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Cuando alguien piensa en la programación de las escuelas, piensa en los alumnos y en las clases. A la administración le corresponde pensar en el resto de la programación que se realiza – o la provincia de una secretaria escolar para mantener todas las citas en orden y garantizar la gestión de todos los aspectos de la vida escolar. Como si no tuvieran bastante que hacer. Por eso, las funciones personalizadas para la educación pueden ser muy valiosas para mantener el ritmo.
Las escuelas y otros centros de formación y educación son mucho más que programar las clases, es organizar los recursos, coordinar los horarios, y luego están los alumnos. A menudo se ha dicho (por parte de los profesores) que las escuelas serían mucho más fáciles de dirigir si no fuera por los alumnos. Sin embargo, dado que los estudiantes son todo el sentido de la educación, será mejor que se hagan a la idea de que necesitan mucha organización y programación.
SimplyBook.me puede ser la mejor opción para muchas necesidades de programación educativa, desde las entrevistas de admisión hasta la programación de clases y la gestión de recursos. Hay muchos requisitos de programación diferentes que quizá tengan poco que ver con la educación y más con la comunicación y la colaboración.
Así que esta semana, voy a profundizar en las funciones personalizadas más populares que los clientes de educación utilizan para sus sistemas de reservas.
Las principales funciones personalizadas para entornos educativos
Aunque tratamos de garantizar que la funcionalidad básica de programación del sistema de reservas está ahí como estándar, la educación y la formación en las escuelas requieren un número significativo de características para trabajar como usted desea. Así pues, estas son algunas de las funciones personalizadas más populares para los entornos educativos que ayudan a programar y gestionar las empresas de formación.
Categorías de servicio
Tanto si ofrece un tipo de formación específico como una amplia gama de temas, las categorías de servicios facilitan a los clientes la búsqueda de clases o formación adecuadas a sus necesidades. Podrías impartir formación en codificación y programación de ordenadores en múltiples lenguajes informáticos. En ese caso, puede decidir separar sus actividades educativas por diferentes lenguajes informáticos, o quizá por nivel de experiencia, es decir, principiante, intermedio o avanzado.
En otro nivel, puede tener una institución de enseñanza con numerosos tipos de asignaturas, como una escuela o un colegio. En ese caso, facilita mucho la elección de sus clases y cursos por materias, es decir, idiomas, ciencias, humanidades, artes, etc. Al mismo tiempo, también se puede optar por el nivel de experiencia de la materia. Esto podría significar si usted ofrece la comprensión básica, iGCSE, A-level, Diploma, Licenciatura, y así sucesivamente.
Cualquiera de las dos opciones permite a los clientes y a los estudiantes la libertad de buscar en la sección correcta para el estudio que quieren hacer.
Múltiples localizaciones
Tanto si tiene una empresa de formación con varias ubicaciones como una escuela, colegio o universidad con campus en toda la ciudad, la función personalizada de ubicaciones múltiples ayudará a sus estudiantes y alumnos a encontrar el centro de aprendizaje que más les convenga.
Otra posibilidad es que preste servicio en diferentes áreas pero que ofrezca la misma formación. Su empresa podría impartir formación in situ a las empresas, en cuyo caso, los clientes elegirían por su ubicación. Sin embargo, los clientes pueden seleccionar el sitio con la disponibilidad más adecuada si su empresa tiene varios centros de formación.
Recursos Relacionados
A veces, su disponibilidad y su horario no dependen de sus profesores, formadores o tutores, sino de sus recursos disponibles. Por ejemplo, puede tener 12 instructores de conducción que trabajen en diversos turnos, pero sólo tiene 10 coches de doble control disponibles. Técnicamente, quizá sólo necesites diez coches para tu programa habitual de clases de conducción.
Sin embargo, veamos una situación hipotética. Una empresa de seguridad personal privada quiere someter a sus 12 nuevas contrataciones a un curso de conducción evasiva avanzada al mismo tiempo. Técnicamente, podrías tener 12 instructores libres con esas habilidades de enseñanza, pero sólo tienes 10 coches. Al asegurarse de que no puede reservar una sesión sin los correspondientes recursos relacionados, nunca se encontrará en una situación en la que tenga que explicar por qué tiene las personas pero no las herramientas para realizar el trabajo.
