¿Por qué la programación online es esencial para el éxito de tu negocio de organización de eventos?

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«Tienes que utilizar la planificación online para tu negocio». Si te dedicas a la organización de eventos, probablemente hayas oído ese consejo más veces de las que puedes contar.

Reconozcámoslo: La planificación de eventos a menudo implica hacer malabarismos con innumerables llamadas telefónicas, reuniones que se solapan y citas perdidas. Pero, ¿y si pudieras descargar algunas de estas tareas en un sistema de programación online que se encargara de ellas antes de que lo hiciera una persona real?

Así que, después de días de investigación, de ver vídeos en YouTube y de profundizar en casos prácticos, ha llegado el momento de compartir nuestras principales razones por las que la planificación online puede cambiar las reglas del juego de tu empresa de organización de eventos.

Coge unas palomitas, tu zumo favorito y ¡prepárate para zambullirte!

¿Qué papel desempeña la planificación online en el negocio moderno de la organización de eventos?

El tiempo es dinero, y también lo son los recursos como los agentes de apoyo y la formación, y aquí es donde entra en juego la planificación online. Un sistema de programación online puede reducir significativamente estos costes previstos, pero ¿te preguntarás cómo funciona exactamente? Te lo explicamos:

Las herramientas de programación online harán que a los asistentes les resulte muy fácil reservar su sitio y, por tanto, reducirán las reservas dobles y las citas perdidas. Y como los programas de programación online están diseñados específicamente para gestionar horarios, facilitan que tus equipos lleven todo lo importante, incluido el espacio del evento, a una única plataforma y actualicen y trabajen sin problemas con los datos.

Sin embargo, utilizar la programación en línea en la planificación de tus eventos no es sólo cosa de tus equipos internos. A tus clientes les encantará lo fácil que es para sus asistentes asegurar sus citas con sólo unos clics.

Y si pensabas que eso era todo, ¡prepárate! La mayoría de los programas de programación de citas pueden integrarse con plataformas de mensajería de terceros como WhatsApp, Telegram y Signal. ¿Qué se deduce de todo esto? Los clientes pueden confirmar y reprogramar sus citas directamente desde su aplicación de mensajería favorita, eliminando los quebraderos de cabeza de aprender nuevos sistemas. Incluso puedes integrarlo con un software de alertas de texto para que puedas llegar a la gente directamente por SMS.

¿Hay algo mejor que eso para programar online? Y la respuesta es: ¡sí, lo hay! Y de eso hablaremos en nuestro siguiente punto.

¿Por qué la programación online es esencial para el éxito de tu negocio de organización de eventos?

Ahora que hemos establecido cómo la programación online está revolucionando el sector de la organización de eventos, vamos a explorar algunas razones más por las que es esencial para el éxito de tu negocio de organización de eventos.

Atrae más tráfico desde Google

Google se dio cuenta rápidamente de que la gente prefiere relacionarse con empresas locales. Así que, si construyes una fuerte presencia local, es probable que los motores de búsqueda te recompensen con un valioso tráfico orgánico.

Clasificarse en los resultados de las búsquedas locales es más fácil decirlo que hacerlo. Pero una cosa es cierta: utilizar un programador de citas de primera categoría puede darte una ventaja significativa en las SERP.

Para los que están fuera de contexto, un software de programación de alta calidad puede integrarse con Reserva con Google (RwG) para que los posibles organizadores de eventos encuentren y reserven eventos (o planificadores de eventos) cercanos directamente desde los resultados de búsqueda, ¡fácil para ellos… y para ti!

Es seguro decir que sin un software de programación potente, la gestión de las reservas de estos asistentes habría llevado horas y horas.

Disminuye la tasa de no presentados

¿Habrá ausencias y cancelaciones en los actos que planifiques? Por supuesto que sí. Y eso es cierto literalmente en cualquier evento, y es un reto difícil porque programas al personal en función del número de citas, y las ausencias pueden desbaratar por completo tus planes.

Pero si quieres reducir las ausencias en los eventos que organizas, un sistema de reservas online sigue siendo tu mejor opción. Herramientas como SimplyBook.me vienen con funciones de recordatorio en tiempo real que notifican automáticamente a los clientes la hora y el lugar del evento.

No tendrás que preocuparte de enviar tú mismo esos recordatorios. Y aunque puede que no elimine todas las ausencias, sin duda ayudará a reducir la tasa.

Y lo que es mejor, los sistemas de reservas online permiten a los clientes cancelar o reprogramar sus reservas por sí mismos (¡sí, has oído bien!). Esto hace la vida un poco más fácil a tu personal, permitiéndole centrarse en tareas más importantes en lugar de ocuparse de esos detalles que consumen tanto tiempo.

Reduce los errores humanos

Odio decirlo, pero si sigues gestionando las reservas de citas manualmente, definitivamente te estás quedando atrás. Esto no sólo deja margen para el error humano, sino que también puede causar malas experiencias a los clientes, lo que puede dañar seriamente la reputación de tu negocio, y no estamos exagerando.

¡Programación online al rescate!

