Warum ist die Online-Terminplanung für den Erfolg Ihres Eventplanungsgeschäfts so wichtig?

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„Sie müssen die Online-Terminplanung für Ihr Unternehmen nutzen.“ Wenn Sie in der Veranstaltungsplanung tätig sind, haben Sie diesen Rat wahrscheinlich schon öfter gehört, als Sie zählen können.

Machen wir uns nichts vor: Veranstaltungsplanung bedeutet oft, dass Sie mit unzähligen Telefonaten, sich überschneidenden Meetings und verpassten Terminen jonglieren müssen. Aber was wäre, wenn Sie einige dieser Aufgaben an ein Online-Planungssystem abgeben könnten, das sie erledigt, bevor es ein echter, atmender Mensch tut?

Nach tagelangen Recherchen, YouTube-Konsum und Fallstudien ist es nun an der Zeit, die wichtigsten Gründe zu nennen, warum die Online-Terminplanung für Ihr Eventplanungsunternehmen ein entscheidender Vorteil sein könnte.

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Welche Rolle spielt die Online-Terminplanung in der modernen Veranstaltungsplanung?

Zeit ist Geld, und das gilt auch für Ressourcen wie Supportmitarbeiter und Schulungen, und hier kommt die Online-Planung ins Spiel. Ein Online-Terminplanungssystem kann diese geplanten Kosten erheblich senken. Aber wie genau funktioniert das, fragen Sie? Hier ist die Kurzfassung:

Online-Terminplanungstools machen es für die Teilnehmer zum Kinderspiel, ihren Platz zu reservieren und reduzieren so Doppelbuchungen und verpasste Termine. Und da Online-Terminplanungssoftware speziell für die Verwaltung von Terminen entwickelt wurde, ist es für Ihre Teams ein Leichtes, alles Wichtige, einschließlich der Veranstaltungsräume, auf einer einzigen Plattform zusammenzuführen und die Daten nahtlos zu aktualisieren und zu bearbeiten.

Der Einsatz der Online-Terminplanung bei der Planung von Veranstaltungen ist jedoch nicht nur für Ihre internen Teams von Bedeutung. Ihre Kunden werden begeistert sein, wie einfach es für ihre Teilnehmer ist, sich ihre Termine mit nur wenigen Klicks zu sichern!

Und wenn Sie dachten, das wäre alles, dann machen Sie sich bereit! Die meisten Terminplanungssoftwares können mit Messaging-Plattformen von Drittanbietern wie WhatsApp, Telegram und Signal integriert werden. Der Vorteil von all dem? Die Gäste können ihre Termine direkt von ihrer bevorzugten Messaging-App aus bestätigen und verschieben, so dass sie sich nicht mehr in neue Systeme einarbeiten müssen. Sie können sogar eine Software für Textbenachrichtigungen integrieren, so dass Sie Ihre Gäste direkt per SMS erreichen können.

Gibt es einen besseren Online-Terminplaner als diesen? Und die Antwort lautet: Ja, das geht! Und darauf gehen wir in unserem nächsten Punkt ein.

Warum ist die Online-Terminplanung für den Erfolg Ihres Eventplanungsgeschäfts so wichtig?

Nachdem wir nun festgestellt haben, wie die Online-Terminplanung die Eventplanungsbranche revolutioniert, lassen Sie uns nun einige weitere Gründe erkunden, warum sie für den Erfolg Ihres Eventplanungsgeschäfts unerlässlich ist.

Erhöht den Traffic von Google

Google hat schnell erkannt, dass die Menschen es vorziehen, mit lokalen Unternehmen in Kontakt zu treten. Wenn Sie also eine starke lokale Präsenz aufbauen, wird die Suchmaschine Sie wahrscheinlich mit wertvollem organischem Traffic belohnen.

Eine Platzierung in den lokalen Suchergebnissen ist leichter gesagt als getan. Aber eines ist sicher: Die Verwendung eines erstklassigen Terminplaners kann Ihnen einen erheblichen Vorteil in den SERPs verschaffen.

Für diejenigen, die aus dem Zusammenhang gerissen sind, kann eine hochwertige Terminplanungssoftware in Reserve with Google (RwG) integriert werden, damit potenzielle Kunden Veranstaltungen (oder Veranstaltungsplaner) in ihrer Nähe direkt über die Suchergebnisse finden und buchen können – ganz einfach für sie und für Sie!

