Pourquoi la planification en ligne est-elle essentielle à la réussite de votre entreprise de planification d’événements ?

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« Vous devez utiliser la planification en ligne pour votre entreprise ». Si vous travaillez dans l’organisation d’événements, vous avez probablement entendu ce conseil plus de fois que vous ne pouvez le compter.

Ne nous voilons pas la face : L’organisation d’un événement implique souvent de jongler avec d’innombrables appels téléphoniques, des réunions qui se chevauchent et des rendez-vous manqués. Et si vous pouviez confier certaines de ces tâches à un système de planification en ligne capable de les gérer avant qu’un être humain ne s’en charge ?

Après des jours de recherche, de visionnage de YouTube et d’études de cas approfondies, il est temps de partager nos principales raisons pour lesquelles la planification en ligne pourrait changer la donne pour votre entreprise d’organisation d’événements.

Prenez du pop-corn, votre jus de fruit préféré et préparez-vous à plonger dans l’aventure !

Quel est le rôle de la planification en ligne dans l’organisation moderne d’événements ?

Le temps, c’est de l’argent, tout comme les ressources telles que les agents d’assistance et la formation, et c’est là que la planification en ligne entre en jeu. Un système de planification en ligne peut réduire considérablement ces coûts planifiés, mais comment cela fonctionne-t-il exactement ? Voici ce qu’il faut savoir :

Les outils de planification en ligne permettent aux participants de réserver leur place en toute simplicité, ce qui réduit les doubles réservations et les rendez-vous manqués. Et comme les logiciels de planification en ligne sont conçus spécifiquement pour gérer les plannings, ils permettent à vos équipes de regrouper tous les éléments importants, y compris l’espace événementiel, sur une seule plateforme et de mettre à jour et d’utiliser les données de manière transparente.

Cependant, l’utilisation de la planification en ligne dans l’organisation de vos événements ne concerne pas uniquement vos équipes internes. Vos clients apprécieront la facilité avec laquelle leurs participants peuvent fixer leur rendez-vous en quelques clics !

Et si vous pensiez que c’était tout, préparez-vous ! La plupart des logiciels de prise de rendez-vous peuvent s’intégrer à des plateformes de messagerie tierces telles que WhatsApp, Telegram et Signal. Ce qu’il faut retenir de tout cela ? Les clients peuvent confirmer et reprogrammer leurs rendez-vous directement à partir de leur application de messagerie préférée, ce qui leur évite d’avoir à se familiariser avec de nouveaux systèmes. Vous pouvez même intégrer un logiciel d’alerte textuelle afin de contacter les clients directement par SMS.

Est-il possible de faire mieux en matière de programmation en ligne ? La réponse est oui ! C’est ce que nous allons aborder dans notre prochain point.

Pourquoi la planification en ligne est-elle essentielle à la réussite de votre entreprise de planification d’événements ?

Maintenant que nous avons établi comment la planification en ligne révolutionne le secteur de l’organisation d’événements, examinons quelques autres raisons pour lesquelles elle est essentielle à la réussite de votre entreprise d’organisation d’événements.

Augmente le trafic en provenance de Google

Google s’est rapidement rendu compte que les internautes préféraient s’adresser à des entreprises locales. Par conséquent, si vous établissez une forte présence locale, les moteurs de recherche vous récompenseront probablement en vous offrant un trafic organique précieux.

Se classer dans les résultats de recherche locaux est plus facile à dire qu’à faire. Mais une chose est sûre : l’utilisation d’un outil de prise de rendez-vous de premier ordre peut vous donner un avantage significatif dans les SERP.

Pour ceux qui sont hors contexte, un logiciel de planification de qualité peut s’intégrer à Reserve with Google (RwG) pour permettre aux clients potentiels de trouver et de réserver des événements (ou des organisateurs d’événements) à proximité directement à partir des résultats de recherche, ce qui est facile pour eux – et pour vous !

Il est certain que sans un logiciel de planification performant, la gestion des réservations de ces participants aurait pris des heures et des heures.

Diminution du taux de désistement

Y aura-t-il des absences et des annulations lors des événements que vous organisez ? Absolument. Et c’est vrai pour tout événement, littéralement, et c’est un défi difficile à relever parce que vous planifiez le personnel en fonction du nombre de rendez-vous, et les désistements peuvent complètement gâcher vos plans.

Mais si vous cherchez à réduire les absences lors des événements que vous organisez, un système de réservation en ligne reste votre meilleur atout ! Des outils comme SimplyBook.me sont dotés de fonctions de rappel en temps réel qui informent automatiquement les clients de l’heure et du lieu de l’événement.

Vous n’aurez plus à vous soucier d’envoyer ces rappels vous-même. Et même si cela n’élimine pas toutes les absences, cela contribuera sans aucun doute à réduire le taux d’absentéisme.

Mieux encore, les systèmes de réservation en ligne permettent aux clients d’annuler ou de reprogrammer eux-mêmes leurs réservations (oui, vous avez bien entendu !). Cela facilite un peu la vie de votre personnel, qui peut ainsi se concentrer sur des tâches plus importantes au lieu de s’occuper de ces détails qui prennent beaucoup de temps.

Réduction des erreurs humaines

Je regrette de devoir le dire, mais si vous gérez encore les prises de rendez-vous manuellement, vous êtes certainement en train de prendre du retard. Non seulement cela laisse place à l’erreur humaine, mais cela peut également entraîner de mauvaises expériences pour les clients, ce qui peut sérieusement nuire à la réputation de votre entreprise – et nous n’exagérons pas.

La planification en ligne à la rescousse !

