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Seja qual for o seu negócio, sempre há momentos em que você precisa de assistência técnica para mantê-lo no caminho certo. Seja uma pequena alteração no seu modelo de negócios ou uma grande expansão, as ferramentas de gerenciamento de projetos podem ajudá-lo a se manter organizado, dentro do prazo, dentro do orçamento e, esperançosamente, com um resultado ideal.
É importante perceber que, embora algumas ferramentas de gerenciamento de negócios possam funcionar como ferramentas de gerenciamento de projetos, as ferramentas de gerenciamento de projetos nem sempre são úteis para o gerenciamento de negócios. Os projetos, por sua natureza, têm uma duração finita, havendo eventualmente um ponto final. Este artigo é sobre ferramentas de gerenciamento de projetos e como elas podem ajudá-lo em períodos de ajuste e estresse ao tentar atingir um objetivo específico.
O que são ferramentas de gerenciamento de projetos?
Se você nunca as usou antes, as ferramentas de gerenciamento de projetos são softwares de computador que ajudam os gerentes ou proprietários de negócios e equipes a planejar, acompanhar e gerenciar projetos do início ao fim. A maioria dos softwares de gerenciamento de projetos inclui recursos e recursos que ajudam a definir objetivos, controlar o tempo, alocar recursos, facilitar a comunicação e dividir projetos em tarefas discretas.
Por que você precisa de ferramentas de gerenciamento de projetos?
Você terá projetos para gerenciar, seja um operador único ou uma empresa em crescimento. E você pode se perguntar por que precisaria de ferramentas de gerenciamento de projetos. A verdade é que mesmo como um empreendedor solo iniciante, você provavelmente usa algum tipo de ferramenta de gerenciamento de projetos, mesmo que seja brainstorming e mapeamento mental do que você precisa fazer em um pedaço de papel. Isso talvez seja aceitável se você for a única pessoa envolvida, mas assim que alguém se envolver, mesmo que seja um empreiteiro de fora da empresa, as coisas se complicam muito rapidamente.
Você pode executar sua operação de turismo por conta própria. No entanto, assim que você adiciona uma secretária para lidar com a papelada ou um limpador de ônibus / carro para enfeitar seu passeio após cada sessão, você tem muito mais coisas para gerenciar. Ao adicionar um novo tour, você pode precisar de uma nova campanha de marketing, o que significa novos designs e anúncios. Os itens que você precisa para fazer malabarismos aumentam, e você tem poucas mãos.
É aí que entra o gerenciamento de projetos. Você não precisa manter tudo em sua cabeça para garantir um resultado de projeto suave e ideal.
As 8 principais ferramentas de gerenciamento de projetos em 2022
A ferramenta de gerenciamento de projetos que você escolher dependerá da sua metodologia e do que você deseja alcançar.
Trello
O Trello é uma plataforma online predominante que ajuda a gerenciar projetos criando quadros, cartões e listas. Você pode usar o Trello para rastrear tarefas, atribuir tarefas a membros da equipe e acompanhar prazos.
Um sistema flexível oferece flexibilidade e estrutura para manter um cronograma e agilidade para trabalhar bem sob parâmetros de projeto em mudança e melhoria contínua.
- Fácil de usar por qualquer pessoa com conhecimentos básicos de informática.
- Disponível para dispositivos móveis e desktop.
- Uma interface visual facilita a visualização do que está acontecendo em seus projetos.
- Permite acompanhar o progresso, atribuir tarefas e acompanhar prazos.
- Compartilhamento de projetos com outros membros da equipe para comunicação e colaboração acessíveis.
- Diferentes visualizações para acompanhar a progressão do projeto de várias perspectivas
Campo de base
Basecamp é uma das soluções de gerenciamento de projetos mais antigas, tornando-se um veterano na esfera de gerenciamento de projetos. Com mais de dez anos para aprimorar e aperfeiçoar o sistema, o Basecamp construiu uma reputação credível para uso em grandes projetos e em grandes organizações.
Existem alguns recursos muito legais para lidar com clientes. Por exemplo, você pode salvar e acompanhar facilmente os comentários e aprovações dos clientes e obter relatórios sobre o andamento dos projetos. Além disso, você pode criar discussões em grupo quando quiser colaborar com outras pessoas.
Existe uma versão gratuita que permite trabalhar em três projetos com no máximo 20 pessoas, permitindo que você realmente dê um bom teste à plataforma. Depois disso, há um único plano pago ($ 99/m), que inclui todos os recursos e um número ilimitado de usuários, tornando-o um excelente negócio para equipes e empresas maiores. No entanto, é um pouco íngreme para indivíduos e pequenas empresas com mais de três projetos para gerenciar.
