So automatisieren Sie Terminplanung und Erinnerungen

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Als Inhaber eines kleinen Unternehmens haben Sie immer alle Hände voll zu tun. Der Austausch von E-Mails mit Kunden zur Synchronisierung von Kalendern ist ein Zeitfresser. Stattdessen ist es – für alle Beteiligten – viel effizienter, den Prozess zu automatisieren. So können Ihre Kunden Ihre Verfügbarkeit prüfen, eine für sie passende freie Zeit auswählen und sich vor ihrem Termin eine praktische Erinnerung schicken lassen.

Laut Hubspot arbeiten fast 84 % der Unternehmer mehr als 40 Stunden pro Woche. Das Versprechen von weniger E-Mail-Wirrwarr, mehr Effizienz und einem geringeren Burnout-Risiko ist ein ziemlich gutes Angebot. Wie funktioniert es also, und welche Optionen gibt es für kleine Unternehmen, wenn es um Terminplanungssoftware geht? Lassen Sie uns loslegen.

Was ist eine Terminplanungssoftware und warum ist sie nützlich?

Versuchen Sie zu vermeiden, dass Sie in einen Strudel von banalen Aufgaben hineingezogen werden? Genauso wie die 92% der Kleinunternehmer, die sich auf digitale Tools wie Terminplanungssoftware stützen, um ihre Arbeitsabläufe zu rationalisieren.

Terminplanungssoftware ist wie ein digitaler Concierge, mit dem Kunden ganz einfach online Termine buchen und Terminkonflikte vermeiden können, während Sie gleichzeitig die vollen Terminkalender Ihres Teams effizient verwalten können. Hier sehen Sie, was kleine Unternehmen mit einer Terminplanungssoftware erreichen können:

• Verringern Sie die Zahl der nicht erschienenen Kunden und der Stornierungen in letzter Minute.
• Sie können rund um die Uhr buchen.
• Verbessern Sie das Kundenerlebnis.
• Steigern Sie Effizienz und Produktivität.

Während Sie sich auf andere Ziele konzentrieren, übernimmt die Terminplanungssoftware einige schwere Aufgaben – die Überprüfung verfügbarer Zeitfenster, die Planung von Terminen und die Ordnung in Ihrem Kalender. Haben Sie einen Kunden, der dazu neigt, seine Meinung zu ändern? Kein Problem. Sie können den Termin nach Belieben absagen oder verschieben (ohne das unangenehme Gespräch).

Viele Software-Tools für die Terminplanung können Online-Zahlungen und sogar Anzahlungen zum Zeitpunkt der Buchung verarbeiten. Das bedeutet, dass Sie sich später nicht um die Zahlung oder zusätzlichen Papierkram und Kommunikation kümmern müssen.

Was macht eine gute Terminplanungssoftware aus?

Lassen Sie uns einen Gang höher schalten und darüber sprechen, was eine Terminplanungssoftware zu einem virtuellen Assistenten in Ihren Diensten macht. Hier sind die Funktionen, auf die Sie bei einer unverzichtbaren Terminplanungssoftware achten sollten:

• 24/7 Online Buchungssystem: Ermöglicht Kunden jederzeit und überall zu buchen.
• Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit: Passt sich an verschiedene Branchen an und ist benutzerfreundlich.
• Kalender-Synchronisation: Verhindert doppelte Buchungen durch Synchronisierung mit Ihren Kalender-Apps.
• Automatische Erinnerungsfunktion: Verhindert das Nichterscheinen mit Text- und E-Mail-Benachrichtigungen.
• Zahlungsabwicklung: Akzeptiert Online-Zahlungen oder Anzahlungen während der Buchung.
• Einblicke: Liefert Daten zu Buchungstrends und beliebten professionellen Dienstleistungen.
• Erschwinglich: Bietet eine breite Palette von Funktionen, ohne Ihr Budget zu belasten.
• Personalisierung: Ermöglicht maßgeschneiderte Buchungsseiten, die Ihre Marke widerspiegeln.
• Mobile Zugänglichkeit: Ermöglicht Ihnen die Verwaltung von Terminen von unterwegs aus.
• Integration: Arbeitet nahtlos mit Ihren anderen Geschäftstools zusammen.
• Multi-Staff Support: Übernimmt die Terminplanung für das gesamte Team.

