Rezervační nástroje pro podniky s podporou umělé inteligence: 7 přínosů pro efektivitu

This post is also available in:

Problémy s plánováním v podnicích málokdy vypadají dramaticky. Projevují se jako tucet malých zpoždění, která se stále opakují.

Klient změní termín a nikdo neaktualizuje správný kalendář. Požadavek se dostane ke špatnému týmu.

Na VIP schůzku je dvojitá rezervace. Chybí formulář pro příjem pacienta. Poradce je plně obsazen, zatímco místnost je prázdná.

Jednotlivě jsou považovány za „malé administrativní problémy“. V podnikovém měřítku se však rychle stávají provozním problémem. Týmy tráví více času koordinací než skutečným poskytováním služeb.

Stále více podniků se obrací k rezervačním nástrojům s podporou umělé inteligence. Zejména společnost team.blue do svého ekosystému zabudovává umělou inteligenci, aby zrychlila a personalizovala své operace.

Při přechodu od manuální koordinace k inteligentnější automatizaci rezervace podnikové týmy obvykle zaznamenají sedm jasných zvýšení efektivity.

V tomto článku vám na příkladech z oblasti práva, vzdělávání, zdravotnictví a maloobchodu přiblížíme, jak tyto přínosy vypadají v praxi, abyste si mohli rychle zmapovat myšlenky ve svém světě a zjistit, kde se skrývají největší výhry.

Co znamená „rezervace s pomocí umělé inteligence“ v podnikovém prostředí?

V podnikovém prostředí jsou rezervační nástroje s podporou umělé inteligence systémy plánování, které se postarají o práci a pomocí automatizace, pravidel a inteligentní asistence za vás zvládnou zpětnou komunikaci.

Namísto toho, aby někdo ručně kontroloval kalendáře, sháněl potvrzení a opravoval chyby, systém se řídí vaší logikou a udržuje rezervace na správné cestě.

Skutečnou výhrou automatizace plánování s umělou inteligencí je konzistence. Systém uplatňuje konzistentní pravidla pro služby, načasování, způsobilost a směrování napříč odděleními a lokalitami.

K tomu se hodí i SimplyBook.me Enterprise. Jedná se o rezervační řešení s certifikací ISO 27001 vytvořené pro větší organizace, které potřebují bezpečné a flexibilní plánování napříč týmy a lokalitami.

Podporuje správu polohy, vlastní reportování a integrace API a také nástroje, jako jsou e-mailové/SMS upomínky, formuláře pro příjem a klientská aplikace pro zvýšení efektivity a zlepšení zákaznické zkušenosti.

Funguje pro interní i externí rezervace, podporuje více jazyků a lze jej nasadit v cloudu nebo v lokálním prostředí.

Proč je plánování v měřítku obtížnější

Pokud plánujete v jednom týmu a na jednom místě, může to být zvládnutelné. Přidání oddělení, lokalit nebo zásad může zvýšit složitost. Pak se rezervace stávají provozním problémem.

Jak se škáluje, obvykle je to těžší:

• Více lokalit a časových pásem: Plánování napříč regiony se rychle stává složitějším. Pokud týmy pracují v Londýně, New Yorku a Dubaji, rezervace v 10:00 se bez správného nastavení časových pásem stává nejednoznačnou.

Když k tomu připočtete různé otevírací doby, svátky a rozvrhy zaměstnanců, k chybám dochází rychle. Proto je automatizace plánování s umělou inteligencí tak důležitá.

• Sdílené zdroje (místnosti, vybavení, odborné věci): V podniku si rezervujete nejen osobu, ale také místnost nebo vybavení, které potřebuje.

Pokud si dva týmy rezervují stejný prostor nebo specialistu dvakrát, vše se zdrží a vaši zaměstnanci to nakonec řeší, místo aby se věnovali zákazníkům.

• Schvalování a pravidla způsobilosti: Nemůžete nechat nikoho, aby si cokoli rezervoval. Některé schůzky je třeba rychle podepsat a některé sloty jsou vyhrazeny pro konkrétní týmy, úrovně klientů nebo typy případů, aby správná práce připadla správným lidem.