- Mensagens diretas dentro da plataforma
- Quadros de mensagens, listas de tarefas, agendas
- Arquivos e outros armazenamentos de documentos
- Interface simples e fácil de usar
- Marque facilmente os membros da equipe
Projetos Zoho
O Zoho Projects é uma ferramenta de gerenciamento de projetos que permite que os usuários planejem, organizem e colaborem em projetos usando gráficos de Gantt para obter imagens detalhadas do andamento e dos cronogramas do projeto. Como parte do Zoho, também existem muitas integrações nativas e facilitadas. Há também opções para gerenciamento de documentos, cronometragem e rastreamento e correção de erros.
Uma variedade de integrações externas está disponível, como Slack, Google, Dropbox,
O preço depende do número de usuários, número de projetos e número de recursos necessários. Os planos de nível superior oferecem projetos ilimitados e limites mais altos de acordo com o plano de assinatura escolhido.
Um plano gratuito está disponível, permitindo que você explore os recursos e funcionalidades do software, permitindo dois projetos e até 3 usuários. Para planos pagos, há uma avaliação gratuita de 10 dias, e é um preço muito razoável de apenas US$ 5 ou US$ 10 por usuário para Premium e Enterprise, respectivamente.
- Excelente valor
- Geralmente fácil de configurar e navegar
- Vários canais de comunicação dentro do aplicativo
- Opções de configuração abrangentes
- Ferramentas robustas de rastreamento de tempo
Wrike
O Wrike é uma ferramenta de gerenciamento de projetos SaaS com uma interface de usuário de vários painéis e auxilia as equipes no gerenciamento e colaboração de projetos.
O que faz o Wrike se destacar é a vasta gama de recursos que ajudarão qualquer organização ou equipe de projeto, incluindo ferramentas de comunicação, rastreamento de visualização, rastreamento de disponibilidade de funcionários e identificação de projetos considerados “em risco” de falhar. Sim, você pode definir parâmetros para ajudá-lo a ficar de olho neles.
Com painéis de sprint de equipe personalizáveis, os colaboradores podem visualizar projetos novos, em andamento e concluídos em um só lugar. As equipes também podem agendar e compartilhar relatórios interativos personalizados para tomar decisões mais rápidas e informadas.
Uma demanda crucial para uma ferramenta de gerenciamento de projetos ideal deve ser compatível com as pessoas e dispositivos que uma empresa usa. O Wrike está disponível em vários idiomas e é compatível com iOS e Android – particularmente útil para quem está em trânsito.
- Rastreamento de exibição visual
- Fácil priorização de tarefas
- Editor simples de arrastar e soltar
- Interface intuitiva e amigável
- Integrações com várias ferramentas, incluindo aplicativos de CRM, ferramentas de email marketing, etc.
Planejador de líquidos
O Liquid Planner possui um conjunto forte e amplo de recursos que o tornaram particularmente útil para grandes corporações e clientes corporativos.
Um dos recursos exclusivos incluídos é o ‘Smart Schedule’ que auxilia na priorização de tarefas, atribuição de recursos de equipe e, em seguida, estima as horas necessárias para a conclusão. Um recurso completo, que permite acompanhar o projeto em função das horas dedicadas a ele pela força de trabalho designada.
Por outro lado, o recurso Gerenciamento de Recursos pode mostrar as horas de trabalho de cada trabalhador e rastrear quem está disponível para atribuir ao próximo projeto. Esses dados são alimentados em painéis de fácil leitura que podem ser integrados a métricas e tendências financeiras.
Observe que há um teste gratuito de 14 dias para levar o Liquid Planner para um test drive antes de se comprometer, o que é justo, pois os planos de pagamento são bastante íngremes e mais apropriados para grandes empresas.
- Agendamento automatizado e inteligente
- Avalia os melhores e piores cenários para resultados de projetos e tarefas
- Ferramentas abrangentes de gerenciamento e insights para vários recursos
- Ótimo rastreamento de tempo incluído nos planos Professional e Ultimate
Asana
Para gerenciamento de projetos, a Asana é outra plataforma online popular que ajuda você a gerenciar projetos rastreando tarefas, prazos, recursos e detalhes de comunicação. Asana é muito semelhante ao Trello, o que provavelmente explica sua popularidade comparável.
Você também pode usar a Asana para criar relatórios e painéis personalizados para monitorar seu progresso ao longo do projeto.
Embora existam planos pagos para a Asana, para a pequena empresa que está crescendo e se expandindo, o plano gratuito tem recursos e capacidade de armazenamento mais do que suficientes.
- Ele permite que você crie, edite e rastreie tarefas com eficiência.
- Atribua tarefas a membros da equipe ou colaboradores.
- Adicione comentários às tarefas para uma compreensão completa
- Defina prazos para tarefas para conclusão no prazo
- Compartilhe tarefas com outros membros da equipe.
- Acompanhe o progresso de todas as suas tarefas de uma só vez.
- Oferece >100 integrações (Gmail, Outlook, Google Drive, Zapier, OneLogin e muito mais)
- Uma ampla gama de opções de visualização, incluindo visualização de lista, visualização de quadro e visualização de calendário.
