12 formas de dar la bienvenida a los nuevos miembros del equipo a la empresa

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Imagínese comenzando un nuevo trabajo en una nueva empresa. Es emocionante pero estresante, ¿verdad? Te encantaría que te saludaran y te dieran una cálida bienvenida en tu primer día, sin momentos incómodos ni contratiempos. La forma en que recibe a los nuevos miembros del equipo es vital, pero algunas empresas tienden a gastar más tiempo y dinero en una fiesta de despedida que en dar la bienvenida a los nuevos miembros a la empresa.

Si desea dar la bienvenida a los nuevos miembros de la manera correcta, es crucial crear un excelente proceso de bienvenida e incorporación. Asegúrese de que toda su organización esté involucrada para que el novato se sienta apreciado, bienvenido y esperado.

Echemos un vistazo a algunas formas creativas de dar la bienvenida a los nuevos miembros al equipo de la empresa:

1. Informe a su personal

Imagínese entrar a su nuevo lugar de trabajo y recibir varias miradas desconcertadas de otros empleados y rostros en blanco que lo saludan con » Umm… ¿puedo ayudarlo? «

Realmente incómodo, ¿verdad?

Así no es como su nuevo empleado quiere recordar su primer día en el trabajo.

Entonces, comuníquese con su personal e infórmeles que vendrá un nuevo miembro del equipo para que estén preparados para ver una nueva cara en el edificio.

Envíe un correo electrónico a su equipo un par de días antes y anímelos a darle una cálida bienvenida al nuevo empleado. Si usted es una corporación más grande o un equipo remoto distribuido en varias zonas horarias, podría considerar usar herramientas de marketing por correo electrónico para facilitar su trabajo.

2. Que empiecen más tarde de lo habitual

¿Están comenzando su primer día tarde? Sí, suena raro, pero es una gran idea.

Es probable que los nuevos trabajadores lleguen temprano, y usted no quiere que esperen, preguntándose incómodamente qué deben hacer o adónde deben ir mientras se prepara para su inducción.

Iniciar nuevos miembros más tarde le permite prepararse un poco más. No quiere que esperen a que termine de revisar sus correos electrónicos o cierre las sesiones informativas del personal.

Por lo tanto, deje que los nuevos empleados lleguen más tarde y tómese un tiempo para estar completamente preparado para ellos.

3. Ponga su escritorio o espacio de trabajo en orden

La oficina o el escritorio asignado probablemente será la primera parada del nuevo empleado a su llegada. Mejor que sea acogedor. Puede marcar una gran diferencia entrar en un espacio de trabajo bien preparado.

Asegúrese de retirar todas las pertenencias del antiguo empleado antes de que llegue el nuevo, para que no se sienta incómodo como si fuera un reemplazo más.

No espere a que llegue el personal antes de comenzar a configurar su espacio de trabajo y organizar los sistemas; puede ser bastante frustrante estar sentado en el escritorio de otro colega mientras se prepara su espacio de trabajo.

Instale y actualice su equipo antes de que lleguen. Es posible que necesite ayuda del departamento de TI con los inicios de sesión o las tarjetas de acceso.

Las cuentas de correo electrónico, los sistemas de chat internos y los programas de trabajo específicos son otras cosas importantes que se deben haber hecho de antemano.

Además, asegúrese de tener en orden el espacio de trabajo virtual del empleado. Esto podría incluir cosas como

• Use su creador de sitios web para actualizar la información del nuevo empleado en la página de empleados de la empresa.
• Crear una cuenta de correo electrónico para el empleado y enviarle las credenciales antes de comenzar su primer día
• Garantizar que todo el material de incorporación digital sea fácilmente accesible
• Asignación de una cuenta en comunicaciones, administración de contenido, LMS y otras plataformas utilizadas por la empresa

4. Tenga un kit de bienvenida impresionante

Un kit de bienvenida es una excelente manera de mostrarle a un nuevo miembro del personal que está feliz de tenerlo y ansioso por comenzar a trabajar juntos. Es una excelente manera de demostrar que su empresa valora a sus empleados.

