Comment approuver les réservations des clients avant qu’elles ne soient confirmées dans SimplyBook.me

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Toutes les réservations ne méritent pas une place immédiate dans votre calendrier.

Parfois, vous avez besoin d’un moment pour examiner, confirmer et décider – avant qu’un client n’immobilise votre temps. Que vous gériez une clinique très demandée, un salon exclusif ou un cabinet de conseil aux horaires limités, il est essentiel de contrôler les confirmations de rendez-vous.

C’est là que SimplyBook.me intervient.

Grâce à la fonction personnalisée Approuver les réservations, vous pouvez mettre les rendez-vous en attente jusqu’à ce que vous donniez votre feu vert. Il s’agit d’un outil simple mais puissant qui vous aide à approuver manuellement les réservations des clients, ce qui vous permet de garder un emploi du temps serré, ciblé et aligné sur vos priorités.

Et oui, les clients sont tenus au courant grâce à des notifications automatiques, de sorte que tout le monde reste informé sans que vous ayez à lever le petit doigt.

Dans ce guide, nous vous expliquons comment fonctionne cette fonctionnalité, comment l’activer et comment différentes entreprises l’utilisent déjà pour filtrer le bruit et garder le contrôle.

I. Qu’est-ce que la fonction personnalisée « Approuver les réservations » ?

La fonction Approuver les réservations de SimplyBook.me vous permet de décider quels rendez-vous sont confirmés – et lesquels ne le sont pas.

Au lieu de laisser chaque demande de réservation remplir instantanément votre calendrier, cette fonctionnalité place les nouveaux rendez-vous dans un état d’attente. À partir de là, vous pouvez approuver ou refuser manuellement chaque demande en fonction de vos propres critères – adéquation avec le client, temps disponible ou politiques internes.

Une fois approuvée, la réservation devient officielle et visible dans votre calendrier. En cas de refus, le créneau est libéré et le client reçoit une notification polie.

Cette fonction est idéale pour les entreprises de services qui :

• Nécessité de sélectionner ou de qualifier les clients
• Proposer des services exclusifs ou à durée limitée
• Vous souhaitez ajouter une couche de supervision humaine à votre processus de planification.

💡 Important: Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez activer la fonction personnalisée « Approuver les réservations » dans votre panneau d’administration de SimplyBook.me.

🔐 Et n’oubliez pas : SimplyBook.me est conforme à la norme HIPAA et certifié ISO 27001, ce qui garantit que les données de vos clients sont gérées en toute sécurité à chaque étape – y compris lors des approbations de réservation.

II. Quand et pourquoi utiliser l’autorisation de réservation

L’approbation manuelle des réservations peut sembler une étape supplémentaire, mais pour l’entreprise concernée, cela change la donne.

La fonction Approuver les réservations permet aux prestataires de services de contrôler les confirmations de rendez-vous, de réduire les désistements et d’optimiser leur calendrier en fonction des clients importants ou des services sensibles au facteur temps. C’est là qu’elle se révèle vraiment efficace :

Cliniques de santé et de bien-être

Besoin de sélectionner les patients avant l’admission ? Vous avez des créneaux de vaccination ou des consultations de spécialistes limités dans le temps ?

Cas d’utilisation: N’approuvez que les patients vérifiés ou recommandés afin d’éviter les absences ou les mauvaises réservations.

💡 Bonus : Combinez avec les formulaires d’admission médicale pour un processus de triage transparent.

Consultants, coachs et services juridiques

Le temps, c’est de l’argent – et toutes les enquêtes n’en valent pas la peine.

Cas d’utilisation: Examinez chaque demande de réservation pour confirmer le budget, la portée ou l’intention avant d’y consacrer votre temps.

Tutorat et programmes éducatifs

Votre atelier collectif dispose de 10 places. Seuls les étudiants qui répondent à certains critères peuvent y participer.

Cas d’utilisation: Approuver les sessions des étudiants en fonction de leur niveau d’expérience, des prérequis ou de la disponibilité des cours.

Entreprises du secteur de la beauté, du spa et du bien-être

Tous les rendez-vous ne sont pas standard.

Cas d’utilisation: Ajoutez une autorisation de réservation pour les traitements haut de gamme, les services en dehors des heures de bureau ou les rendez-vous qui nécessitent une préparation personnalisée.

