Wie Sie Kundenbuchungen genehmigen, bevor sie in SimplyBook.me bestätigt werden

This post is also available in:

Nicht jede Buchung verdient sofort einen Platz in Ihrem Kalender.

Manchmal brauchen Sie einen Moment, um einen Termin zu überprüfen, zu bestätigen und zu entscheiden – bevor ein Kunde Ihre Zeit festlegt. Ganz gleich, ob Sie eine stark nachgefragte Klinik, einen exklusiven Salon oder ein Beratungsunternehmen mit begrenzten Öffnungszeiten leiten, die Kontrolle über Terminbestätigungen ist unerlässlich.

Hier kommt SimplyBook.me ins Spiel.

Mit der benutzerdefinierten Funktion Buchungen genehmigen können Sie festlegen, dass Termine in einen Schwebezustand versetzt werden, bis Sie grünes Licht geben. Es ist ein einfaches, aber leistungsstarkes Tool, das Ihnen hilft, Kundenbuchungen manuell zu genehmigen und Ihren Zeitplan straff, konzentriert und auf Ihre Prioritäten abgestimmt zu halten.

Und ja – die Kunden werden mit automatischen Benachrichtigungen auf dem Laufenden gehalten, so dass alle informiert bleiben, ohne dass Sie einen Finger rühren müssen.

In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen, wie die Funktion funktioniert, wie Sie sie aktivieren und wie verschiedene Unternehmen sie bereits nutzen, um den Lärm herauszufiltern und die Kontrolle zu behalten.

I. Was ist die benutzerdefinierte Funktion „Buchungen genehmigen“?

Mit der Funktion Buchungen genehmigen in SimplyBook.me können Sie entscheiden, welche Termine bestätigt werden – und welche nicht.

Anstatt dass jede Buchungsanfrage sofort Ihren Kalender füllt, setzt diese Funktion neue Termine in einen Status „Ausstehend“. Von dort aus können Sie jede Anfrage manuell genehmigen oder ablehnen, basierend auf Ihren eigenen Kriterien – Eignung für den Kunden, zeitliche Verfügbarkeit oder interne Richtlinien.

Sobald die Buchung genehmigt ist, wird sie offiziell und in Ihrem Kalender sichtbar. Wenn sie abgelehnt wird, wird der Termin freigegeben und der Kunde erhält eine höfliche Benachrichtigung.

Diese Funktion ist ideal für dienstleistungsorientierte Unternehmen, die:

• Sie müssen Kunden überprüfen oder qualifizieren
• Bieten Sie zeitlich begrenzte oder exklusive Dienste an
• Sie möchten den Planungsprozess um eine Ebene menschlicher Kontrolle erweitern.

Wichtig: Um diese Funktion nutzen zu können, müssen Sie die benutzerdefinierte Funktion „Buchungen genehmigen“ in Ihrem SimplyBook.me-Administrationsbereich aktivieren.

🔐 Und nicht vergessen: SimplyBook.me ist HIPAA-konform und ISO 27001-zertifiziert, so dass Ihre Kundendaten bei jedem Schritt sicher verwaltet werden – auch bei der Buchungsfreigabe.

II. Wann und warum Sie die Buchungsgenehmigung verwenden sollten

Die manuelle Genehmigung von Buchungen mag wie ein zusätzlicher Schritt klingen – aber für das richtige Unternehmen ist es ein entscheidender Schritt.

Die Funktion Buchungen genehmigen ermöglicht es Dienstleistern, Terminbestätigungen zu kontrollieren, die Zahl der Nichtteilnehmer zu reduzieren und ihren Kalender im Hinblick auf wichtige Kunden oder zeitkritische Dienstleistungen zu optimieren. Hier glänzt sie wirklich:

Kliniken für Gesundheit und Wellness

Müssen Sie Patienten vor der Aufnahme untersuchen? Sie haben zeitlich begrenzte Termine für Impfungen oder Facharztkonsultationen?

Anwendungsfall: Genehmigen Sie nur verifizierte oder überwiesene Patienten, um Nichterscheinen oder Fehlbuchungen zu vermeiden.

