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Zeitplanmanagement – 7 bewährte Kalender-Hacks zum Ausprobieren

Amie Parnaby
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Das Sprichwort „Zeit ist Gold“ hat im Geschäftsleben einen hohen Stellenwert. Wie sollte es auch anders sein, wenn verlorene Zeit für die Unternehmen gleichbedeutend mit entgangenem Gewinn ist? Daher ist das Projektmanagement für jedes Team, jede Person und jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Bei einem solchen Thema gibt es eine Menge auszupacken. Daher konzentrieren wir uns jetzt auf die Kalender- und Zeitplanverwaltungstaktiken zur Verbesserung Ihrer Produktivität.

Es mag sich einfach anhören, aber viele sind überfordert, wenn es darum geht, einen richtigen Zeitplan für die Produktivität aufzustellen. Inzwischen ist es für manche Menschen eine Selbstverständlichkeit, ihre Zeit und ihre Projektaufgaben effektiv zu verwalten. So schaffen manche mehr am Tag, während andere Produktivitätseinbußen hinnehmen müssen.

Dieser Artikel gibt Ihnen einen Überblick über das Zeitplanmanagement und seine Bedeutung. Außerdem werden bewährte Methoden aufgelistet, die Sie als Unternehmer anwenden können, um den Überblick zu behalten. Letztendlich können Sie ein nahtloses System haben und auf dem Weg zu einer anderen Denkweise sein, die Ihnen hilft, den Tag zu bewältigen.

Was ist Terminplanung im Projektmanagement?

Die Terminplanung ist einer der wichtigsten Aspekte des Projektmanagements. So bleibt alles in der Spur und kann für mögliche Verzögerungen oder Probleme geplant werden. Sie legt fest, welche Aufgaben zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt sein müssen, um das Projekt fristgerecht und innerhalb des Budgets abzuschließen.

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Außerdem können Sie so sicherstellen, dass Ihr Team genügend Zeit hat, um seine Arbeit zu erledigen, ohne dass es überfordert oder gestresst wird, weil es zu viel auf einmal zu tun hat. Es geht auch darum, die einzelnen Aufgaben, ihre Abhängigkeiten und die für ihre Erledigung erforderlichen Ressourcen zu bestimmen und zu organisieren.

Ohne einen Zeitplan verliert man leicht den Überblick darüber, was zu tun ist und wann es getan werden sollte. Das kann im Nachhinein zu Problemen und zum Scheitern der Projektziele führen.

Damit ist es an der Zeit, die Bedeutung des Zeitplanmanagements zu erkennen.

Die Bedeutung von Kalender- und Zeitplanmanagement

Die effektive Verwaltung Ihres Kalenders oder Zeitplans erfordert ein gewisses Maß an Geschick. Und seien wir ehrlich: Es ist nicht für jeden etwas. Es kann sehr zeitaufwändig sein, da man alles im Auge behalten muss, von den Fristen bis hin zu den Zeiten, in denen Mitarbeiter für bestimmte Aufgaben zur Verfügung stehen.

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Ihre Bedeutung kann jedoch für Einzelpersonen, Projektmanager, Unternehmer und Unternehmen nicht unterschätzt werden. Hier sind die Gründe, warum es wichtig ist, einen detaillierten Projektplan oder Kalender zu führen:

Als einzelner Arbeitnehmer:

Als Unternehmen, Projektleiter und Unternehmer:

Die Verwaltung von Kalendern und Zeitplänen ist nicht nur für die Erledigung von Aufgaben und Projekten von entscheidender Bedeutung, sondern betrifft auch alle Mitarbeiter des Unternehmens. Sie wollen keine Zeit mit Dingen verschwenden, die nicht erledigt werden müssen, vor allem, wenn Sie unter Zeitdruck stehen.

Keine Sorge, Hilfe ist auf dem Weg. Wir haben verschiedene Taktiken, um Ihr Kalender- und Terminmanagement in kürzester Zeit zu verbessern.

7 Wege, Ihren Kalender und Zeitplan besser zu verwalten

Nun, da Sie eine Vorstellung von der Rolle der Terminplanung im Projektmanagement sowie von ihrer Bedeutung haben, ist es an der Zeit, die folgenden Fragen zu beantworten:

Im Folgenden finden Sie sieben Taktiken mit Beispielen, die Ihnen helfen, diese Fragen zu beantworten:

1. Setzen Sie Prioritäten für Ihre Aufgaben

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Die Priorisierung Ihrer Aufgaben ist entscheidend, um zu vermeiden, dass Sie Ihre Zeit mit sinnlosen Tätigkeiten verbringen. Sie hilft Ihnen, Ihr Projekt und Ihr Unternehmen produktiv zu strukturieren.

Wie erstellt man also eine Prioritätenliste?

