Cómo automatizar la programación de citas y los recordatorios

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Como propietario de una pequeña empresa, siempre tienes las manos ocupadas. Intercambiar correos electrónicos con los clientes para sincronizar calendarios es un devorador de tiempo. En lugar de eso, es mucho más eficiente -para todos los implicados- automatizar el proceso, permitiendo a los clientes comprobar tu disponibilidad, elegir una hora libre que les convenga y recibir un práctico recordatorio antes de su cita.

Según Hubspot, casi el 84% de los empresarios trabajan más de 40 horas a la semana, por lo que la promesa de reducir el desorden del correo electrónico, aumentar la eficiencia y reducir el riesgo de agotamiento es un buen negocio. Entonces, ¿cómo funciona y qué opciones hay para las pequeñas empresas en cuanto a software de programación de citas? Entremos en materia.

¿Qué es un software de programación de citas y por qué es beneficioso?

¿Intentas evitar que te absorba una vorágine de tareas mundanas? Igual que el 92% de los propietarios de pequeñas empresas que recurren a herramientas digitales, como el software de programación de citas, para agilizar sus flujos de trabajo.

El software de programación de citas es como un conserje digital que permite a los clientes reservar fácilmente citas en línea y evitar conflictos de horarios, a la vez que te ayuda a gestionar eficazmente las apretadas agendas de tu equipo. Esto es lo que las pequeñas empresas pueden conseguir con el software de programación de citas:

• Reduce las ausencias y las cancelaciones de última hora.
• Ofrece disponibilidad de reservas las 24 horas del día.
• Mejora la experiencia del cliente.
• Aumenta la eficacia y la productividad.

Mientras tú te centras en otros objetivos, el software de programación de citas hace el trabajo pesado: comprueba las franjas horarias disponibles, programa las citas y mantiene tu calendario ordenado. ¿Tienes un cliente propenso a cambiar de opinión? No hay problema. Pueden cancelar o reprogramar a su conveniencia (sin la incómoda conversación).

Muchas herramientas de software de programación de citas pueden gestionar pagos online e incluso depósitos en el momento de la reserva. Esto significa que no tendrás que perseguir el pago ni ocuparte del papeleo y la comunicación posteriores.

¿Qué hace que un software de programación de citas sea excelente?

Cambiemos de marcha y hablemos de lo que hace que tener un software de programación de citas sea como tener un asistente virtual a tu servicio. Estas son las características que debes buscar en un software de programación de citas indispensable:

• Sistema de reservas en línea 24/7: Permite a los clientes reservar en cualquier momento y lugar.
• Flexibilidad y facilidad de uso: Se adapta a distintos sectores y es fácil de usar.
• Sincronización con el Calendario: Evita las reservas dobles sincronizándolas con tus aplicaciones de calendario.
• Recordatorios automáticos: Evita las ausencias con notificaciones por texto y correo electrónico.
• Procesamiento de pagos: Acepta pagos o depósitos online durante la reserva.
• Perspectivas: Ofrece datos sobre tendencias de reservas y servicios profesionales populares.
• Asequible: Ofrece una amplia gama de funciones sin forzar tu presupuesto.
• Personalización: Permite personalizar las páginas de reserva para que reflejen tu marca.
• Accesibilidad móvil: Te permite gestionar citas sobre la marcha.
• Integración: Funciona perfectamente con tus otras herramientas empresariales.
• Apoyo al Personal Múltiple: Gestiona la programación de todo el equipo.

En realidad, un buen software de programación de citas no sólo te hace la vida más fácil, sino que mejora la experiencia de tus clientes al hacer que la programación sea más sencilla.

3 Empresas que necesitan un software de programación

Veamos ahora tres tipos de empresas en las que el software de programación de citas puede brillar de verdad: las empresas de servicios, las empresas con personal por turnos y las que comparten espacio o equipos.

Empresas de servicios

Si tienes un negocio basado en servicios, sabes que vive y muere por sus citas. Todo tu modelo de ingresos gira en torno a reservarlas y cumplirlas.

Para hacerlo rápido y fácil, las herramientas de software de concertación de citas automatizan el trabajo pesado, liberando a los proveedores de servicios para que hagan lo que mejor saben hacer. Es como tener un asistente personal supereficaz que siempre está de servicio, haciendo malabarismos con los calendarios, eliminando las reservas dobles y asegurándose de que ninguna cita se pase por alto.

Así que, tanto si eres peluquero, fontanero o entrenador personal, tu software de programación de reservas hace que tu negocio funcione sin problemas (y que no llames para decir que estás enfermo).

Empresas con personal a turnos

Las empresas con personal por turnos -como hospitales, comercios minoristas y restaurantes- tienen mucho que manejar. Hablamos de asignación de turnos, asistencia, solicitudes de permisos y legislación laboral. Puede ser difícil mantener las cosas en marcha.