Eine gute Software für die Terminplanung macht nicht nur Ihr Leben einfacher, sondern verbessert auch die Erfahrungen Ihrer Kunden, indem sie die Terminplanung vereinfacht.

3 Unternehmen, die eine Planungssoftware benötigen

Sehen wir uns nun drei Arten von Unternehmen an, in denen Terminplanungssoftware wirklich glänzen kann: Dienstleistungsunternehmen, Unternehmen mit Schichtpersonal und Unternehmen mit gemeinsam genutzten Räumen oder Geräten.

Dienstleistungsunternehmen

Wenn Sie ein dienstleistungsorientiertes Unternehmen haben, wissen Sie, dass es von seinen Terminen lebt und stirbt. Ihr gesamtes Einkommensmodell dreht sich um die Buchung und Durchführung von Terminen.

Um dies schnell und einfach zu machen, automatisieren Software-Tools für die Terminvereinbarung die schwere Arbeit, so dass sich die Dienstleister auf das konzentrieren können, was sie am besten können. Es ist, als hätten Sie einen supereffizienten persönlichen Assistenten, der immer im Dienst ist, Kalender jongliert, Doppelbuchungen vermeidet und sicherstellt, dass kein Termin durch die Maschen fällt.

Ganz gleich, ob Sie ein Friseur, Klempner oder Personal Trainer sind, Ihre Buchungsplanungssoftware sorgt dafür, dass Ihr Geschäft reibungslos läuft (und Sie sich nicht krank melden).

Unternehmen mit Schichtpersonal

Unternehmen mit Schichtpersonal – wie Krankenhäuser, Einzelhandelsgeschäfte und Restaurants – haben eine Menge zu tun. Es geht um die Zuteilung von Schichten, Anwesenheit, Urlaubsanträge und Arbeitsgesetze. Es kann schwierig sein, die Dinge am Laufen zu halten.

Eine Terminsoftware, die Drag-and-Drop-Planung und automatische Zuweisungen bietet, macht das Schichtmanagement also ganz einfach. Außerdem überwacht sie die Anwesenheit in Echtzeit und sendet Bestätigungen und Erinnerungen, damit die Mitarbeiter sich an Termine erinnern und pünktlich sind.

Darüber hinaus können einige Terminplanungsprogramme auch dabei helfen, die Arbeitskosten zu kontrollieren, indem sie die Arbeitszeiten verfolgen, Überstunden berechnen und mit Gehaltsabrechnungssystemen synchronisieren.

Unternehmen mit gemeinsam genutzten Räumen oder Geräten

Unternehmen mit gemeinsam genutzten Räumen oder Geräten, wie z.B. Coworking Hubs, Fitnessstudios oder Fotostudios, kann die Verwaltung Kopfzerbrechen bereiten. Daher ist eine gute Terminplanungssoftware das Mittel der Wahl.

Vermeiden Sie sich überschneidende Buchungen mit einem Buchungstool, das über ein zentrales Buchungssystem verfügt, das die Verfügbarkeit in Echtzeit anzeigt. Denn wer will schon das unangenehme „Tut mir leid, ich bin Ihnen im Weg“-Gefühl erleben? Es kann Ihnen auch dabei helfen, die Auslastung der Geräte und die Planung der Wartung im Auge zu behalten.

Die 7 besten Software-Tools und Anwendungen für die Terminplanung

Wenn Ihr Tag vor Aufgaben überquillt, brauchen Sie eine Planungssoftware, mit der Sie die Hektik in den Griff bekommen. Lassen Sie uns also die wichtigsten Funktionen, Vor- und Nachteile sowie die Preise der sieben besten Terminplanungssoftware und -Apps aufschlüsseln. Dann können Sie die Software auswählen, die zu Ihrem Unternehmen passt.