Sie können jede Aufgabe auflisten, die Sie erledigen müssen. Von dort aus können Sie die dringenden und wichtigen Aufgaben von den weniger wichtigen trennen. Wenn Sie z. B. Gesichtsmasken verkaufen, die saisonabhängig sind, und das Ziel darin besteht, den Umsatz innerhalb eines Monats um 15 % zu steigern, können Sie marketingbezogene Aufgaben als Prioritäten setzen.

Anstatt Ihren Terminkalender mit einem Haufen unzusammenhängender Aufgaben zu füllen, können Sie sich gemeinsam mit dem Marketingteam auf die Entwicklung von Strategien konzentrieren, um Kunden auf die Website zu bringen und die Masken schnell zu kaufen. Zur Entwicklung der Strategie können Sie Folgendes besprechen:

Sobald Sie eine solide Strategie zur Steigerung Ihres Verkaufs von Gesichtsmasken haben, können Sie mit der Aufteilung der Aufgaben nach ihrer Bedeutung und der Erstellung eines Zeitplans beginnen. Auf diese Weise wird der Projektplanungsprozess beschleunigt und Verzögerungen werden vermieden.

2. Eine Zeitprüfung durchführen

Als Unternehmer haben Sie täglich Dutzende von Aufgaben zu erledigen, was hektisch werden kann und zu viel Zeitverschwendung führt. Daher ist es wichtig zu wissen, wo Ihre Zeit hingeht. Das geht am besten mit einem Zeit-Audit, und es gibt verschiedene Projektmanagement-Tools, die Sie dabei unterstützen. Bevor man diese Werkzeuge einsetzt, muss man jedoch wissen, wie die Zeitüberwachung funktioniert.

Das bedeutet, dass Sie Ihre Zeit aufzeichnen müssen, um zu wissen, wie lange Sie für jede Aufgabe brauchen. So können Sie Ihren Tag effektiv planen, indem Sie eine geregelte Zeit für die meisten Ihrer Aufgaben haben. Außerdem können Sie auf diese Weise bestimmte Probleme bei der Terminplanung erkennen.

Wenn Sie z. B. eine Zeitkontrolle durchführen, stellen Sie fest, dass Sie mehr als 2 Stunden damit verbringen, Ihren E-Mail-Posteingang zu leeren. Sie können Wege finden, dieses Problem zu lösen, da Sie einen Großteil dieser Zeit für dringendere Aufgaben verwenden können, insbesondere wenn die meisten E-Mails nicht kritisch sind.

Darüber hinaus wirken sich die Zeitprüfungen auch auf die Projekte Ihres Unternehmens aus. Wenn z. B. eine Projektleistung innerhalb eines bestimmten Zeitraums Ihren Beitrag oder Ihre Zustimmung erfordert, können Sie dies im Voraus angemessen planen, da Sie nun wissen, wie und wo Sie Ihre Zeit einsetzen können. Sie müssen nicht mehr raten, wann Sie eine bestimmte Aufgabe erledigen können, was das Risiko von Verzögerungen verringert.

3. Projektmanagement-Tools verwenden

Die Technik ist Ihr Freund, auch wenn es darum geht, Ihren Zeitplan zu erstellen oder Ihre Projektkalender zu füllen. Als Big Boss ist es zweifelsohne manchmal schwer, den Überblick über alle Projekte, Strategien, Aufgaben und Mitarbeiter zu behalten.

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Zum Glück gibt es viele Tools und Software für die Projektplanung, die Sie nicht nur für Ihre Aufgaben, sondern auch für alle Abteilungen Ihres Unternehmens nutzen können, wenn Sie ein Projekt durchführen. Mit diesen Tools behalten Sie mühelos den Überblick über alles und jeden.

Nehmen wir ein Unternehmen aus dem wirklichen Leben als Beispiel. Julbie ist ein Unternehmen für Unterwäsche, das heißt, es hat einen Produktentwicklungsprozess. Dazu gehören zahlreiche Sitzungen und Aufgaben, um eine Sammlung erfolgreich vorzubereiten.

Um zu vermeiden, dass Sie sich überfordert fühlen, und um das Risiko zu verringern, Aufgaben zu übersehen, kann ein Projektmanagement-Tool oder eine Software Ihnen dabei helfen, jeden Teil des Prozesses in kleinere Aufgaben zu unterteilen, insbesondere bei komplexen Projekten wie diesem. Die Aufschlüsselung kann etwa wie folgt aussehen:

Die obige Aufteilung der Aufgaben ist natürlich nur ein Beispiel. Projektmanagement-Tools verfügen über Vorlagen oder verschiedene Designs, die Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Darüber hinaus können Sie auf diese Weise jede Ihrer Aufgaben in Ihrem Kalender planen und so Ihre Zeit effizienter und im Voraus verwalten.

