligne et d’éviter les conflits d’horaire, tout en vous aidant à gérer efficacement l’emploi du temps chargé de votre équipe. Voici ce que les petites entreprises peuvent accomplir avec un logiciel de prise de rendez-vous :

• Réduisez les absences et les annulations de dernière minute.
• Offrez une disponibilité de réservation 24 heures sur 24
• Améliorez l’expérience du client.
• Améliorez votre efficacité et votre productivité.

Pendant que vous vous concentrez sur d’autres objectifs, le logiciel de prise de rendez-vous fait le gros du travail : il vérifie les créneaux horaires disponibles, planifie les rendez-vous et maintient votre calendrier en ordre. Vous avez un client qui a tendance à changer d’avis ? Aucun problème. Ils peuvent annuler ou reprogrammer à leur convenance (sans conversation gênante).

De nombreux logiciels de prise de rendez-vous peuvent gérer les paiements en ligne et même les acomptes au moment de la prise de rendez-vous. Cela signifie que vous n’aurez pas à courir après le paiement ou à vous occuper de la paperasserie et de la communication par la suite.

Qu’est-ce qui fait un bon logiciel de prise de rendez-vous ?

Passons à la vitesse supérieure et parlons de ce qui fait qu’avoir un logiciel de prise de rendez-vous revient à avoir un assistant virtuel à votre service. Voici les caractéristiques à rechercher dans un logiciel de prise de rendez-vous indispensable :

• Système de réservation en ligne 24/7 : Permet aux clients de réserver à tout moment et en tout lieu.
• Flexibilité et facilité d’utilisation: S’adapte à différents secteurs d’activité et est facile à utiliser.
• Synchronisation du calendrier: Évite les doubles réservations en se synchronisant avec vos applications de calendrier.
• Rappels automatisés: Prévient les absences grâce à des notifications par SMS et par courrier électronique.
• Traitement des paiements: Accepte les paiements en ligne ou les dépôts lors de la réservation.
• Aperçu: Fournit des données sur les tendances en matière de réservation et sur les services professionnels les plus demandés.
• Abordable: Offre un large éventail de fonctionnalités sans grever votre budget.
• Personnalisation: Permet de personnaliser les pages de réservation pour qu’elles reflètent votre marque.
• Accessibilité mobile: Vous permet de gérer vos rendez-vous en déplacement.
• Intégration: Fonctionne en toute transparence avec vos autres outils de travail.
• Soutien aux équipes multiples: Gère la programmation pour l’ensemble de l’équipe.

Un bon logiciel de prise de rendez-vous ne se contente pas de vous faciliter la vie, il améliore l’expérience de vos clients en facilitant la prise de rendez-vous.

3 Les entreprises qui ont besoin d’un logiciel de planification

Examinons maintenant trois types d’entreprises pour lesquelles un logiciel de prise de rendez-vous peut s’avérer très utile : les entreprises de services, les entreprises dont le personnel travaille en équipe et celles qui partagent des locaux ou des équipements.

Entreprises de services

Si vous avez une entreprise de services, vous savez qu’elle vit et meurt de ses rendez-vous. L’ensemble de votre modèle de revenus repose sur la prise et l’exécution de ces rendez-vous.

Pour faciliter et accélérer les choses, les logiciels de prise de rendez-vous automatisent les tâches les plus lourdes, libérant ainsi les prestataires de services pour qu’ils se consacrent à ce qu’ils font le mieux. C’est comme si vous disposiez d’un assistant personnel super efficace, toujours en service, qui jongle avec les calendriers, élimine les doubles réservations et veille à ce qu’aucun rendez-vous ne passe entre les mailles du filet.

Ainsi, que vous soyez coiffeur, plombier ou entraîneur personnel, votre logiciel de planification des réservations assure le bon fonctionnement de votre entreprise (et vous évite de vous faire porter pâle).

Entreprises avec personnel posté

Les entreprises qui emploient du personnel posté – comme les hôpitaux, les magasins de détail et les restaurants – ont beaucoup de choses à gérer. Il s’agit de la répartition des équipes, des présences, des demandes de congés et de la législation du travail. Il peut être difficile de faire tourner les choses.

C’est pourquoi un logiciel de gestion des rendez-vous qui propose une planification par glisser-déposer et des affectations automatiques facilite la gestion des équipes. Il contrôle également les présences en temps réel et envoie des confirmations et des rappels pour aider les employés à se souvenir de leurs rendez-vous et à être à l’heure.

De plus, certains logiciels de prise de rendez-vous peuvent également vous aider à contrôler les coûts de main-d’œuvre en suivant les heures de travail, en calculant les heures supplémentaires et en se synchronisant avec les systèmes de paie.

