Cómo aprobar reservas de clientes antes de que se confirmen en SimplyBook.me

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No todas las reservas merecen un lugar instantáneo en tu calendario.

A veces necesitas un momento para revisar, confirmar y decidir, antes de que un cliente fije tu tiempo. Tanto si gestionas una clínica de alta demanda, un salón exclusivo o una asesoría con horario limitado, el control sobre las confirmaciones de citas es esencial.

Ahí es donde entra SimplyBook.me.

Con la función personalizada Aprobar reservas, puedes establecer que las citas entren en un estado pendiente hasta que des luz verde. Es una herramienta sencilla pero potente que te ayuda a aprobar manualmente las reservas de los clientes, manteniendo tu agenda ajustada, centrada y alineada con tus prioridades.

Y sí, los clientes están al tanto con notificaciones automáticas, para que todo el mundo esté informado sin que muevas un dedo.

En esta guía, te explicaremos cómo funciona esta función, cómo activarla y cómo diferentes empresas ya la están utilizando para filtrar el ruido y mantener el control.

I. ¿Qué es la función personalizada «Aprobar reservas»?

La función Aprobar reservas de SimplyBook.me te permite decidir qué citas se confirman y cuáles no.

En lugar de dejar que cada solicitud de reserva llene instantáneamente tu calendario, esta función pone las nuevas citas en estado Pendiente. A partir de ahí, puedes aprobar o rechazar manualmente cada solicitud en función de tus propios criterios: adecuación al cliente, disponibilidad horaria o políticas internas.

Una vez aprobada, la reserva se hace oficial y visible en tu calendario. Si se rechaza, la plaza se libera y el cliente recibe una amable notificación.

Esta función es ideal para las empresas de servicios que:

• Necesidad de seleccionar o cualificar a los clientes
• Ofrecer servicios exclusivos o por tiempo limitado
• Quieren añadir una capa de supervisión humana a su proceso de programación

💡 Importante: Para utilizar esta funcionalidad, tendrás que activar la función personalizada «Aprobar reservas» desde tu panel de administración de SimplyBook.me.

🔐 Y recuerda: SimplyBook.me cumple la normativa HIPAA y cuenta con la certificación ISO 27001, lo que garantiza que los datos de tus clientes se gestionan de forma segura en cada paso, incluso durante la aprobación de las reservas.

II. Cuándo y por qué utilizar la aprobación de reservas

Aprobar las reservas manualmente puede parecer un paso más, pero para la empresa adecuada es un cambio radical.

La función Aprobar reservas permite a los proveedores de servicios controlar las confirmaciones de citas, reducir las ausencias y optimizar su calendario en función de los clientes de alto valor o los servicios urgentes. Aquí es donde realmente brilla:

Clínicas de salud y bienestar

¿Necesitas examinar a los pacientes antes del ingreso? ¿Tienes plazas limitadas de vacunación o consultas con especialistas?

Caso práctico: Autorizar sólo a pacientes verificados o remitidos para evitar ausencias o reservas erróneas.

💡 Bonus: Combínalo con formularios de admisión médica para un proceso de triaje sin fisuras.

Consultores, Entrenadores y Servicios Jurídicos

El tiempo es dinero, y no todas las consultas merecen la pena.

Caso práctico: Revisa cada solicitud de reserva para confirmar el presupuesto, el alcance o la intención antes de comprometer tu tiempo.

Tutoría y programas educativos

Tu taller de grupo tiene 10 plazas. Sólo deben entrar los alumnos que cumplan determinados criterios.

Caso práctico: Aprobar sesiones de alumnos en función del nivel de experiencia, los requisitos previos o la disponibilidad del curso.

Empresas de belleza, spa y bienestar

No todas las citas son estándar.

Caso práctico: Añade la aprobación de reservas para tratamientos de alto nivel, servicios fuera de horario o citas que necesiten una preparación personalizada.

Servicios de campo y consultas in situ

Puede que tu equipo no esté disponible en todas las zonas en todo momento.