4. Maximieren Sie die Funktionen von intelligenten Kalendern

Ja, das kann unter Projektmanagement-Tools fallen. In Anbetracht der erstaunlichen Funktionen von intelligenten Kalendern verdienen sie jedoch ein eigenes Rampenlicht. Die Benutzer dieser Anwendungen kennen in der Regel nur die Standardoptionen, was nicht ideal ist, da sie sie wahrscheinlich nur als normale Kalender verwenden werden.

Man muss tiefer graben als nur die oberflächlichen Merkmale. Diese intelligenten Kalender können an Ihre Bedürfnisse als Unternehmer angepasst werden. Sie haben viele Eigenschaften, die Sie zu Ihrem Vorteil nutzen können. Hier sind einige Beispiele:

4.1 Google Kalender

Wahrscheinlich verwenden Sie diesen bereits. Aber wissen Sie auch, dass es Integrationen mit anderen Google-Plattformen und -Anwendungen unterstützt? Sie können dies auf Ihrem Laptop und Ihrem Mobiltelefon nutzen.

4.2 nTask Kalender

Diese funktionsreiche App wird Ihr Leben unkompliziert machen. Es kann mit Ihren anderen Kalendern synchronisiert werden, Folgeaktionen festlegen, Besprechungsprotokolle einfach mit allen Mitgliedern Ihres Teams teilen und vieles mehr. Es verfügt sogar über einen eingebauten Aufgabentimer, der die Zeitkontrolle für Sie nahtlos macht.

4.3 HubSpot-Besprechungen

Dies ist mehr als nur ein Terminplaner/Kalender. Dies kann zum Beispiel ein Lernwerkzeug sein, da Sie Zugang zur HubSpot Academy erhalten, wo Sie einen der besten Kurse für digitales Marketing finden. Außerdem stehen Ihnen weitere Tools zur Verfügung, die Komponenten wie Marketing und Kundendienst abdecken.

Diese Beispiele kratzen kaum an der Oberfläche dieser Anwendungen. Sie können viele weitere Funktionen nutzen, um sicherzustellen, dass Sie den Überblick über Ihre Projektpläne behalten und Ihre Aufgaben nach Bedarf erledigen.

Das ist noch nicht alles. Wenn Ihr intelligenter Kalender gleichzeitig als Terminbuchungstool für Kunden dient, sollten Sie deren Daten schützen, um das Vertrauen zu fördern. Sie können eine Zustimmungsmanagement-Plattform integrieren, um ihnen zu versichern, dass ihre Daten, Kontaktinformationen und ihr „digitaler Fußabdruck“, den sie auf Ihrer Anwendung oder Website hinterlassen, geschützt und sicher sind. So werden sie eher dazu verleitet, weiterzumachen.

5. Delegieren Sie Ihre Aufgaben

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Manchmal ist es in Ordnung zuzugeben, dass man Hilfe braucht. Im Geschäftsleben sollte man nicht allein sein, wenn man wachsen will. Sie könnten z. B. einen virtuellen Assistenten einstellen, der einen Teil Ihrer Aufgaben übernimmt, vor allem die, die Sie länger brauchen, um sie zu erledigen. Sie brauchen also nicht mehr zu nehmen, als Sie verkraften können.

Und wenn Sie denken, dass der Einstellungsprozess zeitaufwändig ist, muss er das nicht sein, denn es gibt zahlreiche Einstellungsinstrumente, die Sie bei der Auswahl des besten Assistenten für die Stelle unterstützen. Mit solchen Geräten können Sie in wenigen Schritten Ihren idealen virtuellen Assistenten erhalten.

Darüber hinaus hat eine helfende Hand erhebliche Auswirkungen auf die Einhaltung des Zeitplans Ihres Projekts. Wenn Sie sich nicht mehr um kleinere Aufgaben kümmern müssen, haben Sie mehr Zeit, den Projektstatus der Zeitpläne der einzelnen Abteilungen zu überwachen. So können Sie bei Bedarf weitere Treffen mit Ihren Projektleitern anberaumen, um sicherzustellen, dass alles reibungslos verläuft.

6. Optimieren von Benachrichtigungen

Manchmal kann das Klingeln Ihres Telefons während einer Besprechung ablenken, vor allem, wenn es sich um etwas Unwichtiges handelt. Aber das muss nicht so sein. Sie müssen nur mit den von Ihnen verwendeten Werkzeugen vertraut sein.

Wenn Sie beispielsweise an den Einstellungen Ihrer Kalender-App herumspielen, werden Sie feststellen, dass Sie die Art und Weise, wie Sie Ihre automatischen Erinnerungen erhalten, anpassen können. Sie können eine bestimmte Uhrzeit und einen bestimmten Tag sowie die Häufigkeit dieser Erinnerungen festlegen.

