Comment les systèmes de réservation en ligne peuvent-ils améliorer la trésorerie des petites entreprises ?

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Il y a plusieurs dizaines d’années, les gens devaient faire appel à des agents tiers, utiliser des canaux de communication par fax ou par courrier, ou se contenter d’appeler directement le service clientèle pour réserver un service, vérifier les créneaux disponibles et faire des réservations, ce qui avait souvent un impact sur la trésorerie en raison de l’inefficacité des processus.

Cette approche traditionnelle de la réservation est longue et aboutit souvent à un résultat qui laisse à désirer. La plupart des clients abandonnent à mi-chemin et cherchent des solutions plus simples pour obtenir le même service. Du côté de l’entreprise, la perte de clients due à des processus de réservation compliqués se traduit par une manne de revenus.

Aujourd’hui, c’est un peu plus compliqué. Nous disposons désormais de systèmes de réservation en ligne, tels que Simplybook, conçus pour résoudre ces problèmes, améliorer l’expérience de réservation des clients et augmenter les revenus.

Dans cet article, nous vous expliquons ce qu’est un système de réservation en ligne et comment les petites entreprises peuvent l’utiliser pour améliorer leur trésorerie de manière stratégique.

Qu’est-ce qu’un système de réservation en ligne ?

Un système de réservation en ligne est une solution numérique – logiciel web ou application – développée pour aider les utilisateurs à réserver des services tels que des chambres d’hôtel, des spas, des événements, des restaurants, des vols, des visites et des excursions, et bien d’autres encore, de n’importe où et à n’importe quel moment.

Ces systèmes rationalisent intuitivement l’interaction du client avec le service d’une entreprise et facilitent l’action « gardez-le pour moi » en un seul clic, grâce à des fonctions telles que l’exploitation :

• Disponibilité des services en temps réel
• Interface utilisateur en libre-service avec adoption sans friction
• Passerelles de traitement des paiements, par exemple virement bancaire, PayPal et autres.
• Gestion de la billetterie et des réservations
• Intégrations d’applications avec d’autres produits, par exemple Google Calendar, des comptes sociaux comme LinkedIn, des CRM comme Hubspot, et des intégrations complémentaires avec des programmes ERP comme RealSteel.

D’autres systèmes de réservation proposent également des fonctions de planification pour aider les services qui ne nécessitent pas toujours un engagement financier précis, comme les consultations médicales, les rendez-vous d’affaires et les sessions de formation.

7 façons dont les systèmes de réservation en ligne améliorent la trésorerie des petites entreprises

Le flux de trésorerie correspond à l’argent qui entre – et qui sort – dans le porte-monnaie de votre entreprise. Un système de réservation en ligne efficace peut vous aider à augmenter vos rentrées d’argent et à réduire vos sorties par les moyens suivants :

1. Paiement immédiat

Brooke Webber, responsable du marketing chez Ninja Patches, décrit un scénario entre les systèmes de réservation traditionnels et en ligne. « Imaginez que vous dirigez un hôtel et qu’un client de l’autre côté de la frontière souhaite réserver une chambre avant sa visite. Traditionnellement, ce processus implique de vérifier la disponibilité des chambres par l’intermédiaire d’agents tiers ou de canaux de communication et d’obtenir un billet ou un code pour le paiement à l’arrivée. »

« Le paiement à l’arrivée signifie que vous n’êtes payé pour cette réservation qu’au moment de l’enregistrement physique. Il en va de même pour les petites entreprises, qu’elles soient ou non protégées par une LLC, comme les salons et les bureaux de consultation, où « je paierai » après que « le service » soit dominant. Il en résulte un décalage entre la prestation du service et le paiement, dont certains peuvent affecter vos coûts opérationnels et conduire à une inefficacité organisationnelle », poursuit-il.

Les systèmes de réservation en ligne résolvent ce problème en offrant des options de paiement instantané lorsque les clients réservent un service.

• Vous avez besoin d’une chambre d’hôtel ? Évaluez les disponibilités, choisissez votre date et payez pour une place.
• Vous devez vous rendre dans un salon de coiffure pendant le week-end ? Code de réservation sécurisé à l’avance avec paiement direct.

Il s’agit plus ou moins d’une approche où le paiement valide la commande, ce qui permet un accès immédiat aux fonds avant la livraison.