Caso práctico: Aprobar citas en función de la ubicación, la disponibilidad o los gastos de viaje antes de confirmarlas.

Por qué es importante

• Filtra las reservas antes de que lleguen a tu calendario
• Reduce las ausencias y las solicitudes irrelevantes
• Ofrecer exclusividad para servicios de gran demanda
• Controlar la carga en horas punta y la asignación de personal

Con el sistema de aprobación de reservas de SimplyBook.me, tú decides a quién se confirma – y cuándo. Es la forma inteligente de gestionar una agenda más centrada y rentable.

III. Paso a Paso: Cómo Activar la Función de Aprobar Reservas

Activar la preaprobación de reservas en SimplyBook.me es una configuración rápida que te proporciona un control total sobre tu calendario.

Sigue estos pasos para activar la función personalizada Aprobar reservas y empezar a revisar manualmente las solicitudes de cita antes de que se confirmen:

• Accede a la interfaz de administración de SimplyBook.me
• Activa la función personalizada Aprobar reservas en tu sección Funciones personalizadas.

• Navega hasta Calendario//Reservas pendientes para comprobar las reservas pendientes de aprobación y aceptarlas o rechazarlas.
• El cliente recibirá el correo electrónico de confirmación sólo después de tu aprobación.
• Si rechazas la reserva no habrá notificación al cliente.

📌 Importante:

Las reservas de prepago se aprobarán automáticamente. Sólo se pueden aprobar/rechazar los servicios gratuitos y las reservas con la opción «Pagar más tarde».

Si el cliente reservó utilizando la función personalizada Reservas múltiples (u otras reservas por lotes), todas las citas del paquete de reservas múltiples se aprueban si se aprueba una sesión. La forma de evitarlo es editar primero las reservas que quieras reprogramar y cancelar las reservas que quieras rechazar, y luego aprobar el paquete.

IV. La experiencia del cliente: Lo que ven los clientes

Aunque la preaprobación de la reserva te da todo el control, es igualmente importante que la experiencia del cliente siga siendo fluida y profesional, y SimplyBook.me ofrece exactamente eso.

Cuando un cliente reserva un servicio que requiere la aprobación del administrador, seguirá el proceso normal de reserva: seleccionar un servicio, elegir una hora e introducir sus datos. Pero en lugar de recibir una confirmación instantánea, verá un mensaje informándole:

🕓 «Gracias por tu solicitud. Tu reserva está pendiente de aprobación. Se te notificará una vez confirmada».

¿Qué ocurre después?

Si se aprueba: El cliente recibe un correo electrónico (o SMS) de confirmación con todos los detalles de la cita, igual que con una reserva normal.

Si rechazas la reserva no habrá notificación al cliente.

Estas notificaciones están totalmente automatizadas: no es necesario un seguimiento manual por tu parte (a menos que quieras hacerlo).

Aunque las reservas no se confirmen al instante, la experiencia del cliente sigue siendo fluida, transparente y fiable, todo ello gracias a la automatización inteligente de SimplyBook.me.

V. Recapitulación: Ventajas clave de la aprobación previa

Alejémonos y veamos el panorama general. ¿Por qué utilizar la aprobación de reservas en primer lugar?

Porque no se trata sólo de rechazar algunas peticiones inoportunas: se trata de ser dueño de tu agenda.

Principales ventajas de aprobar manualmente las reservas de los clientes:

• Control total de tu calendario
• Se acabaron las citas sorpresa: tú eliges quién entra.
• Gestión más inteligente de los recursos
• Da prioridad a los clientes de alto valor o urgentes. Evita el exceso de reservas.
• Reducción de las ausencias y de las reservas no coincidentes
• Examina a los clientes antes de que ocupen un tiempo valioso.
• Flujos de servicio personalizados
• Utiliza la aprobación sólo cuando sea necesaria: para VIPs, consultas u ofertas de nicho.
• Claridad y profesionalidad del cliente
• Las actualizaciones automáticas mantienen la comunicación pulida y acorde con la marca.