💡 Bonus: Kombinieren Sie mit medizinischen Aufnahmeformularen für einen nahtlosen Triage-Prozess.

Berater, Coaches & Rechtsberatung

Zeit ist Geld – und nicht jede Anfrage ist es wert.

Anwendungsfall: Überprüfen Sie jede Buchungsanfrage, um das Budget, den Umfang oder die Absicht zu bestätigen, bevor Sie Ihre Zeit einsetzen.

Nachhilfe & Bildungsprogramme

Ihr Gruppenworkshop hat 10 Plätze. Nur Studenten, die bestimmte Kriterien erfüllen, sollten zugelassen werden.

Anwendungsfall: Genehmigen Sie Studentensitzungen auf der Grundlage von Erfahrungsniveau, Voraussetzungen oder Kursverfügbarkeit.

Schönheit, Spa & Wellness Geschäfte

Nicht jeder Termin ist Standard.

Anwendungsfall: Fügen Sie eine Buchungsgenehmigung für hochwertige Behandlungen, Dienstleistungen nach Feierabend oder Termine, die eine individuelle Vorbereitung erfordern, hinzu.

Außendienst & Vor-Ort-Beratung

Ihr Team ist möglicherweise nicht in jedem Gebiet und zu jeder Zeit verfügbar.

Anwendungsfall: Genehmigen Sie Termine auf der Grundlage von Standort, Verfügbarkeit oder Reisekosten, bevor Sie sie bestätigen.

Warum es wichtig ist

• Filtern Sie Buchungen, bevor sie in Ihrem Kalender erscheinen
• Reduzieren Sie No-Shows und irrelevante Anfragen
• Bieten Sie Exklusivität für stark nachgefragte Dienste
• Kontrolle der Spitzenlast und der Personalzuweisung

Mit dem Buchungsgenehmigungssystem von SimplyBook.me entscheiden Sie, wer bestätigt wird – und wann. Das ist der clevere Weg zu einem gezielteren, profitableren Zeitplan.

III. Schritt für Schritt: So aktivieren Sie die Funktion Buchungen genehmigen

Die Aktivierung der Buchungsvorabgenehmigung in SimplyBook.me ist eine schnelle Einrichtung, die Ihnen die volle Kontrolle über Ihren Kalender gibt.

Führen Sie diese Schritte aus, um die benutzerdefinierte Funktion Buchungen genehmigen zu aktivieren und Terminanfragen manuell zu überprüfen, bevor sie bestätigt werden:

• Melden Sie sich bei Ihrer SimplyBook.me-Verwaltungsoberfläche an
• Aktivieren Sie die benutzerdefinierte Funktion Buchungen genehmigen in Ihrem Abschnitt Benutzerdefinierte Funktionen.

• Navigieren Sie zu Kalender/Ausstehende Buchungen, um die zur Genehmigung anstehenden Buchungen zu prüfen und sie anzunehmen oder abzulehnen.
• Der Kunde erhält die Bestätigungs-E-Mail erst nach Ihrer Genehmigung.
• Wenn Sie die Buchung ablehnen, erhält der Kunde keine Benachrichtigung.

📌 Wichtig:

Vorausbezahlte Buchungen werden automatisch genehmigt. Nur kostenlose Dienste und Buchungen mit der Option „Später bezahlen“ können genehmigt/abgelehnt werden.

Wenn der Kunde mit der benutzerdefinierten Funktion Mehrfachbuchungen (oder anderen Stapelbuchungen) gebucht hat, werden alle Termine aus dem Mehrfachbuchungspaket genehmigt, wenn eine Sitzung genehmigt wird. Sie können dies umgehen, indem Sie zuerst die Reservierungen bearbeiten, die Sie verschieben möchten, und die Reservierungen stornieren, die Sie ablehnen möchten, und dann das Paket genehmigen.

IV. Kundenerfahrung: Was Kunden sehen

Während Sie bei der Buchung von Vorabgenehmigungen die volle Kontrolle haben, ist es ebenso wichtig, dass die Erfahrung des Kunden reibungslos und professionell bleibt – und genau das bietet SimplyBook.me.

