Wie Online-Buchungssysteme den Cash-Flow für kleine Unternehmen verbessern können

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Vor Jahrzehnten musste man sich auf Drittanbieter verlassen, umständlich per Fax oder Post kommunizieren oder den Kundenservice direkt anrufen, um einen Service zu buchen, zu prüfen, ob noch Plätze frei sind, und Reservierungen vorzunehmen – was aufgrund ineffizienter Prozesse oft den Cashflow beeinträchtigte.

Dieser traditionelle Buchungsansatz ist langwierig und führt oft zu einem undichten Ergebnis. Die meisten Kunden geben auf halbem Wege auf und suchen nach einfacheren Alternativen, um die gleiche Dienstleistung zu erhalten. Auf Unternehmensseite führt der Verlust von Kunden aufgrund komplizierter Buchungsprozesse zu Umsatzeinbußen.

Spulen Sie bis heute vor. Heute gibt es Online-Buchungssysteme wie Simplybook, die diese Probleme lösen, das Buchungserlebnis der Kunden verbessern und die Einnahmen steigern.

In diesem Artikel erklären wir Ihnen, was ein Online-Buchungssystem ist und wie kleine Unternehmen es nutzen können, um ihren Cashflow strategisch zu verbessern.

Was sind Online-Buchungssysteme?

Ein Online-Buchungssystem ist eine digitale Lösung – eine Web-Software oder eine Geräteanwendung -, die entwickelt wurde, um Nutzern zu helfen, Dienstleistungen wie Hotelzimmer, Spa, Veranstaltungen, Restaurants, Flüge, Touren und Ausflüge und viele andere von überall und zu jeder Zeit zu buchen.

Diese Systeme rationalisieren intuitiv die Interaktion des Kunden mit dem Service eines Unternehmens und ermöglichen es ihm, mit einem Mausklick zu sagen: „Behalten Sie das für mich“, indem sie Funktionen wie diese nutzen:

• Serviceverfügbarkeit in Echtzeit
• Benutzeroberfläche zur Selbstbedienung mit reibungsloser Übernahme
• Gateways für die Zahlungsabwicklung, z.B. Banküberweisung, PayPal und andere zugängliche Gateways.
• Ticketing und Buchungsverwaltung
• App-Integrationen mit anderen Produkten, z.B. Google Kalender, soziale Konten wie LinkedIn, CRMs wie Hubspot und ergänzende Integrationen mit ERP-Programmen wie RealSteel.

Einige andere Buchungssysteme bieten auch Funktionen zur Planung von Dienstleistungen, die nicht in jedem Fall eine bestimmte finanzielle Verpflichtung erfordern, wie z.B. Arztbesuche, Geschäftstermine und Schulungen.

7 Wege, wie Online-Buchungssysteme den Cash-Flow für kleine Unternehmen verbessern

Beim Cashflow geht es um das Geld, das in Ihrem Unternehmen ein- und ausgeht. Ein effizientes Online-Buchungssystem kann Ihnen dabei helfen, den Zufluss zu erhöhen und den Abfluss zu verringern, und zwar auf folgende Weise:

1. Sofortige Zahlung

Brooke Webber, Marketingleiterin bei Ninja Patches, malt ein Szenario zwischen traditionellen und Online-Buchungssystemen. „Stellen Sie sich vor, Sie betreiben ein Hotel und ein Kunde von der anderen Seite der Grenze möchte vor seinem Besuch ein Zimmer buchen. Traditionell umfasst dieser Prozess die Überprüfung der Zimmerverfügbarkeit über Drittanbieter oder Kommunikationskanäle und die Beschaffung eines Tickets oder Codes für die Bezahlung bei der Ankunft.“

„Zahlung bei Ankunft“ bedeutet, dass Sie für diese Reservierung erst zum Zeitpunkt des physischen Check-ins bezahlt werden. Das Gleiche gilt für kleine Unternehmen, ob mit oder ohne LLC-Schutz, wie Salons und Beratungsbüros, bei denen „ich zahle“ erst nach „der Dienstleistung“ dominiert. Dies führt zu einer Verzögerungslücke zwischen der Erbringung der Dienstleistung und der Bezahlung, die sich zum Teil auf Ihre Betriebskosten auswirken und zu organisatorischer Ineffizienz führen kann“, fährt er fort.