Services sur le terrain et consultations sur place

Il se peut que votre équipe ne soit pas disponible dans toutes les régions à tout moment.

Cas d’utilisation: Approuver les rendez-vous en fonction du lieu, de la disponibilité ou des frais de déplacement avant de les confirmer.

Pourquoi c’est important

• Filtrez les réservations avant qu’elles n’arrivent sur votre calendrier
• Réduire les absences et les demandes non pertinentes
• Offrir l’exclusivité pour les services très demandés
• Contrôle de la charge aux heures de pointe et de l’affectation du personnel

Avec le système d’approbation des réservations de SimplyBook.me, vous décidez qui est confirmé – et quand. C’est la façon intelligente de gérer un programme plus ciblé et plus rentable.

III. Étape par étape : Comment activer la fonction d’approbation des réservations ?

L’activation de la pré-approbation des réservations dans SimplyBook.me est une configuration rapide qui vous donne un contrôle total sur votre calendrier.

Suivez ces étapes pour activer la fonction personnalisée Approuver les réservations et commencer à examiner manuellement les demandes de rendez-vous avant qu’elles ne soient confirmées :

• Connectez-vous à votre interface d’administration de SimplyBook.me
• Activez la fonction personnalisée Approuver les réservations dans votre section Fonctions personnalisées.

• Naviguez vers Calendrier//Réservations en attente pour vérifier les réservations en attente d’approbation et les accepter ou les refuser.
• Le client ne recevra l’e-mail de confirmation qu’après votre approbation.
• Si vous refusez la réservation, le client n’en sera pas informé.

📌 Important :

Les réservations prépayées seront approuvées automatiquement. Seuls les services gratuits et les réservations avec l’option « Payez plus tard » peuvent être approuvés/rejetés.

Si le client a réservé à l’aide de la fonction personnalisée Réservations multiples (ou d’autres réservations par lots), tous les rendez-vous du pack de réservations multiples sont approuvés si une session est approuvée. La solution consiste à modifier les réservations que vous souhaitez reprogrammer et à annuler les réservations que vous souhaitez refuser, puis à approuver le pack.

IV. L’expérience du client : Ce que les clients voient

Si la pré-approbation des réservations vous donne un contrôle total, il est tout aussi important que l’expérience du client reste fluide et professionnelle – et c’est exactement ce que SimplyBook.me propose.

Lorsqu’un client réserve un service nécessitant l’approbation de l’administrateur, il suit le processus de réservation normal – sélection d’un service, choix d’une heure et saisie de ses coordonnées. Mais au lieu de recevoir une confirmation instantanée, il verra un message l’en informant :

🕓 « Merci pour votre demande. Votre réservation est en attente d’approbation. Vous recevrez une notification une fois qu’elle sera confirmée. »

Que se passe-t-il ensuite ?

S’il est approuvé : Le client reçoit un courriel (ou un SMS) de confirmation avec tous les détails du rendez-vous, comme il le ferait pour une réservation normale.

Si vous refusez la réservation, le client n’en sera pas informé.

Ces notifications sont entièrement automatisées – aucun suivi manuel n’est nécessaire de votre côté (sauf si vous le souhaitez).

Même si les réservations ne sont pas confirmées instantanément, l’expérience du client reste fluide, transparente et digne de confiance, grâce à l’automatisation intelligente de SimplyBook.me.

V. Récapitulation : Principaux avantages de l’approbation préalable

Faisons un zoom arrière et examinons la situation dans son ensemble. Pourquoi utiliser l’autorisation de réservation ?

Parce qu’il ne s’agit pas seulement de rejeter quelques demandes dérangeantes – il s’agit de s’approprier son emploi du temps.

Principaux avantages de l’approbation manuelle des inscriptions des clients :

• Contrôle total de votre calendrier
• Plus de rendez-vous surprise – vous choisissez qui est admis.
• Une gestion plus intelligente des ressources
• Donnez la priorité aux clients de grande valeur ou urgents. Évitez les surréservations.
• Réduction des absences et des réservations non concordantes
• Contrôlez les clients avant qu’ils ne vous prennent un temps précieux.
• Flux de services personnalisés
• N’utilisez l’approbation que lorsqu’elle est nécessaire – pour les VIP, les consultations ou les offres de niche.
• Clarté et professionnalisme pour le client
• Les mises à jour automatiques permettent de maintenir une communication soignée et conforme à la marque.

