12 façons d’accueillir les nouveaux membres de l’équipe dans l’entreprise

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Imaginez-vous commencer un nouvel emploi dans une nouvelle entreprise. C’est exaltant mais éprouvant pour les nerfs, n’est-ce pas? Vous aimeriez être accueilli et accueilli chaleureusement le premier jour, sans moments gênants ni accrocs. La façon dont vous accueillez les nouveaux membres dans l’équipe est essentielle, mais certaines entreprises ont tendance à consacrer plus de temps et d’argent à une fête de départ qu’à l’accueil de nouveaux membres dans l’entreprise.

Si vous souhaitez accueillir les nouveaux membres de la bonne manière, il est crucial de créer un processus d’accueil et d’intégration efficace. Assurez-vous que toute votre organisation est impliquée afin que le débutant se sente apprécié, accueilli et attendu.

Jetons un coup d’œil à quelques façons créatives d’accueillir de nouveaux membres dans l’équipe de l’entreprise :

1. Informez votre personnel

Imaginez que vous entrez dans votre nouveau lieu de travail et que vous recevez plusieurs regards déroutants d’autres employés et des visages vides vous saluant avec  » Umm… puis-je vous aider ? « 

Vraiment gênant, non ?

Ce n’est pas ainsi que votre nouvel employé veut se souvenir de son premier jour de travail.

Alors, communiquez avec votre personnel et faites-leur savoir qu’un nouveau membre de l’équipe viendra afin qu’ils soient prêts à voir un nouveau visage dans le bâtiment.

Envoyez un e-mail à votre équipe quelques jours avant et motivez-les à accueillir chaleureusement le nouvel employé. Si vous êtes une grande entreprise ou une équipe distante répartie sur différents fuseaux horaires, vous pouvez envisager d’utiliser des outils de marketing par e-mail pour faciliter votre travail.

2. Laissez-les commencer plus tard que d’habitude

Commencent-ils leur premier jour de retard ? Oui, ça semble bizarre, mais c’est une excellente idée.

Les nouveaux travailleurs sont susceptibles d’arriver tôt, et vous ne voulez pas qu’ils attendent, se demandant maladroitement ce qu’ils doivent faire ou où ils doivent aller pendant que vous vous préparez pour leur intégration.

Commencer de nouveaux membres plus tard vous permet de vous préparer un peu plus. Vous ne voulez pas qu’ils attendent que vous ayez fini de vérifier vos e-mails ou de clôturer les briefings du personnel.

Alors, laissez les nouveaux employés arriver plus tard et donnez-vous un peu de temps pour vous y préparer pleinement.

3. Organisez leur bureau ou leur espace de travail

Le bureau ou le bureau assigné sera probablement le premier arrêt du nouvel employé à son arrivée. Mieux vaut le rendre accueillant. Cela peut faire une grande différence d’entrer dans un espace de travail bien préparé.

Assurez-vous de retirer toutes les affaires de l’ancien employé avant l’arrivée du nouveau, afin qu’il ne se sente pas gêné comme s’il n’était qu’un autre remplaçant.

N’attendez pas que le personnel arrive avant de commencer à configurer leur espace de travail et à organiser les systèmes ; il peut être assez frustrant d’être assis au bureau d’un autre collègue pendant que votre espace de travail est en cours de préparation.

Faites configurer et mettre à jour leur équipement avant leur arrivée. Vous pourriez avoir besoin de l’aide du service informatique avec des identifiants ou des cartes d’accès.

Les comptes de messagerie, les systèmes de chat internes et les programmes de travail spécifiques sont d’autres choses vitales à faire au préalable.

Assurez-vous également de mettre de l’ordre dans l’espace de travail virtuel de l’employé. Cela pourrait inclure des choses comme

• Utilisez votre constructeur de site Web pour mettre à jour les informations du nouvel employé sur la page des employés de l’entreprise.
• Créer un compte de messagerie pour l’employé et lui envoyer les informations d’identification avant de commencer sa première journée
• Veiller à ce que tout le matériel d’intégration numérique soit facilement accessible
• Attribution d’un compte sur les communications, la gestion de contenu, le LMS et d’autres plateformes utilisées par l’entreprise

4. Avoir un kit de bienvenue impressionnant

Un kit de bienvenue est un excellent moyen de montrer à un nouveau membre du personnel que vous êtes heureux de l’avoir et que vous avez hâte de commencer à travailler avec lui. C’est une excellente façon de montrer que votre entreprise valorise ses employés.