Wenn ein Kunde einen Service bucht, für den eine Admin-Genehmigung erforderlich ist, durchläuft er den normalen Buchungsprozess – er wählt einen Service aus, wählt eine Uhrzeit und gibt seine Daten ein. Aber anstatt eine sofortige Bestätigung zu erhalten, wird eine Nachricht angezeigt, die den Kunden darüber informiert:

🕓 „Vielen Dank für Ihre Anfrage. Ihre Buchung muss noch bestätigt werden. Sie werden benachrichtigt, sobald sie bestätigt ist.“

Wie geht es weiter?

Bei Genehmigung: Der Kunde erhält eine Bestätigungs-E-Mail (oder SMS) mit allen Details zum Termin, genau wie bei einer normalen Buchung.

Wenn Sie die Buchung ablehnen, erhält der Kunde keine Benachrichtigung.

Diese Benachrichtigungen sind vollständig automatisiert – eine manuelle Nachbearbeitung Ihrerseits ist nicht erforderlich (es sei denn, Sie möchten dies).

Auch wenn die Buchungen nicht sofort bestätigt werden, bleibt die Kundenerfahrung nahtlos, transparent und vertrauenswürdig – alles dank der intelligenten Automatisierung von SimplyBook.me.

V. Rekapitulation: Die wichtigsten Vorteile der Vorabgenehmigung

Lassen Sie uns herauszoomen und einen Blick auf das große Ganze werfen. Warum sollten Sie überhaupt eine Buchungsgenehmigung verwenden?

Denn es geht nicht nur darum, ein paar unbequeme Anfragen abzulehnen – es geht darum, Ihren Zeitplan zu beherrschen.

Die wichtigsten Vorteile der manuellen Genehmigung von Kundenbuchungen:

• Volle Kontrolle über Ihren Kalender
• Keine überraschenden Termine mehr – Sie entscheiden, wer reinkommt.
• Smarteres Ressourcenmanagement
• Priorisieren Sie hochwertige oder dringende Kunden. Vermeiden Sie Überbuchungen.
• Weniger Nichterscheinen und nicht passende Buchungen
• Prüfen Sie Kunden, bevor sie wertvolle Zeit in Anspruch nehmen.
• Benutzerdefinierte Dienstabläufe
• Verwenden Sie Genehmigungen nur dort, wo sie nötig sind – für VIPs, Beratungen oder Nischenangebote.
• Klarheit und Professionalität für den Kunden
• Automatische Aktualisierungen sorgen dafür, dass die Kommunikation ausgefeilt ist und auf dem neuesten Stand bleibt.

Ganz gleich, ob Sie eine Klinik leiten, Klienten betreuen oder ein geschäftiges Studio führen, das Buchungsfreigabesystem von SimplyBook.me hilft Ihnen, organisiert und zielgerichtet zu arbeiten und die volle Kontrolle zu behalten.

Und mit der HIPAA-Konformität und der ISO 27001-Zertifizierung von SimplyBook.me bleibt Ihr Buchungsprozess sicher, professionell und an den Branchenstandards ausgerichtet.

VI. Abschließende Überlegungen: Genehmigungen leicht gemacht

Wenn Sie Ihren Kunden ein tolles Erlebnis bieten möchten, müssen Sie nicht die Kontrolle über Ihren Zeitplan aufgeben.

Mit der benutzerdefinierten Funktion „Approve Bookings“ von SimplyBook.me können Sie jede Anfrage überprüfen, Unstimmigkeiten herausfiltern und nur die Termine bestätigen, die mit Ihrer Zeit und Ihren Prioritäten übereinstimmen – und das alles ohne Abstriche bei der Automatisierung, Geschwindigkeit oder Übersichtlichkeit.

Von Kliniken bis zu Schönheitssalons, von Beratern bis zu Pädagogen – die Möglichkeit, Terminbestätigungen zu kontrollieren, gibt Ihnen die Kontrolle über die Reise Ihrer Kunden – vom ersten Klick bis zur letzten Nachbereitung.