2. Réduction des absences

« Il est assez facile pour les clients de renoncer à une réservation s’il n’y a pas d’engagement financier préalable. Pour eux, ce n’est pas grand-chose d’important. Mais pour votre entreprise, les absences entraînent une désorganisation de l’offre de services et ont un impact sur votre capacité à attribuer correctement des places à d’autres clients », explique Tom Golubovich, responsable du marketing et des relations avec les médias chez Ninja Transfers.

Prenez l’exemple d’une réservation de restaurant.

• Un client influent appelle le mardi pour réserver tout votre restaurant pendant dix heures le samedi.
• Vous avez annulé toutes les autres demandes de réservation faites pour le week-end à cause de cette réservation.
• Le même client vous a contacté le vendredi, a annulé la réservation pour plusieurs raisons et s’est excusé avant de raccrocher.
• Le samedi est pratiquement noir, car vous avez déjà annulé d’autres demandes. Vos prévisions de recettes pour le week-end sont donc baissières.

Les systèmes de réservation en ligne changent la donne en garantissant un paiement immédiat lors de la réservation, en envoyant des notifications automatisées aux clients qui ont réservé et en proposant des politiques de remboursement équitables.

Jarret Austin, propriétaire de Bankruptcy Canada, explique que  » les paiements immédiats réduisent les risques que les clients abandonnent lorsqu’ils ont déjà pris un engagement financier, total ou partiel. Les avis automatisés tiennent vos clients PDG au courant de leurs réservations. Les politiques de remboursement obligent les clients à payer pour toute perturbation ou tout dommage causé à vos services en raison d’annulations inappropriées. »

Dans l’ensemble, ces mesures minimisent les absences et maintiennent vos revenus à la hausse.

3. Facturation automatisée et transparente

La facturation manuelle représente un travail considérable. Vous devez arrondir des dizaines de chiffres et de délais, investir dans des ressources humaines supplémentaires et lutter contre les erreurs humaines. En outre, le processus est long, ce qui entraîne souvent un retard dans la présentation des factures à vos clients.

Un système de réservation en ligne permet de résoudre ce problème en envoyant des factures à temps, automatisées et sans erreur aux clients après leur première réservation et en cas d’utilisation continue du service, par exemple dans les hôtels ou lors de consultations périodiques.

Cela permet non seulement de réduire les besoins en personnel comptable, mais aussi d’accélérer le recouvrement des paiements, parfois avant la date d’échéance, et d’éviter ainsi les défauts de paiement.

4. Amélioration des possibilités de vente incitative

Thomas Medlin, cofondateur de JumpMD, déclare : « Parfois, un système de réservation en ligne personnalisé peut fonctionner comme une vitrine numérique. Lorsque les clients réservent un service, ces systèmes peuvent recommander automatiquement d’autres opportunités sur la base des données d’achat antérieures et d’autres informations cruciales sur les clients, y compris les données démographiques. »

Par exemple, Delta Air, une compagnie aérienne, utilise un système de réservation en ligne pour proposer des opportunités de vente additionnelle :

• Passez à un siège de première classe comme Delta Comfort+, First Class ou Delta One.
• Les clients peuvent également demander des suppléments, tels que des bagages supplémentaires, un embarquement prioritaire et un accès Wi-Fi, pendant ou après la réservation.

Imaginons que vous proposiez des services de location d’événements. Votre application de réservation peut suggérer des services améliorés tels que des décorations haut de gamme, des forfaits photographiques ou des spectacles en direct en tant qu’options supplémentaires avant le paiement.

Cela permet d’augmenter les revenus générés par client et de s’assurer que les clients en ont pour leur argent.

5. Utilisation optimisée des ressources

La réservation, si elle est effectuée manuellement, implique beaucoup de travail, notamment le traitement des demandes des clients, la vérification de la disponibilité, la confirmation des réservations et l’enregistrement des détails. Vous avez besoin de ressources humaines à chaque étape, ce qui signifie que vous devez dépenser plus pour embaucher. Il en résulte une augmentation des sorties de trésorerie, qui peuvent ou non être supérieures à vos entrées.

Vous pouvez aussi utiliser un outil d’automatisation tel qu’un système de réservation en ligne, comme Simplybook. Ces systèmes gèrent tous les processus banals en quelques secondes. Cela vous permet de réorienter les ressources que vous auriez autrement consacrées à l’embauche de personnel supplémentaire vers des besoins plus essentiels pour votre entreprise.

Les systèmes de réservation en ligne fonctionnent également comme une plateforme d’inventaire où vous et vos clients pouvez vérifier la disponibilité de votre service. Cette fonction d’inventaire vous aide à gérer efficacement vos ressources afin d’obtenir un flux de trésorerie solide.