Bez těchto zábran se rezervace dostanou do špatné fronty, váš tým je musí rozplétat a zákaznická zkušenost je poškozena.

• Požadavky na zabezpečení a shodu s předpisy: V podnikovém prostředí je plánování složitější. Často pracujete s osobními nebo citlivými údaji, takže potřebujete jasná pravidla pro to, kdo má k čemu přístup, kdo může provádět změny a jasný záznam každé akce.

Proto musí být do pracovního postupu rezervací začleněny takové věci, jako jsou kontroly přístupu, auditní záznamy a zásady nakládání s daty, zejména v regulovaných prostředích, jako je zdravotnictví, právní oblast a vzdělávání.

7 zvýšení efektivity podniků díky rezervačním nástrojům s umělou inteligencí

Nástroje pro rezervaci s umělou inteligencí poskytnou vašim týmům měřitelnou provozní výhodu.

Zde je sedm přírůstků efektivity, kterých váš podnik dosáhne, když automatizace AI nahradí manuální rezervační procesy:

1) Méně času stráveného administrativou při koordinaci schůzek:

Plánování obvykle není to nejtěžší. Většinou jde o všechny ty věci kolem. Kontrola kalendářů, potvrzování podrobností, změna termínů a zapojení správných lidí. Ve více týmech a na více místech se tato koordinace rychle prodraží.

Podnikové rezervační nástroje s podporou umělé inteligence snižují hluk tím, že z plánování dělají jednoduchý samoobslužný proces, který se stále řídí vašimi pravidly. Méně e-mailů a hovorů, méně zpráv a soustředěnější práce.

Příklady

• Právní předpisy: Konzultace jsou směrovány do správné ordinace se správnou dobou trvání bez nutnosti zpětné komunikace s recepčními.
• Vzdělání: Poradenství a úřední hodiny jsou rezervovány bez ručního žonglování s kalendářem.
• Zdravotní péče: Pacienti si vybírají vhodné poskytovatele a časové intervaly s menším počtem zásahů personálu.
• Maloobchodní prodej: VIP schůzky a montáže se potvrzují rychleji a s menší koordinací.

Pokud je rezervace automatizovaná a standardizovaná, mohou instituce ušetřit až 30 % času při plánování a administrativních úkonech.

2) Automatizované přiřazování ke správné osobě nebo službě

Díky podnikovému softwaru pro plánování, který automaticky směruje požadavky, přestanou rezervace kolovat mezi týmy. Příjem právních žádostí se přesměruje do správné oblasti praxe, studenti ke správnému poradci, pacienti na příslušnou kliniku, maloobchodní klienti ke správnému specialistovi.

V globálních organizacích je to ještě důležitější, protože podle společnosti Microsoft 30 % schůzek probíhá ve více časových pásmech, takže malá chyba při směrování se může rychle proměnit ve zpoždění, přepracování a zmeškání schůzky.

3) Méně chyb v rezervacích a oprav na poslední chvíli

Chyby při rezervaci v podnicích jsou předvídatelné. Někdo rezervuje špatnou délku služby, vybere špatný typ schůzky, dvakrát rezervuje pokoj nebo vynechá požadované formuláře a vaši zaměstnanci to pak pod tlakem opraví.

Nástroje umělé inteligence uživatele provedou správnými kroky a ověří každou rezervaci. Před potvrzením se kontroluje délka trvání, typ schůzky, personál nebo další předpoklady. Ve velkém měřítku to zabraňuje tomu, aby drobné chyby vedly k nekonzistentním zkušenostem na různých místech.

4) Vyšší využití zdrojů bez dodatečného počtu zaměstnanců

Problémem není dostatek rezervací, ale ztráta již obsazených míst. Po zrušení rezervace zůstávají mezery. Zdroje zůstávají prázdné. A když se něco uvolní, váš rozvrh se nedokáže přizpůsobit dostatečně rychle, abyste to zaplnili.

Plánování s umělou inteligencí to napravuje. Automaticky spouští čekací seznamy, vyplňuje malé mezery mezi schůzkami a přidává inteligentní vyrovnávací paměti, takže neztrácíte čas ani nespěcháte s týmy. Získáte více z lidí a zdrojů, které již máte, aniž byste museli najímat někoho nového.