📌 Que vous dirigiez une clinique, que vous coachiez des clients ou que vous gériez un studio occupé, le système d’approbation des réservations de SimplyBook.me vous aide à rester organisé, intentionnel et en pleine possession de vos moyens.

Et grâce à la conformité HIPAA et à la certification ISO 27001 de SimplyBook.me, votre processus de réservation reste sécurisé, professionnel et aligné sur les normes de l’industrie.

VI. Réflexions finales : Des approbations facilitées

Offrir à vos clients une expérience exceptionnelle ne signifie pas renoncer à la maîtrise de votre emploi du temps.

Avec la fonction personnalisée Approuver les réservations de SimplyBook.me, vous pouvez examiner chaque demande, filtrer les incompatibilités et confirmer uniquement les rendez-vous qui correspondent à votre temps et à vos priorités – tout cela sans sacrifier l’automatisation, la rapidité ou la clarté.

Qu’il s’agisse de cliniques, d’instituts de beauté, de consultants ou d’éducateurs, la possibilité de contrôler les confirmations de rendez-vous vous permet de prendre en charge le parcours de vos clients, du premier clic au suivi final.

Prenez le contrôle dès aujourd’hui

Si vous êtes prêt à :

Approuver les réservations des clients selon vos conditions

Réduire le chaos de la programmation

Et offrir une expérience rationalisée et personnalisée

Il est alors temps d’essayer le système de pré-approbation de SimplyBook.me.

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FAQ : Approuver les réservations des clients dans SimplyBook.me

Qu’est-ce que la fonction Approuver les réservations dans SimplyBook.me ?

La fonction Approuver les réservations permet aux prestataires de services d’examiner manuellement chaque nouvelle demande de réservation avant qu’elle ne soit confirmée et ajoutée au calendrier. Lorsqu’elle est activée, les rendez-vous entrants sont placés dans un état « en attente ». Vous décidez alors d’approuver ou de refuser chaque demande. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les entreprises qui souhaitent filtrer les clients, contrôler la surréservation ou gérer les services à disponibilité limitée avec plus de précision et de flexibilité.

Comment activer le système d’approbation des réservations ?

Pour activer l’approbation des réservations, connectez-vous à votre interface d’administration SimplyBook.me et allez à Gérer → Fonctionnalités personnalisées. Trouvez et activez la fonction « Approuver les réservations ». Une fois activée, toutes les réservations entrantes dans votre système devront être approuvées manuellement avant d’être confirmées. Les clients recevront une notification indiquant que leur demande est en attente, et vous pourrez l’approuver ou la refuser à partir de la section Rapports → Détails des réservations sous l’onglet En attente.

Où puis-je gérer les réservations en cours ?

Les réservations en attente peuvent être gérées à partir de la section Rapports → Détails des réservations → Réservations en attente dans votre panneau d’administration SimplyBook.me. Il vous suffit de cliquer sur l’onglet En attente pour afficher toutes les demandes de rendez-vous en attente d’approbation. Vous pouvez cliquer sur chaque réservation pour consulter les détails du client, puis choisir d’approuver ou de refuser en un seul clic. Les réservations approuvées sont confirmées et ajoutées à votre planning, tandis que les réservations refusées sont annulées.

Les clients seront-ils informés de l’approbation ou du refus de leur réservation ?

Oui. SimplyBook.me envoie automatiquement une notification au client lorsque vous approuvez sa réservation. Ces messages peuvent être envoyés par email ou par SMS, selon les paramètres de votre système. Vous avez également la possibilité de personnaliser le texte du message à l’aide des traductions personnalisées, ce qui vous permet de maintenir un ton cohérent et de vous assurer que vos clients comprennent clairement l’état de leur demande de réservation et les étapes suivantes.

Puis-je demander une pré-approbation pour certains services et pas pour d’autres ?

Non. La fonction d’approbation des réservations de SimplyBook.me s’applique à l’ensemble du système – ce qui signifie qu’elle affecte tous les services une fois qu’elle est activée. Vous ne pouvez pas appliquer l’approbation des réservations à quelques services seulement tout en laissant les autres se confirmer automatiquement. Si vous avez besoin d’un contrôle plus granulaire, envisagez d’utiliser des flux de réservation personnalisés ou de dupliquer la configuration de votre système pour séparer les services basés sur l’approbation des services normaux.