📌 Tanto si diriges una clínica, como si entrenas a clientes o gestionas un estudio muy ocupado, el sistema de aprobación de reservas de SimplyBook.me te ayuda a mantenerte organizado, intencionado y en pleno control.

🔐 Y con el cumplimiento de la HIPAA y la certificación ISO 27001 de SimplyBook.me, tu proceso de reserva se mantiene seguro, profesional y alineado con las normas del sector.

VI. Reflexiones finales: Aprobaciones fáciles

Ofrecer a los clientes una experiencia increíble no significa renunciar al control de tu horario.

Con la función personalizada Aprobar reservas de SimplyBook.me, puedes revisar cada solicitud, filtrar las que no coincidan y confirmar sólo las citas que se ajusten a tu tiempo y prioridades, todo ello sin sacrificar la automatización, la velocidad o la claridad.

Desde clínicas sanitarias a salones de belleza, pasando por asesores y educadores, la posibilidad de controlar las confirmaciones de citas te pone al mando del recorrido de tu cliente, desde el primer clic hasta el seguimiento final.

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Entonces es el momento de probar el sistema de preaprobación de SimplyBook.me.

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FAQ: Aprobación de reservas de clientes en SimplyBook.me

¿Qué es la función Aprobar reservas de SimplyBook.me?

La función Aprobar reservas permite a los proveedores de servicios revisar manualmente cada nueva solicitud de reserva antes de confirmarla y añadirla al calendario. Cuando está activada, las citas entrantes pasan a un estado «Pendiente». Entonces tú decides si apruebas o rechazas cada solicitud. Esta función es especialmente útil para las empresas que quieren seleccionar clientes, controlar el exceso de reservas o gestionar servicios de disponibilidad limitada con mayor precisión y flexibilidad.

¿Cómo activo el sistema de aprobación de reservas?

Para activar la aprobación de reservas, inicia sesión en la interfaz de administración de SimplyBook.me y ve a Gestionar → Funciones personalizadas. Busca y activa la función «Aprobar reservas». Una vez activada, todas las reservas entrantes en tu sistema requerirán aprobación manual antes de ser confirmadas. Los clientes recibirán una notificación de que su solicitud está pendiente, y podrás aprobarla o rechazarla desde la sección Informes → Detalles de reservas en la pestaña Pendiente.

¿Dónde puedo gestionar las reservas pendientes?

Las reservas pendientes se pueden gestionar desde la sección Informes → Detalles de reservas → Reservas pendientes dentro de tu panel de administración de SimplyBook.me. Simplemente haz clic en la pestaña Pendientes para ver todas las solicitudes de citas pendientes de aprobación. Puedes hacer clic en cada reserva para revisar los detalles del cliente, y luego elegir aprobar o rechazar con un solo clic. Las reservas aprobadas se confirman y se añaden a tu agenda, mientras que las rechazadas se cancelan.

¿Se notificará a los clientes si se aprueba o rechaza su reserva?

Sí. SimplyBook.me envía automáticamente una notificación al cliente una vez que apruebas su reserva. Estos mensajes pueden enviarse por correo electrónico o SMS, dependiendo de la configuración de tu sistema. También tienes la opción de personalizar el texto del mensaje mediante Traducciones Personalizadas, lo que te ayuda a mantener un tono coherente y a garantizar que tus clientes comprendan claramente el estado de su solicitud de reserva y los siguientes pasos.

¿Puedo aplicar la preaprobación a algunos servicios y no a otros?

No. La función Aprobar reservas de SimplyBook.me se aplica a todo el sistema, lo que significa que afecta a todos los servicios una vez activada. No puedes aplicar la aprobación de reservas sólo a unos pocos servicios y dejar que otros se autoconfirmen. Si necesitas un control más granular, considera utilizar flujos de reservas personalizados o duplicar la configuración de tu sistema para separar los servicios basados en aprobación de los normales.