Online-Buchungssysteme lösen dieses Problem, indem sie sofortige Zahlungsmöglichkeiten bieten, wenn Kunden einen Service buchen.

• Sie brauchen ein Hotelzimmer? Prüfen Sie die Verfügbarkeit, wählen Sie Ihr Datum und bezahlen Sie für einen Platz.
• Sie müssen am Wochenende einen Friseursalon besuchen? Sichern Sie sich im Voraus einen Reservierungscode mit direkter Bezahlung.

Es handelt sich dabei mehr oder weniger um einen Ansatz, bei dem die Zahlung die Bestellung bestätigt und der sofortige Zugriff auf das Geld vor der Lieferung ermöglicht.

2. Minimiertes Nichterscheinen

„Für Kunden ist es ziemlich einfach, eine Reservierung zu verwerfen, wenn es keine vorherige finanzielle Verpflichtung gibt. Für sie ist das kaum etwas Bemerkenswertes. Aber für Ihr Unternehmen bedeutet das Nichterscheinen, dass das Serviceangebot unorganisiert ist und Sie nicht in der Lage sind, die Plätze für andere Kunden zu vergeben“, sagt Tom Golubovich, Head of Marketing & Media Relations bei Ninja Transfers.

Nehmen Sie als Beispiel eine Restaurantreservierung.

• Ein einflussreicher Kunde ruft am Dienstag an und bucht Ihr gesamtes Restaurant für zehn Stunden am Samstag.
• Sie haben alle anderen Buchungsanfragen für das Wochenende wegen dieser Reservierung storniert.
• Derselbe Kunde hat Sie am Freitag kontaktiert, die Reservierung aus verschiedenen Gründen storniert und sich entschuldigt, bevor er auflegte.
• Am Samstag sieht es praktisch düster aus, da Sie bereits andere Anfragen storniert haben. Das macht Ihre Umsatzerwartung für das Wochenende düster.

Online-Buchungssysteme ändern dieses Narrativ, indem sie die sofortige Zahlung bei der Buchung sicherstellen, automatische Benachrichtigungen an gebuchte Kunden senden und faire Rückerstattungsbedingungen bieten.

Jarret Austin, Inhaber von Bankruptcy Canada, erklärt: „Sofortige Zahlungen verringern die Wahrscheinlichkeit, dass Kunden abspringen, wenn sie bereits eine finanzielle Verpflichtung eingegangen sind, ganz oder teilweise. Automatisierte Benachrichtigungen halten Ihre CEO-Kunden über ihre Reservierungen auf dem Laufenden. Rückerstattungsrichtlinien zwingen Ihre Kunden, für alle Unterbrechungen oder Schäden zu zahlen, die Ihren Dienstleistungen durch unzulässige Stornierungen entstanden sind.“

Alles in allem minimieren diese Maßnahmen die Zahl der nicht erschienenen Kunden und sorgen dafür, dass Ihre Einnahmen steigen.

3. Nahtlose automatisierte Abrechnung

Die manuelle Rechnungsstellung ist eine Menge Arbeit. Sie müssen Dutzende von Zahlen und Zeitplänen aufrunden, in mehr Personal investieren und mit menschlichen Fehlern kämpfen. Außerdem ist der Prozess langwierig und führt oft zu einer Verzögerung bei der Vorlage der Rechnung bei Ihren Kunden.

Ein Online-Buchungssystem schafft hier Abhilfe, indem es Kunden nach ihrer ersten Buchung und bei fortgesetzter Nutzung von Dienstleistungen, z.B. in Hotels oder bei regelmäßigen Beratungen, zeitlich abgestimmte, automatisierte und fehlerfreie Rechnungen zusendet.