6. Amélioration de la fidélisation des clients

« Les systèmes de réservation minimisent les frictions entre le client et l’entreprise, offrant ainsi une expérience d’achat unique. Un client satisfait est fidèle, et il est plus probable qu’il reste plutôt que de passer à un concurrent », ajoute Alan Parkes, propriétaire de Denver Roofing & Colorado Springs Roofing.

Selon Salesforce, 88 % des clients sont susceptibles d’acheter à nouveau un service après une bonne expérience. Cela permet d’augmenter la valeur à vie (CLV) de vos clients tant qu’ils continuent à utiliser vos services.

En outre, les clients satisfaits ont un indice de fidélité plus élevé et deviennent généralement des défenseurs de la marque. La défense de la marque apporte de nouveaux clients à votre entreprise, ce qui se traduit par une augmentation des ventes et des rentrées d’argent.

Source : Enerpize

7. Analyse et gestion financière

Les systèmes de gestion en ligne ne sont pas des programmes de comptabilité à part entière, mais ils offrent une fonction analytique permettant de contrôler des données telles que

• Nombre de réservations
• Heure de la journée et date de la réservation
• Nombre d’annulations ou taux d’annulation.
• Canal de réservation (Web ou mobile)

Le nombre, l’heure et la date des réservations vous permettent de dégager des tendances saisonnières, en indiquant les périodes où les clients fréquentent davantage votre service et celles où la tendance est à la baisse. Ces informations sont essentielles pour identifier les facteurs de ralentissement des recettes et améliorer votre prestation.

Des fonctions intégrées d’établissement de rapports sur les paiements sont également souvent disponibles pour suivre toutes les entrées et sorties d’argent (pour les remboursements). Si les remboursements sont élevés, c’est le signe que quelque chose ne va pas quelque part et qu’il faut y remédier immédiatement pour maintenir votre trésorerie.

Intégrer Simplybook pour une expérience de réservation transparente

Si les systèmes de réservation en ligne offrent de nombreux avantages, le choix d’un mauvais système peut nuire à votre entreprise protégée et perturber votre trésorerie.

Par exemple, un système laggy, hostile à l’interface et doté de fonctions surévaluées affectera l’expérience de réservation des clients et entraînera des bénéfices commerciaux disproportionnés.

Pour éviter cela, vous devez repérer certaines fonctionnalités cruciales telles que :

• Pages de réservation personnalisables pour différentes entreprises ou services
• Intégration avec des outils essentiels (par exemple, Google Calendar, Zoom, programmes de messagerie électronique)
• Options de traitement des paiements, y compris les passerelles locales et internationales
• Rapports et analyses avancés pour l’enregistrement financier et l’inventaire
• Outils de marketing pour les promotions et l’engagement des clients
• Interface adaptée aux mobiles
• Évolutivité et flexibilité des prix
• Assistance à la clientèle et ressources de formation
• Une expérience conviviale pour les entreprises et les clients

Il s’agit d’une longue liste d’exigences fondamentales, auxquelles SimplyBook.me répond heureusement. Notre système de réservation riche en fonctionnalités est conçu pour les entreprises de services, qu’il s’agisse de PME ou de grandes organisations, qui cherchent à rationaliser leurs opérations. Obtenez votre essai gratuit.

Emballer

En simplifiant l’accès des clients à votre entreprise, vous redirigez votre flux de trésorerie de l’extérieur vers l’intérieur et vous leur offrez une expérience unique. Les systèmes de réservation en ligne permettent d’atteindre cet objectif en facilitant l’encaissement instantané des recettes, en minimisant les désistements et en optimisant l’utilisation des ressources.

Autres suppléments utiles

Lorsque le moment est venu de choisir votre système de réservation préféré, prenez en compte des facteurs tels que la facilité d’utilisation, le délai de rentabilisation du produit, l’adoption autonome ou le libre-service pour vos clients, et le prix. Simplybook répond à tous ces critères et plus encore. Appelez-nous pour commencer dès aujourd’hui !

Biographie de l’auteur

Brooke Webbe

Brooke Webber est une rédactrice de contenu passionnée qui aime raconter des histoires. Brooke a 5 ans d’expérience dans l’élaboration de récits convaincants qui trouvent un écho auprès du public, quel que soit le secteur d’activité. Elle est totalement accro au café. Pendant son temps libre, elle se plonge dans la littérature.