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Pour les étrangers, diriger et posséder une entreprise de beauté ou de bien-être semble être l’un des emplois les plus informels au monde. Mais nous savons tous que c’est loin de la vérité. Pendant que vos clients cherchent à se détendre, votre pression pour développer votre entreprise est toujours « active », de l’amélioration de l’efficacité à la réduction des coûts en passant par le maintien d’un niveau de service élevé. Heureusement, les processus et les workflows de documents sans papier peuvent vous aider à le faire.
Vous voulez savoir comment ?
Voici 8 avantages de la dématérialisation pour les entreprises de beauté et de bien-être :
Le passage au numérique vous protège des poursuites (et des documents perdus)
Si vous êtes dans l’industrie de la beauté et du bien-être depuis un certain temps, vous connaissez déjà la paperasserie requise pour gérer l’entreprise. De la consultation aux formulaires d’admission , aux plans de traitement et, surtout, aux formulaires de consentement.
En parlant de ce dernier, vous avez besoin d’un consentement, que vous proposiez des extensions de cils, des cours de fitness, des colorations capillaires ou des soins de la peau. Vos clients doivent signer ces formulaires de consentement avant que vous commenciez leur traitement. Les formulaires de consentement garantissent également que votre client comprend le traitement lui-même et les risques associés. Croyez-le ou non, de nombreuses entreprises de beauté et de bien-être remplissent encore leurs formulaires de consentement avec un stylo et du papier traditionnels. Et bien que cette méthode fonctionne, des inconvénients potentiels y sont associés, par exemple :
- L’écriture manuscrite peut rendre le formulaire de consentement illisible
- Vous risquez de manquer de formulaires (ou de cartouches d’encre)
- Il se peut que les personnes vous remettent des formulaires incomplets
- Les formulaires peuvent disparaître dans votre classeur ou ailleurs (nous sommes tous passés par là).
Et au fait, stocker des documents essentiels dans votre classeur n’est de toute façon pas le plus sûr – il suffit de le dire.
Heureusement, les processus sans papier peuvent vous aider de plusieurs façons :
Tout d’abord, la technologie a facilité la dématérialisation sans investissements lourds en argent et en temps. Avoir des formulaires de consentement numériques vous permet de collecter des informations auprès de vos clients sur n’importe quel appareil, à tout moment et n’importe où. Les signatures juridiquement contraignantes font que ces formulaires comptent devant les tribunaux. Et une fois terminés, ils peuvent facilement être stockés et archivés dans le cloud.
Les processus sans papier impressionnent vos clients
Vous n’êtes pas nouveau dans ce domaine et vous le savez déjà : l’expérience client et le service sont essentiels pour tout propriétaire d’entreprise de beauté et de bien-être. Vos clients ne recherchent pas des expériences qui commencent et se terminent à la porte de vos salles de traitement. L’expérience commence déjà au moment où ils vous contactent ou réservent vos services en ligne.
Cela dit, les presse-papiers et les stylos pour l’accueil des clients ne sont plus appropriés. Surtout avec le leurre de Covid, les entreprises et les clients recherchent des moyens sans contact de remplir leurs documents.
Heureusement, grâce à la technologie numérique, vos clients peuvent remplir des formulaires n’importe où, n’importe quand. Cela peut être lorsqu’ils entrent pour la première fois dans votre salon, votre salon ou votre salle de sport ou des semaines avant lorsqu’ils réservent en ligne. Être indépendant du lieu permet aux clients d’éviter les retards le jour même et de se concentrer sur leur traitement à la place. Pour vous, cela évite le stress et l’agitation – un gagnant-gagnant.
Les signatures électroniques rendent vos documents valables devant les tribunaux
Mais la capture d’informations via des formulaires n’est pas la seule chose que vous pouvez faire avec la technologie moderne. Le logiciel de workflow de documents vous permet également de capturer des signatures juridiquement contraignantes de vos clients sur n’importe quel appareil. Ces signatures peuvent être horodatées avec la date et le lieu de validité. De plus, les pistes d’audit fournissent l’authenticité nécessaire exigée par les tribunaux.
Les clients peuvent ouvrir des formulaires et des documents en déplacement, sur leur iPad, leur tablette ou leur appareil mobile. De plus, ils peuvent le remplir, le signer électroniquement et le soumettre en quelques secondes, et non en quelques minutes.
Avez-vous déjà reçu des documents incomplets lorsque vous utilisez du papier ? Ne vous inquiétez pas. Les logiciels modernes vous permettent de rendre les champs de formulaire obligatoires. Cela garantit que vous ne capturez des informations complètes que lorsque cela est nécessaire. Particulièrement important avec les formulaires de consentement.
À partir de.