1. SimplyBook.me

(Bildquelle)

SimplyBook.me ist ein automatisiertes Online-Terminplanungswerkzeug für alle Dienstleistungsunternehmen. Es bietet eine Vielzahl von wichtigen Funktionen, die es Unternehmen und ihren Kunden ermöglichen, bequem und professionell miteinander in Kontakt zu treten und Geschäfte zu tätigen.

Merkmale:

• Senden und empfangen Sie Erinnerungsbenachrichtigungen per SMS und E-Mail
• Personalisierte App für Kunden (und Administratoren)
• Tonnenweise zusätzliche benutzerdefinierte Funktionen
• Erhalten Sie Online-Zahlungen
• Online Buchungen akzeptieren
• Integration und API

Vorteile:

• Top-Sicherheitsmaßnahmen, einschließlich HIPAA, GDPR, ISO und SSL
• Akzeptieren Sie Buchungen über mehrere Kanäle
• Live-Chat-Unterstützung

Nachteile:

• Etwas komplexe Benutzeroberfläche
• Eingeschränkte benutzerdefinierte Funktionen

Preisgestaltung:

• Kostenlos: $0 – Bis zu 50 Buchungen
• Basic: $8,25/Monat – Bis zu 100 Buchungen
• Standard: $24.90/Monat – Bis zu 500 Buchungen
• Premium: $49.90/Monat – Bis zu 2000 Buchungen

2. Google Kalender

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Google Calendar ist ein Tool für das Zeitmanagement und die Terminplanung, das Nutzern hilft, Ereignisse zu erstellen, zu bearbeiten und freizugeben, Erinnerungen für anstehende Termine zu setzen, Kalender zu verwalten und mit anderen Google-Diensten zu integrieren. Es ist ein beliebtes Tool für private und berufliche Organisationen, das auf mehreren Geräten genutzt werden kann.

Merkmale:

• Dynamische Buchung zur Vermeidung von Überplanung
• Professionelle Buchungsseite für Termine
• Seite an Seite Ansicht mehrerer Kalender
• Zeitsperre für Fokuszeit
• Bietet Einblicke in die Zeit

Vorteile:

• Nahtlose Integration in andere Google Workplace-Software
• Veranstaltungsbestätigungen und Benachrichtigungen
• Mehrere Kalenderansichten

Nachteile:

• Komplizierte Integration
• Unübersichtliche Benutzeroberfläche

Preisgestaltung:

• Personal: $0/Monat – Einzelne Buchungsseite mit unbegrenzten Buchungen
• Business Standard: $9.99/Monat – Unbegrenzte Buchungen plus zusätzliche Funktionen

3. Calendly

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Calendly ist ein Terminplanungstool, das kleinen Unternehmen dabei helfen kann, ihre Terminprozesse zu automatisieren. Es macht Schluss mit dem Hin- und Herschreiben von E-Mails, indem es Kunden ermöglicht, Termine direkt in Ihrem Kalender zu buchen.

Merkmale:

• Links zur Terminplanung und Seiten zur Terminbuchung
• Automatisierte Bestätigungen und Erinnerungen
• Integration von mehreren Kalendern
• Kollaborative Terminplanung
• iOS und Android Apps
• Integration und API

Vorteile:

• Umfangreiche Integrationsmöglichkeiten
• 24/7 Live-Chat-Unterstützung
• Einfach zu benutzen

Nachteile:

• Der kostenlose Plan bietet nur eine Terminart und einen synchronisierten Kalender
• Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten

Preisgestaltung:

• Kostenlos: $0/Nutzer/Monat – Unbegrenzte Buchungen eines Meeting-Typs
• Standard: $10/Benutzer/Monat – Unbegrenzte Buchungen und Veranstaltungstypen mit sechs Kalendern/Benutzer plus erweiterte Funktionen
• Teams: $16/Benutzer/Monat – Unbegrenzte Buchungen und Veranstaltungstypen mit sechs Kalendern/Benutzer sowie weitere erweiterte Funktionen
• Enterprise: ab $15k/Jahr – Unbegrenzte Buchungen und Veranstaltungstypen mit sechs Kalendern/Benutzer plus erweiterte Funktionen