Dies reduziert nicht nur den Bedarf an massivem Personal in der Buchhaltung, sondern beschleunigt auch den Zahlungseinzug, manchmal sogar vor dem Fälligkeitsdatum, und verhindert so Zahlungsausfälle.

4. Verbesserte Upselling-Möglichkeiten

Thomas Medlin, Mitbegründer von JumpMD, sagt: „Manchmal kann ein personalisiertes Online-Buchungssystem wie ein digitales Schaufenster funktionieren. Wenn Kunden eine Dienstleistung buchen, können diese Systeme auf der Grundlage früherer Kaufdaten und anderer wichtiger Kundeninformationen, einschließlich demografischer Daten, automatisch weitere Angebote empfehlen.“

Delta Air, eine Fluggesellschaft, nutzt beispielsweise ein Online-Buchungssystem, um Upselling-Möglichkeiten wie z.B.:

• Upgrade auf Premium-Sitze wie Delta Comfort+, First Class oder Delta One.
• Kunden können auch Extras wie zusätzliches Gepäck, Priority Boarding und Wi-Fi-Zugang während oder nach der Buchung anfordern.

Oder nehmen wir an, Sie bieten Mietdienstleistungen für Veranstaltungen an. Ihre Buchungs-App kann Ihnen vor der Bezahlung erweiterte Dienstleistungen wie hochwertige Dekorationen, Fotopakete oder Live-Unterhaltung als Zusatzleistungen vorschlagen.

Dies erhöht den Umsatz pro Kunde und stellt sicher, dass die Kunden den größten Nutzen für ihr Geld erhalten.

5. Optimierte Ressourcenauslastung

Manuelle Buchungen sind mit viel Arbeit verbunden, z. B. mit der Bearbeitung von Kundenanfragen, der Überprüfung der Verfügbarkeit, der Bestätigung von Reservierungen und der Erfassung von Details. Sie benötigen an jedem Punkt Personal, was bedeutet, dass Sie mehr Geld für die Einstellung ausgeben müssen. Dies führt zu einem erhöhten Mittelabfluss, der größer sein kann als Ihr Mittelzufluss.

Werfen Sie die Münze um und verwenden Sie ein Automatisierungstool wie ein Online-Buchungssystem wie Simplybook. Diese Systeme erledigen all die alltäglichen Vorgänge in Sekundenschnelle. Und das hilft Ihnen, die Ressourcen, die Sie andernfalls für die Einstellung von mehr Personal ausgegeben hätten, für die Kernaufgaben Ihres Unternehmens einzusetzen.

Online-Buchungssysteme fungieren auch als Bestandsplattform, auf der Sie und Ihre Kunden überprüfen können, wie viel von Ihrem Service verfügbar ist. Dieser Überblick über den Bestand hilft Ihnen, Ihre Ressourcen effektiv zu verwalten und einen soliden Cashflow aufzubauen.

6. Verbesserte Kundenbindung

„Buchungssysteme minimieren die Reibung zwischen Kunden und Unternehmen und bieten so ein einzigartiges Kauferlebnis. Ein zufriedener Kunde ist loyal, und solche Kunden bleiben eher, als dass sie zu einem Konkurrenten wechseln“, fügt Alan Parkes, Inhaber von Denver Roofing & Colorado Springs Roofing, hinzu.

Laut Salesforce werden 88% der Kunden nach einer guten Erfahrung wahrscheinlich erneut eine Dienstleistung in Anspruch nehmen. Das wiederum erhöht den Lebenszeitwert (CLV) Ihrer Kunden, solange sie Ihre Dienste nutzen.

Außerdem haben zufriedene Kunden einen höheren Loyalitätsindex und werden in der Regel zu Fürsprechern der Marke. Diese Fürsprache bringt neue Kunden für Ihr Unternehmen, was mehr Umsatz und einen besseren Geldzufluss bedeutet.