Entreprises disposant d’un espace ou d’un équipement partagé

Les entreprises disposant d’un espace ou d’un équipement partagé, comme les centres de coworking, les salles de sport ou les studios de photographie, peuvent être un casse-tête à gérer. Un bon logiciel de prise de rendez-vous est donc le remède.

Évitez les réservations qui se chevauchent en utilisant un outil de réservation doté d’un système de réservation centralisé qui donne les disponibilités en temps réel. Car qui a envie de ressentir ce sentiment gênant de « Désolé, je vous dérange » ? Cet outil peut également vous aider à surveiller l’utilisation de l’équipement et à planifier la maintenance.

Top 7 des logiciels et applications de prise de rendez-vous

Lorsque votre journée déborde de tâches, vous avez besoin d’un logiciel de planification qui transforme l’agitation en gestion. Nous allons donc vous présenter les principales caractéristiques, les avantages, les inconvénients et les prix de sept logiciels et applications de planification. Vous serez alors en mesure de choisir celui qui convient à votre entreprise.

1. SimplyBook.me

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SimplyBook.me est un outil de planification automatisé en ligne pour toutes les entreprises de services. Il offre une grande variété de fonctionnalités essentielles qui permettent aux entreprises et à leurs clients de se connecter et de faire des affaires de manière pratique et professionnelle.

Caractéristiques:

• Envoyez et recevez des notifications de rappel par SMS et par courrier électronique
• Application personnalisée pour le client (et l’administrateur)
• Des tonnes de fonctions personnalisées supplémentaires
• Recevoir des paiements en ligne
• Accepter les réservations en ligne
• Intégration et API

Pour :

• Des mesures de sécurité de premier plan, notamment HIPAA, GDPR, ISO et SSL
• Acceptez les réservations provenant de plusieurs canaux
• Assistance par chat en direct

Cons :

• Interface utilisateur légèrement complexe
• Fonctionnalités personnalisées limitées

Prix :

• Gratuit : 0 $ – Jusqu’à 50 réservations
• Basic : $8.25/mois – Jusqu’à 100 réservations
• Standard : 24,90 $/mois – Jusqu’à 500 réservations
• Premium : $49.90/mois – Jusqu’à 2000 réservations

2. Agenda Google

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Google Agenda est un outil de gestion du temps et de planification conçu pour aider les utilisateurs à créer, modifier et partager des événements, à définir des rappels pour les rendez-vous à venir, à gérer les calendriers et à s’intégrer à d’autres services Google. Il s’agit d’un outil populaire pour les organisations personnelles et professionnelles qui l’utilisent sur plusieurs appareils.

Caractéristiques:

• Réservation dynamique pour éviter les surprogrammations
• Page de réservation professionnelle pour les rendez-vous
• Affichage côte à côte de plusieurs calendriers
• Blocage du temps de concentration
• Fournit des informations sur le temps

Pour :

• Intégration transparente avec d’autres logiciels Google Workplace
• Confirmations et notifications d’événements
• Plusieurs vues du calendrier

Cons :

• Une intégration compliquée
• Interface utilisateur encombrée

Prix :

• Personnel : 0$/mois – Une seule page de réservation avec un nombre illimité de réservations
• Business Standard : 9,99 $/mois – Réservations illimitées et fonctionnalités supplémentaires

3. Calendly

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Calendly est un outil de planification qui peut aider les petites entreprises à automatiser leurs processus de prise de rendez-vous. Il permet aux clients de prendre rendez-vous directement dans votre calendrier, ce qui élimine le besoin d’envoyer des courriels.

Caractéristiques:

• Liens de programmation et pages de prise de rendez-vous
• Confirmations et rappels automatisés
• Intégration de plusieurs calendriers
• Programmation en collaboration
• Applications iOS et Android
• Intégration et API

Pour :

• Options d’intégration étendues
• Assistance en ligne 24/7
• Facile à utiliser

Cons :

• La formule gratuite ne propose qu’un seul type de rendez-vous et un calendrier synchronisé.
• Options de personnalisation limitées

Prix :

• Gratuit : 0$/utilisateur/mois – Nombre illimité de réservations d’un type de réunion
• Standard : 10 $/utilisateur/mois – Nombre illimité de réservations et de types d’événements avec six calendriers/utilisateur et des fonctionnalités avancées.
• Équipes : 16 $/utilisateur/mois – Nombre illimité de réservations et de types d’événements avec six calendriers/utilisateur et des fonctionnalités plus avancées.
• Entreprise : à partir de 15 000 $/an – Nombre illimité de réservations et de types d’événements avec six calendriers/utilisateur et des fonctions plus avancées.

4. Rendez-vous carrés

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Square Appointments est un système de planification adaptable pour les petites entreprises qui sert également d’outil de réservation facile à utiliser pour les clients. Cette plateforme fournit une solution intégrée pour aider à mettre en place, gérer et automatiser le processus de prise de rendez-vous.