Votre trousse devrait être prête pour votre nouvel employé dès qu’il franchira les portes.

Un kit de bienvenue bien organisé va au-delà des éléments requis en ajoutant une touche unique, comme avoir de superbes choses fonctionnelles pour le travail et le plaisir.

Les cadeaux de marque peuvent également servir de publicité pour l’entreprise, comme les casquettes de baseball, les clés USB et les sacs à lunch. N’oubliez pas de créer un logo et de l’ajouter aux cadeaux dans le cadre de l’image de marque.

Certaines idées qui pourraient tomber dans la catégorie amusante des cadeaux de bienvenue pourraient être des coupons de dîner, des sweats à capuche ou des bonbons.

Nous vivons à l’ère numérique, il n’y a donc rien de plus charmant qu’une carte manuscrite signée par des collègues. Demandez à votre personnel de personnaliser un message sur la carte et montrez à votre nouvel employé que vous vous souciez suffisamment de lui pour envoyer quelque chose de plus attentionné qu’un e-mail de bienvenue générique.

Vous pouvez même rendre le processus de création de carte plus intéressant pour tout le monde en ouvrant un concours pour votre personnel. La conception de carte de bienvenue la plus créative remporte un prix amusant.

Et, puisque le travail à distance est si courant de nos jours, pourquoi ne pas envoyer également un kit de bienvenue à vos nouveaux télétravailleurs ?

5. Préparez les documents d’intégration

C’est peut-être votre étape la plus importante lorsque vous embauchez un nouvel employé. Ils utiliseront ces documents comme radeau de sauvetage jusqu’à ce qu’ils soient établis dans leur rôle.

En plus d’avoir des documents de santé et de sécurité ou de formation, quelques exemples d’autres documents pourraient être :

• Objectifs de l’entreprise à atteindre
• Décrire les tâches qu’ils devraient posséder
• Les réunions auxquelles ils sont censés se présenter
• Noms et coordonnées des membres de l’équipe avec lesquels ils dialogueront
• Une liste de contrôle de formation à remplir
• Glossaire des termes, acronymes, ressources et outils internes pour se familiariser avec

Plus vous leur remettrez de documentation, plus ils comprendront votre organisation et s’installeront plus rapidement avec moins de questions.

Impliquez leur équipe et permettez-leur de placer tous les documents supplémentaires qu’ils jugent nécessaires pour que leur équipe fonctionne de manière optimale.

Si votre entreprise a des comptes sur les réseaux sociaux (ce qui devrait être le cas), envoyez des invitations au nouveau membre de votre équipe. Selon leur rôle dans l’entreprise, vous pouvez envisager d’en faire un administrateur de comptes de médias sociaux ou un nano-influenceur de niche , en les impliquant activement.

Gardez à l’esprit que personne n’aime s’asseoir et lire des dizaines de pages de documentation. Envisagez de convertir ces documents en vidéos courtes et informatives.

Une autre bonne idée est de créer du matériel eLearning interactif qui nécessite plus que de s’asseoir et de lire un document ou de regarder une longue vidéo ennuyeuse.

Au lieu de cela, vous pouvez choisir de créer un répertoire interne de cours en ligne conçus pour le lieu de travail et la formation des employés.

Et n’oubliez pas de vous assurer que toutes vos informations sont à jour avant de les distribuer.

6. Attribuez un ami de bureau

Cela semble un peu enfantin, mais avoir un collègue de travail aide les débutants à trouver leur chemin dans un nouvel environnement et à s’intégrer beaucoup plus rapidement que s’ils devaient tout comprendre par eux-mêmes.

Attribuez à quelqu’un un rôle, un âge ou une personnalité similaire, afin qu’il n’y ait pas de gêne. Un collègue de bureau vous aidera à répondre à toutes les questions sur les règles de bureau écrites et non écrites.

Quelles sont les règles de bureau non écrites? Des choses telles que ce qu’il ne faut pas mettre dans le micro-ondes commun, les meilleurs endroits pour déjeuner à proximité ou des astuces pour manipuler l’imprimante bloquée.

Avoir un copain permet à votre nouveau membre de poser des questions qu’il serait autrement timide de poser à sa direction, ce qui lui permet d’être ouvert d’esprit et d’en savoir plus sur la culture d’entreprise.

Assurez-vous simplement de choisir un mentor volontaire, disponible et expérimenté.