Por eso, un software de citas que ofrezca programación mediante arrastrar y soltar y asignaciones automáticas facilita la gestión de turnos. También controla la asistencia en tiempo real y envía confirmaciones y recordatorios para ayudar a los empleados a recordar las citas y llegar a tiempo.

Además, algunos programas de programación de citas también pueden ayudar a controlar los costes laborales mediante el seguimiento de las horas de trabajo, el cálculo de las horas extra y la sincronización con los sistemas de nóminas.

Empresas con espacio o equipos compartidos

Los negocios con espacios o equipos compartidos, como los centros de coworking, los gimnasios o los estudios de fotografía, pueden ser un quebradero de cabeza a la hora de gestionarlos. Por eso, un buen software de programación de citas es la cura.

Esquiva las reservas solapadas con una herramienta de reservas que tenga un sistema de reservas centralizado que ofrezca disponibilidad en tiempo real. Porque, ¿quién quiere experimentar esa incómoda sensación de «Lo siento, te estorbo»? También puede ayudarte a controlar el uso del equipo y programar el mantenimiento.

Las 7 mejores herramientas y aplicaciones para programar citas

Cuando tu día está desbordado de tareas, necesitas un software de programación que convierta lo agitado en manejable. Así que vamos a desglosar las características principales, los pros, los contras y los precios de los siete mejores programas y aplicaciones de programación. Así podrás elegir el que mejor se adapte a tu negocio.

1. SimplyBook.me

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SimplyBook.me es una herramienta de programación automatizada en línea para todas las empresas de servicios. Ofrece una gran variedad de funciones esenciales que permiten a las empresas y a sus clientes conectarse y hacer negocios de forma cómoda y profesional.

Características:

• Envía y recibe notificaciones de recordatorio por SMS y correo electrónico
• Aplicación personalizada para clientes (y administradores)
• Toneladas de funciones personalizadas adicionales
• Recibir pagos online
• Acepta reservas online
• Integración y API

Pros:

• Las mejores medidas de seguridad, incluidas HIPAA, GDPR, ISO y SSL
• Acepta reservas de múltiples canales
• Asistencia por chat en directo

Contras:

• Interfaz de usuario ligeramente compleja
• Funciones personalizadas limitadas

Precios:

• Gratis: $0 – Hasta 50 reservas
• Básico: 8,25 $/mes – Hasta 100 reservas
• Estándar: 24,90 $/mes – Hasta 500 reservas
• Premium: 49,90 $/mes – Hasta 2000 reservas

2. Calendario de Google

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Google Calendar es una herramienta de gestión del tiempo y programación diseñada para ayudar a los usuarios a crear, editar y compartir eventos, establecer recordatorios de próximas citas, gestionar calendarios e integrarse con otros servicios de Google. Es una herramienta popular para organizaciones personales y profesionales que se utiliza en múltiples dispositivos.

Características:

• Reserva dinámica para evitar la sobreprogramación
• Página de reservas profesional para citas
• Vista en paralelo de varios calendarios
• Bloqueo del tiempo de concentración
• Proporciona información sobre el tiempo

Pros:

• Integración perfecta con otros programas de Google Workplace
• Confirmaciones y notificaciones de eventos
• Múltiples vistas del calendario

Contras:

• Integración complicada
• Interfaz de usuario desordenada

Precios:

• Personal: 0 $/mes – Página de reserva única con reservas ilimitadas
• Business Standard: 9,99 $/mes – Reservas ilimitadas más funciones adicionales

3. Calendly

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Calendly es una herramienta de programación que puede ayudar a las pequeñas empresas a automatizar sus procesos de citas. Elimina la necesidad de intercambiar correos electrónicos, ya que permite a los clientes reservar citas directamente en tu calendario.

Características:

• Enlaces de programación y páginas de reserva de citas
• Confirmaciones y recordatorios automatizados
• Integración multicalendario
• Programación colaborativa
• Aplicaciones iOS y Android
• Integración y API

Pros:

• Amplias opciones de integración
• Asistencia por chat en directo 24/7
• Fácil de usar

Contras:

• El plan gratuito sólo ofrece un tipo de cita y un calendario sincronizado
• Opciones de personalización limitadas

Precios:

• Gratis: 0 $/usuario/mes – Reservas ilimitadas de un tipo de reunión
• Estándar: 10 $/usuario/mes – Reservas y tipos de eventos ilimitados con seis calendarios/usuario más funciones avanzadas
• Equipos: 16 $/usuario/mes – Reservas y tipos de eventos ilimitados con seis calendarios/usuario más funciones avanzadas
• Empresa: desde 15.000 $/año – Reservas y tipos de eventos ilimitados con seis calendarios/usuario y funciones más avanzadas

4. Citas en plaza

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Square Appointments es un sistema de programación adaptable para pequeñas empresas que también sirve como herramienta de reservas fácil de usar para los clientes. Esta plataforma proporciona una solución integrada para ayudar a configurar, gestionar y automatizar el proceso de programación de citas.

