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Não seria fantástico se você pudesse pedir uma reunião e todos estivessem livres na hora certa? Na realidade, isso é muito raramente o caso. Alguém está de férias, outro tem uma reunião de negócios e outro pode trabalhar apenas meio período. Se você usar a rota tradicional de pedir a todos para definir um horário de reunião, levará muito tempo antes de definir uma hora e data. Às vezes, parece que você precisa de funcionários extras como “agendadores de reuniões” porque isso ocupa muito tempo.
Infelizmente, você não pode evitar reuniões. Não importa se são teleconferências, videoconferências ou reuniões em que todos se reúnem em torno de uma mesa para discutir novos desenvolvimentos. Reuniões internas, reuniões com clientes ou mesmo com contratados externos precisam se encaixar na agenda de todos.
Sim, sempre há reuniões que deveriam ter sido por e-mail. No entanto, seria melhor evitar tê-los em vez de agendá-los.
Agendadores de reuniões
Os aplicativos de agendamento de reuniões e os serviços de software funcionam para eliminar a dor e a repetição do agendamento de reuniões. Em vez de fazer alguém jogar mensageiro e organizador para garantir que todos possam participar, a sincronização de calendário e os atributos de disponibilidade fazem o trabalho por você.
Você pode se perguntar se os agendadores de reuniões valem a pena, e a única resposta para essa pergunta é outra: o que você poderia fazer no tempo que gasta reunindo participantes da reunião, verificando calendários e fazendo arranjos alternativos?
Imagine por um momento que você acabou de passar a última hora garantindo que todos possam participar de uma reunião ao mesmo tempo. Por causa deste exemplo, vamos supor que é importante que todos estejam lá. Você finalmente definiu a data e a hora, mas a sala de conferência necessária para a reunião/apresentação/arremesso de vendas não está mais disponível para o horário que você marcou. Você ficaria muito irritado e teria que pedir às pessoas que o reservaram para trocar os horários com você ou iniciar o processo novamente. Você não quer fazer isso.
Os melhores agendadores de reuniões permitem sincronizar vários calendários para garantir a compatibilidade da disponibilidade da reunião. Eles permitem vários tipos de reuniões diferentes, links diretos e muitos outros recursos que você precisa para gerenciar seus requisitos de agendamento de reuniões sem esforço.
Então, qual é o melhor agendador de reuniões para suas necessidades?
Agendadores de reuniões vs. Sistemas de reserva de compromissos
Há uma diferença sutil entre os dois, e é essencial entender a diferença para apreciar nossas escolhas para o top 6 que selecionamos.
Os sistemas de reserva de compromissos funcionam melhor para a interação com o cliente e reuniões. Qualquer empresa de serviços que forneça a indivíduos ou grupos que venham diretamente a você para atender às suas necessidades fará seus compromissos nos horários disponíveis. Você também pode usá-los para reservas internas da empresa, que não estão em disputa. No entanto, eles também são significativamente mais personalizáveis para as necessidades de agendamento de clientes, gerenciamento de recursos, aceitação de pagamentos e dezenas de outros recursos que tornam a administração de uma empresa de serviços muito mais simples de gerenciar.
Os agendadores de reuniões são mais úteis porque você pode usá-los para qualquer reunião. Interno, externo ou para clientes. Esses aplicativos fazem exatamente o que dizem. Eles ajudam você a agendar reuniões.
Algumas empresas de serviços (e qualquer outra empresa que exija agendamento) exigem recursos adicionais para fornecer seus serviços. Outros, como consultores e assessores, não. Ao mesmo tempo, algumas empresas podem oferecer consultas e avaliações gratuitas porque cobram por um produto final – designers de cozinhas, decoradores etc.
As reuniões internas da empresa raramente exigem a necessidade de aceitar o pagamento, nem geralmente exigem relatórios detalhados ou gerenciamento eficaz de recursos.
Algumas empresas escarrancham a cerca. Eles têm requisitos significativos de reuniões internas e a necessidade de reuniões e compromissos com clientes.
A principal coisa a entender é que os agendadores de reuniões são usados principalmente para agendar reuniões. Eles têm mais alguns recursos para facilitar a vida; no entanto, eles não têm alguns recursos expansivos e de longo alcance que os sistemas de agendamento empregam porque os usuários simplesmente não precisam deles.
Nossas 6 principais opções para aplicativos de agendamento de reuniões
Rabisco
Reunindo pessoas ocupadas e grupos nos melhores momentos.
Doodle é excelente para reunir grupos de pessoas para suas reuniões. Era uma raridade no espaço de reunião de negócios por causa da opção de votação; no entanto, outros estão começando a entender esse nicho de mercado. Você pode convidar um grupo de pessoas para indicar sua disponibilidade em horários diferentes selecionados. Quando todos responderem com sua disponibilidade, você poderá definir o horário da reunião e enviar seus convites – também adicionar aos calendários.
A votação não é estritamente para o horário da reunião; você também pode pesquisar preferências de alimentos, locais e muito mais para fazer tudo certo. Também pode ser usado para organizações de eventos internos, como comemorações de aniversário, festas de Natal e outros tipos de reuniões.
Precisa conhecer
Encontre um horário que funcione para todos, um agendador de reuniões autônomo.
Outro agendador de reuniões que facilita reunir grupos de pessoas ou até duas pessoas para uma reunião.
O Need to Meet é um sistema barato que começa a partir de US$ 12/ano/usuário, em vez das assinaturas mensais mais comuns. Há uso padrão gratuito, mas limita o número de opções de horário e convidados na votação (4 e 4). No entanto, você obtém uma avaliação gratuita de 14 dias que permite acesso à assinatura Premium, para que você saiba o que está recebendo.