Caractéristiques:

• Site web de réservation personnalisé et intégration des médias sociaux
• S’intègre au système d’exploitation de Square
• Rappels automatiques par SMS et par courrier électronique
• Profils de clients créés automatiquement
• Contrats automatisés avec les clients
• Paiements intégrés

Pour :

• Square Assistant aide les clients à choisir leurs horaires
• Nombre illimité de comptes pour le personnel
• Calendriers illimités

Cons :

• La synchronisation de l’agenda Google nécessite un abonnement payant
• Frais de traitement des paiements

Prix :

• Gratuit : 0 $/mois – Nombre illimité de réservations et d’utilisateurs dans un même lieu
• Plus : 29$/lieu/mois – Nombre illimité de réservations et d’utilisateurs
• Premium : 69 $/lieu/mois – Nombre illimité de réservations et d’utilisateurs, plus des fonctionnalités supplémentaires

5. Programmation de l’acuité

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Acuity Scheduling est un assistant de réservation qui rationalise les processus commerciaux tels que les réservations, les paiements et l’automatisation des tâches. Il est utilisé par les entreprises qui demandent des types de rendez-vous préétablis, comme les studios de yoga, les services de massage et les salons de coiffure et de beauté. Faisant partie de la famille Squarespace, il s’intègre parfaitement aux applications externes de premier plan.

Caractéristiques:

• Coupons, bons d’achat et compléments de paiement
• Traitement intégré des paiements
• Notifications par courriel et SMS
• Rappels automatisés
• Synchronisation de plusieurs calendriers
• Conformité HIPAA

Pour :

• Fonctionnalités « Make Me Look Busy » et « Minimize Gaps ».
• Intégration avec QuickBooks et Freshbooks
• Applications iOS et Android

Cons :

• Essai gratuit de 7 jours au lieu du plan de base gratuit
• N’offre pas d’assistance téléphonique

Prix :

• Émergence : 16 $/mois – Services et réservations illimités pour un utilisateur
• Croissant : 27 $/mois – Services et réservations illimités pour six utilisateurs
• Powerhouse : 49 $/mois – Services et réservations illimités pour 36 utilisateurs
• Entreprise : Ventes par contact – Services et réservations illimités pour un nombre illimité d’utilisateurs

6. Calendrier.com

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Se présentant comme le « logiciel de planification pour les équipes », Calendar.com vise à rationaliser la planification et la coordination des réunions au sein des équipes. Il facilite l’organisation grâce à son large éventail de fonctionnalités, telles que la recherche de créneaux horaires libres et la facilitation de réunions ciblées.

Caractéristiques:

• Synchronisation avec Google et Microsoft Outlook
• Programmation pour plusieurs personnes
• Applications iOS et Android
• Programmation en un clic
• Détection du fuseau horaire
• Analyse du calendrier

Pour :

• Programmation des équipes par tournoi à la ronde
• Tableau de bord du calendrier unifié
• Rappels de rendez-vous

Cons :

• Personnalisation limitée de la marque
• Intégrations limitées

Prix :

• Basic : 0$/utilisateur/mois – Jusqu’à 20 réservations, cinq événements de planification, un calendrier/utilisateur pour deux utilisateurs.
• Standard : 10 $/utilisateur/mois – Réservations illimitées, 25 événements programmés, trois calendriers/utilisateur
• Pro : $12/utilisateur/mois – Nombre illimité de réservations, nombre illimité d’événements planifiés, dix calendriers/utilisateur
• Entreprise : Contact ventes – Réservations illimitées, planification d’événements illimités, 20 calendriers/utilisateur

7. Zoho Bookings

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Zoho Bookings est un logiciel de prise de rendez-vous conçu pour aider les équipes de vente à vendre davantage, les recruteurs à placer plus de candidats et les équipes de soutien à résoudre plus de problèmes, le tout sans se soucier des conflits d’horaire.

Caractéristiques:

• Rapports de recettes par service et par personnel
• Tableau de bord du calendrier de l’équipe à vues multiples
• E-mails personnalisés et de marque
• Page de réservation à l’effigie de la marque
• Paiements in-app
• Rappels par SMS

Pour :

• Pages de réservation pour l’espace de travail, le service ou les membres de l’équipe
• Confirmations et rappels de rendez-vous
• Communiquer avec les clients par courriel ou par SMS

Cons :

• L’application est moins robuste que le site web
• Personnalisation limitée

Prix :

• Forever Free : 0 $/mois – Nombre illimité de réservations pour un service avec une connexion au calendrier
• Basic : $6/personnel/mois – Nombre illimité de réservations et de services avec deux connexions au calendrier.
• Premium : 9 $/personnel/mois – Réservations et services illimités avec six connexions au calendrier

Outils de programmation en prime

C’est bien de pouvoir organiser vos rendez-vous, mais l’efficacité ne s’arrête pas là. Par exemple, vous pouvez connecter votre calendrier à une application de comptes rendus de réunions pour transcrire et centraliser les comptes rendus de vos réunions.