Características:

• Sitio web de reservas personalizado e integraciones en redes sociales
• Se integra con el sistema operativo de Square
• Recordatorios automáticos por SMS y correo electrónico
• Perfiles de clientes autocreados
• Contratos automatizados con clientes
• Pagos integrados

Pros:

• El Asistente de Plaza ayuda a los clientes con las opciones de programación
• Cuentas de personal ilimitadas
• Calendarios ilimitados

Contras:

• La sincronización con Google Calendar requiere un plan de pago
• Comisiones de procesamiento de pagos

Precios:

• Gratis: 0 $/mes – Reservas y usuarios ilimitados en una única ubicación
• Plus: 29 $/localización/mes – Reservas y usuarios ilimitados
• Premium: 69 $/localización/mes – Reservas y usuarios ilimitados más funciones adicionales

5. Programación de agudeza

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Acuity Scheduling es un asistente de reservas que agiliza procesos empresariales como reservas, pagos y automatiza tareas. Lo utilizan negocios que requieren tipos de citas preestablecidas, como estudios de yoga, servicios de masajes y peluquerías y salones de belleza. Como parte de la familia Squarespace, funciona muy bien con aplicaciones externas de primer nivel.

Características:

• Cupones, vales y complementos de pago
• Procesamiento de pagos integrado
• Notificaciones por correo electrónico y SMS
• Recordatorios automáticos
• Sincronización multicalendario
• Cumplimiento de la HIPAA

Pros:

• Funciones «Hazme parecer ocupado» y «Minimizar huecos
• Se integra con QuickBooks y Freshbooks
• Aplicaciones iOS y Android

Contras:

• Prueba gratuita de 7 días en lugar del plan base gratuito
• No ofrece asistencia telefónica

Precios:

• Emergente: 16 $/mes – Servicios y reservas ilimitados para un usuario
• Crece: 27 $/mes – Servicios y reservas ilimitados para seis usuarios
• Powerhouse: 49 $/mes – Servicios y reservas ilimitados para 36 usuarios
• Empresa: Venta de contactos – Servicios y reservas ilimitados para usuarios ilimitados

6. Calendario.com

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Calendar.com, que se autodenomina «Software de programación para equipos», pretende agilizar la planificación de reuniones y la coordinación entre equipos. Facilita la organización gracias a su amplia gama de funciones, como la búsqueda de franjas horarias libres y la facilitación de reuniones específicas.

Características:

• Sincroniza con Google y Microsoft Outlook
• Programación multipersona
• Aplicaciones iOS y Android
• Programación con un clic
• Detección de zona horaria
• Calendario analítico

Pros:

• Programación por equipos Round-robin
• Panel de calendario unificado
• Recordatorios de citas

Contras:

• Personalización limitada de la marca
• Integraciones limitadas

Precios:

• Básico: 0 $/usuario/mes – Hasta 20 reservas, cinco eventos programados, un calendario/usuario para dos usuarios
• Estándar: 10 $/usuario/mes – Reservas ilimitadas, 25 eventos programados, tres calendarios/usuario
• Pro: 12 $/usuario/mes – Reservas ilimitadas, programación de eventos ilimitada, diez calendarios/usuario
• Empresa: Venta de contactos – Reservas ilimitadas, programación de eventos ilimitada, 20 calendarios/usuario

7. Zoho Reservas

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Zoho Bookings es un software de programación de citas diseñado para ayudar a los equipos de ventas a vender más, a los reclutadores a colocar más candidatos y a los equipos de soporte a resolver más problemas, todo ello sin preocuparse por los conflictos de horarios.

Características:

• Informes de ingresos por servicio y personal
• Cuadro de mandos con calendario de equipo multivista
• Correos electrónicos de marca y personalizados
• Página de reserva con tu marca
• Pagos in-app
• Recordatorios por SMS

Pros:

• Páginas de reserva para espacio de trabajo, servicio o miembros del equipo
• Confirmaciones y recordatorios de citas
• Conecta con los clientes por correo electrónico o SMS

Contras:

• App menos robusta que el sitio web
• Personalización limitada

Precios:

• Forever Free: 0 $/mes – Reservas ilimitadas para un servicio con una conexión de calendario
• Básico: 6 $/personal/mes – Reservas y servicios ilimitados con dos conexiones de calendario
• Premium: 9 $/personal/mes – Reservas y servicios ilimitados con seis conexiones de calendario

Herramientas de programación adicionales

Tener ordenada tu agenda de citas es estupendo, pero la eficiencia no se agota ahí. Por ejemplo, puedes conectar tu calendario con una aplicación de actas de reuniones para transcribir y centralizar los registros de tus reuniones.