4. Quadratische Verabredungen

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Square Appointments ist ein anpassungsfähiges Terminplanungssystem für kleine Unternehmen, das auch als benutzerfreundliches Buchungstool für Kunden dient. Diese Plattform bietet eine integrierte Lösung zur Einrichtung, Verwaltung und Automatisierung des Terminplanungsprozesses.

Merkmale:

• Benutzerdefinierte Buchungswebseite und Integration von sozialen Medien
• Integriert mit dem Betriebssystem von Square
• Automatische SMS- und E-Mail-Erinnerungen
• Automatisch erstellte Kundenprofile
• Automatisierte Kundenverträge
• Integrierte Zahlungen

Vorteile:

• Square Assistant hilft Kunden bei der Terminplanung
• Unbegrenzte Anzahl von Mitarbeiterkonten
• Unbegrenzte Anzahl von Kalendern

Nachteile:

• Google Kalender-Synchronisierung erfordert einen kostenpflichtigen Plan
• Gebühren für die Zahlungsabwicklung

Preisgestaltung:

• Kostenlos: $0/Monat – Unbegrenzte Buchungen und Benutzer an einem einzigen Standort
• Plus: $29/Standort/Monat – Unbegrenzte Buchungen und Benutzer
• Premium: $69/Standort/Monat – Unbegrenzte Buchungen und Benutzer plus zusätzliche Funktionen

5. Acuity Terminplanung

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Acuity Scheduling ist ein Buchungsassistent, der Geschäftsprozesse wie Reservierungen, Zahlungen und die Automatisierung von Aufgaben rationalisiert. Er wird von Unternehmen verwendet, die bestimmte Arten von Terminen benötigen, wie z.B. Yoga-Studios, Massageservices sowie Haar- und Schönheitssalons. Als Teil der Squarespace-Familie lässt es sich gut mit erstklassigen externen Apps kombinieren.

Merkmale:

• Coupons, Gutscheine und Checkout-Zusätze
• Integrierte Zahlungsabwicklung
• E-Mail- und SMS-Benachrichtigungen
• Automatisierte Erinnerungen
• Multi-Kalender-Synchronisation
• Einhaltung des HIPAA

Vorteile:

• Funktionen ‚Beschäftigt aussehen lassen‘ und ‚Lücken minimieren‘.
• Integriert mit QuickBooks und Freshbooks
• iOS und Android Apps

Nachteile:

• Kostenloses 7-tägiges Probeabonnement anstelle des kostenlosen Basistarifs
• Bietet keinen telefonischen Support

Preisgestaltung:

• Emerging: $16/Monat – Unbegrenzte Dienste und Buchungen für einen Benutzer
• Wachsend: $27/Monat – Unbegrenzte Dienste und Buchungen für sechs Benutzer
• Powerhouse: $49/Monat – Unbegrenzte Dienste und Buchungen für 36 Benutzer
• Unternehmen: Kontaktverkauf – Unbegrenzte Dienste und Buchungen für unbegrenzte Benutzer

6. Kalender.de

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Calendar.com bezeichnet sich selbst als „Terminplanungssoftware für Teams“ und zielt darauf ab, die Planung von Besprechungen und die Koordination zwischen Teams zu optimieren. Die Software erleichtert die Organisation durch eine Vielzahl von Funktionen, wie z.B. die Suche nach freien Terminen und die Erleichterung gezielter Besprechungen.