Man kann mit Sicherheit sagen, dass die Verwaltung der Buchungen dieser Teilnehmer ohne eine leistungsstarke Planungssoftware viele Stunden in Anspruch genommen hätte.

Verringert die Zahl der Nichterscheinen

Wird es bei den Veranstaltungen, die Sie planen, Absagen und Nichterscheinen geben? Auf jeden Fall. Und das trifft buchstäblich auf jede Veranstaltung zu. Das ist eine große Herausforderung, denn Sie planen Ihr Personal auf der Grundlage der Anzahl der Termine ein, und ein Nichterscheinen kann Ihre Pläne völlig durcheinander bringen.

Aber wenn Sie die Zahl der Nichtteilnehmer an den von Ihnen organisierten Veranstaltungen reduzieren möchten, ist ein Online-Buchungssystem immer noch die beste Wahl! Tools wie SimplyBook.me verfügen über Echtzeit-Erinnerungsfunktionen, die Kunden automatisch über Zeit und Ort der Veranstaltung informieren.

Sie müssen sich nicht mehr selbst darum kümmern, diese Erinnerungen zu verschicken. Und auch wenn Sie damit nicht alle Nichterscheinen vermeiden können, so wird es doch definitiv dazu beitragen, die Quote zu senken.

Noch besser: Mit Online-Buchungssystemen können Kunden ihre Buchungen selbständig stornieren oder umbuchen (ja, Sie haben richtig gehört!). Das macht das Leben Ihrer Mitarbeiter etwas einfacher, denn sie können sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren, anstatt sich mit diesen zeitraubenden Details zu beschäftigen.

Reduziert menschliche Fehler

Ich sage es nur ungern, aber wenn Sie Terminbuchungen immer noch manuell verwalten, sind Sie definitiv im Rückstand. Dies lässt nicht nur Raum für menschliche Fehler, sondern kann auch zu schlechten Kundenerfahrungen führen, was dem Ruf Ihres Unternehmens ernsthaft schaden kann – und wir übertreiben nicht.

Die Online-Terminplanung ist die Rettung!

Terminplanungssysteme verfügen über integrierte Automatismen, die sich wie Magie anfühlen! Kunden und Mitarbeiter können ihre Verfügbarkeit mitteilen, und das System kümmert sich um den Rest – es findet die beste Zeit für beide, sendet automatische Erinnerungen und protokolliert Kundendaten. Es nimmt Ihnen die ganze schwere Arbeit ab.

Bietet Erreichbarkeit rund um die Uhr

Ein weiterer Vorteil der Online-Terminplanung ist die Zugänglichkeit und der Komfort, den sie sowohl für Kunden als auch für Planer bietet.

Terminbuchungen können rund um die Uhr erfolgen, ohne dass Sie auf die Bürozeiten warten müssen. Diese Flexibilität bedeutet, dass sie sich ihre Plätze dann sichern können, wenn es für sie am bequemsten ist. Das Endergebnis von all dem? Ein besseres Kundenerlebnis und mehr Besucher bei Ihren Veranstaltungen.

Für die Planer bedeutet diese ständige Erreichbarkeit, dass sie weniger Zeit mit endlosem Hin und Her mit Kunden und Anbietern verbringen müssen und nicht mehr während ihrer Arbeitszeit an ihr Telefon oder ihren Computer gebunden sind.

Steigert den Umsatz

Natürlich hat die Steigerung der Einnahmen einen Platz auf dieser Liste verdient, und es ist nicht schwer zu erkennen, warum!

Terminplanungssysteme bieten echte Lösungen für Ihr Unternehmen, von der Minute an, in der Sie und Ihre Kunden die Veranstaltung ankündigen, bis Sie das letzte Kundenfeedback einholen. Sie verwalten Terminbestätigungen, Wartelisten, Erinnerungen, Terminverschiebungen, Stornierungen – wir könnten noch weiter gehen, aber Sie verstehen schon.

Einige Planungstools gehen sogar noch einen Schritt weiter, indem sie Zahlungssysteme integrieren, so dass Ihnen keine Zahlungen (für kostenpflichtige Veranstaltungen) entgehen. Und wie zu erwarten, ist es viel wahrscheinlicher, dass die Gäste kommen und ihre Termine einhalten, wenn sie im Voraus bezahlen.

Aber der Umsatz allein sagt noch nicht alles aus. Deshalb gehen wir tiefer und erforschen einige Erfolgsgeschichten von Unternehmen, die Online-Terminplanung bei ihrer Veranstaltungsplanung einsetzen.