Las mismas situaciones pueden aplicarse a cualquier cosa, desde aulas específicas (laboratorios, cocinas, etc.) hasta libros y herramientas. Una clase de bodegones sin suficientes caballetes o una clase de informática sin suficientes ordenadores no haría mucho por su reputación.
membresías
Se podría pensar que las afiliaciones en un entorno educativo son extrañas, pero no tanto. Si tus clases, cursos, seminarios de formación o lo que sea que impartas puede sobrevivir y aportar beneficios a tu negocio, ¿qué podrías conseguir ofreciendo acceso a los miembros?
Lo más frecuente es que las afiliaciones sirvan para cursos de educación y formación que no tienen muchas limitaciones físicas en cuanto al número de alumnos. Los cursos de formación en línea, en los que la presencia física y las herramientas no son un problema, generarán dinero independientemente de que se inscriban 10 o 100 personas en los cursos. Así, si se inscriben en un curso y pagan 300 euros, pero pagan 500 euros por la afiliación y se inscriben en tres, se ahorrarán dinero y obtendrán una gran oferta, pero en esencia, no le costará más dinero al instituto de formación.
Las afiliaciones funcionan estupendamente tanto para los alumnos como para las empresas educativas. Alentar a los alumnos a ampliar sus conocimientos y aumentar los ingresos de la institución educativa. Algunos ejemplos de empresas de formación académica son Alison, Coursera y Masterclass.
Listas de espera
Si tiene clases o cursos muy solicitados, la mejor manera de asegurarse de que sus horarios se mantengan llenos y de que los clientes potenciales tengan el mejor acceso a ellos es utilizar una lista de espera.
La función personalizada de lista de espera permite a los estudiantes potenciales registrar sus datos en caso de que se libere una plaza, ya sea por cancelación o porque usted añada otra plaza a su curso. Tal vez añada un caballete más a sus materiales, un nuevo poste a su estudio de danza, o tal vez cambie sus clases a un aula más grande para acomodar más pupitres.
Cualquiera que sea la razón por la que queden disponibles nuevas plazas en sus sesiones de formación, permitir a sus potenciales alumnos que se hagan con una de ellas significa que casi siempre podrá mantener su oferta educativa al máximo de su capacidad y rentabilidad.
Correo electrónico personalizado
No importa a qué negocio se dedique; tener correos electrónicos fácilmente identificables es una práctica empresarial crucial. No sólo con la dirección de correo electrónico de la que proceden los correos, sino también con su aspecto. Los mensajes de correo electrónico personalizados de su empresa de educación siempre deben parecerle a alguien familiar.
Aprender algo nuevo o ampliar sus conocimientos suele ser una decisión muy personal e importante. Los clientes y los estudiantes quieren sentirse cómodos sabiendo con quién están intercambiando correos electrónicos y que están siendo atendidos. Las plantillas genéricas con poco diseño o atención a los detalles parecen poco profesionales.
Informe diario
Los informes diarios tienen un valor incalculable para muchas empresas, pero cuando se tienen varias sesiones y clases que abarcan a numerosos estudiantes, tener una visión general detallada es fundamental para gestionar la carga de trabajo. Además, la gestión de diferentes tutores, formadores y profesores implica la necesidad de organizar una gran cantidad de datos.
Los informes diarios pueden ayudar a hacer un seguimiento de los ingresos diarios, las cargas de trabajo y el rendimiento. También puede hacer un seguimiento de las cancelaciones y reprogramaciones.
Cargador de archivos
Con la aparición de más educación en línea, formación acreditada e incluso trabajo, la capacidad de subir archivos ha aumentado. Los documentos que demuestran el acceso válido a la enseñanza financiada por el gobierno, la identidad, la experiencia previa y mucho más son un requisito. También es necesario cargar los certificados de finalización de los cursos, los resultados de los exámenes modulares y otros formularios y archivos relacionados.
Aplicación de administración
Para el educador que viaja, no hay mejor método para mantenerse al tanto de su agenda que una aplicación que le permita organizar, gestionar y ver sus reservas de formación sobre la marcha. Lo mejor es que cada entrenador y proveedor tiene su propio acceso y sólo dispone de los datos que necesita para sus citas.
Para los responsables de área o departamento, existe la opción de que tengan acceso administrativo o de supervisión a todas las citas. Así, si hay un problema de enfermedad, el gestor puede rectificar la situación con acceso a toda la información del cliente. El «cliente» puede ser una empresa que desea formar a su personal, una sesión de formación 1-2-1 o una clase de estudiantes entusiastas.