Les systèmes de planification sont dotés d’automatismes intégrés qui relèvent de la magie ! Les clients et les employés peuvent partager leurs disponibilités, et le système se charge du reste : il trouve le meilleur moment pour les uns et les autres, envoie des rappels automatiques et enregistre les coordonnées des clients. Il vous décharge de toutes les tâches fastidieuses.

Accessibilité 24 heures sur 24

Un autre avantage de la programmation en ligne est l’accessibilité et la commodité qu’elle offre tant aux clients qu’aux planificateurs.

La prise de rendez-vous peut se faire 24 heures sur 24, sans avoir à attendre les heures de bureau. Cette flexibilité signifie qu’ils peuvent réserver leur place au moment qui leur convient le mieux. Le résultat final de tout cela ? Une meilleure expérience client et un plus grand nombre de participants à vos événements.

Pour les planificateurs, cette disponibilité permanente signifie qu’ils passent moins de temps à faire des allers-retours incessants avec les clients et les fournisseurs, ce qui leur évite d’être liés à leur téléphone ou à leur ordinateur pendant leurs heures de travail.

Augmentation des recettes

Bien entendu, l’augmentation des revenus mérite une place dans cette liste, et il n’est pas difficile de comprendre pourquoi !

Les systèmes de planification offrent de véritables solutions pour votre entreprise, depuis la minute où vous et vos clients annoncez l’événement jusqu’à celle où vous recueillez les commentaires finaux des clients. Ils gèrent les confirmations de rendez-vous, les listes d’attente, les rappels, les reprogrammations, les annulations, etc.

Certains outils de planification vont même plus loin en s’intégrant à des passerelles de paiement, afin que vous ne manquiez jamais de paiements (pour les événements payants), et comme vous pouvez vous y attendre, lorsque les invités paient à l’avance, ils sont beaucoup plus susceptibles de se présenter et de respecter leurs rendez-vous.

C’est pourquoi nous allons approfondir la question et explorer quelques exemples de réussite d’entreprises qui utilisent la planification en ligne pour l’organisation de leurs événements.

Histoires de réussite d’entreprises de planification d’événements

C’est maintenant la partie la plus amusante !

Nous pourrions nous étendre sur les avantages de la planification en ligne pour votre entreprise d’organisation d’événements, mais rien ne vaut des exemples concrets. C’est pourquoi nous avons rassemblé quelques exemples de réussite.

Assez parlé. Commençons notre exploration !

Diversified Communications ULC

Notre première histoire de réussite aujourd’hui est celle de Diversified Communications ULC, une société canadienne de médias internationaux qui est à l’origine de grandes conférences médicales telles que Pri-Med Canada. Ce planificateur d’événements de premier plan a vu juste en adoptant une application d’événement pour simplifier les processus d’inscription et de programmation pour les clients et les fournisseurs.

Le système de programmation en ligne a permis à Diversified Communications ULC de rassembler les données de plus de 3 600 participants et 200 entreprises sur une plateforme centrale.

Et maintenant, les chiffres ! Cette stratégie a permis à l’entreprise d’économiser 8 000 dollars sur les frais d’impression et d’expédition, mais ce n’est pas tout. L’application événementielle a également stimulé l’engagement des participants et augmenté les taux d’adoption de 155 % (oui, 155 %).

Réseau GetWell

Toujours dans le domaine de la santé, GetWellNetwork, une entreprise technologique bien connue dans le domaine de la santé, a également eu recours à une application pour gérer la participation à sa conférence biennale GetConnected et éviter les problèmes techniques ou les erreurs de nomination manuelles.

L’utilisation de la programmation en ligne pour optimiser l’expérience des participants a été une excellente idée pour GetWellNetwork, car cette initiative a permis à la conférence GetConnected d’atteindre un tout autre niveau en termes d’engagement des participants, et les chiffres ne mentent pas : 73 % des participants ont affirmé avoir utilisé l’application pour s’assurer une place. C’est tout simplement époustouflant !

Zoomtopia 2023 par Zoom

Le meilleur pour la fin ! L’application géante de vidéoconférence Zoom (oui, même Zoom) a utilisé un système de planification en ligne pour coordonner les participants en personne et virtuels à sa conférence annuelle Zoomtopia en 2023.

L’intégration entre le système de réservation et l’éminente plateforme virtuelle a permis aux participants de recevoir automatiquement tous les détails de la session, tels que les informations sur l’inscription et les pistes de la session, directement dans leur boîte aux lettres électronique.

Si ces exemples de réussite ne vous incitent pas à utiliser la planification en ligne dans votre entreprise d’organisation d’événements dès aujourd’hui, nous ne savons pas ce qu’il faut faire.

Synthèse

C’est tout pour l’instant. Nous espérons que votre batterie créative est rechargée !

Nous avons partagé avec vous les avantages de la planification en ligne et les exemples concrets de réussite de certaines marques connues. Mais une simple lecture ne servira pas à grand-chose si vous ne passez pas à l’action et ne commencez pas à mettre en œuvre la planification en ligne dans l’organisation de vos événements.

Et si vous cherchez encore plus d’informations sur ce sujet, beaucoup de nos études de cas discutent de l’impact de la planification en ligne. Allez jeter un coup d’œil sur le blog de SimplyBook.

Bio de l’auteur :

Amine Boussassi est un rédacteur de contenu SEO qui a été présenté sur de grands noms comme ActiveCampaign et ClickUp, et Flippa. Il est passionné par le monde SaaS, les solutions sans code, les outils de gestion de projet et tout ce qui se trouve entre les deux. Sa mission principale consiste à aider les entreprises à obtenir un bon classement sur Google.

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