Rien n’est plus angoissant que d’avoir un mentor qui se sent obligé et finit par être plus dommageable pour le moral des débutants.

7. Les premiers jours sont des jours d’introduction

La plupart des nouveaux employés sont assez nerveux au sujet de leur premier jour à leur nouvel emploi. Essayez de les rendre aussi confortables que possible en rendant leur première heure ou deux raisonnablement informelles.

Faites-leur visiter le bureau, en les présentant à des collègues en cours de route.

Si possible, invitez-les à la prochaine réunion générale et accordez-leur quelques minutes de présentation et une petite conversation avec d’autres employés.

N’oubliez pas de les emmener au service des ressources humaines pour vous familiariser avec l’équipe qui gère toutes leurs questions de RH, telles que les périodes de paie, les dépenses et les retenues, les vacances et les litiges.

Montrez à votre recrue que votre entreprise a une politique de porte ouverte et que sa voix est importante pour l’entreprise.

Pendant les journées d’introduction, un autre petit détail consiste à programmer un appel vidéo avec des télétravailleurs. Allez plus loin – ne vous contentez pas d’envoyer un e-mail d’introduction. Organisez un appel vidéo pour qu’ils puissent se rencontrer.

Thalita Ferraz, qui est la propriétaire du blog de mode populaire HerBones.com , explique ;

« L’une de mes plus grandes difficultés lorsque j’ai commencé à embaucher des employés était de les intégrer correctement. Mes premières embauches n’ont pas duré plus de six mois, mais après avoir créé un processus d’intégration standard, la rétention de mes employés a été de 100 % pour la dernière fois. trois ans. »

Vos journées d’introduction peuvent être aussi courtes que quelques jours ou réparties sur quelques semaines, selon la disponibilité des autres employés et la taille de votre organisation.

8. Organisez une chasse au trésor

C’est comme une chasse aux œufs de Pâques mais pour les adultes, dans un bureau.

Cette recherche consistera en des exercices que le débutant devra effectuer, comme tracer des directions vers la sortie de secours la plus proche.

C’est une version conviviale d’un organigramme générique ou d’un dossier d’informations sur l’entreprise que l’employé doit apprendre.

Si vous voulez que les nouveaux membres de l’équipe soient informés des noms, des visages et des rôles, faites un collage de photos d’employés et laissez-les faire correspondre les images avec les noms et les postes. Vous pouvez également leur demander de remplir les traits de personnalité uniques de chaque personne.

Une chasse au trésor les incite à faire connaissance, à rencontrer et à découvrir les personnes de leur équipe et de l’organisation, et à comprendre l’aménagement du bureau.

Cela aide également les autres employés à rencontrer la nouvelle recrue et à interagir brièvement avec elle tout en recueillant des informations sur les loisirs, les animaux de compagnie, la famille ou les destinations préférées.

Avoir ces données à portée de main enlève beaucoup de pression à votre nouvel employé, se souvenant de dizaines de visages et de faits amusants sur chacun d’eux. À la fin de cet exercice amusant, l’employé aura un guide de référence court mais pratique qu’il conservera.

9. Organisez des journées « Rookie »

Nous savons que les premières impressions comptent, non seulement l’impression que le nouvel employé a de l’entreprise, mais aussi l’impression que le personnel a de son nouveau membre.

Une recrue pourrait décider d’apporter quelque chose que son équipe partagera et appréciera, comme des beignets ou des biscuits.

Installez-le à leur bureau afin que d’autres employés puissent venir les rencontrer, partager de petites conversations et apprendre à se connaître.

Certaines entreprises ont des vendredis décontractés au cours desquels l’entreprise reçoit des friandises pour leurs employés et nomme un nouveau membre de l’équipe pour les distribuer, afin qu’ils puissent interagir activement avec les autres membres du personnel.

En tant qu’entreprise, vous pouvez également envoyer un cadeau de bienvenue surprise ou de délicieuses friandises à la famille du nouvel employé, qui devrait arriver dans les premiers jours suivant son arrivée.

10. Organisez une célébration du « 100e jour »

C’est charmant d’avoir un accueil glamour dans l’entreprise, mais ensuite vous vous fondez dans le système, et tout à coup vous n’êtes plus le nouveau membre de l’équipe, vous vous êtes fondu dans la foule.

Les trois premiers mois de l’arrivée de vos nouveaux employés sont délicats et vous devez les contacter régulièrement, si possible quotidiennement.