- Oferece mais de 50 modelos para escolher.
- Campos personalizados para acompanhar métricas críticas
- Receba atualizações automáticas em e-mails
- Fornece um importador de CSV para carregar dados de negócios no aplicativo
Monday.com
O Monday.com começou inicialmente como um calendário digital que ajuda as empresas a gerenciar compromissos profissionais. Ele ajuda as empresas a planejar e gerenciar sua semana de trabalho. No entanto, nos últimos anos, o desenvolvimento da plataforma Monday.com permitiu um gerenciamento de projetos muito mais abrangente, colaboração e, claro, mantê-lo no prazo e programado.
O Monday.com é uma das poucas ferramentas de gerenciamento de projetos que incorporam rastreamento e registro de tempo, bem como outras ferramentas cruciais. Obviamente, o controle do tempo é essencial quando você considera o custo das horas de trabalho e a duração do projeto.
A Monday.com tem modelos, fluxos de trabalho e soluções para muitas operações e projetos de negócios, desde projetos criativos e de design até operações e marketing.
- Criando projetos e tarefas associadas para ajudá-lo a se manter organizado.
- Adicionando notas e lembretes às tarefas do projeto para referência futura no projeto
- Compartilhamento de calendários com outras pessoas em sua equipe de projeto ou organização.
- Um calendário mostrando quais tarefas precisam ser concluídas a cada dia e os prazos para essas tarefas.
- Uma lista de tarefas que permite adicionar itens e acompanhar seu progresso.
- Crie relatórios personalizados mostrando o desempenho do seu projeto.
- Conecte-se com outras empresas do seu setor para colaborar em projetos.
- Linhas do tempo codificadas por cores e opções para sincronizar as linhas do tempo com um calendário
- Fornece um portal para partes interessadas externas e clientes
Metodologias de Gerenciamento de Projetos
Existem muitos métodos diferentes de gerenciamento de projetos que suportam diferentes tipos de projetos, desde desenvolvimento de software até gerenciamento de mudanças e até projetos de construção. No entanto, a maioria cairá nos cinco métodos mais populares.
- Ágil – agilidade e flexibilidade na estrutura do projeto
- Lean – significa literalmente “sem desperdício”, cortando processos e excesso de bagagem
- Cachoeira – Estrutura rígida de um passo para o outro
- Kanban – Parte do Agile, mas geralmente classificado como seu método
- Seis Sigma – Ferramentas de controle de qualidade de processos e projetos.
Existem dezenas de outros métodos híbridos e derivados e menos conhecidos, mas esses cinco são os mais comumente utilizados. Às vezes você verá Agile/Scrum ou Lean Six Sigma, o que significa uma maneira particular de fazer as coisas. Scrum é um derivado da metodologia Agile, e Lean Six Sigma combina os princípios “sem desperdício” e “controle de qualidade” dos dois métodos.
Qualquer que seja a metodologia escolhida para seus projetos, você deve usar ferramentas de gerenciamento de projetos que se ajustem aos seus métodos.
Como você escolhe um software de gerenciamento de projetos?
Muitas ferramentas de gerenciamento de projetos estão disponíveis, mas nem todas são iguais. Enquanto alguns podem funcionar perfeitamente para desenvolvimento de software ou gerenciamento de mudanças, eles podem ser terríveis para projetos operacionais ou de RH. Alguns se destacam no gerenciamento de tarefas, alguns em colaboração, alguns no gerenciamento de fluxo de trabalho e assim por diante.
Algumas ferramentas de gerenciamento de projetos se concentram no suporte a equipes usando uma metodologia de gerenciamento de projetos específica, e outras podem atender a setores específicos. A seleção do melhor software de gerenciamento de projetos para seus projetos ou negócios, em geral, dependerá de diversos fatores, entre eles:
- Metodologias de projeto
- Tipo e complexidade do projeto
- Objetivos e estratégias de negócios
- Necessidades das equipes, organização ou clientes (remoto, local, organização externa, etc.)
- Tamanho da empresa
- Indústria
- Escopo do projeto
- Funções do colaborador
Todas as ferramentas de gerenciamento de projetos listadas acima têm alguma forma de versão gratuita para você começar e permitir que você as experimente de acordo com suas necessidades. Seja um período de teste gratuito ou uma versão gratuita para sempre com recursos limitados, você pode experimentá-los com seus projetos e seus métodos de gerenciamento de projetos.
Você pode achar que precisa de uma plataforma que permita trabalhar com várias metodologias (Agile para desenvolvimento de software e Lean Six Sigma para gerenciamento de mudanças operacionais). É por isso que você precisa testá-los com seus projetos mais comuns e urgentes.
Se você tem alguma ferramenta de gerenciamento de projetos que acredita merecer um lugar em nossas principais escolhas; Eu ficaria muito interessado em ouvi-los nos comentários.