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Le besoin de reporter des rendez-vous arrive à tout le monde. Que votre besoin de replanification découle d’une maladie, d’horaires conflictuels ou d’événements hors de votre contrôle tels que des inondations, de la neige ou des pannes de courant, vous avez besoin d’un moyen de gérer ce besoin. Avec la réservation en ligne, vous laissez vos clients réserver eux-mêmes. Mieux encore, avec le rééchelonnement des clients, vous les obligez à le faire eux-mêmes. Laissez le système s’occuper de vos réservations et de vos reprogrammations.
Jusqu’à récemment, lorsque nous avons lancé la fonction de replanification du client, la seule façon pour un client de modifier l’heure ou la date de son rendez-vous était d’annuler un rendez-vous et de faire une autre réservation. C’est très bien, mais ce n’est pas l’expérience transparente et sans stress que vous souhaitez pour votre entreprise ou vos clients.
Replanification du client sans tracas
Lorsque vous implémentez un système qui vous permet de supprimer les tracas liés à la prise manuelle de rendez-vous pour vos clients, il est logique d’activer également la reprogrammation des clients.
Lorsque vous activez la fonction de replanification du client dans l’interface d’administration, cela créera un bouton « Replanifier » sur votre site de réservation. De plus, cela créera un lien de report sur votre message de confirmation de réservation au client. Vos clients peuvent cliquer sur un lien de leur e-mail de notification qui les amènera à une page de replanification. Facile!
Vous n’avez qu’une seule chose à faire lorsque vous activez la fonction de replanification du client, et c’est de définir la limite de temps pour une replanification valide. Tout comme fixer un délai minimum avant de prendre rendez-vous, cela signifie que les clients ne peuvent pas reprogrammer spontanément leurs rendez-vous avec seulement quelques minutes à perdre.
Votre délai minimum avant la prise de rendez-vous dépendra des services que vous fournissez. Un salon de coiffure peut ne vouloir qu’un préavis de 30 minutes pour un rendez-vous reporté, tandis qu’un organisateur de fêtes peut exiger un préavis d’un mois.
Restrictions et protections
Lorsqu’un client reporte son rendez-vous à l’aide de cette fonctionnalité, il peut uniquement modifier l’heure et la date de son service. Cependant, s’il a payé à l’avance ou versé un acompte, la réservation conservera son statut « payé ».
Certaines restrictions s’appliquent à la fonction de replanification du client, à la fois pour maintenir la simplicité du processus de réservation et pour vous protéger contre les modifications erronées.
Les restrictions de cette fonctionnalité sont les suivantes :
- Le client peut UNIQUEMENT modifier la date et l’heure
- Le client ne peut pas reprogrammer s’il a utilisé l’une des options de paiement suivantes ;
- Carte-cadeau/coupon
- Paquets
- Adhésion
- La fonctionnalité n’est pas compatible avec la fonctionnalité Approuver les réservations .
- Il n’est pas possible de reprogrammer des rendez-vous récurrents et groupés
Ces restrictions vous aident, vous et vos clients. Si vous approuvez manuellement les réservations, il n’est pas judicieux de permettre aux clients de reprogrammer leurs propres réservations. Si un client souhaite modifier le service dont il a besoin, cela peut signifier une différence dans le prix déjà payé ou dans l’acompte.
Lorsque les gens utilisent des coupons, des forfaits ou des abonnements, des restrictions de validité s’appliquent. Le système interdira le report d’une réservation, pour éviter que les clients ne réservent en dehors de l’abonnement en cours ou après l’expiration d’un forfait ou d’un coupon.
Bien que les clients ne puissent pas modifier leurs rendez-vous de manière universelle, la plupart des besoins de replanification sont satisfaits grâce à la fonction de replanification des clients. Si un client doit apporter des modifications à ses rendez-vous qui ne sont pas autorisés, rien ne vous empêche de faire les ajustements dans le panneau d’administration ou l’ application mobile .
Pour plus d’informations sur la reprogrammation des clients, et sur toutes les autres fonctionnalités et nouveautés, vous pouvez consulter notre Centre d’aide . Vous pouvez également parler à notre équipe d’assistance sur le chat en direct.