Su kit debe estar listo para su nuevo empleado tan pronto como entren por la puerta.

Un kit de bienvenida bien seleccionado va más allá de los elementos requeridos al agregar un toque único, como tener excelentes cosas funcionales para el trabajo y la diversión.

Los obsequios de marca podrían duplicarse como publicidad de la empresa, como gorras de béisbol, memorias USB y bolsas para el almuerzo. No olvide hacer un logotipo y agregarlo a los regalos como parte de la marca.

Algunas ideas que podrían caer en la categoría divertida de regalos de bienvenida podrían ser cupones para la cena, sudaderas con capucha o algunos dulces.

Vivimos en una era digital, por lo que no hay nada tan encantador como una tarjeta manuscrita firmada por colegas. Haga que su personal personalice un mensaje en la tarjeta y demuéstrele a su nuevo empleado que se preocupa lo suficiente como para enviar algo más considerado que un correo electrónico de bienvenida genérico.

Incluso puede hacer que el proceso de creación de tarjetas sea más interesante para todos al abrir una competencia para su personal. El diseño de tarjeta de bienvenida más creativo gana un divertido premio.

Y, dado que el trabajo remoto es tan común en estos días, ¿por qué no enviar también a sus nuevos trabajadores remotos un kit de bienvenida?

5. Tenga listos los documentos de incorporación

Este es quizás el paso más importante cuando contrata a un nuevo empleado. Usarán estos documentos como su balsa salvavidas hasta que se establezcan en su función.

Además de tener documentos de salud y seguridad o de capacitación, algunos ejemplos de otra documentación podrían ser:

• Objetivos de la empresa que deben alcanzar
• Resume las tareas que deben poseer
• Reuniones a las que se espera que se presenten
• Nombres e información de contacto de los miembros del equipo con los que se relacionarán
• Una lista de verificación de capacitación para que completen
• Glosario de términos, siglas, recursos y herramientas internas para familiarizarse

Cuanta más documentación les entregue, más entenderán su organización y se resolverán más rápido con menos preguntas.

Involucre a su equipo y permítales colocar cualquier documento adicional que consideren necesario para que su equipo funcione de manera óptima.

Si su empresa tiene cuentas de redes sociales (que debería), envíe invitaciones a su nuevo miembro del equipo. Dependiendo de su función en la empresa, puede considerar convertirlos en administradores de cuentas de redes sociales o en nanoinfluencers de nicho , involucrándolos activamente.

Tenga en cuenta que a nadie le gusta sentarse y leer docenas de páginas de documentación. Considere convertir esos documentos en videos que sean breves e informativos.

Otra gran idea es crear material de aprendizaje electrónico interactivo que requiera algo más que simplemente sentarse y leer un documento o mirar un video largo y aburrido.

En su lugar, puede optar por crear un directorio interno de cursos en línea diseñados para el lugar de trabajo y la educación de los empleados.

Y recuerda asegurarte de que toda tu información esté actualizada antes de entregarla.

6. Asigne un compañero de oficina

Suena un poco infantil, pero tener un compañero de trabajo ayuda a los novatos a encontrar su camino en un nuevo entorno y adaptarse mucho más rápido que si tuvieran que resolver todo por su cuenta.

Asigne a alguien en un rol, edad o personalidad similar, para que no haya incomodidad. Un compañero de oficina le ayudará a responder cualquier pregunta sobre las reglas de oficina escritas y no escritas.

¿Qué son las reglas de oficina no escritas? Cosas como qué no poner en el microondas común, los mejores lugares para almorzar cerca o trucos para manejar la impresora atascada.

Tener un compañero le da a su nuevo miembro la oportunidad de hacer preguntas que de otro modo sería tímido para hacer a su gerencia, lo que les permite tener una mente abierta y preguntar más sobre la cultura de la empresa.

Solo asegúrese de elegir un mentor que esté dispuesto, disponible y con experiencia.

Nada es más agonizante que tener un mentor que se siente obligado a hacerlo y termina siendo más dañino para la moral de los novatos.