Echemos un vistazo a otras herramientas que, aunque no se centran únicamente en las citas con clientes, ofrecen valiosas funciones relacionadas para agilizar aún más los flujos de trabajo de tu empresa.

1. A bordo

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En primer lugar, OnBoard, un software para reuniones de juntas directivas, facilita los debates y las decisiones cruciales que suelen tomar los directores, administradores y ejecutivos de una organización. Agiliza los flujos de trabajo posteriores a la programación de reuniones, permitiendo una comunicación y una toma de decisiones seguras y sobre la marcha.

Características:

• Integraciones de videoconferencia
• Votaciones y aprobaciones in-app
• Mensajero seguro
• Creador de agendas
• Constructor de actas

Pros:

• Mensajería segura para la comunicación de proyectos y toma de decisiones
• Agiliza la preparación de reuniones y los flujos de trabajo de los proyectos
• Aplicaciones iOS y Android

Contras:

• Para utilizar junto con un programador de citas
• No está diseñado específicamente para pequeñas empresas

Precios:

• Ponte en contacto con el departamento de ventas de OnBoard para consultar los precios de los niveles Essentials, Premium y Ultimate.

2. BambooHR

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BambooHR está diseñado para automatizar tus procesos de RRHH, permitiéndote centrarte en el panorama general. Esta herramienta es una solución interna para empresas que buscan agilizar sus flujos de trabajo de RRHH y nóminas.

Características:

• Se integra con los informes y aprobaciones de nóminas
• Flujos de trabajo automatizados de aprobación de tiempo libre
• Entrada de tiempo de autoservicio para empleados
• Recordatorios automáticos incorporados
• Automatización de activación de eventos
• Informes y análisis

Pros:

• Funciones completas de RRHH
• Flujos de trabajo personalizables
• Aplicaciones iOS y Android

Contras:

• Diseñado para administradores de RRHH y nóminas
• El seguimiento del tiempo es una función adicional de pago
• Falta de funciones avanzadas de programación

Precios:

• Ponte en contacto con un Ejecutivo de Cuentas de RRHH de Bamboo para obtener precios personalizados.

3. Connecteam

(Fuente de la imagen)

Automatizar la reserva de citas y los recordatorios mediante aplicaciones de programación para empleados puede agilizar significativamente los flujos de trabajo empresariales. Connecteam permite a las empresas automatizar el proceso de reserva, permitiendo a los clientes programar citas online en función de la disponibilidad en tiempo real.

Los empleados pueden centrarse más en sus responsabilidades principales eliminando las tareas manuales de programación, lo que mejora la eficiencia general. Las aplicaciones de programación para empleados también envían recordatorios automáticos a los clientes, reduciendo las ausencias y garantizando la puntualidad de las citas.

Además, esta herramienta se integra con calendarios y plataformas de comunicación, facilitando una coordinación fluida entre el personal y los clientes.

Características:

• Integración de la gestión de tareas
• Programación multilocal
• Aplicaciones iOS y Android
• Plantillas de programación
• Nómina con un clic
• Autoprogramación
• Geofencing

Pros:

• Los empleados pueden establecer su disponibilidad y reclamar turnos
• Fácil creación y distribución de horarios
• Actualizaciones del progreso del trabajo en tiempo real
• Gratis hasta 10 usuarios

Contras:

• Funciones avanzadas restringidas a los planes de nivel superior para equipos de más de 10 personas
• Integraciones limitadas

Precios:

• El Plan Pequeña Empresa: 0 $/mes – Reservas ilimitadas para diez usuarios en un horario
• Básico: 29 $/mes – Reservas ilimitadas para hasta 30 usuarios en un horario
• Avanzado: 49 $/mes – Reservas ilimitadas para hasta 30 usuarios con tres horarios
• Experto: 99 $/mes – Reservas ilimitadas para hasta 30 usuarios con seis horarios

Programar de forma sencilla

El software de programación de citas adecuado puede ser la diferencia entre el caos y la calma para las pequeñas empresas. No se trata sólo de reservar citas, sino de agilizar las operaciones, mejorar la experiencia del cliente y liberar tiempo para centrarse en el crecimiento.

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Sobre el autor: Ryan Robinson

Ryan Robinson Soy un bloguero, podcaster y adicto (en recuperación) a los proyectos paralelos que enseña a 500.000 lectores mensuales cómo crear un blog y hacer crecer un negocio paralelo rentable en ryrob.com.