La dématérialisation vous aide à construire votre marque (et à protéger la nature)
Changer le papier pour les tablettes ou les smartphones vous offre un nouveau paysage de marque. Vous pouvez personnaliser vos formulaires et documents avec les couleurs, les polices et le logo de votre entreprise, en gardant votre marque au premier plan dans l’esprit de vos clients.
En parlant de ce qui préoccupe le client, vous avez probablement remarqué un changement dans la culture d’aujourd’hui. Les inquiétudes concernant le changement climatique ont augmenté depuis 2013. Cela signifie également que les gens sont en faveur de pratiques commerciales durables.
En augmentant vos efforts sans papier et en adoptant une approche verte, vous pouvez également rehausser votre image de marque. Non seulement vos clients apprécieront votre avant-gardisme, mais ils peuvent également vous récompenser par leur fidélité. Et nous savons tous que loyauté signifie profits.
En ce qui concerne le profit, il y a plus d’avantages à passer sans papier.
La dématérialisation vous permet d’économiser de l’argent durement gagné
Gérer un salon de beauté ou une entreprise de bien-être n’est pas bon marché. Du loyer de l’espace aux produits de bien-être, en passant par les permis et les frais de personnel, ça coûte cher ! Vous ne voulez pas ajouter à la liste les coûts d’impression, de numérisation, de papier, d’encre et de maintenance, n’est-ce pas ?
Aller sans papier en utilisant la technologie vous aidera à économiser ces coûts. Cela signifie que vous avez plus d’argent à investir dans de bons produits ou un meilleur service. Et c’est ce qui permettra à votre entreprise de se démarquer de la concurrence.
Les documents sans papier n’occupent pas d’espace physique
Patauger dans un grand classeur pour trouver ou stocker un document n’est tout simplement pas le moyen le plus efficace de travailler aujourd’hui. Et même si vous conservez déjà vos enregistrements localement sur votre ordinateur, il y a des inconvénients à cela. Les documents stockés sur un appareil réel sont susceptibles d’être endommagés ou volés. De plus, la collaboration sur des documents ou des modifications rapides est difficile à faire et vous ralentit.
Cependant, enregistrer des documents dans le cloud est quelque chose que nous faisons tous déjà dans notre vie privée. Pensez à iCloud, GDrive & Co ; il est temps de l’adopter également pour votre entreprise. D’autant plus que l’espace de stockage en nuage devient de plus en plus abordable.
Alternativement, le logiciel de flux de travail de documents moderne dispose d’un stockage dans le cloud et de fonctionnalités de collaboration déjà intégrées.
Les documents sans papier se connectent à d’autres applications
Numériser manuellement des documents papier n’est pas amusant, n’est-ce pas ? Taper manuellement des informations dans le logiciel de votre salon ne l’est pas non plus. Cela prend du temps et est sujet aux erreurs. Au lieu de cela, la technologie vous permet déjà de vous intégrer aux applications et solutions existantes.
Disons que vous utilisez déjà un logiciel de réservation en ligne . Avec des intégrations natives ou en utilisant des outils comme Zapier , vous pouvez connecter des applications pour différents cas d’utilisation. Supposons que vous vouliez envoyer automatiquement un formulaire de consentement à votre client lorsqu’il réserve en ligne ; vous pouvez le faire aujourd’hui.
Enfin, la dématérialisation vous apportera la tranquillité d’esprit
Travailler dans l’industrie de la beauté et du bien-être au rythme effréné est passionnant ; cela peut aussi être très stressant. Moins d’encombrement, moins de travail occupé, un accès transparent aux documents et la sécurité pour un esprit paisible. Vous pouvez abandonner la peur de perdre quelque chose d’important, éliminer les erreurs et réduire le chaos.
Emballer
Passer de processus papier à des processus sans papier ne doit pas être intimidant. Tout d’abord, vous n’avez pas besoin de tout mettre en œuvre en une seule fois. L’utilisation d’un logiciel pour vos formulaires de consentement et vos signatures peut être un premier pas dans la bonne direction. Ne considérez pas seulement les avantages que les processus sans papier vous apportent. Tenez également compte de la valeur en termes d’amélioration de l’expérience client.
Bio de l’auteur invité : Carsten Pleiser @ Paperless.io
Carsten Pleiser est le co-fondateur et responsable de la croissance de la startup allemande Paperless.io . Il a plus de 12 ans d’expérience dans les affaires, l’entrepreneuriat, le marketing et tout ce qui concerne la croissance. Il est également mentor, a pris la parole lors de plusieurs événements et a donné des conférences dans des universités. Dans ses temps libres, Carsten aime passer du temps avec sa famille, faire de la voile ou jouer au golf.