Quelle: Enerpize

7. Analytik und Finanzmanagement

Online-Verwaltungssysteme sind keine vollwertigen Buchhaltungsprogramme, aber sie bieten eine Analysefunktion aus der Vogelperspektive, um Eingaben wie z.B.:

• Anzahl der Buchungen
• Tageszeit und Datum der Buchung
• Anzahl der Stornierungen oder Stornoquote.
• Buchungskanal (Web oder mobil)

Anhand der Anzahl, der Uhrzeit und des Datums der Buchungen können Sie saisonale Trends erkennen, d.h. wann Kunden Ihren Service stärker in Anspruch nehmen und wann es bergab geht. Dieser Einblick ist entscheidend, um umsatzdämpfende Faktoren zu identifizieren und Ihr Angebot zu verbessern.

Oftmals sind auch integrierte Funktionen zur Erstellung von Zahlungsberichten verfügbar, mit denen Sie alle Geldeingänge und -ausgänge (für Erstattungen) verfolgen können. Wenn die Erstattungen hoch sind, ist das ein Hinweis darauf, dass irgendwo etwas nicht stimmt und sofort behoben werden muss, um Ihren Cashflow aufrechtzuerhalten.

Integration von Simplybook für ein nahtloses Buchungserlebnis

Online-Buchungssysteme bieten zwar viele Vorteile, aber die Wahl des falschen Systems kann Ihrem geschützten Geschäft schaden und Ihren Cashflow stören.

Ein verzögertes, schnittstellenfeindliches System mit überteuerten Funktionen beeinträchtigt zum Beispiel das Buchungserlebnis der Kunden und führt zu unverhältnismäßig hohen Geschäftseinnahmen.

Um das zu vermeiden, müssen Sie einige wichtige Funktionen erkennen, wie z.B.:

• Anpassbare Buchungsseiten für verschiedene Unternehmen oder Dienstleistungen
• Integration mit wichtigen Tools (z.B. Google Kalender, Zoom, E-Mail-Programme)
• Optionen für die Zahlungsabwicklung, einschließlich lokaler und globaler Gateways
• Erweiterte Berichte und Analysen für Finanzbuchhaltung und Inventarisierung
• Marketing-Tools für Werbeaktionen und Kundenbindung
• Mobilfreundliche Schnittstelle
• Skalierbarkeit und Preisflexibilität
• Kundensupport und Schulungsressourcen
• Benutzerfreundliches Erlebnis für Unternehmen und Kunden

Das ist eine lange Liste von Kernanforderungen, die zum Glück von SimplyBook.me erfüllt werden. Unser funktionsreiches Buchungssystem ist auf dienstleistungsorientierte Unternehmen zugeschnitten, egal ob KMU oder große Organisationen, die ihre Abläufe rationalisieren möchten. Sichern Sie sich Ihre kostenlose Testversion.

Einpacken

Wenn Sie Ihren Kunden den Zugang zu Ihrem Geschäft erleichtern, lenken Sie Ihren Geldfluss von außen nach innen und bieten ihnen ein einzigartiges Erlebnis. Online-Reservierungssysteme ermöglichen dies, indem sie die sofortige Einnahmeerfassung unterstützen, No-Shows minimieren und die Ressourcenauslastung optimieren.

Andere nützliche Extras

Wenn es an der Zeit ist, Ihr bevorzugtes Buchungssystem zu wählen, sollten Sie Faktoren wie Benutzerfreundlichkeit, Zeit bis zum Wert des Produkts, autonome Annahme oder Selbstbedienung für Ihre Kunden und Preisgestaltung berücksichtigen. Simplybook erfüllt all diese Kriterien und mehr. Rufen Sie uns also an und beginnen Sie noch heute!

Biografie des Autors

Brooke Webbe

Brooke Webber ist eine leidenschaftliche Content-Autorin mit einer Vorliebe für das Geschichtenerzählen. Brooke verfügt über 5 Jahre Erfahrung in der Erstellung von fesselnden Geschichten, die bei den Lesern in allen Branchen Anklang finden. Sie ist total kaffeesüchtig. In ihrer Freizeit vertieft sie sich in die Literatur.