7. Los primeros días son días de presentación

La mayoría de los nuevos empleados están bastante nerviosos por su primer día en su nuevo trabajo. Trate de que se sientan lo más cómodos posible haciendo que su primera o dos horas sean razonablemente informales.

Ofrézcales un recorrido por la oficina y preséntelos a sus colegas en el camino.

Si es posible, invítelos a la próxima reunión general y concédales unos minutos de presentación y una pequeña charla con otros empleados.

No olvide llevarlos al departamento de recursos humanos para que se familiaricen con el equipo que maneja todos sus asuntos de recursos humanos, como períodos de pago, gastos y deducciones, vacaciones y disputas.

Muestre a su recluta que su empresa tiene una política de puertas abiertas y que su voz es importante para la empresa.

Durante los días de presentación, otro pequeño detalle es programar una videollamada con los trabajadores remotos. Haz un esfuerzo adicional: no solo envíes un correo electrónico de presentación. Organiza una videollamada para que puedan conocerse.

Thalita Ferraz, quien es dueña del popular blog de moda HerBones.com , explica;

«Una de mis mayores dificultades cuando comencé a contratar empleados fue incorporarlos correctamente. Mis primeras contrataciones no duraron más de seis meses, pero después de crear un proceso de incorporación estándar, la retención de mis empleados ha sido del 100 % durante los últimos tres años.»

Sus días de presentación pueden ser tan cortos como unos pocos días o extenderse durante algunas semanas, según la disponibilidad de otros empleados y el tamaño de su organización.

8. Organice una búsqueda del tesoro

Esto es como una búsqueda de huevos de Pascua pero para adultos, en una oficina.

Esta búsqueda consistirá en ejercicios que el novato tiene que realizar, como por ejemplo dibujar indicaciones para llegar a la salida de emergencia más cercana.

Es un giro amistoso en un organigrama genérico o carpeta de información de la empresa para que el empleado aprenda.

Si desea que los nuevos miembros del equipo estén al tanto de los nombres, las caras y las funciones, haga un collage de fotos de los empleados y déjelos relacionar las imágenes con los nombres y las posiciones. También puede pedirles que completen los rasgos de personalidad únicos de cada persona.

Una búsqueda del tesoro los alienta a familiarizarse, conocer y aprender sobre las personas dentro de su equipo y la organización, y comprender el diseño de la oficina.

También ayuda a los otros empleados a conocer al nuevo recluta e interactuar brevemente con él mientras recopila información sobre pasatiempos, mascotas, familia o destinos favoritos.

Tener estos datos a mano le quita mucha presión a su nuevo empleado, recordando decenas de caras y datos divertidos sobre cada uno de ellos. Al final de este divertido ejercicio, el empleado tendrá una guía de referencia breve pero útil que podrá conservar.

9. Tener días de «novato»

Sabemos que las primeras impresiones cuentan, no solo la impresión que el nuevo empleado tiene de la empresa, sino también la impresión que el personal tiene de su nuevo miembro.

Un novato podría decidir traer algo para que su equipo comparta y disfrute, como donas o galletas.

Póngalo en su escritorio para que otros empleados puedan reunirse con ellos, compartir pequeñas charlas y conocerse entre sí.

Algunas empresas tienen viernes informales en los que la empresa obtiene obsequios para sus empleados y nombra a un nuevo miembro del equipo para que los reparta, de modo que puedan interactuar activamente con el resto del personal.

Como empresa, también puedes enviar un regalo sorpresa de bienvenida o deliciosos obsequios a la familia del nuevo empleado, programado para llegar dentro de los primeros días de su incorporación.

10. Organiza una celebración del «Día 100»

Es encantador tener una bienvenida glamorosa a la empresa, pero luego te mezclas con el sistema y, de repente, ya no eres el nuevo miembro del equipo, te has mezclado con la multitud.

Los primeros tres meses de la llegada de sus nuevos empleados son delicados, y debe comunicarse con ellos regularmente, si es posible, diariamente.