SimplyMeet.me
Agendamento gratuito para sempre para indivíduos e integração abrangente de idioma e calendário.
Perfeito tanto para agendamento de reuniões voltado para o cliente interno, este agendador de reuniões permite sincronizar até 8 calendários por usuário. Isso permite a integração da disponibilidade de recursos de agendamento, como salas de conferência e software de apresentação, se necessário, e a referência cruzada de outros participantes necessários.
O pacote gratuito para sempre permite que as pessoas que estão começando seu próprio negócio sincronizem até 3 calendários e 500 reuniões por mês. Suponha que você precise integrar muitas pessoas em uma equipe ou simplesmente queira mais recursos para o agendamento de reuniões. Nesse caso, são 9,99€/mês/utilizador com agendamento round-robin, branding amovível e gestão de organização até 30 pessoas.
Este é um dos poucos agendadores de reuniões com uma ampla gama de integrações de calendário, incluindo Outlook, Google, Zoho, Zimbra, NextCloud e compatibilidade com CalDav.
Agendar uma vez
Agendamento de serviços profissionais e equipes de vendas com excelente engajamento de leads.
Como parte do OnceHub, o ScheduleOnce é uma excelente ferramenta para serviços profissionais e engajamento de leads para equipes de vendas. Ele permite que você crie vários tipos de reunião – o padrão é intervalos de 15, 30 e 60 minutos – e compartilhe um link que os clientes usam para marcar uma reunião com você.
Você pode integrar com calendários do Outlook (365 e Exchange), Google e iCloud.
Para até 25 usuários, o ScheduleOnce é gratuito com tipos ilimitados de reuniões e eventos, disponibilidade de equipe agrupada, disponibilidade de videoconferência e muito mais. Acima de 25 usuários, são US$ 10/usuário/mês.
Calendly
Uma ferramenta de agendamento completa para uso pessoal e profissional com clientes e colegas.
A plataforma de reservas Calendly se integra aos calendários do Office 365 e do Google, permitindo que você defina sua disponibilidade para reuniões específicas. Você pode criar uma URL personalizada com a qual clientes e colegas podem verificar sua disponibilidade e agendar um horário com você.
Os slots de reunião têm 15, 30 ou 60 minutos de duração e você pode criar tipos de reunião personalizados. Também é possível personalizar ainda mais cada tipo de reunião com perguntas de entrada específicas para o tipo de reunião. Você pode adicionar links de documentos para reuniões focadas em clientes e colegas para que as pessoas revisem com antecedência.
Clara
Um funcionário de agendamento virtual que agenda reuniões para você.
Não seria maravilhoso ter um assistente virtual tirando o agendamento de reuniões de suas mãos? Bem, Clara faz exatamente isso. Usando aprendizado de máquina e inteligência, ele pode agendar reuniões e aprender sobre seus padrões de reserva.
Clara entende linguagem natural e comandos e solicitações humanas como alguns dos melhores chatbots ao vivo.
Durante o processo de inscrição, você indica sua disponibilidade e localização. Se você fornecer o endereço de e-mail de Clara quando alguém solicitar um compromisso, a ferramenta definirá todos os detalhes relevantes da reunião. Isso inclui tempo, duração, local e os participantes.
Escolhendo um Agendador de Reuniões para Suas Necessidades
Nossas principais opções incluem exemplos de agendadores de reuniões com especificações para atender a todas as empresas com necessidade de agendar reuniões. Suas reuniões podem ser entre colegas. Você pode ser um empreendedor solo que precisa agendar compromissos com clientes, mas só tem seu próprio calendário para organizar. Como alternativa, você pode ter uma empresa grande ou em crescimento com demandas crescentes de organização de reuniões interdepartamentais. Ou talvez você seja uma pequena startup navegando em todas as posições entre uma pequena equipe, e é um desafio definir horários em que todos possam se reunir.
Quando você escolhe seu agendador de reuniões, há algumas coisas que você pode querer pensar:
- Quem vai marcar reuniões? Clientes, colegas ou ambos?
- Quantas pessoas precisam estar no circuito? Grandes reuniões ou pequenas?
- Você tem outros recursos para gerenciar, além de reuniões?
- Quais calendários você usa? Você pode integrar com um agendador de reuniões específico?
- Qual é o seu orçamento?
- Quais recursos adicionais você precisa para fazê-lo funcionar para você? Se algum.
- Você precisa de funcionalidade de reunião remota e integração de videochamada?
- Quais outros sistemas você precisa integrar?
- Você precisa aceitar pagamentos para suas reuniões?
- Você precisa dele para escalar com o desenvolvimento do seu negócio?
Como Escolher o Certo?
Os agendadores de reuniões podem diferir em recursos, design e usuários de destino. Antes de se comprometer com um e talvez perceber que não é para você, recomendo explorar uma lista de 3-4 que parece ser a melhor para você (no papel, pelo menos). Teste-os simultaneamente e determine qual realmente atende melhor às suas necessidades em comparação com seus outros indicados.
Agendar reuniões através de métodos tradicionais é tedioso e desnecessário. Como alternativa, encontrar um agendador de reuniões que funcione silenciosa e perfeitamente como parte de seus processos de negócios é
Assim como smartphones e compras on-line, os agendadores de reuniões evoluíram de um luxo agradável para um requisito na vida e nos negócios das pessoas produtivas. Ao explorar as opções disponíveis, considere sua marca e as ferramentas que funcionaram bem e que você ainda precisa. Encontre um agendador de reuniões que funcione bem com os negócios e o ambiente que você criou e que o levará adiante.