File Uploader – Google Drive (simple recopilación de documentos) VIDEO

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La semana pasada, SimplyBook.me lanzó otra nueva función personalizada para sus usuarios, la función File Uploader – Google Drive.

¿Alguna vez ha deseado poder pedir a sus clientes que carguen detalles importantes y pertinentes a su sistema para poder brindar un mejor servicio?

Cuando brinda servicios a las personas, siempre hay algún tipo de «contrato» involucrado, ya sea un contrato social o uno que debe ser legalmente defendible. A veces puede cubrirse la espalda con la aceptación de los términos y condiciones por parte de los clientes (aunque sabemos que pocas personas realmente los leen), pero otras requieren comprensión y aprobación activas.

El video de esta semana se centrará en cómo puede usar File Uploader en SimplyBook.me para conectar su Google Drive a sus formularios de admisión y campos de clientes para habilitar la carga de documentos y archivos.

Entonces, ¿por qué necesita cargar archivos, imágenes y documentos en los detalles de la reserva de sus clientes?

¿Qué archivos necesitas?

Hay un par de limitaciones en los tipos de archivos que puede solicitar. No puede pedir a los clientes que carguen archivos de archivo o ejecutables. Aparte de esas restricciones, puede solicitar a sus clientes documentos, archivos e imágenes siempre que no excedan los 5 MB.

Hay muchas razones por las que necesita solicitar que un cliente cargue documentos de respaldo. Una escuela de manejo puede necesitar una prueba de una licencia provisional antes de asignar un auto y un instructor. Una práctica médica puede requerir prueba de cobertura de seguro médico antes de programar una cita con el médico.

Alternativamente, si brinda servicios y consultas en línea, es posible que necesite documentos de respaldo para las necesidades de su cliente.

¿Por qué los necesitas?

Un ejemplo aquí podría ser proporcionar tareas de contabilidad y auditoría para empresas y particulares. Es posible que necesite un consentimiento por escrito para acceder a los datos fiscales de las autoridades pertinentes, y también es posible que necesite documentos de declaración de impuestos firmados para presentarlos en nombre de sus clientes.

También podría haber archivos de apoyo para un proceso. Hay muchas razones.

Para un negocio de belleza o spa, es posible que deba preguntar a sus clientes si tienen alguna alergia o si reciben algún tratamiento médico que sus servicios puedan afectar negativamente. Algunos spas rechazarán los tratamientos de pedicura para las personas con diabetes. Las personas que se someten a radiación y quimioterapia pueden verse gravemente afectadas por la aromaterapia y los aceites esenciales presentes en numerosos productos de belleza y cuidados corporales. Desafortunadamente, algunas personas se sienten tentadas a mentir si creen que eso podría impedirles obtener lo que quieren.

Si necesita información para cubrirse contra acciones legales, lo mejor sería pedir un documento firmado y fechado que detalle cualquier condición o medicamento contraindicado.

¡Qué diablos! Un salón de belleza podría pedirte una foto de tu cabello actual y una imagen de lo que te gustaría lograr.

Los usos de esta función son numerosos y depende de la información que necesite de su cliente sobre cómo la usa. Es posible que no necesite ningún archivo de sus clientes. Sin embargo, contar con ellos le facilitaría la vida y le permitiría prepararse mejor para su cita.

Trabajar con formularios de admisión y campos de clientes

La función File Uploader solo funcionará si utiliza las funciones de formularios de admisión o campos de clientes . Es poco probable que necesite documentos adicionales si no está recopilando también otros datos de sus clientes.

Por ejemplo, suponga que un conductor nuevo desea inscribirse en lecciones de manejo o un conductor existente desea inscribirse con usted para obtener habilidades de conducción avanzadas; ambos requerirían prueba de una licencia (provisional o completa). En este caso, lo mejor sería solicitar los documentos de alta y adjuntar el expediente a la ficha de cliente a través de los campos de cliente.

Por el contrario, si alquila maquinaria pesada o herramientas, es posible que deba solicitar la licencia de funcionamiento de una carretilla elevadora, pero no la necesitaría para una lijadora de pisos. En este caso, es mejor solicitar el documento en cada reserva de arrendamiento en los formularios de admisión.

Al igual que otras preguntas en los formularios de admisión y los campos del cliente, es posible hacer que el campo del cargador de archivos sea opcional u obligatorio. Entonces, si necesita el documento, debe hacer que el campo sea obligatorio. Si simplemente desea obtener más información o asegurarse de tener el recurso adecuado para las uñas bonitas que el cliente desea, puede hacerlo opcional.

Esencialmente, la capacidad de cargar archivos es una opción en el tipo de archivo. Sin embargo, antes de seleccionar el tipo de archivo = File Uploader Google Drive , deberá asegurarse de que su Google Drive esté configurado para conectarse con SimplyBook.me.

Simplemente habilite la función y autorice su acceso a su Google Drive para el cargador de archivos.

Acceso a documentos

Puede acceder fácilmente a los documentos y las imágenes cargados desde la información de los detalles de la reserva para las solicitudes realizadas en los formularios de admisión o la información del cliente para las cargas realizadas durante el proceso de registro.

Alternativamente, si desea acceder a todos los documentos cargados en la unidad, puede encontrarlos aquí desde la información de funciones personalizadas en su interfaz.

O, si desea acceder al archivo mientras está en su unidad de Google, encontrará una carpeta titulada Simplybook .

Conozca a su cliente y protéjase

El cargador de archivos es una herramienta ideal para ayudarlo a comprender mejor y prepararse para su reunión con su cliente. No solo es una excelente herramienta de preparación, sino que también le permite protegerse contra errores y posibles procedimientos legales.