Das klingt einfach, oder? Manche Leute wissen nicht, wie sie ihre Einstellungen zu ihrem Vorteil optimieren können. So erscheinen die Erinnerungen zufällig, da kein Datum und keine Uhrzeit festgelegt wurden.

Wie können Sie es also für Ihre Zwecke nutzen? Wenn Sie beispielsweise um 11:30 Uhr eine Besprechung mit Ihren Projektmanagern haben, können Sie Ihre Kalender-App so einstellen, dass Sie 24 Stunden vorher und eine Stunde vorher benachrichtigt werden. Wenn Sie Ihre Erinnerungen optimieren, müssen Sie nie wieder ein Meeting verpassen, weil Sie es einfach vergessen haben.

Außerdem können Sie sich angemessen auf die Sitzung vorbereiten und die Diskussionspunkte nicht vergessen. Auf diese Weise laufen Sie nicht Gefahr, Details zu übersehen, die für den erfolgreichen Abschluss eines Projekts entscheidend sind.

7. Kleine Pausen einlegen

Einatmen, ausatmen. Es kann nicht jede Minute des Tages mit Aufgaben gefüllt werden. Sie müssen in Ihrem Kalender etwas Platz für eine Pause schaffen. Er muss nicht lang sein. Es kann sich auch nur um eine 15-minütige Pause handeln. Wenn Sie das nicht tun, werden Sie überfordert sein und riskieren, zu ermüden.

Manchmal wollen Unternehmer keine Pausen, weil sie diese als Zeitverschwendung ansehen. Wenn nicht, denken sie, dass es schlimme Folgen haben kann, nicht jede Minute zu arbeiten. Das ist einfach nicht wahr.

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Eine Überlastung hat sogar noch schwerwiegendere Folgen, da sie sich auf Ihre Gesundheit auswirken kann. Und das Ergebnis? Wenn Sie nicht ordnungsgemäß arbeiten, könnten die Projekte bis zu Ihrer Rückkehr pausieren, und andere betroffene Geschäftsabläufe können Ihrem Unternehmen schaden. Dadurch werden wertvolle Ressourcen vergeudet und die Kosten steigen.

Eine 15-minütige Pause am Tag kann also viel dazu beitragen, dass Sie und Ihr Unternehmen reibungslos arbeiten können. In dieser Zeit können Sie tun, was Sie wollen, solange es nicht mit der Arbeit zu tun hat und Sie sich entspannen können.

Sie können diese Zeit zum Beispiel nutzen, um einen Urlaub zu planen. Sie können mit der Suche nach bestimmten Städten beginnen, die Sie gerne besuchen möchten. Dann können Sie am nächsten Tag in weiteren 15 Minuten damit beginnen, sich über Luxushotels zu informieren und zu prüfen, ob deren Ausstattung Ihren Vorstellungen entspricht. Sie können diese täglichen Pausenzeiten nutzen, um Ihre Reisepläne zu planen. Wenn nicht, können Sie sich auch einfach zurücklehnen, entspannen und den Kopf frei bekommen.

Schlussfolgerung

Das Thema Projektmanagement ist komplex, aber Sie können sich im Kalender- und Terminmanagement auszeichnen. Wenn es Ihnen als Unternehmensleiter gelingt, Ihren Zeitplan effektiver zu gestalten, wird sich dies positiv auf Ihr gesamtes Umfeld auswirken.

Als „Big Boss“ werden Sie sich nicht um die kleineren Aufgaben im Rahmen des Projektplans kümmern. Für die wichtigen Entscheidungen, die bei jedem Projekt getroffen werden müssen, sind jedoch nach wie vor Ihr Input, Ihr Feedback und Ihre Zustimmung erforderlich. Daher ist Ihr eigenes Zeitplanmanagement von entscheidender Bedeutung, um Verzögerungen und die Verschwendung von Ressourcen zu vermeiden.

Wird es leicht sein, Ihr Zeitmanagement zu ändern? Ganz und gar nicht.

Es erfordert viel Geduld von Ihnen selbst und die Hilfe Ihrer Teamleiter, Projektmanager und eine Menge zuverlässiger Technik, um den Tag ohne Probleme zu überstehen. Darüber hinaus können Sie sich darauf verlassen, dass SimplyBook.me Ihnen bei der Verwaltung Ihres Terminkalenders hilft, indem es Buchungen und Termine verwaltet. Erfahren Sie mehr über uns, und vergessen Sie nicht, sich zu registrieren.

Autor Bio

Burkhard Berger ist der Gründer von Novum™. Er unterstützt innovative B2B-Unternehmen bei der Umsetzung umsatzorientierter SEO-Strategien, um ihren organischen Traffic auf über 1.000.000 Besucher pro Monat zu steigern. Neugierig, was Ihr wahres Verkehrspotenzial ist?

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