5) Méně neúčastí díky automatizaci a předběžným závazkům

Po neúčasti na schůzce nezůstane v kalendáři jen prázdné místo. Vyvedou z rovnováhy celý provoz, zaměstnanci jsou nuceni improvizovat, místnosti a vybavení stojí a zbytek dne se přeorganizuje za pochodu.

S rezervačními nástroji pro podniky s podporou umělé inteligence můžete automatizovat základní věci, které neustále zvyšují návštěvnost: okamžitá potvrzení, e-mailové/SMS upomínky, rychlé odkazy na změnu termínu, a pokud se to hodí pro danou službu, zálohy nebo platby předem. Tato kombinace dělá dvě věci najednou. Přiměje lidi, aby se dostavili, a poskytne vám rychlejší způsob, jak obnovit rozvrh, když se nedostaví.

Typické snížení vypadá takto:

• Právní: až o 25 % méně neúčastí na schůzkách
  
• Vzdělávání: až o 30 % méně zmeškaných sezení
  
• Zdravotní péče: až o 35 % méně neúčastí na schůzkách

6) Konzistentnější služby napříč odděleními a lokalitami

Ve velkých organizacích stojí nedůslednost peníze. Na jednom místě je potvrzení okamžité, na jiném trvá dva dny. Jeden tým zachytí správné údaje předem, jinému uniknou klíčové informace. Zkušenosti zákazníků závisí na tom, koho náhodou osloví.

Nástroje pro rezervaci s umělou inteligencí umožňují centrále nastavit standardní pravidla, zatímco místní týmy si zachovávají flexibilitu. Oddělení používají stejný rámec, aniž by musela přebudovávat procesy.

Vzdělávání zajišťuje konzistentní plánování pro více kampusů, i když kampusy fungují odlišně. Právní oddělení zachovává stejnou logiku příjmu a směrování v různých kancelářích a regionech. Zdravotnictví sjednocuje pravidla schůzek napříč klinikami a odděleními. Maloobchodní řetězce poskytují konzistentní zkušenosti s VIP rezervacemi napříč prodejnami a časovými pásmy.

Podnikový snímek: NHS Trust (SaTH)

Nemocnice Shrewsbury and Telford Hospital (SaTH) NHS Trust ve Velké Británii zavedla SimplyBook.me Enterprise během COVID-19 ke správě rezervací na očkování na 15 místech a uvedla jej do provozu do 4 týdnů, poté jej rozšířila na masky a flebotomii. Pro jejich tým byla nejvýznamnější flexibilita: mohli konfigurovat nastavení pro potřeby jednotlivých pracovišť, sdílet jednoduchý odkaz na rezervaci pro zaměstnance a pacienty a rychle blokovat sezení při změně personálního obsazení.

7) Jasný reporting, který identifikuje provozní problémy

Podnikový plánovací software poskytuje vedoucím pracovníkům jasný přehled prostřednictvím reportů a analýz: které služby jsou nejvíce žádané, kdy nastává špička, které týmy jsou přetížené a kde vznikají mezery kvůli rušení. Vzorce obvykle ukazují na několik hlavních příčin, jako je omezená kapacita, nerovnoměrné obsazení nebo komplikovaný průběh rezervací.

Závěrečné myšlenky

S nástroji pro plánování poháněnými umělou inteligencí získáte automatizaci, která skutečně přináší výsledky. Automatizovaná potvrzení, chytré upomínky, lepší směrování, zefektivnění příjmu a méně mezer kvůli zrušení.

Pokud spravujete více týmů nebo lokalit, podívejte se blíže na svůj proces rezervací. Zjistěte, kde poptávka stoupá, kde lidé odpadají a kde předávání selhává. Poté si vyberte platformu, která vytvoří konzistentnost napříč celým systémem a zároveň poskytne místním týmům potřebnou flexibilitu.

Jste připraveni vidět ji v akci?

Rezervujte si prohlídku. Ukážeme vám, jak řešení „vše v jednom“ snižuje počet neúčastí, odstraňuje problémy s plánováním a poskytuje vedoucím pracovníkům přehled, aby mohli řešit problémy dříve, než se vyhrotí.

ČASTO KLADENÉ DOTAZY