Examinons d’autres outils qui, bien qu’ils ne soient pas uniquement axés sur les rendez-vous avec les clients, offrent des fonctionnalités utiles pour rationaliser davantage les flux de travail de votre entreprise.

1. OnBoard

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Tout d’abord, OnBoard, un logiciel de réunion de conseil d’administration, facilite les discussions et les décisions cruciales souvent prises par les directeurs, les administrateurs et les cadres d’une organisation. Il rationalise les flux de travail après la planification des rendez-vous, ce qui permet une communication et une prise de décision sécurisées et en déplacement.

Caractéristiques:

• Intégration de la vidéoconférence
• Vote et approbations in-app
• Messagerie sécurisée
• Élaboration de l’agenda
• Bâtisseur de procès-verbaux

Pour :

• Messagerie sécurisée pour la communication sur les projets et la prise de décision
• Rationalise la préparation des réunions et les flux de travail des projets
• Applications iOS et Android

Cons :

• A utiliser en conjonction avec un planificateur de rendez-vous
• Pas spécialement conçu pour les petites entreprises

Prix :

• Contactez le service commercial de OnBoard pour connaître les tarifs des niveaux Essentials, Premium et Ultimate.

2. BambooHR

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BambooHR est conçu pour automatiser vos processus RH et vous permettre de vous concentrer sur l’essentiel. Cet outil est une solution interne pour les entreprises qui cherchent à rationaliser leurs flux de travail en matière de RH et de paie.

Caractéristiques:

• Intégration avec les rapports de paie et les approbations
• Flux de travail automatisés pour l’approbation des congés
• Saisie des temps en libre-service pour les employés
• Rappels automatiques intégrés
• Automatisation du déclenchement d’événements
• Rapports et analyses

Pour :

• Fonctionnalités RH complètes
• Flux de travail personnalisables
• Applications iOS et Android

Cons :

• Conçu pour les gestionnaires des ressources humaines et de la paie
• Le suivi du temps est une fonctionnalité supplémentaire payante
• Absence de fonctions de programmation avancées

Prix :

• Contactez un chargé de clientèle Bamboo HR pour une tarification personnalisée.

3. Connecteam

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L’automatisation de la prise de rendez-vous et des rappels par le biais d’applications de planification des employés peut considérablement rationaliser les flux de travail de l’entreprise. Connecteam permet aux entreprises d’automatiser le processus de réservation, en permettant aux clients de prendre rendez-vous en ligne en fonction de leur disponibilité en temps réel.

Les employés peuvent se concentrer davantage sur leurs responsabilités principales en éliminant les tâches manuelles de planification, ce qui améliore l’efficacité globale. Les applications de planification des employés envoient également des rappels automatiques aux clients, ce qui réduit les taux d’absentéisme et garantit la ponctualité des rendez-vous.

En outre, cet outil s’intègre aux calendriers et aux plateformes de communication, ce qui facilite la coordination entre le personnel et les clients.

Caractéristiques:

• Intégration de la gestion des tâches
• Planification multilocale
• Applications iOS et Android
• Modèles de programmation
• Paie en un clic
• Programmation automatique
• Géofencing

Pour :

• Les employés peuvent définir leurs disponibilités et demander à travailler en équipe
• Création et distribution aisées des horaires
• Mise à jour en temps réel de l’état d’avancement des travaux
• Gratuit pour un maximum de 10 utilisateurs

Cons :

• Fonctionnalités avancées réservées aux plans de niveau supérieur pour les équipes de plus de 10 personnes
• Intégrations limitées

Prix :

• Le plan pour les petites entreprises : 0 $/mois – Réservations illimitées pour dix utilisateurs sur un seul calendrier
• Basic : 29 $/mois – Réservations illimitées pour un maximum de 30 utilisateurs sur un même calendrier
• Avancé : 49 $/mois – Réservations illimitées pour un maximum de 30 utilisateurs avec trois horaires.
• Expert : 99 $/mois – Réservations illimitées pour un maximum de 30 utilisateurs avec six horaires

La programmation simplifiée

Le bon logiciel de prise de rendez-vous peut faire la différence entre le chaos et le calme pour les petites entreprises. Il ne s’agit pas seulement de prendre des rendez-vous, mais aussi de rationaliser les opérations, d’améliorer l’expérience client et de libérer du temps pour se concentrer sur la croissance.

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A propos de l’auteur : Ryan Robinson

Ryan Robinson. Je suis blogueur, podcasteur et accro aux projets secondaires (en voie de guérison). J’enseigne à 500 000 lecteurs mensuels comment créer un blog et développer une activité secondaire rentable sur le site ryrob.com.