Heute die Kontrolle übernehmen

Wenn Sie dazu bereit sind:

Genehmigen Sie Kundenbuchungen zu Ihren Bedingungen

Verringern Sie das Planungschaos

Und bieten Sie ein optimiertes, personalisiertes Erlebnis

Dann ist es an der Zeit, das Vorabgenehmigungssystem von SimplyBook.me auszuprobieren.

🎯 Ihr Zeitplan – Ihre Regeln

🔗 Starten Sie jetzt mit SimplyBook.me – wo jede Buchung mit Ihrer Zustimmung beginnt.

FAQ: Genehmigung von Kundenbuchungen in SimplyBook.me

Was ist die Funktion „Buchungen genehmigen“ in SimplyBook.me?

Die Funktion Buchungen genehmigen ermöglicht es Dienstleistern, jede neue Buchungsanfrage manuell zu überprüfen, bevor sie bestätigt und dem Kalender hinzugefügt wird. Wenn diese Funktion aktiviert ist, werden eingehende Termine in den Status „Ausstehend“ versetzt. Sie entscheiden dann, ob Sie jede Anfrage genehmigen oder ablehnen. Diese Funktion ist besonders nützlich für Unternehmen, die Kunden überprüfen, Überbuchungen kontrollieren oder Dienste mit begrenzter Verfügbarkeit genauer und flexibler verwalten möchten.

Wie aktiviere ich das Buchungsgenehmigungssystem?

Um die Buchungsfreigabe zu aktivieren, melden Sie sich in Ihrer SimplyBook.me-Verwaltungsoberfläche an und gehen Sie zu Verwalten → Benutzerdefinierte Funktionen. Suchen und aktivieren Sie die Funktion „Buchungen genehmigen“. Sobald diese Funktion aktiviert ist, müssen alle eingehenden Buchungen in Ihrem System manuell genehmigt werden, bevor sie bestätigt werden. Die Kunden erhalten eine Benachrichtigung, dass ihre Anfrage in der Schwebe ist, und Sie können sie im Bereich Berichte → Buchungsdetails auf der Registerkarte Schwebe genehmigen oder ablehnen.

Wo kann ich ausstehende Buchungen verwalten?

Ausstehende Buchungen können über den Bereich Berichte → Buchungsdetails → Ausstehende Buchungen in Ihrem SimplyBook.me-Administrationsbereich verwaltet werden. Klicken Sie einfach auf die Registerkarte „Ausstehend“, um alle Terminanfragen anzuzeigen, die auf eine Genehmigung warten. Sie können in jede Buchung klicken, um die Kundendetails zu überprüfen und dann mit einem einzigen Klick entscheiden, ob Sie die Buchung genehmigen oder ablehnen möchten. Genehmigte Buchungen werden bestätigt und zu Ihrem Terminkalender hinzugefügt, während abgelehnte Buchungen storniert werden.

Werden die Kunden benachrichtigt, wenn ihre Buchung genehmigt oder abgelehnt wurde?

Ja. SimplyBook.me sendet automatisch eine Benachrichtigung an den Kunden, sobald Sie seine Buchung genehmigen. Diese Nachrichten können per E-Mail oder SMS zugestellt werden, je nach Ihren Systemeinstellungen. Sie haben auch die Möglichkeit, den Nachrichtentext mit Hilfe von benutzerdefinierten Übersetzungen zu personalisieren. So können Sie einen einheitlichen Ton beibehalten und sicherstellen, dass Ihre Kunden den Status ihrer Buchungsanfrage und die nächsten Schritte klar verstehen.

Kann ich eine Vorabgenehmigung für einige Dienstleistungen beantragen und für andere nicht?

Nein. Die Funktion Buchungen genehmigen in SimplyBook.me gilt systemweit – das heißt, sie wirkt sich auf alle Dienste aus, sobald sie aktiviert ist. Sie können die Buchungsgenehmigung nicht nur auf einige wenige Dienste anwenden, während andere automatisch bestätigt werden. Wenn Sie eine genauere Kontrolle benötigen, sollten Sie benutzerdefinierte Buchungsabläufe verwenden oder Ihre Systemeinrichtung duplizieren, um genehmigungsbasierte Dienste von regulären Diensten zu trennen.