Merkmale:

• Synchronisierung mit Google und Microsoft Outlook
• Terminplanung für mehrere Personen
• iOS und Android Apps
• Planen mit einem Klick
• Erkennung der Zeitzone
• Kalender-Analytik

Vorteile:

• Terminierung der Teams nach dem Round-Robin-Prinzip
• Vereinheitlichtes Kalender-Dashboard
• Terminerinnerungen

Nachteile:

• Begrenzte Anpassung des Brandings
• Begrenzte Integrationen

Preisgestaltung:

• Basic: $0/Benutzer/Monat – Bis zu 20 Buchungen, fünf Terminplanungen, ein Kalender/Benutzer für zwei Benutzer
• Standard: $10/Benutzer/Monat – Unbegrenzte Buchungen, 25 geplante Ereignisse, drei Kalender/Benutzer
• Pro: $12/Benutzer/Monat – Unbegrenzte Buchungen, unbegrenzte Planung von Ereignissen, zehn Kalender/Benutzer
• Unternehmen: Kontaktverkauf – Unbegrenzte Buchungen, unbegrenzte Terminplanung, 20 Kalender/Benutzer

7. Zoho Buchungen

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Zoho Bookings ist eine Terminplanungssoftware, die Vertriebsteams dabei hilft, mehr zu verkaufen, Personalvermittler mehr Kandidaten zu vermitteln und Support-Teams mehr Probleme zu lösen – und das alles, ohne sich um Terminkonflikte zu kümmern.

Merkmale:

• Einnahmeberichte nach Dienststelle und Personal
• Dashboard mit mehreren Ansichten des Teamkalenders
• Markenspezifische und personalisierte E-Mails
• Gebrandete Buchungsseite
• In-App-Zahlungen
• SMS-Erinnerungen

Vorteile:

• Buchungsseiten für Arbeitsbereich, Service oder Teammitglieder
• Terminbestätigungen und Terminerinnerungen
• Kontaktaufnahme mit Kunden per E-Mail oder SMS

Nachteile:

• App weniger stabil als die Website
• Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten

Preisgestaltung:

• Forever Free: $0/Monat – Unbegrenzte Buchungen für einen Service mit einer Kalenderverbindung
• Basic: $6/Mitarbeiter/Monat – Unbegrenzte Buchungen und Dienste mit zwei Kalenderverbindungen
• Premium: $9/Mitarbeiter/Monat – Unbegrenzte Buchungen und Dienste mit sechs Kalenderverbindungen

Bonus-Planungstools

Es ist großartig, dass Sie Ihre Terminplanung im Griff haben, aber es gibt noch mehr, was die Effizienz betrifft. Sie können Ihren Kalender zum Beispiel mit einer App für Sitzungsprotokolle verbinden, um die Aufzeichnungen Ihrer Besprechungen zu transkribieren und zu zentralisieren.

Sehen wir uns weitere Tools an, die sich zwar nicht ausschließlich auf Kundentermine konzentrieren, aber dennoch wertvolle Funktionen bieten, um Ihre Geschäftsabläufe weiter zu rationalisieren.

1. OnBoard

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Als erstes erleichtert OnBoard, eine Software für Vorstandssitzungen, wichtige Diskussionen und Entscheidungen, die häufig von den Direktoren, Verwaltern und Führungskräften einer Organisation getroffen werden. Die Software rationalisiert die Arbeitsabläufe nach der Terminplanung und ermöglicht eine sichere Kommunikation und Entscheidungsfindung von unterwegs.

Merkmale:

• Integration von Videokonferenzen
• In-App-Abstimmungen und Genehmigungen
• Sicherer Kurier
• Agenda-Ersteller
• Protokollersteller

Vorteile:

• Sicheres Messaging für die Projekt- und Entscheidungskommunikation
• Optimiert Besprechungsvorbereitungen und Projektabläufe
• iOS und Android Apps

Nachteile:

• Zur Verwendung in Verbindung mit einem Terminplaner
• Nicht speziell für kleine Unternehmen konzipiert

Preisgestaltung:

• Kontaktieren Sie den OnBoard-Vertrieb, um die Preise für die Stufen Essentials, Premium und Ultimate zu erfahren.