Intente programar reuniones cara a cara regulares con ellos para obtener comentarios, analizar su progreso y hacer que se sientan notados.

Para cuando hayan completado 100 días en la empresa, deberían estar bien absorbidos, establecidos y terminados con su capacitación. Este es un momento excelente para organizar una celebración, y ahora puede organizar una fiesta en el trabajo para celebrar este hito.

Este tipo de fiesta es una manera fantástica de mostrar a los nuevos empleados que los aprecia, reconoce sus esfuerzos y valora su posición en su equipo.

Con suerte, esto reavivará su entusiasmo y los motivará a seguir trabajando lo mejor posible.

Asegúrese de consultar con ellos después de otros seis meses en el trabajo, sin olvidar hacer una celebración más grande después de su primer año, el segundo año, etc. Esto evitará que sientan que se han mezclado con la multitud y que ya no son valorados.

11. Programe un almuerzo de equipo Party-Esque

¡Este seguramente será un éxito entre todos sus empleados!

Reúna a los miembros de su equipo para un almuerzo tipo fiesta o una cita para tomar un café y organice esto para que suceda al final de la primera semana de los nuevos titulares.

Incluso puede mejorar un poco cerrando la oficina temprano ese día, haciendo que el novato se sienta especial. Estoy seguro de que todos los empleados disfrutarían de este pequeño beneficio y querrían hacerlo para cada nuevo empleado.

Tal vez piense en tener una segunda cita para almorzar, pero manténgala íntima solo con el equipo central de los nuevos empleados.

Este poderoso gesto le permite al nuevo empleado saber que su empresa es amigable y mantiene una cultura social mientras ayuda a todo el lugar de trabajo a desarrollar un sentido más profundo de comunidad .

También puede pensar en asignar a los miembros del equipo para que programen citas para almorzar con el nuevo miembro a menudo, especialmente en su primer mes, porque ninguna persona nueva quiere sentarse sola durante el almuerzo o ser olvidada después de un par de meses.

12. Pregúntele a otros empleados

En algún momento, cada empleado era un nuevo miembro del equipo y también pasaba por un proceso de bienvenida.

Pregunte a las personas individualmente sobre su bienvenida a la empresa. ¿Cómo se sintieron en su primer día o en su primera semana, qué les gustó o qué podría hacer de manera diferente para que esta experiencia sea mejor para la siguiente persona?

Esta información es importante y lo ayuda a analizar proactivamente la experiencia de bienvenida de su empresa.

La retroalimentación de primera mano también es vital para realizar los cambios necesarios para mejorar los procedimientos actuales.

Y, cuando involucra a otros empleados, les recuerda que su opinión es importante. Esto demuestra que su empresa tiene una política de puertas abiertas y que se valoran todos los aportes del personal.

Revise su programa de bienvenida regularmente para asegurarse de que el nuevo personal entre en un ambiente cálido para adaptarse bien y prosperar.

Conclusión

Conseguir el miembro adecuado del equipo es oportuno y puede costarle dinero a su empresa. Entonces, cuando encuentre el ajuste adecuado, asegúrese de dar la bienvenida e integrar bien a los nuevos miembros del equipo, y evite perderlos debido a una mala primera impresión.

Hacer que se sientan cómodos con las políticas y la cultura de la empresa es una parte integral de su proceso de incorporación que su empresa debe dominar y mejorar con cada contratación.

Tan importante como es obtener toda la información necesaria para el nuevo recluta en su primer día o primera semana, no los bombardee ni los abrume con documentación e información.

Por último, no deje de preocuparse por el recién llegado cuando se convierte en un empleado de larga data. Asegúrese de que se mantengan comprometidos y muestren aprecio durante su tiempo en su empresa.

Tu turno. ¿Qué otras formas ha experimentado al ser bienvenido a una nueva empresa? ¡Háganos saber a continuación!

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POR LÍNEA:

Ron Stefanski es un experto en negocios en línea y propietario de OneHourProfessor.com , que tiene más de 100 000 visitantes mensuales y ayuda a otros a crear y hacer crecer sus negocios en línea.

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