Erfolgsgeschichten von Eventplanungsunternehmen

Jetzt kommt der spaßige Teil!

Wir könnten noch viel mehr über die Vorteile der Online-Terminplanung für Ihr Veranstaltungsgeschäft erzählen, aber nichts geht über Beispiele aus der Praxis. Deshalb haben wir einige Erfolgsgeschichten zusammengetragen, die uns darin bestärken.

Genug geredet. Lassen Sie uns mit der Erkundung beginnen!

Diversifizierte Kommunikation ULC

Unsere erste Erfolgsgeschichte heute stammt von Diversified Communications ULC, einem kanadischen, globalen Medienunternehmen, das hinter großen medizinischen Konferenzen wie Pri-Med Canada steht. Dieser renommierte Veranstaltungsplaner hat es richtig gemacht, als er eine Veranstaltungs-App einführte, um die Registrierung und Terminplanung für Kunden und Anbieter zu vereinfachen.

Das Online-Terminplanungssystem ermöglichte es Diversified Communications ULC, die Daten von über 3.600 Teilnehmern und 200 Unternehmen auf einer zentralen Plattform zusammenzuführen.

Und nun zu den Zahlen! Mit dieser Strategie konnte das Unternehmen 8.000 $ an Druck- und Versandkosten sparen, aber das ist noch nicht alles. Die Event-App steigerte auch das Engagement der Teilnehmer und erhöhte die Akzeptanzraten um 155 % (ja, 155 %).

GetWellNetwork

GetWellNetwork, ein bekanntes Technologieunternehmen im Gesundheitswesen, hat ebenfalls auf eine Veranstaltungs-App zurückgegriffen, um die Teilnahme an seiner alle zwei Jahre stattfindenden GetConnected-Konferenz zu verwalten und technische Probleme oder manuelle Terminfehler zu vermeiden.

Die Nutzung der Online-Terminplanung zur Optimierung des Veranstaltungserlebnisses für die Teilnehmer war eine großartige Idee für GetWellNetwork, denn dieser Schritt hat die GetConnected Conference in Bezug auf das Engagement der Teilnehmer auf eine ganz neue Ebene gehoben, und die Zahlen lügen nicht: 73 % der Teilnehmer bestätigten, dass sie die App genutzt hatten, um sich ihren Platz zu sichern. Einfach umwerfend!

Zoomtopia 2023 von Zoom

Das Beste für den Schluss aufgespart! Die riesige Videokonferenzanwendung Zoom (Ja, sogar Zoom) hat ein Online-Terminplanungssystem verwendet, um sowohl persönliche als auch virtuelle Teilnehmer an ihrer jährlichen Zoomtopia-Konferenz im Jahr 2023 zu koordinieren.

Die Integration zwischen dem Buchungssystem und der virtuellen Plattform von Eminent ermöglichte es den Teilnehmern, automatisch alle Sitzungsdetails, wie z. B. Registrierungsinformationen und Sitzungsverläufe, direkt in ihrem E-Mail-Posteingang zu erhalten.

Wenn diese Erfolgsgeschichten kein Ansporn für Sie sind, noch heute mit der Online-Terminplanung in Ihrem Veranstaltungsgeschäft zu beginnen, dann wissen wir nicht, was es ist.

Einpacken

Das war’s für heute. Wir hoffen, dass Ihre kreative Batterie wieder aufgeladen ist!

Wir haben Ihnen die Vorteile der Online-Terminplanung und die Erfolgsgeschichten einiger bekannter Marken aus dem wirklichen Leben vorgestellt. Aber das bloße Lesen bringt nicht viel, wenn Sie nicht aktiv werden und damit beginnen, die Online-Terminplanung in Ihre Veranstaltungsplanung zu integrieren.

Und wenn Sie noch mehr über dieses Thema erfahren möchten, finden Sie in vielen unserer Fallstudien Informationen über die Auswirkungen der Online-Terminplanung. Werfen Sie einen Blick auf den SimplyBook Blog.

Autor Bio:

Amine Boussassi ist ein Autor von SEO-Inhalten, der bei großen Namen wie ActiveCampaign und ClickUp und Flippa zu finden ist. Er ist begeistert von der SaaS-Welt, von No-Code-Lösungen, Projektmanagement-Tools und allem, was dazwischen liegt. Seine übergreifende Mission besteht darin, Unternehmen dabei zu unterstützen, hohe Platzierungen bei Google zu erreichen.

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