Essayez de planifier des réunions régulières en face à face avec eux pour obtenir des commentaires, analyser leurs progrès et faire en sorte qu’ils se sentent remarqués.

Au moment où ils ont terminé 100 jours dans l’entreprise, ils devraient être bien absorbés, établis et avoir terminé leur formation. C’est un excellent moment pour organiser une célébration, et vous pouvez maintenant organiser une fête au travail pour célébrer cette étape importante.

Ce type de fête est un moyen fantastique de montrer aux nouveaux employés que vous les appréciez, reconnaissez leurs efforts et appréciez leur position au sein de votre équipe.

Espérons que cela ravivera leur enthousiasme et les motivera à continuer à travailler de leur mieux.

Assurez-vous de vérifier avec eux après six mois supplémentaires de travail, sans oublier de faire une plus grande fête après leur première année, la deuxième année, etc. Cela les empêchera d’avoir l’impression qu’ils se sont fondus dans la foule et qu’ils ne sont plus valorisés.

11. Planifiez un déjeuner d’équipe Party-Esque

Celui-ci plaira à coup sûr à tous vos employés !

Rassemblez les membres de votre équipe pour un déjeuner ou un café à la fête et organisez-vous pour que cela se produise à la fin de la première semaine des nouveaux arrivants.

Vous pouvez même monter d’un cran en fermant le bureau plus tôt ce jour-là, ce qui fera que le débutant se sentira spécial. Je suis sûr que tous les employés apprécieront ce petit avantage et voudront le faire pour chaque nouvelle recrue.

Pensez peut-être à avoir un deuxième déjeuner, mais restez intime avec l’équipe de base des nouveaux employés.

Ce geste puissant permet au nouvel employé de savoir que votre entreprise est amicale et soutient une culture sociale tout en aidant l’ensemble du lieu de travail à développer un sens plus profond de la communauté .

Vous pouvez également penser à affecter des membres de l’équipe pour planifier souvent des dates de déjeuner avec le nouveau membre, en particulier au cours de son premier mois, car aucune nouvelle personne ne veut s’asseoir seule pendant le déjeuner ou être oubliée après quelques mois.

12. Demandez aux autres employés

À un moment donné, chaque employé était un nouveau membre de l’équipe et passait également par un processus d’accueil.

Interrogez les gens individuellement sur leur accueil dans l’entreprise. Comment se sont-ils sentis le premier jour ou la première semaine, qu’ont-ils aimé ou que pourriez-vous faire différemment pour rendre cette expérience meilleure pour la personne suivante ?

Ces informations sont importantes et vous aident à analyser de manière proactive l’expérience d’accueil de votre entreprise.

Les commentaires de première main sont également essentiels pour apporter les changements nécessaires afin d’améliorer les procédures actuelles.

Et, lorsque vous impliquez d’autres employés, cela leur rappelle que leur opinion est importante. Cela montre que votre entreprise a une politique de porte ouverte et que toutes les contributions du personnel sont valorisées.

Revoyez régulièrement votre programme d’accueil pour vous assurer que le nouveau personnel entre dans un environnement chaleureux pour bien s’installer et s’épanouir.

Conclusion

Choisir le bon membre de l’équipe est opportun et peut coûter de l’argent à votre entreprise. Ainsi, lorsque vous trouvez la bonne personne, assurez-vous de bien accueillir et intégrer les nouveaux membres de l’équipe, et évitez de les perdre en raison d’une mauvaise première impression.

Les mettre à l’aise avec les politiques et la culture de l’entreprise fait partie intégrante de leur processus d’intégration que votre entreprise doit maîtriser et améliorer avec chaque recrue.

Aussi important qu’il soit de fournir toutes les informations nécessaires à la nouvelle recrue le premier jour ou la première semaine, ne la bombardez pas et ne la submergez pas de documentation et d’informations.

Enfin, ne cessez pas de vous soucier du nouveau venu lorsqu’il devient un employé de longue date. Assurez-vous qu’ils restent engagés et montrez leur appréciation pendant leur séjour dans votre entreprise.

À ton tour. Quelles autres expériences avez-vous vécues lorsque vous avez été accueilli dans une nouvelle entreprise ? Faites-nous savoir ci-dessous!

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PAR LIGNE :

Ron Stefanski est un expert en commerce en ligne et propriétaire de OneHourProfessor.com , qui compte plus de 100 000 visiteurs par mois et aide les autres à créer et à développer leur entreprise en ligne.

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