Los sistemas de programación vienen con automatizaciones incorporadas que parecen mágicas. Clientes y empleados pueden compartir su disponibilidad, y el sistema se encarga del resto: encontrar la mejor hora para ambos, enviar recordatorios automáticos y registrar los datos del cliente. Te quita todo el trabajo pesado de encima.

Ofrece accesibilidad las 24 horas del día

Otra gran ventaja de la programación online es la accesibilidad y comodidad que ofrece tanto a los clientes como a los organizadores.

Las reservas de citas pueden hacerse en cualquier momento, sin tener que esperar al horario de oficina. Esta flexibilidad significa que pueden asegurarse sus plazas cuando más les convenga. ¿El resultado final de todo esto? Una mejor experiencia del cliente y más gente acudiendo a tus eventos.

Para los planificadores, esta disponibilidad constante significa menos tiempo dedicado a interminables idas y venidas con clientes y proveedores, lo que les evita estar atados a sus teléfonos u ordenadores durante su horario laboral.

Aumenta los ingresos

Por supuesto, aumentar los ingresos merece un lugar en esta lista, ¡y no es difícil ver por qué!

Los sistemas de programación ofrecen soluciones reales para tu negocio, desde el momento en que tú y tus clientes anunciáis el evento hasta que recogéis las opiniones finales de los clientes. Gestionan la confirmación de citas, listas de espera, recordatorios, reprogramaciones, cancelaciones, podríamos seguir, pero ya lo entiendes.

Algunas herramientas de programación incluso van más allá y se integran con las pasarelas de pago, para que nunca te quedes sin cobrar (en los eventos de pago), y como era de esperar, cuando los invitados pagan por adelantado, es mucho más probable que se presenten y acudan a sus citas.

Pero los ingresos por sí solos no cuentan toda la historia, y por eso profundizaremos y exploraremos algunas historias de éxito de empresas que utilizan la programación online en la planificación de sus eventos.

Historias de éxito de empresas de organización de eventos

¡Ahora viene la parte divertida!

Podríamos seguir hablando de las ventajas de la planificación online para tu empresa de organización de eventos, pero no hay nada mejor que los ejemplos de la vida real. Por eso hemos reunido algunas historias de éxito que nos respaldan en esto.

Basta de charla. ¡Empecemos nuestra exploración!

Diversified Communications ULC

Nuestra primera historia de éxito de hoy es de Diversified Communications ULC, una empresa canadiense de medios de comunicación globales y el cerebro de grandes conferencias médicas como Pri-Med Canadá. Este importante organizador de eventos acertó al adoptar una aplicación para simplificar los procesos de inscripción y programación para clientes y proveedores.

El sistema de programación en línea permitió a Diversified Communications ULC reunir los datos de más de 3.600 asistentes y 200 empresas en una plataforma central.

Y ahora, ¡los números! Esta estrategia permitió a la empresa ahorrar 8.000 dólares en costes de impresión y envío, pero eso no es todo. La aplicación para eventos también impulsó la participación de los asistentes y aumentó las tasas de adopción en un 155% (sí, 155%).

Red GetWellNetwork

Siguiendo con nuestras historias de asistencia sanitaria, GetWellNetwork, una conocida empresa de tecnología sanitaria, también recurrió a una app de eventos para gestionar la asistencia a su Conferencia bienal GetConnected y evitar cualquier problema técnico o error manual en las citas.

Utilizar la programación en línea para optimizar la experiencia de los asistentes al evento fue una idea estupenda para GetWellNetwork, porque esta medida llevó a la Conferencia GetConnected a un nivel completamente nuevo en cuanto a la participación de los asistentes, y las cifras no mienten: el 73% de los asistentes afirmaron haber utilizado la aplicación para asegurarse su plaza. ¡Alucinante!

Zoomtopía 2023 de Zoom

¡Hemos dejado lo mejor para el final! La gigantesca aplicación de videoconferencias Zoom (Sí, incluso Zoom) utilizó un sistema de programación online para coordinar a los asistentes presenciales y virtuales de su conferencia anual Zoomtopia en 2023.

La integración entre el sistema de reservas y la eminente plataforma virtual permitió a los participantes recibir automáticamente todos los detalles de la sesión, como la información de inscripción y los temas de la sesión, directamente en su buzón de correo electrónico.

Si estas historias de éxito no son una señal para que empieces a utilizar hoy mismo la programación online en tu empresa de organización de eventos, no sabemos qué puede serlo.

Conclusión

Esto es todo por ahora. ¡Esperamos que tu batería creativa esté recargada!

Hemos compartido contigo las ventajas de la programación online y las historias de éxito reales de algunas marcas conocidas. Pero una mera lectura no servirá de mucho si no pasas a la acción y empiezas a aplicar la programación online en la planificación de tus eventos.

Y si buscas aún más información sobre este tema, muchos de nuestros estudios de casos analizan el impacto de la programación online. Echa un vistazo al Blog de SimplyBook.

Biografía del autor:

Amine Boussassi es un redactor de contenidos SEO que ha aparecido en grandes nombres como ActiveCampaign y ClickUp, y Flippa. Le entusiasma el mundo SaaS, las soluciones sin código, las herramientas de gestión de proyectos y todo lo demás. Su misión principal gira en torno a capacitar a las empresas para que consigan un buen posicionamiento en Google.

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