2. BambooHR

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BambooHR wurde entwickelt, um Ihre HR-Prozesse zu automatisieren, damit Sie sich auf das große Ganze konzentrieren können. Dieses Tool ist eine interne Lösung für Unternehmen, die ihre HR- und Gehaltsabrechnungsabläufe rationalisieren möchten.

Merkmale:

• Integriert mit Lohnabrechnungsberichten und Genehmigungen
• Automatisierte Arbeitsabläufe zur Genehmigung von Auszeiten
• Self-Service-Zeiterfassung für Mitarbeiter
• Eingebaute automatische Erinnerungen
• Ereignisauslöser-Automatisierung
• Berichterstattung und Analyse

Vorteile:

• Umfassende HR-Funktionen
• Anpassbare Arbeitsabläufe
• iOS und Android Apps

Nachteile:

• Entwickelt für HR- und Lohnbuchhaltungsadministratoren
• Zeiterfassung ist eine zusätzliche kostenpflichtige Funktion
• Mangel an erweiterten Planungsfunktionen

Preisgestaltung:

• Wenden Sie sich an einen Bamboo HR Account Executive für individuelle Preise.

3. Connecteam

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Die Automatisierung von Terminbuchungen und -erinnerungen mit Hilfe von Terminplanungs-Apps für Mitarbeiter kann die Arbeitsabläufe in Unternehmen erheblich rationalisieren. Connecteam ermöglicht es Unternehmen, den Buchungsprozess zu automatisieren und Kunden die Möglichkeit zu geben, Termine online auf der Grundlage der Verfügbarkeit in Echtzeit zu planen.

Die Mitarbeiter können sich mehr auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren, da die manuelle Terminplanung entfällt, was die Gesamteffizienz verbessert. Die Apps für die Terminplanung von Mitarbeitern senden auch automatische Erinnerungen an Kunden, wodurch die Zahl der Nichtteilnehmer sinkt und sichergestellt wird, dass die Termine pünktlich eingehalten werden.

Außerdem lässt sich dieses Tool mit Kalendern und Kommunikationsplattformen integrieren, was eine nahtlose Koordination zwischen Mitarbeitern und Kunden ermöglicht.

Merkmale:

• Integration der Aufgabenverwaltung
• Terminplanung für mehrere Standorte
• iOS und Android Apps
• Vorlagen für die Terminplanung
• Gehaltsabrechnung mit einem Klick
• Automatische Terminierung
• Geofencing

Vorteile:

• Mitarbeiter können Verfügbarkeit einstellen und Schichten beantragen
• Einfache Erstellung und Verteilung von Zeitplänen
• Aktualisierungen des Auftragsfortschritts in Echtzeit
• Kostenlos für bis zu 10 Benutzer

Nachteile:

• Erweiterte Funktionen, die den höheren Tarifen für Teams ab 10 Personen vorbehalten sind
• Begrenzte Integrationen

Preisgestaltung:

• Der Small Business Plan: $0/Monat – Unbegrenzte Buchungen für zehn Benutzer auf einem Zeitplan
• Basic: $29/Monat – Unbegrenzte Buchungen für bis zu 30 Benutzer in einem Zeitplan
• Erweitert: $49/Monat – Unbegrenzte Buchungen für bis zu 30 Benutzer mit drei Zeitplänen
• Expert: $99/Monat – Unbegrenzte Buchungen für bis zu 30 Benutzer mit sechs Zeitplänen

Terminplanung leicht gemacht

Die richtige Terminplanungssoftware kann für kleine Unternehmen den Unterschied zwischen Chaos und Ruhe ausmachen. Es geht nicht nur um die Buchung von Terminen, sondern um die Rationalisierung von Abläufen, die Verbesserung der Kundenerfahrung und die Freisetzung von Zeit, um sich auf das Wachstum zu konzentrieren.

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Über den Autor: Ryan Robinson

Ryan Robinson. Ich bin ein Blogger, Podcaster und (genesender) Nebenprojektsüchtiger, der 500.000 monatlichen Lesern auf ryrob.com beibringt, wie man einen Blog startet und ein profitables Nebengeschäft aufbaut.